摘要：
党政机关基建档案实行数字化管理后，能更好地促进档案信息的开发利用，迅速、准确地为机关事务各项工作服务。
关键词：
党政机关；基建档案；数字化管理
多年来，党政机关基本建设项目形成的纸质档案资料，不仅量大而且保管费用高且不易保存。随着计算机技术的不断发展，办公自动化技术的广泛使用，无纸化办公越来越普遍，档案数字化管理越来越显示出其方便、快捷的优越性。尤其是党政机关基建档案应该适应形势发展，及时开展电子文件归档和各类纸质档案的数字化处理工作。否则就会影响各基建档案信息的开发利用，使档案难以迅速、准确地为机关事务各项工作服务。
一、基建档案数字化的意义
基建档案数字化就是实现传统纸质档案数字化、电子文件档案化、档案工作信息化，使档案的管理内容从实际向数字转变，使档案的管理方式从传统的手工操作向现代化的计算机管理转变。
1、能有效保护原始档案。基建档案数字化后可提供原始档案的电子副本，同样满足借阅、查询等需求，同时避免与原始档案的接触，达到保护档案原件的目的。
2、能有效地进行档案管理。利用计算机进行数字化管理，针对不同的借阅对象采用不同的保密方式进行管理，并根据查档者的权限，提供相应的档案，能有效做好档案的保密工作。
3、提高档案的查询和利用效率。传统纸质档案管理在提供查档服务时表现明显的效率低下的问题，数字档案利用计算机进行系统化管理，提供方便、快捷、准确的查询功能，同时实现网上信息共享，通过网络把档案提供给众多用户，最大限度提高档案信息的利用率。
4、利用多媒体技术实现档案信息立体化。利用现在多媒体技术使数字化的档案信息做到图、文、并、茂，加强档案信息之间的关联性，增强档案信息的记录功能和显示功能，有利于档案信息的利用。
二、如何做好基建档案数字化管理工作
纸质基建档案数字化就是机关事务部门的基建或房产管理科室，在每一项基建项目验收合格后，将现有档案室保存的基建档案采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
1)档案整理：在扫描之前，根据档案管理情况，对档案进行适当整理，确保档案数字化质量。通过目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记、装订等六个步骤，完成档案整理。恢复装订时，应注意保持档案的排列不变，做到安全、准确、无遗漏。
2)档案扫描：根据扫描档案的实际情况，选择适宜的扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率等对档案进行扫描，并进行扫描登记，即认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单。登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
3)图像处理：通过图像数据质量检查、纠偏、去污、图像拼接、裁边处理等五个步骤，对图像进行全面处理，达到最佳效果。
4)图像存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。进行图像文件命名，纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
5)目录建库。首先是目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。第二是档案著录，按照《档案著录规则》的要求进行著录，建立档案目录数据库。第三是采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
6)数据挂接。通过汇总挂接、数据关联、交换登记等，做好数据的挂接，确保前后一致。
7)数据验收。通过数据抽检、验收指标、验收审核、验收登记，认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
8)数据备份。经验收合格的完整数据应及时进行备份。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。还要填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
9)数字化成果管理。应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
三、基建档案数字化管理后应注意的问题
为了做好档案室数字化建设，在建设过程中应注意以下几个问题。
1）坚持纸质文件和电子文件并存。在目前，由于电子文件的特殊性和档案管理水平的限制，以及电子档案法律依据的认定存在着质疑。因而必须实行纸质文件和电子文件并存“双套制”，同时进行整理归档。实行纸质文件和电子文件并存“双套制”，并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，而应把纸质档案和电子档案作有机的对应，相互建立准确可靠的标识关系。
2）坚持电子档案的安全保护和随办随归档。要在机关内部尤其是基建科室针对利用者职责，设置使用权限密码，防止越权阅文，切实做好安全保护。同时，为防止文件丢失，基建工作人员需对每一份基建档案进行人工进行鉴定和归档；有电子文件的需要向档案系统归档并输入文件目录，无电子文件的纸质文件需要进行数字化，这就需要做到随办随归档，主要是为了出现以下问题：一是工作量大，年底归档工作量多，影响立卷进度；二是容易因为机关进行微机整理造成电子信息的丢失。
3）坚持建章立制与人员培训。基建档案数字化管理因时间较短，数字档案室管理制度在建设之初并不会非常完善，需要档案人员在执行过程中，及时发现漏洞及需要改进的地方，不断修改和完善。同时，因基建工作人员并非专业的档案管理人员，所以党政机关在档案管理工作中，除要对基建人员员进行定期的档案知识培训外，还要在数字档案管理系统软件更新后，安排相应的培训，使他们能准备充分、快捷的使用更新后的管理软件，避免发生因更新造成误操作，而导致无法预料的事故。
作者：姜海峰 单位：山东省乳山市机关事务管理局
参考文献
[1]何英《做好高校基建档案管理的几点思考》2015.9
[2]富玉《关于建设数字化档案管理的几点思考》
