一、事业单位档案数字化管理的重要意义
1.数字化档案管理有利于提高事业单位经济效益。事业档案过去传统粗放式的档案管理过分依赖增加办公人员和费用，使事业单位的费用开支大幅提升。通过采用数字化档案管理，将传统纸质档案变为电子档案，缩小了档案占地空间，节约保管成本，在档案调取和查询上也十分便利，有利于提升事业档案的综合经济效益。
2-数字化档案管理是提升事业单位办公效率的必要手段。采用数字化档案管理，能够使档案数据快速、准确归档，随用随提，快捷、高效，是提升事业单位档案管理效率的必要手段。
3-在数字化档案管理模式下，档案数据的利用率明显提升。众所周知，传统纸质档案大多保存在档案室或档案馆，用户查阅与调取时很不方便。档案采用数字化管理后，用户能够、快捷、方便地查询到自己所需的档案信息，极大地提升了档案的利用率。
二、推进事业单位档案数字化管理的具体措施
(一)大力促进事业档案文书处理过程与归档数字化，提高档案管理效率
在档案管理中，文书处理是最基础性工作，文书处理效果直接关系着档案的质量和水平。在现代信息技术不断普及，事业单位每天处理的档案量不断增多形势下，档案管理者应该将每天收到的档案信息利用计算机进行归档处理，按照批办流程在事业单位内部网内传阅，设置具体的传阅、催办时间。当传阅的待处理文件未按设定的时间进行信息反馈，就应该利用信息技术的优势，及时提醒相关人员及时处理，确保档案管理工作的有效性，防止档案处理延误，档案堆积量不断增大的现象出现;同时，通过这种网络数字化的处理方式，大大缩短了信息传递和反馈的时间，不仅能减轻档案管理人员工作负担，还能极大提升档案管理效率。
(二)构建事业单位档案数字化管理体系
从长远的角度来看，事业单位档案数字化管理是今后的必然趋势，同时也是一项较为复杂的系统工程。在这个过程中，数字化管理体系的整体构建、硬件设备采购、软件系统开发与升级、档案录人、资料备份、档案查阅等都是该系统必备要素。对事业单位而言，其每天工作量大，档案资料较多，数字化管理系统应该采用双服务器的备份方案，确保档案管理安全;此外，要细化档案管理工作，将数字化档案管理细化为操作系统管理、系统维护管理、档案密级管理、性质种类管理等，不断提升档案管理效率。
(三)将数字化档案管理融于单位办公自动化系统中，从而整合数字信息资源，提高事业单位管理的综合效率
在当前事业单位运作中，自动化办公系统已运用得十分广泛，显现出了自动化办公系统的巨大优势。在这种背景下建设成功档案数字化管理系统后如何将该系统与办公自动化系统有效整合在一起，发挥出整体优势成为事业单位档案数字化管理必须要面对的考验。对此，笔者认为应该对办公自动化系统进行软件升级，两个系统间需要开发相互兼容性端口。例如在办公自动化系统中增加档案查询功能，同时档案管理系统要开放查询权限，确保两系统有效整合，实现各系统的无缝链接，提高事业单位管理系统的综合效率。
(四)确保档案数字化系统得到可靠的信息支持
维护好档案数字化管理系统，确保其能安全、高效运行，辅以可靠的信息支撑十分重要。具体来讲应强化以下工作:
1.确保档案数字化管理系统拥有良好的系统升级能力。系统拥有良好升级能力是不断丰富、完善系统功能的必备条件，只有这样，数字化管理系统才能不断与时俱进，发挥强大的管理功效。
2.确保档案数字化管理系统拥有良好的性能及可靠性。档案数字化系统的性能和可靠性十分重要，直接决定着档案管理的成效，在事业单位档案管理中，务必要把档案数字化管理系统的性能和可靠性放在第一位，确保其能发挥预期作用。
作者：张倩 单位：黑龙江省社会福利院