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数据化在事业单位人事档案管理中实践

2021-01-11 16:20 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要:众所周知,国家事业单位的体制正在不断的改革和优化,在新形势下,事业单位的人事档案管理工作也要与时俱进,顺应时代的发展潮流。这就要求事业单位的人事档案管理者在工作中不断创新理念、积极探索新模式,才能有效地开展人事档案管理工作。在本文中,选取事业单位为研究对象,阐述现阶段人事档案管理的状况,并解析其定义,并进一步探讨如何在事业单位人事档案管理上加以创新。

关键词:数据化;事业单位;人事档案管理;实践

随着社会的不断向前发展,在新的时代背景下,事业单位也面临着新的挑战,在现如今竞争激烈的市场环境下,对事业单位的人事档案管理方法进行优化和创新,可以有效地推动人事档案信息资源的合理转化,能有效推进事业单位的改革,不断地提高事业单位的管理水平。现阶段的事业单位,往往采用经验管理的方式进行人事档案管理,没有相应创新难,使得档案管理差强人意,对于人事档案信息资源开发还不够深入,对事业单位有序健康地发展起到了一定的制约作用。基于此,事业单位应该深入探索,不断优化认识档案管理模式,推进事业单位的长久发展具有极其深远的现实和社会意义。

一、人事档案的概念

人事档案是我国事业单位人事管理制度的一个重要的特色,人事档案可以证明一个人的身份、学历以及一些比较具有代表性的资料,人事档案是被法律认可和接受的,与个人的劳动保障、法律关系以及组织待遇等有着密切的相关性。人事档案主要包括个人的履历、学历、表现、思想政治状况等个人资料在内的企事业单位的常用记录。人事档案的建立是以“人”作为核心,是事业单位和企业单位进行人才应聘以及人才任用的重要内容。人事档案早已经就受到了事业单位和社会的重视,可以这样说,现代企业和事业单位越来越离不开人事档案的建立以及使用。在事业单位中,人事档案是事业单位进行人才选拔以及任用最重要的依据,人才档案记录着一个人的政治思想状况和生平履历[1]。

二、数据化在事业单位人事档案管理中的应用价值

(一)降低管理成本。对于事业单位而言,人事档案管理包含了一些收集、保管认识档案,同时提供辅助性作用,满足事业单位所需的一些活动。不得不说,人事管理工作较为繁琐,涉及的工作内容较多,有诸多相关的环节,因此该工作类别,综合性较强。加之作为国家活动的执行者,要求事业单位的工作人员在进行人事管理过程中,应该更加的认真、更加的严谨。这在一定程度上就会增加事业单位人事档案管理工作人员的工作量,要耗费掉更多的人力、物力以及财力。单位人事档案管理人员的在进行人事档案管理、日常开销等,都归属于成本的范畴。信息化技术在人事单位档案管理中的应用,可以在一定程度上有效的提高工作的效率、减少工作人员的参与,节约了档案管理的实体空间。这样的话,人事档案管理工作的成本就会下降,从而能避免不必要的资源浪费。

(二)提高管理效率。对于事业单位而言,在人事档案管理中有效地运用数据化手段,可以优化管理效率。所以,事业单位通过充分应用技术产品完成人事档案管理,可以实现管理智能化发展。事业单位通过运用数据化管理人事档案,相较于传统的人工查询,同数据化模式可以快速属相电子档案信息的搜索,从而可以极大地提高工作的效率。此外,通过数据化的应用,规避人为因素,减少工作人员对人事档案内容的干扰,能极大地提高人事档案管理工作的准确性,这对于事业单位人才队伍建设以及人才信息的流动管理具有积极深远的意义。换言之,事业单位通过数据化模式有效管理人事档案,不仅仅提高了工作效率,而且确保管理工作的准确性。因此对于事业单位而言,可以充分体现出在人事档案管理中运用数据化的价值优势[2]。

三、事业单位人事档案管理现状

(一)人事档案管理思想落后。以前事业单位的人事档案管理仅仅只是简单地将档案进行收集和归纳,再加上事业单位的人事档案管理者的档案管理思想较为滞后,对人事档案管理工作缺乏深刻的认识。事业单位人事档案管理思想不先进,从而导致人事档案管理者管理档案的意识逐渐淡化,人事档案管理工作就会出现一些问题。这对员工来说,不仅会降低工作效率,还会降低员工的工作积极性,给人事档案管理体系带来混乱。

(二)人事档案管理机制不够完善。解析现阶段事业单位的人事档案管理可知,没有完善的管理机制,并且在实际的工作中,相关的工作中基本上没有章法可言,实行的人事档案管理机制,往往流于形式,很难发挥应有的作用,管理工作者的工作也没有发挥应有的作用,降低工作效率,尽管设置了许多的人事档案管理条例,但是在现实的工作实践中,没能做到全面的实施。并且,相应的激励机制和惩罚机制未能健全,会引起人事档案管理工作责任的推诿,进而影响到人事档案管理工作的管理质量和管理效果[3]。

(三)人事档案管理工作者专业素养不高。部分事业单位人事档案管理工作者的职业技能和自身的专业素养都不太高,缺少有效的工作技巧和技能,在人事档案管理工作中没有足够的责任心。另外,激励机制不够完善,再加上事业单位人事档案管理人员的流动性很强,所招聘的人事档案管理工作者往往对档案管理这份工作没有较强的责任感,这对事业单位的人事档案有效管理来说是极其不利的。

四、事业单位人事档案管理创新模式方法探索

(一)利用网络技术优势,完善人事档案管理方式。事业单位应该加大资金投入,同时不断健全并优化人事档案管理工作,支持人事档案管理工作的顺利开展,不断创新人事管理技术,充分利用好网络技术和计算机设备,提升人事档案管理水平。对以往的人事档案管理经验,要取长补短。事业单位的人事档案管理者要通过利用互联网的技术优势,不断加强工具设备的创新,选择规范合理的技术方式,提高人事档案管理的实效性。比如,管理工作者可以借助网络技术,对档案进行数字化管理,构建档案数据资源库,给予信息查询提供更好的条件,提高工作的效率。再比如事业单位人事档案管理人员可以依靠互联网技术搭建人事档案管理官方网站,为服务对象提供资料查阅以及其他服务的信息化平台。

(二)健全人事档案管理工作机制,提升工作效率。要不断地健全和完善事业单位人事档案管理机制,给予人事档案管理工作必要的保障,并站在科学、合理的视角对人事档案管理工作进行调整,以适应当前事业单位的工作需求。另外,要不断地增强人事档案管理员工的核心竞争力,完善激励机制,确保人事档案管理工作者的行为和理念符合机制要求,确保人事档案工作者能够满足机制要求的同时,更高效地完成工作,进而不断提升人事档案工作者的管理效率[4]。

(三)切实把握人事档案管理网络化特征。逐步实现网络信息化的过程中,人事档案信息网络化管理领域中的稳定性以及安全性受到了社会各界广泛关注,在发展档案网络化管理模式的过程,应该率先考虑其安全性和稳定性,对于事业单位人事档案管理而言,应充分考虑领域中的网络及信息安全等问题,我国档案部门详细针对标准化网络化管理模式进行研究。在今后的日子里也会不断地推行相应标准,在各项标准当中会对事业单位的人事档案管理网络安全等级做出明确的划分,从而也就可以有效地解决事业单位人事档案信息网络化管理领域中所存在的各种问题,促使档案信息网络化管理标准化水平得到大幅度提升。因此在这样的大环境下,针对事业单位人事档案信息网络化管理中,想要进一步提升档案网络化管理效率和水平的先决条件,就要妥善解决在这一过程中的安全问题。

(四)更新人事档案管理思想,建立良好氛围。事业单位的人事档案管理者要及时地更新档案管理思想和提升自身的专业素养,认识到人事档案管理工作的重要性,在此前提下,不断地强化人事档案管理工作的推广,让员工具备相应的人事档案管理意识。发挥单位员工的主观能动向,让他们能够发表可行性意见,进行有效的人事档案管理。彰显出员工的主体性。另外,事业单位要增强对人事档案管理的重视程度,增加人力以及物力的投入,建立良好的人事档案管理气氛,对人事档案管理工作中出现的问题,要及时地解决,不断地推进事业单位的发展。

(五)提高管理人员专业素养,促进工作更好发展。加强事业单位人事档案管理员工的教育以及培训,不断地提升员工的专业素养,培养人事档案管理工作者的计算机操作技能,利用好网络技术的优势,推进人事档案管理工作的有序进行。及时地找到人事档案工作中所存在的问题,针对问题进行优化和改进,落实好档案管理工作。比如事业单位可以通过开办讲座的形式,对人事档案管理人员进行专业的技能宣讲,保护档案信息资料。另外,人事档案管理工作人员还应当加强自身的道德素养培训,不断地提高服务意识,针对不同部门所涉及的人事档案管理事务做好服务指导以及相关的支持,从而提高人事档案管理工作人员的管理意识,促进事业单位更快更好发展[5]。

五、结语

在如今信息技术飞速发展的时代,事业单位的人事档案管理工作也要顺应时代的潮流,结合工作中的实际情况,不断总结人事档案管理中所存在的问题,在人事档案管理过程中,依托于数据化优势,有效运用合理化管理措施,提高工作效率,将人事档案管理的价值全面深入地发挥出来。

参考文献:

[1]赵华.人事档案信息化数据在事业单位岗位分级管理中的应用[J].兰台内外,2014(06):80.

[2]乔二兵.大数据下档案管理提档升级与信息统计技术研究——评《档案管理与信息统计》[J].人民长江,2020(01):250.

[3]邱旭君.互联网视角下提升事业单位人事档案信息化的途径分析[J].魅力中国,2020(05):31-32.

[4]卓钰敏.大数据背景下乡镇事业单位人事档案管理的创新[J].消费导刊,2020(03):265.

[5]王宁.新技术在事业单位人事档案管理中的应用研究[J].魅力中国,2020(01):1.

作者:陈科 单位:中华全国供销合作总社北京商业机械研究所

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