精细化管理在高校档案工作中的实践

精细化管理在高校档案工作中的实践

摘要:在职校管理工作中,对于档案内容,相关工作人员必须要给予高度重视,结合当前新型的精细化管理理念,对学校档案管理工作作出切实的改革与创新,从根本上将办学的理念性内容体现出来,进一步为我国教育事业的发展,打下足够扎实的基础。为了帮助相关人员在档案管理中对精细化管理手段进行有效的运用,本文通过自己的理解提供了一些建议,希望能起到积极的参考作用。

关键词:高校档案;精细化管理;实践与探究

精细化管理是一种理念,一种文化。它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。现代管理学认为,科学化管理有三个层次:第一个层次是规范化,第二层次是精细化,第三个层次是个性化。这个概念最早被应用在企业管理上,对传统粗放型管理理念,进行集约化和规范化的管理。随着时代的不断进步,在高校档案管理工作中,精细化管理内容也得到了有效应用,为高校事业的改革与发展起到了巨大的推动作用。信息化时代的到来,也使得档案管理工作变得愈加重要,如何在当前这个大环境中,对高校档案中的相关信息内容进行精细化的管理,也是高校领导需要重视的内容。

1高校档案管理中存在的问题

1.1档案管理方法落后

在实际的调查中发现,尽管高校档案管理工作推行信息化已经许久,但是在部分高校中,由于对档案管理工作缺乏重视,所以采用的仍旧是传统型的档案管理方法,没能引入相应的档案管理人才对档案内容进行信息化的改进。信息技术的缺乏,导致档案内容的时效性的特点未能进行及时的应用,一些重要的档案在查找过程中极为不便既降低了工作效率,同时也难以在各个部门之间形成有效的沟通,甚至是这些档案还存在着一定的丢失风险。

1.2管理体制不够完善

在当前的高校管理工作中,由于校领导对于档案管理工作缺乏重视,所以容易对档案管理工作存在着忽视的情绪,导致部分高校未能根据实际的情况,制定出一套较为完善化的档案管理体制来,在实际的调查中发现,有一些学校甚至并未设置相应的档案管理人员,档案室也是和其他办公区域合用,导致档案管理工作存在着较大的管理风险。档案整理不及时,存档缺乏规范,档案信息出现遗漏问题,还有一些档案并未及时归还等问题也是层出不穷。

1.3管理设施建设滞后

档案管理的成败也和档案管理设施的建设情况有关。但是由于高校对于档案管理工作存在着误解,导致档案管理工作的资金严重不足,档案管理的硬件建设方面存在着较大的滞后性。在实际的调查中发现,一些档案在存储的环节上,档案室的设施破旧,存储的环境过于恶劣,给一些重要的档案文件造成了严重的破坏,甚至出现了无法挽回的损失。还有一些档案管理人员缺乏必要的安全意识,将重要的档案资料和危险品放置在一起,对档案资料的管理造成了较大的威胁。

2精细化管理理念的应用内涵

精细化管理理念本质上也是一种管理文化。在实施管理工作的时候,要坚持“精”、“准”、“严”和“细”等方面的原则内容。“精”,主要就是对档案管理工作要做到最优化的管理;“准”,是确保档案管理工程中,不出现一些错误的交接问题;“严”,主要指的是对于档案管理的相关制度、工作流程进行严格化的执行,加强管控措施;而“细”,主要值得是把档案管理工作做细,流程管细。在高校的档案管理工作汇总,精细化的管理措施要求在每一个细节上做到精益求精,争取营造出一个最佳的档案管理环境,对档案管理的环境、细节、成绩进行有效的营造和提升。精细化管理理念是一种对管理态度、意识和理念的结合,强调在管理过程中做到尽善尽美,将管理思想落实到管理的各个细节之中,在档案管理细节上,做到严谨、认真;精细化管理强调规则意识,任何一项操作都应该做到有规可循、违章必究,按照循环管理的思想,将档案管理制度系统化,人员管理责任明确化,对高校档案管理工作中的责任推诿、随意无序的工作状态进行改观,使得整个管理系统朝着更为协调化的方向发展。

3精细化管理内容在高校档案管理工作中的具体应用

3.1在高校学生档案管理中的应用

针对高校学生的档案进行精细化管理的时候,主要可以从以下这几个方面来进行:第一,在新生入学的时候,对于从各个省市招办邮寄过来的档案,要做好入档前的准备工作,避免出现疏漏。接收档案的时候做好相应的登记工作,并且根据新生名册情况,在其档案袋上标明院系、专业信息、学号,然后再按照学生所报考的院系进行整理存放;在进行装档工作的时候,要用黑色签字笔,将学生的相关信息内容,用正楷书写上去,避免不统一的情况出现。专业的简称要按照正式的规范格式进行书写,不能随意进行缩写;要通知院系的相关档案管理人员,并以书面的形式进行告知,约定归档的时间,注意归档中可能会涉及的问题。第二,在新生入学之后,各个院系要对学生自带的档案内容进行及时收取,并装入预先准备的档案袋中,按照院系、专业,学生的学号,来对档案进行分类存放;之后,还应该进行二次检查,看看档案中是否有错装、未报到者、夹带的问题,如果发现档案不全,要及时进行补齐。第三,学生在学校学习期间,可能会有一些新的资料需要归档,像入党资料、出国资料、社会实践活动资料、学籍变动情况以及相关的奖惩资料,这些内容也要及时进行归档,避免出现遗失的情况;在档案管理过程中,发现学生缺乏档案材料,那么要以书面的形式,令学生补齐档案。第四,在学生毕业离校之前,学校的档案管理部门应该和教务部门、就业管理部门加强联系,对应届毕业生的相关数据内容进行对照,确保毕业生的档案信息无误。对于那些休学、出国、退学的学籍异动情况,要将其档案单独抽出,进行微调化的处理;在学生毕业离校之后,则应该讲学生的档案进行归档、封存,档案管理部门应该下发档案装档通知说明,帮助学生对毕业材料的有关注意事项进行了解。

3.2在高校实物档案管理中的应用

在对学校的实物档案进行管理的时候,主要可以从以下几个方面入手:首先,建立其一套适合本单位的实物档案管理制度,将实物档案管理的工作内容,列入到单位和档案管理的部门职责中来。同时,根据相关的职校实物档案管理制度,对各院系的档案管理情况进行点评,对于表现优异的院系和个人,要进行必要的奖励。其次,要对专职档案人员的业务素质进行提升,帮助他们在精细化管理的内容之上,了解更多的专业知识,同时在档案管理室中,要解决档案管理人员兼职过多的问题,并争取创造更多的条件来,为学校档案管理人员的职称评定、薪酬待遇、福利水平进行有效的提升,为档案管理人员提供更多的保障。最后,学校实物档案管理要做到有规可循,对实物档案的管理方法进行细化处理,以件为立档单位,统一编号,一件一号,进行装盒、上柜的集中管理操作;对于那些不能装盒的实物档案,可以存放在档案柜之中;对各类的实物要进行拍照保管,同时将其相关的材料内容整理起来,完善整个档案材料,确保它们之间能够具备有机联系。保管档案材料的库房必须要具备整洁、干燥的环境条件,定期进行除尘,对温度、湿度等内容进行控制,避免环境对实物档案造成影响。一些贵重的实物档案不能轻易对外展示,尽可能以照片的形式进行提供。

3.3在高校教学档案管理中的应用

高校教学档案的管理区别于其它类型的档案管理内容,其具有较强的专业化和多样化特点,产生于教学管理活动中的多项环节内容之中。在对教学档案进行管理的时候,首先需要按照业务工作的内容,对其展开工序化的流程操作,并且进行必要的优化和改进策略。像流程内容的设定,就可以采用线性流程、责任矩阵流程、时间矩阵流程和空间矩阵流程的内容来记性。在实际的操作管理过程中,教学档案上的管理人员,可以通过职校的网络化管理内容,制定出教学档案管理流程,并按照相关的标准内容来进行考核和检查工作的进行。教学档案的管理也要顺应信息化时代的要求,以信息资源为核心,建立起电子教学档案数据库,将教学中的相关数据、文件以及所需要的师生档案整理为一个资源库,这样更方便广大师生对教学档案资源进行查阅。在教学档案的管理制度建设上,应该由学校里面一位分管这方面工作的校领导来带头,由高校档案室牵头草拟相关的制度,这样才能体现出专业性和科学性的特点来。

4结束语

精细管理的本质,就是其能够让高校的档案管理工作,可以进行有效发挥和贯彻,并对档案管理工作进行切实的提升。在实际的应用过程中,高校的相关领导需要按照“精细化”的管理发展思路,对档案管理中存在的关键问题、薄弱环节,分阶段进行查找和解决,每阶段性完成一个体系,便实施运转、完善一个体系,并牵动修改相关体系,只有这样才能将精细化管理的功能、效果、作用,进行全方位的发挥。

参考文献:

[1]张学.基于精细化管理模式下的职校档案管理探究[J].档案天地,2014(7):52-53.

[2]安岩.浅论职校档案的精细化管理[J].城建档案,2012(12):73-74.

[3]潘虹.浅谈职校教学档案的精细化管理[J].消费导刊,2010(4):128.

作者:张咏梅 单位:济宁市技师学院