摘要:近年来，我国科学技术发展迅速。尤其是影视、声音等多媒体技术的进步发展更为迅速，声像具有直观、快捷以及生动等特点，将声像管理系统应用在油田档案建设当中，能够弥补文字档案诸多不足，有助于提高档案管理与利用水平。本文在深入分析声像管理系统在油田档案建设的设计基础上，进一步深入分析了声像管理系统的应用，其主要目的在于促进声像管理系统应用价值的提升，有助于提升油田档案管理水平。
关键词:声像管理系统;油田档案;档案管理;设计;应用
声像档案具有直观、快捷以及生动等特点，随着信息社会的发展，人们对声像档案信息的真实可靠性的要求逐渐提高，传统的声像档案逐渐暴露出诸多问题，主要表现在录音环境差、录像保管条件差等，并且诸多声像档案缺乏必要的文字说明，造成原始档案记录的完整性与安全性无法得到有效的保障，随着声像档案数量的增多，上述问题在没有得到有效解决的情况下，将导致声像档案管理工作具有诸多不便。鉴于此，本文深入分析声像管理系统在油田档案建设当中的设计与应用具有重要的现实意义。
一、声像管理系统的设计
(1)系统框架设计。在设计声像管理系统框架时，需要明确该系统主要涉及两方面的人员，分别是档案管理人员和档案利用人员，并且根据油田公司声像档案管理业务的现状与实际需求，对所选体系架构的各种特点加以分析，才能确保开发系统过程中，充分发挥其优势，总结起来，功能结构特点主要包括以下几个方面的内容:首先，结合浏览器操作，构建多层架构体系，采取分布式方式进行设计，同时支持多条工作线路，具有结构稳定、可靠等优点。此外，系统支持跨平台的转移，具有脚本控制功能，有助于系统整合、扩展或者是二次开发。最为主要的是系统具有监视功能，能够对前台用户登录以及操作信息进行登记，增强系统的安全性。除此之外，系统具有杜绝地址拷贝、跟踪和分析等非法入侵等功能，无形中增加了档案信息的安全性。其次，采用了数据交换标准技术，解决了异构数据库之间的访问问题，同时有助于实现不同数据库之间数据资源同步更新，确保了企业档案与企业信息一体化管理。［1］再次，持用户统一的身份认证系统，用户在登录过程中，需要经过身份认证，用户认证系统主要由用户功能组及附加信息等组成。最后，系统当中具有多种先进技术，诸如集成全文检索、二维条形码管理以及工作流处理等技术。(2)系统功能设计。系统功能主要由8个模块组成，主要作用是收集整理电子附件、编码与条目著录等，并且对条目数据进行必要的审核，在此基础上，提交给档案管理人员，由档案管理人员进行档案的整理归档，同时生成档号以及目录，如此一来，实现了档案的统计。在人员管理当中，用户可以快速查询到人员信息，并且可以进行用户信息的修改。系统外部接口当中，主要具有集成认证、单点登陆、数据导入与导出功能，以此实现档案的收集、转码上传、海量存储和在线播放等。总结起来，系统功能主要包括以下几个方面的内容:首先，档案数据收集，主要是对声像类电子文件进行必要的格式转换，同时加以分类整理;支持声像类电子文件的批量上传工作。其次，档案数据鉴别，对档案数据加以审查核对，并且在审核过程中，进行必要的消息提醒。再次，档案数据整理，档案数据的整理主要是对档案组卷、自动编号与排序，最后自动生成与打印目录。第四，档案数据统计，自动生成统计报表，并且进行上报汇总。最后，档案数据利用，主要包括档案数据查询、声像档案的在线播放与授权下载、声像档案的编辑等。［2］
二、声像管理系统的应用分析
油田企业在发展过程中，积累了大量的油田档案，无形中增加了档案管理工作人员的工作难度。声像管理系统在油田档案管理当中的应用，有效提升了管理水平，促使档案价值得到充分发挥。声像管理系统应用，总结起来，主要能够实现以下效果:(1)避免系统不兼容与重复开发等问题，从而为企业节省了大量系统研发资金，有助于油田企业逐渐完善声像档案管理。(2)有效提升了声像档案管理水平，声像管理系统的应用，摒弃了传统的手工管理方式与纸质档案保存方式，转变为计算机管理与电子文件保存档案方式;摒弃了档案分散管理方式，转变为集中统一管理方式;摒弃了档案实体借阅方式，转变为远程保密查询方式。由此可见，声像档案管理系统的应用为油田企业提供信息服务在广度与深度方面均有一定程度的提高。［3］(3)推动了企业信息资源建设与共享，声像档案管理系统的应用，实现了油田公司信息门户统一的安全管理、单点登录，能够为油田企业提供更为优质的档案服务。(4)提高了油田企业的经济效益与社会效益，诸如加强了档案原件的保护，提高了档案检索效率，有助于提升档案管理工作效率等。
三、结语
综上所述，声像档案管理系统的开发应用，有效解决了声像档案电子文件的安全存储和在线利用问题，实现了声像档案保存与利用工作的规范化。为此，油田企业有必要加强声像档案管理系统的应用，同时加强先进管理模式的引进，只有这样，才能促进油田档案管理水平得到进一步的提升。
参考文献:
［1］王勇，夏海涛，康莉，石国兰．声像管理系统在油田档案建设的设计与应用［J］．中国管理信息化，2014(14):118－119．
［2］徐丽霞．武汉城市建设系统传媒与多媒体人才的现状与思考［J］．中华建设，2012(7):170－171．
［3］杨海玲．档案数字化建设途径研究［J］．档案天地，2015(8):48－50．
作者:魏杰 单位:大庆钻探工程公司钻井二公司