[摘要]
新时代环境下，声像档案的保存形式逐渐从以前的照片、胶卷、磁带、录像带等不便读取的存储介质转变成数码的光盘、存储卡、磁盘阵列、存储服务器等新的存储设备介质。本文就新时代声像档案管理中质量控制存在的难点及要素进行了浅析，并着重对新时代下声像档案质量控制的要素进行了探究。声像档案表达直观、形象生动，是记录和反映企业发展状况的重要载体，是特殊形式的档案资料，现已成为各单位用以进行宣传报道和企业文化建设的有效方式。在记录和反映信息能力上，声像档案具有文字文件材料不可替代的优势，不仅其历史功能毋庸置疑，在某些情况下，其现行功能亦是文字文件材料所不能实现的。
一、新时代声像档案的特点
伴随着数码产品的不断升级，声像档案的保存形式已逐渐从以前的照片、胶卷、磁带、录像带等实物存储介质转变成数码的光盘、存储卡、磁盘阵列、存储服务器等新的存储设备介质。这些存储介质具有占用空间小、保存时间长、更新速度快、服务器多地备份等特点，具有更多可开发、可探究的优势，并且依然保留着传统声像档案直观、形象，不受文化差异影响等特点。应根据声像档案的这些特点制定出新的管理制度及流程，这些管理制度及流程在实施过程中带来的质量控制问题值得我们进一步探讨。
二、声像档案管理工作中的质量控制
声像档案管理工作主要包括前期的拍摄、中期的收集和整理以及后期的保管和利用三大环节。在整个过程中会产生拍摄策划及准备计划，资料的详细记录、移交记录，存档的档案记录、查阅记录，以及老旧资料的检查等过程记录。通过这些过程记录的帮助，可形成一个PDCA的戴明环(PDCA即质量环，是管理学中一个通用模型，最早由休哈特于1930年构想，后由美国质量管理专家戴明特博士在原循环概念的基础上进行修改，形成新版本的PDCA循环，称为戴明环，是全面质量管理所应遵循的科学程序)：P（Plan）计划——前期的拍摄策划、准备计划、收集计划。D（Do）实施——资料的拍摄、收集、整理、保管、利用过程。C（Check）检查——查看资料内容是否与前期的计划相符合，老旧资料是否还能正常播放。A（Action）改进——采取措施，对资料的缺失、重点内容不突出进行补拍或重新收集，对老旧资料进行翻拍翻录。我们本着对历史、对单位、对资料负责的精神开展声像档案管理工作，并将质量管理的有关概念和方法有机地融入到声像档案管理中，发现在这个循环中，存在着一些质量控制的难点。
三、声像档案质量控制难点
1.声像档案的拍摄
摄录人员是声像档案的产生者，他们决定着声像档案的数量和质量，这一环节是声像档案产生的最前端，但其重要性常常被忽视。摄录人员由于工龄长短不一、专业知识及技能层次不同等因素，会导致其业务水平参差不齐。而摄录人员的摄录意识不强，摄录重点把握不准确，也可能造成与一些珍贵的镜头失之交臂，给声像档案的产生及以后归档利用留下隐患。因此，拍什么、怎么拍一直都是摄录人员比较纠结的问题。
2.声像档案的收集、整理
很多单位在召开重要会议或组织重大活动时都会安排人员进行摄录和信息采集，这样会形成许多有保存价值的声像档案。但在拍摄完成之后，对于谁收、怎么收，归档与否等问题却不加以重视，摄录过程结束后往往没有了下文。究其原因，主要是没有明确统一的声像档案收集整理的制度办法，造成声像档案的去留界限不清，致使很多有保存价值的声像档案流失。另外，据调查发现，因摄录人员工作岗位的原因，导致他们常常感到拍摄的压力高于整理的压力，这同样也是造成声像档案不能及时加以整理归档的重要原因。
3.声像档案的长期保管
声像档案的载体不同于一般纸质文档，它包含磁带、光盘、存储卡、硬盘、相片等各种介质，其要求的保管条件比纸质文件要严格得多，声像档案保管过程中对温度、湿度、磁场、辐射等因素都有相应的要求，一旦出现纰漏，保管条件不到位，声像档案载体就会出现问题，轻则发生霉变、图像模糊等问题，重则磁带消磁、张力变形，无法正常播放。保管条件欠佳或不符合条件，会对声像档案造成损害，声像档案的利用也会受到影响，甚至造成无法弥补的损失。
4.声像档案的利用和检索
数字化声像档案检索一直是一项难题。它不像纸质文件那样，找到文件标题就能知道是否是自己想要的文件材料，因为声像档案文件标题往往并不能全面反映事件或活动的全部内容。声像档案在数字化之后，检索需要预览中间的内容，才能确定检索的准确性，给查阅利用带来诸多不便。同时，随着数码产品的快速发展，声像档案的容量一直在逐步扩大，单个声像档案占用的存储空间越来越大，对计算机的要求也越来越高。举例来说，现在高清摄像机拍摄出来的内容，十分钟的视频资料占用的空间就可达十几Gb，在检索过程中会大大降低计算机的检索速率，严重的甚至会出现死机现象，声像档案的安全性存在一定的风险隐患。
四、声像档案质量控制的要素
1.编制管理制度
为了保证声像档案的收集范围、整理分工、归档保管方法和利用流程明确规范，使声像档案质量管理做到有章可循、有法可依，要制定一套严格的制度对声像档案进行质量控制。声像档案质量控制是一个复杂、繁琐的过程，需要全程跟踪，做好质量记录，步步为营、环环相扣。对不同介质的声像档案应制定标准化的收集办法，规定需要收集的声像档案类别，统一进行分类、排列、编号、编目等工作。为真正达到声像档案的长期保存和有效利用，实现声像档案管理制度的有效执行，各单位档案行政主管领导和档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并将其作为各单位体系建设和档案目标管理的重点内容来抓。随着新时代的不断发展，声像档案管理水平也在不断提升，这就需要让管理制度也不断提升，适应新的产品、新的模式的要求，制定新的制度并不断改进，以实现更高的工作效率。
2.确定规格标准
应根据声像档案管理制度对声像档案进行收集和整理。应对声像档案的格式以及存储介质进行标准化，这是提升声像档案内容质量、提高声像档案管理效率的基础。在新的电子化、信息化时代，应制定更适应现代管理的新标准。应结合单位OA办公自动化系统及档案管理系统，建立一个专用的声像档案服务平台，实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化的体系。避免因管理的零散性、下属单位人员的非专业性等因素造成珍贵声像档案的遗失。
3.提升控制对象的能力
在质量管理中常常会提到“端口前移”，也就是从源头去抓问题。声像档案的源头就是声像档案的拍摄采集。针对声像档案质量控制难点的现状，要侧重摄录人员的业务培训，全面加强相关人员的专业知识和技能培训，让摄录人员知道怎么拍；相关档案人员应介入拍摄，从档案的角度出发，让摄录人员知道拍摄完成后需要归什么，从而了解前期要拍什么，从根本上保证声像档案的数量和质量。声像档案管理人员要适应新时期声像档案管理的要求，不断加强自身业务学习，提高自身素质，进行定期培训，了解声像档案载体保管的相关知识，针对新型声像载体的分类和保管要细分层次、及时修订和完善相关的档案管理制度，最大限度地发挥声像档案的作用。
4.建立稳定的质量管理技术措施
从长久保护和利用方面考虑，声像档案应尽早地进行全面数字化工作，重点将之前留存的照片、磁带等对保存环境有特殊要求的介质进行扫描，不能扫描的进行翻拍翻录。最终将数字化的内容存放在声像档案归档服务器中，以便于备份、保管和后期利用。在声像档案数字化前提下，声像档案的利用也应该更加便捷。据调研了解，国内已有多家公司针对声像档案的特点研发了一整套声像档案管理系统。我们可以借助这样的系统，搭建一套声像档案服务系统，根据各单位的工作流程，结合其内网平台，做到电子化借阅、利用，使利用者不用离开自己的工作地点就能便捷地搜索想要的声像资料。通过该系统提供相对完善的记录能力，可降低错记录、漏记录的风险，不仅能保障质量检验的能力，而且也可以大大地减轻档案管理人员的工作压力，使他们能够有更多的时间去接收、整理档案，而不是把更多的工作时间花在调阅档案和与利用者的沟通中。数码产品的升级使声像档案具有了容量越来越大的特点，这就需要声像档案管理系统具备自动降码保存的能力，在查找和检索时利用低码率档案在线预览、编辑，能够更准确、更高效、更低耗地完成声像材料的利用，提高工作质量，保障质量检验的效率。档案管理人员日常工作量很大，不仅要接收、整理、借阅归档档案文件材料，还要将档案工作深入到项目工程中，到业务工作一线介入指导。通过对这些质量控制要素的改善和提升，我们可以更好地解决声像档案管理工作中存在的质量控制难点。解决了这些控制难点，也就意味着解决了工作中的难题，这将在很大程度上减少档案管理人员的日常工作量，从而达到事半功倍的效果。
总而言之，声像档案的拍摄、收集、整理、归档、保存和利用是一条紧密联系的“链条”，无论“链条”的哪一个环节出现差错都会让声像档案管理这根“链条”断裂。现阶段，声像档案的质量管理还没有一套完善的体系来支撑，声像档案的质量控制仍是一个值得探究和摸索的过程。我们希望质量控制能内化于心、固化于制，从根本上解决声像档案管理工作中遇到的难题，将整个“链条”紧紧地扣在一起，并能持续改进，使声像档案管理工作能够适应新时代的环境，逐步走上标准化、规范化、科学化发展的道路。
作者：陈盛 单位：中国舰船研究院
参考文献：
[1]乔德红.声像档案的质量控制.机电兵船档案,2014(4)
[2]姚学忠.对科研院所声像档案的一些思考.机电兵船档案,2014(5)
[3]于力.浅谈展项工程档案质量控制.广东科技,2014(12):225