摘要：人事档案工作是各项管理工作的重要组成部分，人事档案的管理涉及到每个利用者的切身利益。大数据时代背景下，以信息技术为代表的前沿科技取得突出成就，信息化为经济社会发展注入强大动力，给人类生产生活方式带来深刻变革。在信息技术的带动下，档案信息化建设步伐加快，人事档案信息化是社会信息化背景下档案管理工作发展的必然趋势，本文以档案信息化建设为中心，阐明了信息化档案管理的重要意义、档案信息化的优势，分析了目前机关事业单位档案管理信息化存在的问题，提出档案信息化建设工作的有效措施，以期推进档案资源数字化、信息服务社会化，进一步提升机关事业单位档案管理利用水平。
关键词：机关事业单位；档案管理；信息化建设；策略建议
引言
人事档案工作是各项管理工作的重要组成部分,档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。通过档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展不可或缺的部分，是一项崇高的事业,人事档案的管理涉及到每个利用者的切身利益，做好档案管理工作，对推动经济发展、服务社会民生具有不可替代的作用。档案工作的根本目的是为了利用。档案利用是档案管理工作人员通过档案工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程，是档案为社会发展、国家建设和人民群众的根本利益服务的有效途径。因此，开发现有档案信息资源，切实实现档案管理信息化，使之更好地服务于国家、地方经济建设和社会发展，已成为档案管理部门工作的重中之重。信息化时代，对机关事业单位档案管理工作来说是机遇也是挑战，目前来看，机关事业单位档案管理工作存在档案管理缺乏规范性、重视程度不够、缺乏资金、缺乏复合型人才、安全存在隐患等问题，影响着信息化进程。档案信息化是社会信息化背景下档案管理工作发展的必然趋势，只有实现档案信息化、档案利用便捷化、档案队伍专业化，才能更好地服务于国家、地方经济建设和广大社会群体。
一、信息化档案管理的重要意义
1.信息化档案管理是大数据时代的必然要求。我们生活在一个信息化时代，大数据时代的到来，随着各种新兴场景的出现，也对档案信息化提出了新的要求，这就要求档案工作在收集、保管、归档和利用等方面与时俱进，更好地适应社会发展的需要和满足人民生活的需求。
2.信息化档案管理是满足利用者需求的重要举措。人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾已经成为我国当前社会的主要矛盾，二十一世纪是信息化、数字化时代，档案管理也是信息时代的重要组成部分，无论是公共服务机构还是广大社会群体对档案信息化的呼声越来越高，对数字化档案要求越来越强烈，对于时间以及效率的要求也不断促使需加快档案信息化进程，充分发挥档案资料的最大化社会价值。
3.信息化档案管理是传统档案转型升级的迫切需要。当前我国信息化建设已进入快速发展阶段，但机关事业单位档案信息化相对滞后，信息化为档案信息化管理带来便利的同时也提出了挑战，档案管理工作要乘势而为，各方面发展都迫切要求转变观念，加快档案管理转型升级，推进档案工作数字化进程，实现以信息化为核心的档案管理现代化。
二、信息化档案管理模式的优势
1.较之传统档案管理模式更加省时省力。传统档案查找需要进行手动查找，效率非常低，而且很容易出现错误。与传统档案管理相比，档案信息化管理有着明显优势，传统档案管理工作量大，效率低下，分类查询复杂，分类归档、人工查询纸张原件需要大量时间。档案信息化后，数据只需一次录入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索准确性，大大提高了工作效率。
2.较之传统档案管理模式检索查询更加便捷。档案信息化管理在对档案进行归档时可以编制检索工具，查阅时只需按照关键词、分类号等采用模糊查询或精准查询的方式即可实现即时查询，实现档案资料迅速利用，大幅度减轻档案管理工作人员的工作量，资源共享更加便捷，提高了查询的效率。而传统档案管理的检索方式，查阅档案要经过非常繁琐的程序才能查阅档案，效率低下。
3.较之传统档案管理模式存储更加安全。传统的档案是纸质文档，容易受潮和虫蚀，反复查阅对纸质档案142020年第31期兰台内外数字档案创新研究损害较大，并且存在火灾隐患，需要不断改良和优化放置档案的环境。对于传统的档案管理后续使用来讲，需要耗费大量的时间和人力成本，对于保管来讲，不仅存在丢失无法复原的隐患，而且需要大额的保管经费。相比较而言，信息化管理档案，存储和使用更加灵活，信息化录入可以随时增减信息，相比传统的纸质保存，存储工作更加便捷，大大节省存储空间，避免了因环境等因素影响档案存储问题。此外，通过信息化手段添加密钥，可以避免信息失窃或泄露，利用更加先进的存储系统、云存储等方式，可以极大提高存储容量，有效保证了档案的保密性和安全性。
4.较之传统档案管理模式资源共享更加便捷。传统档案管理难以实现信息共享，而且档案管理不能复制，共享需要到相关部门调阅查询，然而档案信息化管理使档案管理的资源共享更加便捷，借助基于互联网的档案信息网络服务平台能掌握其他部门和单位的工作重点和档案管理动态信息，不仅能共享档案信息资源，还能相互交流工作经验和教训，相比传统档案管理，信息化档案管理的资源共享更具便捷性，提高了机关事业单位的办事效率。
5.较之传统档案管理模式更具开放性和易用性。传统方式下，档案开放程度较低，任何档案保管的最终目的都是为了发挥最大价值，得到利用，信息化手段管理档案，使用者无需到档案部门（室）查询档案，通过网络即可得到所需的档案资料，既节省了查询者的等待时间，又节省了人力，进一步方便了查询者，提高了档案的利用效率。
三、机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题
1.档案管理缺乏规范性。在档案信息化进程中存在标准不统一、管理不规范的问题，虽然我国有相关法律规定，比如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，但在实际执行中，并没有严格按照法律要求，因地制宜制定一套适合自身的管理制度。另外，机关事业单位的档案管理软件没有统一的标准，没有标准化规范化流程，档案信息化管理系统缺乏统一性和规范性，档案信息化管理系统不能被有效使用。
2.重视程度不够、效率低下。一是在当今时代，纸质档案管理向电子档案管理转变是时代所趋，档案信息化建设过程中，很多档案部门没有意识到档案信息化建设的重要性，或者对档案信息化建设存在误区，认为整理和存储档案就是档案信息化建设，对档案信息化建设认识不足。档案管理工作决定着我们将为党和国家、为当前和今后、为历史和后代留下多少文化财富和留下什么样的文化财富，但现在很多档案部门的档案工作人员存在身兼数职的问题，配备人员少，工作任务重，外加对档案工作的重视程度不够，认为档案工作只是对资料的保存，只要保证其完好即可，工作态度不认真不主动不积极，这是造成档案信息化建设进程缓慢的根本原因。二是传统档案借阅需要借阅者手工填写查阅登记表，由档案管理员核对之后才能调取相关档案，并复印相关内容，借阅流程时间长，工作效率低，多次借阅也造成了纸质档案的磨损，工作效率大大降低。3.缺乏资金档案信息化建设离不开资金支持，在加大硬件投入、加强管理规范等方面需要较大资金，信息技术日新月异也需要对软硬件设施不断更新换代，信息安全防护系统构建都需要大量资金。而且在很多档案部门，档案的重视程度不够，忽视了利用的目的，大量档案仍是纸质化，难以形成档案信息的数字化和规模化，导致档案信息化建设发展较慢。
4.缺乏复合型人才。档案信息化建设人才缺乏，档案工作人员综合素质有待提升，档案部门缺少既具备专业档案管理知识又能熟练使用计算机的工作人员，而且档案工作普遍待遇不高，导致档案工作人员普遍年龄偏大，工作缺乏热情，工作效率低，档案部门缺乏综合型人才，对档案信息化建设工作的开展造成很大影响。5.信息化安全存在隐患档案是一项重要的信息资源，资源共享连通信息孤岛，让信息多跑路，让使用者少跑腿，档案信息化为使用者带来了极大便利，但在我们享受便捷服务的同时也存在很大的安全隐患，档案信息化以互联网为基础，一旦遭到黑客攻击或网络故障，信息容易丢失或泄露，硬件基础设施和软件系统建设不能适应信息化的安全需要，设备陈旧，网络建设跟不上，档案信息安全技术还需不断完善。
四、机关事业单位档案信息化建设工作的策略建议
综上所述，档案信息化建设面临机遇也存在挑战，机关事业单位档案建设亟需正确认识档案信息化建设的重要意义、优势和存在的问题，并提出行之有效的策略建议，使档案管理工作发挥最大作用。
1.推进档案标准化、规范化管理。档案管理信息基础设施建设是档案管理信息化的前提和基础，加强档案管理制度建设才能有据可循，使档案管理更加科学高效，要结合机关事业单位实际，加强档案标准化建设，实现硬件和软件标准一致、统一规范。制定科学完善的档案管理制度，制定档案管理的“三大纪律、八项严禁”、人事档案“三不转、四不借、五不查、六不收”规定，确保档案管理有章可循，有据可依。及时更新完善档案资料，确保档案管理规范化、制度化，档案得到最大化利用。
2.更新观念，加强重视。档案资料记录着个人学历、社会经历、人事变动、工作成绩等内容，事关员工的档案质量，事关机关事业单位的发展，档案的完整性和准确性尤为重要。创新观念，提高认识是保障档案管理工作创新发展的基础，信息化进程下，改进机关事业单位档案管理信息化进程迫在眉睫，各机关事业单位要结合本单位实际创新档案管理理念，引入新思路和新技术。各机关事业单位领导要提高重视程度，认识到档案管理信息化建设的重要性，加强领导，设定目标，分解任务，精心部署，将档案信息化建设纳入单位重点工作计划，重点进行考核，将档案信息化建设工作所需经费纳入单位财政预算，采用数字化管理模式，提升机关事业单位档案管理质量，有序推进机关事业单位档案管理信息化进程。
3.加大资金投入。档案管理信息化需要软硬件支撑以及人才培养，这都需要大量的资金保障，缺乏资金严重影响了档案管理信息化进程，各级政府要进一步完善档案工作投入机制，将档案事业信息化工作发展所需经费纳入制度化轨道，提供专项资金，做到投入长效化，确保档案工作顺利开展。相关部门需要加强重视，加大经费投入，加大对档案管理的软硬件设施建设，及时对数字化设备更新换代，合理引入软件，加强安全保密管理，探索电子档案管理查询、存储和检索模式，不断提高机关事业单位档案管理信息化建设水平。
4.培养档案信息化人才。一是提高重视，为培养档案管理工作人员营造良好氛围，在实际工作中形成合力，着重培养综合素质高、具有信息化意识，并掌握适应现代化建设需要的应用型人才和高素质档案人员。二是档案管理工作人员需主动加强业务知识学习，掌握《文书与档案管理基础》、《文书工作与档案管理》、《档案管理员上岗培训》等档案专业知识，提高综合素质，成为既精通档案知识又熟悉信息化技术的复合型人才。三是按档案信息化要求培养和使用人才的观念，引进来和走出去，通过聘请专家，专题培训，实地考察和业务交流，为档案工作人员提供档案收集、整理和归档工作的专业培训，并有针对性地对围绕档案信息化进行专门培训，提升档案工作人员的责任意识、专业能力、专业思维和安全意识，努力造就一支高素质档案管理干部队伍。四是设立档案工作人员考核机制，成立档案管理组织领导小组，定期对档案工作人员进行考核，切实有效提升工作积极性，切实提高档案管理人员工作水平。五是坚持正确用人导向，结合实际工作合理安排人才，优化人才配置，激发队伍活力，为档案管理工作提供技术和人才保障，不断适应信息化建设发展需要。
5.强化档案信息安全管控。近年来，档案安全事故频发，档案损毁、数据泄露，档案安全是档案工作的底线，要进一步加强档案安全工作，提高档案安全工作水平。一是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。二是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。三是定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，加强安全教育，从技术方面进行全方位全程监管，降低廉政风险，确保信息安全，多方面加强信息安全长效机制建设。
五、结语
机关事业单位档案信息化管理是一项十分重要的工作，实现机关事业单位档案管理信息化建设迫在眉睫。要从思想上入手，相关单位要提高重视程度，加快档案管理信息化建设步伐；建立人事档案信息数据库，实现档案数字化、科学化管理；要不断加强消防设施设备，科学保存数据备份，注重保密工作，确保档案的完整性、真实性；要汇聚人才，加快档案信息化建设步伐，逐步实现传统纸质档案管理向数字档案信息资源“智慧型”管理的跃升，提升档案管理利用水平，开创档案管理工作新局面。
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作者:曲娟 马静 王郑文 单位:青岛市不动产登记中心