为全面贯彻新时代中国特色社会主义思想和党的精神，加强党的全面领导，2018年中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）。《条例》第六条明确，该条例适用于事业单位管理人员和专业技术人员的人事档案管理。严格审核拟聘人员的人事档案，做好新聘人员的档案建立、整理，是完成干部人事档案管理的重要基础。《条例》总结吸收党的十八大以来从严管理干部人事档案工作的新经验新成果，也为事业单位新聘人员的人事档案管理工作带来了新要求。
一、新时代事业单位新聘人员人事档案管理工作现状
2014年《事业单位人事管理条例》公布，明确面向社会公开招聘是事业单位新聘用工作人员的主要方式，事业单位公开招聘工作人员按照七大程序进行。其中，人事档案审核是考察环节中的重要一环。2018年印发的《条例》中第三十五条，“组织人事部门应当坚持‘凡提必审’、‘凡进必审’，干部管理权限发生变化的‘凡转必审’，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流、人才引进、军队转业（复员）安置、档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作”。进一步明确“凡进必审”，明确干部录用、聘用及人才引进应及时做好干部人事档案审核工作，突出了全面从严要求。
二、新聘人员人事档案管理中存在的问题
1.聘用前存在简化程序的现象。近年来，事业单位公开招聘全面展开，新聘人员基本都通过公开招聘的七大程序。也有部分单位、部分岗位存在简化程序的现象，把直接考察视作通过全部流程，为通过考察的人员直接办理聘用手续。在走全公开招聘七大程序的单位中，也存在简化考察程序，特别是人事档案审核程序，甚至有直接省略掉人事档案审核这一环节。档案转递方式不规范，也是近年来比较突出的一种现象，主要有四类原因：一是机要交通耗时长；二是用人单位公开招聘流程紧；三是用人单位档案管理制度不严或档案管理员业务能力不强；四是拟聘人员人事档案管理机构管理混乱。这些原因都容易造成转递单位和接收单位不严格履行转递手续，通过非机要交通或非专人送取的方式转递人事档案。简化程序这类问题容易给后续的岗位管理特别是干部人事档案管理带来很大的隐患。
2.聘用后存在管理不规范的现象。事业单位与新聘人员订立聘用合同，办理完聘用手续后，应及时办好新聘人员档案的建立、接收，档案材料的整理和档案入库。如用人单位档案管理制度不严，或是档案管理员业务能力不强，容易出现未及时联系新聘人员或来档单位补充缺失材料、档案材料整理归档不规范等现象。档案管理不规范这类问题会给后续的岗位异动、工资异动、职称晋升带来一系列不利影响，使得新聘人员错过补充材料的最佳时间，给档案管理员增加工作量。
三、新时代事业单位新聘人员人事档案管理的新任务
《条例》中第二十一条，“干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等”。结合以上提到的事业单位新聘人员人事档案管理中存在的主要问题，从公开招聘程序看，新聘人员人事档案管理可以按照三个时间段分别把握任务重点。
1.聘用前。聘用前对于拟聘人员的人事档案，任务重点在于档案的审核。档案审核通过查阅或者借阅的方式来完成，应根据实际工作需要来确定。人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，转递单位和接收单位均应严格履行转递手续。对于聘用单位，借阅手续涉及档案的接收，应向转递单位出具公函，列明拟聘人员身份信息、转递事由、转递时间要求和转递方式要求等，并盖公章。对于转递单位，转递人事档案应通过机要交通或者安排专人送取，并确定归还时限，在收到归还的人事档案时应认真核对档案材料。对于拟聘人员，应明确个人人事档案的转递流向。查阅或借阅审批手续完成后，应在规定时限内完成档案的审核，完成借阅的人事档案应在规定时限内归还。对于拟聘人员的人事档案审核，主要是对已经获得的信息进行确认和证实，必要时对尚未完全弄清楚的重要问题进行深入追踪。概括来说应围绕政治审查、材料完备性与真实性核查、资格复审三方面进行。政治审查，即政治取向、道德素质审查，审查档案是政治审查的重要方式之一。通过对档案的审查，要了解拟聘人员的现实表现及历史情况，社会关系是否清楚，排除拟聘人员存在相应地区事业单位公开招聘办法规定不得报名的情形。材料完备性与真实性核查，即对照公开招聘报名材料核查，重点核查拟聘人员的出生日期、学历学位有关材料的完备性与真实性。根据招聘规定的其他条件，可能还需要核查参加工作时间、政治面貌（或入党时间）、工作经历、专业技术职务（职称）材料等。在做材料真实性核查时，应注意材料形成部门是否符合规定、材料记载是否一致、逻辑是否存疑。资格复审，即根据档案核查出来的数据和信息，按照有关政策规定和招聘公告确定的招聘条件对拟聘人员的资格做复审。人事档案审核应结合回溯倒查法、相互印证法、合理质疑法、动机分析法等方式，对于疑点问题，深入查核、综合研判。凡发现政治审核有问题或档案材料显示不符合聘用条件，甚至材料或信息涉嫌造假的，应立即核查。未核准前，一律暂缓考察或者聘用程序。对于未通过档案审核的人员，应不予办理聘用手续，并及时将已借阅档案归还至相应的人事档案工作机构；对于通过档案审核的人员，应尽早办理公开招聘聘用手续并建立新聘人员的人事档案。
2.聘用时。聘用时对于新聘人员的人事档案，任务重点在于档案的建立与档案材料的整理和归档。根据《条例》中分级负责、集中管理的原则，凡是新聘人员应根据相应的管理权限按照有关规定予以建档。建档后应及时完成档案材料的整理和归档。凡转递前已整理且符合相关标准和要求的人事档案，不再重新整理。未整理或不符合相关标准和要求的人事档案应按照新的规定整理。《条例》仅在第三章中对档案的内容和分类作了原则规定，但同时在总结全国干部人事档案专项审核工作经验基础上，增加了干部人事档案内容建设的总要求。对干部人事档案内容建设提出总要求，突出政治性，体现时代性，既是人事档案管理的工作要求，也是人事档案管理的工作目标，更是判断档案材料收集范围的根本出发点和立足点。实际工作中，新聘人员的人事档案容易出现以下几类问题：一是学历学位材料不齐全；二是工作经历材料不齐全；三是党、团类材料不齐全。学历学位材料方面，不同学历学位材料要求不同：大学本（专）科学历须有高考报名表、高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表，本科学历一般还有授予学士学位的材料；硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定；博士研究生学历须有专家推荐书两份、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定；在国（境）外取得学历学位的，须有国家学历学位认证机构出具的相关认证材料（2000年以后取得的，教育部已明确由教育部留学服务中心出具）。工作经历材料方面，问题突出且容易对后续职称晋升、岗位异动、工资异动、社会保险转接和审核等工作有影响的，主要有年度考核、专业技术职务（职称）、工资待遇审批、参加社会保险、聘用、辞职、毕业生就业报到证、派遣证、《转正定级审批表》等材料。党、团类材料方面，因党员档案一般由各支部保管，党务工作者多为兼职人员，不熟悉党员档案管理业务，即使目前多数单位已配备专职党务工作者，大多也都没有经过专业档案管理方面培训，容易出现党员档案记录不规范、材料归档不及时的现象。党类材料主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、政治审查材料、转正申请书和培养教育考察材料（2014年5月前主要看前两项）。团类材料主要有入团志愿书，它是最先记载干部出生日期的重要材料之一。对于缺失材料,人事档案管理员应主动通知新聘人员联系来档单位（原就读学校、原工作单位、公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构），通过合规的方式及时追回缺失材料。
3.聘用后。聘用后对于聘用人员的人事档案，任务重点在于：一是档案保管、信息化、统计和保密；二是档案材料的收集、鉴别、整理和归档等；三是档案的利用。其中档案信息化、档案材料的收集应予以重视，并可开展一些有建设性的工作。档案信息化方面，新聘人员群体是一个较好的切入点，目前，大多单位人事档案基本还处于传统的手工操作管理状态，有条件的单位可主动探索由新聘人员群体逐步扩大至单位全体人员的档案信息化和信息资源开发。根据国家档案局的消息，2019年，新修订的《档案法》将在年内出台，其中新增加的一个专章即信息化建设。在开展地方层面的有关工作时要依据国家层面的要求进行，新修订的《档案法》将明确新形式的电子文件如何归档，电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性如何保证。档案材料的收集方面，要借助入职教育、岗前培训的机会,向新聘人员强调档案材料的严肃性,引导他们重视档案材料的填写、关注档案材料的形成和归档。其中，履历、自传、年度考核、专业技术职务（职称）、党类、任职等材料是入职后形成的重要材料，新聘人员个人应高度重视，人事档案管理员应当按照相关标准和要求，及时收集材料，鉴别材料内容是否真实、一致，检查材料填写是否规范、手续是否完备。另外，不容忽视的是，事业单位人事档案管理员也应认真学习，准确把握事业单位的人事管理政策及法规精神，不断提高工作水平。
四、结语
针对拟聘人员的人事档案审核是办理聘用手续前确保人才质量的最后环节；严格做好新聘人员的档案管理工作，才能从源头上把好“入口”关；新聘人员人事档案将是事业单位考察人才、任用人才的重要依据。因此，做好新聘人员的人事档案管理工作，确保档案的真实、完整、规范和安全，才能实现建设高素质事业单位工作人员队伍的目标。
作者:袁玲 单位:湖南城建职业技术学院