摘要：本文首先介绍了政府信息化监理的发展，从不同角度分析了在政府信息系统工程监理中档案管理存在的重要性。然后，对信息系统工程监理档案的原则进行了深入研究论述。最后提出监理中档案管理会出现的一些问题，以及应该采取的措施，供相关读者参考。
关键词：信息工程监理；监理档案；档案管理
1信息系统工程监理中的档案管理的含义
伴随着智慧政府、电子政务、数字服务力等信息系统工程的蓬勃发展，政府信息系统工程也开始受到社会各界的重视[1-2]。档案管理作为信息系统工程监理工作的一部分，是政府信息化建设的中流砥柱。档案管理既是政府、承建单位、监理三方协同运作的重要环节，也是关键环节。与其他政府项目相比，信息系统能否安全运行，运营后能否提供稳定的服务是政府信息化和进行数字服务的基础[3]。通过监理活动中的档案管理，政府可以充分了解信息系统工程各阶段建设的质量、进度和管理情况，以防止在信息系统项目建设过程中因信息系统特有的不透明的性质而造成工程在各方面可能会形成的制约。这样能在第一时间由监理师发现、叫停或进行纠正处理和监管[4-5]。所以，档案管理对政府信息系统工程的意义重大。我国的信息系统工程起步比国外稍晚。1993年，我国在多年发展信息产业、推进信息技术应用的基础上，全面启动国民经济和社会信息化建设。2002年9月，国务院办公厅第47号令明确规定“国家重大信息化项目实行招标投标和项目监理制度”。我国正从政府信息系统工程建设入手，规范对信息系统的监管，其中监管档案管理是重要内容。档案是信息系统工程的重要组成部分，是监理方在信息系统工程建设过程中形成的书面记录，是评价监理工作的重要依据。因此，信息系统工程项目建设中的所有活动都必须留下文字的痕迹。做好信息系统工程监理档案工作，用记录和数据说话，对档案进行有效管理。有了准确、详细的信息，政府才能在出现问题后及时反应，作出正确的判断和决定。信息系统工程监理档案记录了监理单位在工程全过程中的“四控、三管、一协调”。档案管理系统并非孤立存在，而是许多政府信息系统管理系统不可缺少的组成部分。能为以后的继续服务提供有迹可循的档案是这一工程区别于其他工程的主要特点。它是工程质量的内在反映，是监理方和建设方、承建方进行项目管理、制定技术标准和评价工程质量的重要依据。
2监理档案的管理原则
作为后起之秀，信息系统监理由于起步较晚，现行的信息系统监理相关法律还不够完善。而相关的国际、国家和行业标准及规范为监理单位提供了监理依据。监理的主要方法是对三方起到监控督导的作用，监督的依据是所记录的全部档案，同样，监督的结果的最终反馈也是档案。因此，档案不仅是监理方在项目全过程中的纪实工作记录，也是监理方按照合同要求控制信息系统项目的施工质量、进度和最终结果的实际记录。信息系统项目监理主要有以下五大原则。
2.1“三全一专”原则
有专人负责、全员参与、全过程、全管理。为了进一步提高信息监理工作的水平，推进信息监理工程的程序化、规范化、科学化，监理单位要要求各部门认真管理监理档案，实行主任责任制，专人管理，制定专项管理办法。
2.2真实完整原则
监理员对所获得的文件必须认真审核，确保监理档案内容真实、可靠并确保没有遗漏，在必要时能有效使用，否则档案将失去存在的意义。
2.3及时有效原则
在最开始就明确档案具体的内容、表格等格式，形成一套稳定高效的档案模板，并同时通过相关管理人员的严格审查、确定后正式投入监管档案管理中使用。制定具体的条例要求监理人员在何时记录并达到要求水平。承建方和政府提供或产出的资料应如何归档，严格要求三方及时提交真实有效的资料，以便档案及时整理归档、真实齐全。监理公司通常应当下现场检查施工进度和情况，起到事前监督的作用。督促监理人员按照规定和要求及时完成监理档案，达到“条条有记录、件件有着落、事事有回音”。同时严格要求政府和承建方及时提交真实有效的资料，为政府信息系统工程留下真实齐全的档案。整理及时，档案管理应当详细、快捷、精确。严格要求监理人员在何时记录，每天都要复盘当日所记录的档案是否完整，有无遗漏。分类有序当按照要求的档案格式就时间顺序或工程进度进行档案资料的分类，做到简洁高效、科学有序。
2.4保密原则
在信息系统项目施工过程中，相关文件和资料的储存应根据其具体内容予以保密。档案管理人员应分类、按需存储，并做好标记。明确哪些文件可以看，哪些文件要有访问权限才可以看。必须建立严格的档案管理制度，需要查阅建档的档案资料必须按照规定办理才能借阅，并严禁外泄档案资料，防止档案的丢失或泄露。
3监理档案管理中的问题
3.1领导档案管理意识薄弱
信息系统工程属于高科技领域，不能一直死守传统方法，要能与时俱进，特别是在计算机技术和软件更新这些方面，否则很容易被时代淘汰。由于信息的不对称和科技的快速发展，监理中的档案管理更新速度越来越快，政府领导作为非专业人员对档案管理的意识薄弱，对档案管理的敏感性较低，更多的时候是更重视承建方的工作质量，但实际上，做好档案管理工作，政府才可以通过查阅这些档案、资料，全面了解信息系统工程近期甚至以前各阶段的情况。只有全面、准确地掌握档案，才能对出现和未来可能出现的问题作出及时、正确的判断和决策。
3.2档案管理工作者综合素养亟待提升
档案管理工作者档案编写不及时，部分内容缺乏真实性与规范性。有时候由于个别的信息化工程承建商往往不认清自身公司的能力、信誉、资质状况，眼中只看到信息化工程项目投资额度大、利润高，在一期投标中不惜亏本压低价格，只管“把项目争取到手”，为了掩盖工程质量问题修改不当数据从而造成部分档案资料内容不实。与此同时，由于总监理工程师对资料编制工作不重视，人员配置不当，导致档案资料欠缺真实性，档案管理人员没有按规范的格式进行填写，导致档案整理不规范。这些现象都严重影响了档案管理的真实性和规范性。另一方面，档案管理工作者对资料审查不严，在信息系统项目监理档案实际管理工作中，一些监理人员在对承建方和下级监理人员的审核时，由于自身责任意识淡薄，未能严格按要求进行审核，在检查时盲目审批，出现问题不第一时间向总监理员报告，而是自作主张。
3.3现阶段档案管理制度尚未完善
我国信息系统监理由于起步较晚，现行的信息系统监理相关法律还不够完善。现阶段大部分监理公司还是依靠相关的国际、国家和行业标准及规范作为监理档案管理的依据。
4监理档案管理工作的创新方法研究
4.1增强对政府档案管理的意识
如果只是单纯由档案管理人员负责监理档案管理质量的话，出现差错、泄露、丢失等管理风险会明显增加。对此，可以建立专门的核查监控部门负责对档案管理人员的工作进行监督。指定专人负责信息系统项目的档案管理工作，做到项目全过程跟随：项目开发前，确定开发路线和档案管理工作的重点；项目进行中，随时跟踪档案动态；项目结束后，及时整理、归纳档案。在安排好相应的档案管理负责人后，再在此基础上派专门的监督管理人员进行二次审核，将档案管理工作中的差错、丢失、泄露等风险降到最低。与此同时在合同制定前期做好档案归属工作，要求承建方和监理方做好自身工作，严格记录项目过程，以及最终档案归属到确切的时间、地点要在信息系统项目合同中写明。
4.2提高档案管理工作者综合素养
信息系统工程监理档案管理是属于计算机领域的工作，需要拥有专业技能的高素质人才，许多大型监理公司的入职条件要求员工必须是计算机相关领域专业毕业且考取到信息系统监理师这种软件中级资格证。政府可以在自身单位的信息科引进图书情报与档案管理等专业的人才，这样在监理方监督的同时，作为建设方自己的监理员也可以去监督监理方的工作质量。同理，监理公司可以和学校进行校企合作，监理公司的人员可以作为校外导师定期到学校上课，给学生讲授实践知识，学生在毕业前期到监理公司实习，通过与校企合作既可以提高学校的教学质量，又可以保证监理公司不断有高质量的人员输入。
4.3健全档案管理体系，完善档案管理制度
在合同中明确制定相关的档案管理制度，目前，我国已具备了较为完善的信息系统监理规范手册，因此，监理方应按照有关的法律法规来进行项目监理中的档案管理，编写一套符合当前信息系统工程特点和拥有自身风格的档案管理制度，并将其规定的各项要求制作成相应的文档或纸质材料，供相关人员随时参考。此外，管理制度也要随着体系的健全而不断完善，取其精华，去其糟粕。去除那些不能适应当代社会发展要求和发展趋势的管理方法，与时俱进，不断创新。强化对信息系统工程施工全过程监理资料的监督，在项目前期编制监理工作计划时，对于监理资料的编制做出具体安排和部署，有计划、有步骤地克服资料中存在的各类问题，使资料编制工作不断规范化。项目进行中，随时跟踪档案动态；项目结束后，及时整理、归纳档案。
5结语
当今时代，信息化发展越来越快，越来越多的企业和单位都在努力跟上时代的发展，加强建设信息系统工程，信息系统工程监理也被重视起来，政府作为一个接收和反馈大量信息的单位，更需要加强建设信息系统工程，把信息化贯彻落实到实处，在工程实施过程中遇到问题积极解决并反馈，找出根本原因，这样才能更成熟化、完善化。与此同时，信息系统工程监理中的档案管理也将随着信息系统工程监理的不断成熟而更加完善、更加成熟。
作者：张彤 张彬 张晓军 贾吉华 孔捷 单位：山东科技大学计算机科学与工程学院 山东科技大学研究生院 科技大学机械电子工程学院
