电子档案管理范文1
关键词:医院;电子档案管理;档案信息安全
在医院建设发展的过程中，档案管理是非常关键的一部分，不仅涉及到病人的个人信息、病例数据，而且还包含员工档案信息。因此，在信息化技术环境下，医院需要健全电子档案管理，构建互联互通的数据信息库，进一步提高档案信息的管理质量。与此同时，电子档案管理工作还应该强化安全保障措施，提升信息安全管理质量，从而实现医院信息化建设目标。
一、医院电子档案信息管理的基本原则
(一)真实、准确原则
在医院档案管理工作中，真实性、准确性以及完整性是电子档案信息管理的基本原则，对保障电子档案信息管理质量有着积极作用。因此，医院在落实电子档案信息管理时，需要保障档案信息的文件数量、内容，检查档案数据是否有缺失、损害等问题，这样才能基本确保档案信息的真实完整性。但是，在当前医院电子档案管理工作中，部分医院往往是将档案进行综合性管理，医院各科室将档案信息整理归档之后，再一并转交给综合档案管理部门。在这样的环境下，科室与档案管理部门会进行档案移交工作，但是部分为了科室因为工作需要，会将部分特殊病例档案保留。这样的档案管理方法，可能会造成档案信息遗失，对电子档案的信息完整性造成不利影响。
(二)全程性原则
当前医院电子档案的管理主要是以全过程管理模式为主，也就是说电子档案文件信息一旦生成，直到被销毁或被永久保存为止，都需要保证电子档案信息的一致性，不得进行私自更改，影响档案信息的准确性。在电子档案管理工作中，之所以应用全过程的管理方式，其目的就是为了保证电子档案的完整性。但是，在实际的管理中，部分医院档案信息不仅存在数据量大、数据来源广的现象，而且还存在档案管理人才缺失、档案管理人员能力水平不一等问题，导致电子档案的全过程原则落实不到位，无法保障档案信息安全和质量，甚至还影响了电子档案信息完整性。
二、医院电子档案管理与档案信息安全管理策略
(一)构建安全的档案信息数据管理环境
电子档案相对于传统档案管理而言，需要依靠网络虚拟空间进行管理和存储，这样的管理环境也突出了信息管理安全问题。因此，为了保障电子档案管理质量，提升档案信息安全性，需要进一步强化电子信息档案的安全运行环境。例如，医院可以建立独立的电子档案信息数据库，优化管理设备和数据库的运行环境，避免磁场干扰和危害，提升安全管理性能。同时，电子档案数据库需要全天候不间断地运行，因而电源运行状态非常重要。医院需要强加运行设备电源的保护，为数据库的安全运行提供独立电源室，避免突然断电造成数据损坏，为数据库的安全运行提供全方位的保障。通过这样的方式，能够进一步优化档案信息数据管理环境，为电子档案管理运行提供保障，同时也完善了档案数据信息的保护工作，实现档案管理工作的健康发展。
(二)加强网络信息安全管理建设
网络信息技术是电子档案管理实施的基础条件，医院在落实电子档案管理过程中，通过强化网络安全信息技术建设，可以保障网络环境安全。首先:落实档案备份工作，加固信息安全管理质量。医院在进行电子档案管理工作时，应该对所有的电子档案信息进行备份，利用这样的方式保障档案信息管理的完整性。即使出现档案缺失和损坏问题，也能借助备份档案进行恢复，为电子档案管理安全奠定坚实的基础。例如，医院可以构建本地与异地两种备份方式，再结合有线备份与离线备份，将大量的档案信息数据存储于网络空间中，进而实现档案信息存储备份的完整性，提升档案信息安全质量。其次:优化电子档案信息加密管理技术。医院在进行电子档案管理时，可以强化档案信息加密技术，提升档案信息管理系统的抵御能力，有效避免计算机被黑客或病毒入侵，防止档案信息泄密或者信息被篡改。例如，档案信息管理加密主要包含以下几种方式软件加密、硬件加密、混合加密等。而当前医院电子档案管理主要采用混合加密，不仅需要登录用户认证，而且还需要验证身份密码、使用权限，只有完全通过验证，才能获取档案信息。通过这样的方式，既可以强化医院电子档案管理安全性，保障档案数据的隐秘性，又能推动电子档案管理质量的提升，为医院管理发展提供保障。
(三)完善档案管理规章制度
医院在实施电子档案管理过程中，需要建立健全档案管理规章制度，规范档案管理人员的工作行为，促进档案管理工作科学发展。例如，医院可以建立奖惩机制，对电子档案管理人员进行定期考核，给予表现优秀的人员表扬和奖励，对工作态度不端正、工作失误的员工进行惩罚。通过这样的方式，能够进一步提升档案管理质量，推进档案安全管理的发展。与此同时，优化档案人员的专业素质也是推动档案管理发展的重要方式。在电子档案管理工作不断发展中，医院可以定期展开档案管理工作培训，锻炼工作人员的档案管理能力、计算机网络技能，促进信息管理人员的综合性发展。
三、结语
总而言之，医院在进行电子档案信息管理的过程中，通过优化管理理念和模式，进一步强化档案安全管理工作，可以促进档案管理质量的提升。与此同时，通过完善档案管理规章制度、强化安全信息技术建设，将档案管理与网络技术进行结合，可以推进档案管理人员综合性发展，为医院档案管理工作更好地开展提供保障。
参考文献:
［1］李爽．浅析医院电子档案管理与档案信息安全［J］．管理观察，2015(31):191-192．
电子档案管理范文2
关键词：河北戏曲；电子档案；发展现状；方法
河北地方戏曲是我国传统曲艺的一部分，其历史悠久、源远流长。至今，河北境内流传的剧种有三十余个，其中源自河北本地的有二十六个，最具代表性的有评剧、河北梆子、保定老调、平调落子、哈哈腔等。剧河北省曲艺协会顾问、著名戏曲评论家刘仲武估算，河北省境内大约有两千到三千家戏曲剧团，从业人员多达五十万以上。综上可见，河北地方戏曲的发展十分蓬勃，因此戏曲文献电子档案必须做到及时更新和发展，故而戏曲电子档案的管理具有重要意义。
一、河北戏曲档案管理现状和问题
（一）戏曲文献电子档案可靠性较低
进入全新的信息化时代后，戏曲档案的管理随之由纸质档案转变为电子档案管理方式，然而电子档案管理工作尚存问题较多。戏曲档案的本质是原始性及真实性，传统纸质档案在此方面，较易应和上述两个基本特性，然而电子档案由于可进行无痕修改和其本身具有游离性，较大程度提高了信息载体的不确定因素，因此电子档案在可靠性方面长期以来备受质疑。
（二）档案管理人员的安全意识较差
网络技术、软硬件基础设施、计算机网络环境等因素，是影响戏曲电子档案管理的至关因素。一方面，电子档案管理工作对上述因素的要求条件相对较高，然而现实戏曲档案管理机构对网络安全技术掌握水平较低，导致档案管理机构对计算机病毒的防范水平处于初级阶段。另一方面，由于戏曲档案管理机构部分人员计算机信息安全意识薄弱，再对电子档案进行管理的过程中存在失误以及错误的操作方式，大幅提升戏曲档案数据海量丢失和泄露的可能性。
（三）戏曲文献电子档案安全性不足
计算机技术具有高效性和共享性等特点，使得计算机使用者获取信息十分便利，同时为导致戏曲电子档案管理增加难度，降低电子档案管理的安全性。由于戏曲文献电子档案存在保密性较低、信息易泄露、对原始档案修改不易查出等诸多问题，困扰戏曲电子档案的正常录入和发送接收工作，同时妨碍存储戏曲电子档案的工作正常进行。现有的防火墙和杀毒软件技术，对不断变换的病毒难以及时防范，因此，戏曲文献电子档案的管理工作，存在安全性严重不足问题。
二、戏曲文献电子档案管理方法
（一）加强网络宣传工作
加强网络管理宣传工作，构建高素质文献管理工作团队。电子戏曲档案管理是计算机技术和戏曲的融合，使得戏曲档案方式更加清晰，操作更加简单便捷，同时对文献电子档案管理人员提出较高要求。电子档案管理工作必须实现线下和线上的同步发展，意味档案管理人员不仅要具备对一定的河北地方戏曲知识和档案管理基本理论，还要具备较高的计算机应用技术和计算机信息安全意识。档案管理工作人员，应做好电子档案存储和调取，以及网络转移、河北戏曲文献管理工作人员，普遍为高龄的戏曲爱好者，对计算机等新鲜事物带有强烈的排斥情绪，缺乏基本计算机操作技能，难以运用计算机对电子档案进行有效管理。因此，通过培养戏曲档案管理人员的计算机技术，塑造一支高素质、现代化的管理团队，对戏曲文献电子档案管理尤为重要。
（二）提升网络安全环境
戏曲档案管理存在多样性和综合性的特点，致使传统纸质戏曲文献档案弊端逐渐显现。河北省是我国地方戏曲最为繁荣的省份之一，海量优秀戏曲作品不断涌现问世，同时加大了河北戏曲文献档案管理工作的工作难度。戏曲文献档案巨大的数量和自身的特殊性，以及网络计算机漏洞诸多、网络环境具有多元性特点，上述因素皆是造成戏曲文献档案安全性无法得到有效保障。因此，做好电子戏曲档案管理，应做提高网络信息安全意识、加强对工作人员网络信息安全技术的培训工作。例如，采取电子身份认证等计算机技术，进行网络信息安全建设，保障戏曲文献档案管理的安全性和保密性。
（三）完善档案管理系统
戏曲文献档案是对戏曲创作资源的整合方式，是对戏曲艺术发展轨迹的梳理和探究，因此从资源整合管理角度审视戏曲文献档案，是将电子档案管理体系完善的必要途径。在我国全国档案互通互联的宏观背景下，戏曲文献档案管理从单一化逐渐向多元化发展，戏曲档案管理与其他档案实现有机结合，因此，档案管理工作人员必须做好资源划分，不断完善档案资源系统化体系构建。
（四）复原原始档案内容
网络技术高速发展，数字化时代的到来，传统的纸质档案管理及保存方式，无法满足戏曲文献档案管理的需求，电子档案管理是新型的档案管理方式。戏曲文献档案管理要在创新中将其现实功能最大化，必须确保原始戏曲资源的真实性，并实现戏曲文献资源共享。因此，档案管理人员应利用影像技术对原始戏曲文献档案进行精准扫描，利用高清数码照相机及U盘等工具完成纸质档案向电子档案转化。对于部分陈旧的音像资源必须做好完整的复原和保存，收录于戏曲档案的数据储存库中，以便需求者查阅调取。对于部分残缺的戏曲资源，应进行专业性的修补工作，最大限度补充完善缺失部分。
三、结语
在计算机日益普及的当下，加强对电子信息技术运用的同时，应及时发现电子信息技术运用过程中技术本身及戏曲档案管理人员的不足。档案管理人员应在不断完善电子档案管理方法中，将电子档案管理方法的优势最大化。
参考文献：
[1]许燕梅.中国著名戏曲人物档案构建研究——以中国京剧表演艺术家梅兰芳为例[J].办公室业务，2017（10）：120-121.
[2]杨连启.档案文献是戏曲史研究的基础——论“前海学派”对宫廷戏曲研究之贡献[J].戏曲研究，2017（01）：69-83.
电子档案管理范文3
一、医院电子档案的特点
1.虚拟性。传统档案都是以纸张、光盘、磁带作为信息载体，而医院电子档案主要是存储在计算机硬盘、移动硬盘、云端等，都是数字化信息，包括结构化数据和非结构化数据，如果没有硬、软件支持，这些文件内容无法显现，是一种非实际性的档案信息。2.分离性、交易性。医院电子档案信息从一个载体转到另一个载体中，信息内部不会产生任何变化，通过网络将档案信息传输给一个或多个终端，这些电子文件可以通过不同途径传播，也可以存放于不同的终端设备上，表示医院电子档案具有分享性、交易性。再者，医院电子档案可以和载体分离，如删除、复制、传输、更改等十分便捷且无痕迹，因此医院电子档案不容易丢失，但是容易被他人无痕迹篡改。3.集成性。医院电子档案当中不仅可以采用文字，还可以加入图片、视频、音频等数据信息，这些资源共同组成了医院电子档案，也可以采用超文本链接、数据库挖掘等方式，这就决定了医院电子档案内容的继承性，信息表现形式更加丰富、复杂。4.时效性。档案整理工作十分繁杂，需要大量的人力、财力。而医院电子档案可以通过网络收集、网络化管理、网络传输等形式，极大降低了人工劳力投入量，缩短了档案管理工作周期。再者，医院电子档案可以在线实时采集、整理、传输，更新和修正都十分方便，可以有效反映出档案实际情况。
二、加强医院电子档案管理质量的方法
1.健全医院电子档案管理制度。医院电子档案管理流程为：档案信息收集、数据分类与整理、归档、保存、使用、分享等一系列流程，每个环节都要确保档案信息精准性、完整性，这样才能够充分发挥医院电子档案的积极作用。所以，要有相应的管理制度作为支撑。结合医院的日常经营情况和档案管理要求，建立健全档案从收集到管理整个流程的管理制度与方法，明确档案管理岗位的职责，确保医院电子档案管理工作有序进行。由于很长一段时间医院内都是纸质档案和电子档案并存的情况，所以要结合档案管理实际情况构建制度标准，确保档案信息安全。在工作人员进行档案归档中，需要管理人员将纸质档案中备注相对应的医院电子档案编码、地址，确保医院电子档案和纸质档案一一对应。2.加强档案信息收集工作。医院在日常经营当中会产生各种各样有价值的信息数据，而这些信息数据都应该是归档的重要文件，需要及时进行收集和保存。医院电子档案主要包括的文件类型为：文字型、图片型、视频型、音频型等。在收集医院档案信息当中，首先要保证档案系统有效性、完整性。由于医院每个部门工作中都会生成档案信息，所以要确保数据库规模，对全院职工进行责任分配，每个岗位都肩负着收集档案信息的责任，确保数据收集的完整性。由于医院电子档案容易被他人修改、复制、盗取，所以在档案建立完成之后要设立权限，设置为“只读模式”，只有获取权限的岗位才能够修改。3.做好医院电子档案整理和归档工作。对医院电子档案归档、整理工作提出统一标准，结合相关标准开展档案管理工作，如档案收集质量标准、档案整理质量标准、档案归档要求等等，通过制定相应的工作指标，让档案从立卷到归档都有序进行。同时，档案管理人员还需要不断总结工作经验和方法，对医院电子档案信息进行统一分类、编目。在档案定稿之后，要将档案传输到数据库的指定模块当中，并长期保存。在日常工作中，需要从以下三个方面出发：一是无论归档途径如何，电子信息都要按照相关标准进行统一格式转化、整理，并传输到档案管理部门，确保档案信息的真实性和精准性；二是在档案资源移交过程中，确保医院电子档案的可靠性、安全性、保密性；三是已经归档的档案在无特殊情况下不得更改。4.档案资源的开发与利用。针对档案开发与利用，可以构建医院档案开发平台，对医院电子档案信息进行开发、利用，通过档案管理和应用提升档案效益。医院电子档案管理需要同时满足领导、制度、保管三方面要求，这样更有利于组织医院各部门共同开展档案开发和利用工作，不断分析档案信息效用，结合医院临床医疗、教学、科研工作开展现状，主动提供档案信息，从被动服务朝向主动服务发展。同时，医院电子档案由于传输便利性，因此档案信息利用不应仅限于医院内部，还可以和其他医院进行资源共享，共同提升医院的医疗水平、丰富教学资源、增加科研信息支持，从而提高医院电子档案的利用率，更好地为社会群众服务。
三、医院电子档案信息安全防护措施
电子档案管理范文4
1.1与传统的纸质文档相比，电子商务文档的管理相对复杂，加大了档案管理人员的工作难度
一是由于很多电子档案管理人员的观念落后，思想守旧，接受新事物速度较慢，没有意识到电子商务档案的重要性，还是认为纸质文档才是主要的归档管理对象。二是心存顾虑，担心加重自己的工作负担，从思想上没有主动的去注意电子商务文档的管理。三是目前仍有部门档案管理人员没有熟练掌握计算机操作，不会正常使用计算机，这就影响到电子商务档案的管理，无法解决电子商务档案管理中遇到的问题。
1.2对原始档案属性的影响
档案管理的基本要求就是保证它的原始记录性，主要表现在档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这个基本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速发展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进行输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章依然难度较大，所以很难用签章去鉴别电子商务文档的真假。电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。
1.3对档案学理论的影响
电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原则和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比如：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原则、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息安全技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进行归集和整理等，这些都是档案学理论面对的新的课题。
2电子商务档案管理应采取的对策
2.1采取有效手段，保证电子商务档案的原始记录性
目前，保证电子商务档案原始记录性主要的技术手段有：信息加密技术、签章认定技术、信息识别、身份认证、网络防火墙等等。当然，仅仅依靠企业档案管理人员利用这些技术手段是无法保证电子商务档案的原始记录性的，还必须依赖企业信息技术人员的支持和配合。与此同时，还应尽快建立和完善电子商务档案相关的管理制度，并将电子商务档案管理纳入到企业的办公自动化和信息管理系统，确电子商务档案的及时归档和管理。因为在电子商务文件处理、形成、归档、保管以及利用的各个环节，其信息随时都可能会被修改或者丢失，及时采取了先进的计算机网络保护技术和手段，也必须有完善的电子商务档案管理制度配合。实践证明，只有建立并严格执行科学的电子商务档案管理制度，才能从根本上保证企业电子商务档案的原始记录性。。
2.2提高企业的档案管理人员的业务水平和专业素质
电子商务的飞速发展，产生了大量的电子商务文件，这就要求企业的档案管理必须进行变革，以适应电子商务档案管理工作的要求。企业档案管理人员必须努力提高自己的业务水平和专业素质，学习电子商务档案管理知识，熟练掌握计算机日常操作，这样才能满足电子商务档案管理工作的要求。因此，企业的档案管理部门应当通过各种途径，更新企业档案管理人员的知识体系和知识结构，培养现代企业档案管理人才，以适应现代电子信息时代电子商务档案管理发展的趋势。
2.3建立科学、合理的档案管理体制
一个文件是否生效，其主要标志就是是否具有有效的签章。目前，具有法律凭证效用的文件，都是以纸介形式保存的。因此，企业应将重要的电子商务文档备份存档，这其中的原因在于电子文件容易修改，并且不稳定性。因此，将电子商务文档备份是保证其原始记录真实性的一种有效手段。目前，主要采取的方式是在电子文件转化为档案后，归档保存两套内容相同、载体不同的档案，把纸质文档与电子文档同时归档。档案管理人员在实践操作中，可以在纸质档案的卷内目录备注项标明相应的电子商务档案的编码及存放地址，同时在电子商务档案目录的备注项中注明相应的纸质文件的档号及存放地址。
3结束语
电子档案管理范文5
2016年12月，《国家档案局办公室国家发展和改革委员会办公厅关于确定企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位的通知》确定本钢集团有限公司（以下简称“本钢”）为企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位，ERP系统形成的电子文件归档和电子档案管理被纳入试点范围。试点工作以实现ERP业务系统电子文件归档的全过程管理为目标，主要内容包括：
1.明确归档范围与归档对象。基于本钢数字档案馆项目建设成果，对本钢ERP系统涵盖的所有业务模块、子系统逐一调研，根据本钢实际情况，明确各业务模块和子系统需要归档的对象，并对各归档对象涉及的资源进行归集整理。
2.确定ERP系统采集或生成的元数据属性集。以信息网络时代数字资源长期、安全存储并能满足各种应用为需求目标，确定ERP系统元数据所包含的属性集，确定元数据采集方案及配置维护方案，形成一套相对通用、可复用的规范。
3.研究制定ERP系统采集数据的存储格式。将业务系统中有长期保存利用价值的结构化数据和非结构化数据采集提取到数字档案资源库，脱离原系统软硬件环境，在新环境中确保资源完整性、原始性。试点项目需要研究采集过程中数据格式有可能变异的应对方案，并随软硬件升级、数据格式升级或迁移，形成人机交互的管理操控规范，以保证资源的长期安全保存、长期可读可用。
4.确定ERP系统的归档流程。本钢集团ERP系统自动产生的数字资源数量庞大，且种类格式繁多，传统人工操控的归档流程已无能为力。试点项目需研究两方面内容：一是数据摄取到数字档案资源库的自动控制软件流程，二是人机交互的确认流程。制定相关规范，制定数字档案管理部门的人员配置与工作规定。
二、试点组织
本钢对试点任务非常重视，专门成立了试点项目领导小组，由集团公司主管档案和信息化工作的领导组成。主要负责试点工作组织领导、方案审定和过程中人、财、物审批与协调事项。下设试点工作组，成员分别由档案馆、信息化中心、研发单位有关负责人或专业技术负责人组成。主要负责拟定试点工作方案、研发相关课题、具体实施试点工作任务，按季度向国家档案局汇报工作进展情况。
三、试点实施
一期工程：2011年6月启动；实施范围：开发集成具有“收集、整理、保管、利用”基本功能的数字档案管理系统，开发ERP、OA系统数据归档接口，实现ERP系统（含采购、储运、生产、质量、销售、设备、财务、人资、工程管理等子系统）、OA系统等业务系统电子文件的在线自动归档以及馆室藏档案数据的采集录入，实现企业档案信息资源数字化、网络化利用共享及规范的安全管理。2012年9月27日正式上线运行。二期工程：2013年8月启动；实施范围：档案信息系统异地灾备应用接管建设、B/S架构功能优化、ERP电子文件归档扩展、设备图纸数字化管理试点。2014年11月25日正式上线运行。三期工程：2019年7月启动；实施范围：开发通用归档接口程序，并利用通用接口实现招投标、客服协同系统、电子质量证明书系统数据集成归档；对新OA系统数据接口按照系统调整情况作出配置调整，以完善功能；完善ERP历史归档数据；优化完善档案管理系统功能细节；配合完成统一认证平台统一登录接口配置；协助本钢集团健全完善档案信息系统电子档案管理规范标准，做好国家档案局企业电子文件归档和电子档案管理试点验收相关准备工作。
四、试点问题及解决
1.ERP模板化生成电子文件和元数据推送归档。问题产生原因：ERP系统大多数单据、报表以结构化形式存储，无实体电子文件；各类业务单据通过程序展现，由5业务人员导出归档效率低。技术实现方式：由ERP系统批量模板化生成电子文件和元数据信息，按批次推送归档；归档数据在档案服务器端转换为PDF格式。
2.保证数据读取效率，减少对ERP系统的影响。问题产生原因：ERP数据量庞大，采用常规方法读取工作效率低，而且长时间读取影响ERP系统运行效率。技术实现方式：通过程序连接ERP服务器读取底表信息，数据采集过程无须人为干预；程序运行有日志记录和跟踪监控界面。
3.业务单据、凭证、账簿采用模板化生成，个别报表导出上传。问题产生原因：部分报表业务逻辑复杂，模板化生成难度大。技术实现方式：针对数量较少的报表，利用ERP系统报表导出方式生成电子文件；档案系统提供上传工具，由业务人员上传归档，自动生成元数据。4.电子文件的“四性”检测。问题产生原因：ERP系统归档数据量大，归档电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性不易保证。技术实现方式：每类业务单据模板采用ERP系统中打印样式；用于模板化生成的数据逻辑在原程序基础上实现，并经过ERP系统技术人员梳理和确认，对归档后的数据，组织关键用户开展多轮测试；归档接口程序自动运行，保障数据安全传输；每个电子文件生成唯一MD5码，档案系统可随时读取并校验，确保电子文件不被篡改；电子文件生成、转换、检验、访问全部过程记入日志。
五、试点成果
1.建立了标准归档接口。在技术实现层面，优先完成ERP系统数据归档接口，在此基础上开发完成符合后续业务信息系统归档建设的通用接口，并在三期项目建设中利用该标准接口完成了招投标、客服协同、电子质量证明书等业务系统的数据归档。
2.形成了一套标准规范。本钢ERP系统电子文件归档接口从设计之初就考虑标准化，从不同层面形成了一套标准规范（数据采集规范、数据形成规范、数据存储规范、归档流程规范等）和标准化的管理制度。这些制度与规范是支撑本钢集团电子文件归档与管理规范体系标准化建设的重要内容，有效保障了归档电子文件的“四性”，为其他业务系统电子文件的归档提供了宝贵经验。后续将不断完善电子文件归档与管理全过程的标准规范体系。
3.保护了重要数据资产。本钢各项业务系统已运行多年，不断更新换代，造成大量电子文件沉淀在原系统中没有归档，存在很大风险。通过ERP系统电子文件在线归档试点，实现电子文件及时归档，不仅为业务系统提供了数据备份，而且档案系统自身也建立了备份机制，通过搭建异地灾备系统，实现了电子档案在线和离线双重备份，多重备份机制将电子档案数据丢失的风险降到最低。截至2020年7月底，本钢集团档案管理信息系统共归档ERP、招投标、客服协同、电子质量证明书等信息系统电子文件4552万余件；上传设备图纸、照片、荣誉等数字化成果1.2万余张；导入各类纸质档案目录52万余条；电子文件点击利用32538人次153519件次。
4.建立了符合业务流程特色的服务利用模式。
（1）业务链检索。根据ERP系统各业务环节环环相扣的关联特点，将ERP归档业务单据保持其形成规律，形成了归档电子文件业务链式管理方式，整个业务过程产生的业务单据均可完整追溯，更加符合利用者的使用需求，例如采购业务链、销售业务链。采购业务凭证链检索：订购合同→验收抵库单→业务报支单→付款申请单→记账凭证（应付）。销售业务凭证链：销售订单→发货通知单→装车作业单→质保书→质量鉴定书→异议处理通知单→异议协议书→销账→结算单→记账凭证（应收）。
（2）资源归集检索。考虑到不同来源渠道业务数据可以虚拟聚类的特点，针对ERP系统中采集的设备数据、工程项目数据分别实现资源归集检索。设备分层检索：结合本钢设备编码规则，以本钢设备主数据为基础，建立本钢设备树结构。本钢设备树层次结构为：本钢—厂矿—生产线—区域—设备—设备部件。设备层及以下层次都可以虚拟归集档案资源。工程项目分层检索：结合本钢工程项目编码规则，以工程项目数据为基础，建立本钢工程项目树结构。本钢工程项目树层次结构为：公司别—立项年度—项目类型—项目—项目投资控制分解结构。根据工程项目号实现资源的归集。六、试点效益
1.经济效益。截至2020年9月底，本钢集团档案管理信息系统共归档ERP报表、招投标、客服协同、电子质量证明书电子文件139.7万件，归档短期保管OA电子文件35.9万余件，按一件文档平均一元打印成本计算，可节省175.6万元；此外，档案信息系统归档ERP目录表信息3788.7万余条，按15条折合一页计算共计252.6万页，按每页0.5元打印成本计算（均为检索项目较多的宽幅表单），可节省126.3万元。上述两项，共节省301.9万元文档打印费用。上述文档如归档纸质文件装盒入柜，按一件文档平均10页计算，共归档纸质文件材料2008.6万页（175.6*10+252.6=2008.6），按装入3.5cm档案盒计算，共需档案盒57388个、侧拉式密集柜63组，按每个档案盒4.5元、每组档案柜7000元、每组档案柜占地面积7.5平方米（含过道）测算，共节省装具费用69.9万元（4.5*57388+7000*63=699246），节省库房空间472.5平方米。随着OA系统、ERP系统、招投标系统、客服协同系统、电子质量证明书系统数据量的不断增多和OA系统电子文件单套制归档的实现，上述经济效益将会呈现稳步增长趋势。
2.管理效益。
（1）提高了档案信息传输利用效率。本钢ERP系统是以经济核算为中心的集产、供、销一体化的资源管理系统，数据存储更多考虑业务需要，未来系统为保证有足够的空间支撑业务运行和运行效率，势必会考虑以先进先出原则导出历史数据进入备份服务器或备份磁带库。在此情况下用户如果要查看以前的数据，原系统中已经没有完整信息，如果想要查看全部数据，则需要专业人员对数据进行恢复，周期很难确定。而实现了ERP数据归档后，用户可在数字档案系统中进行查询，快速、便捷，大大提高了档案的利用效率；在ERP系统电子文件归档基础上，招投标、客服协同、电子质量证明书等系统电子文件也接续归档，这些关键业务系统数据为中高级管理人员及风险管控、专项审计等工作提供了比较完备的集成信息，档案查全率、查准率及查询响应速度都大大提高。
（2）推进了档案业务标准化、规范化建设。通过试点工作，不仅极大增强了本钢集团对档案信息资源的集中管控，而且为本钢集团其他业务系统归档的技术实现、接口规范建设提供了指导，推动了档案系统业务建设进一步向标准化、规范化目标迈进。
电子档案管理范文6
档案管理者应顺应时展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，使人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠地保管。
【关键词】
电子文件；档案管理；新挑战
一、电子文件档案的特点及优越性
（一）打破场所限制，拓展服务领域。
电子文件档案可以通过网络快速地分享传递到任何地方，以前的档案开发利用工作，基本只是向本单位领导、同事提供档案资料信息，利用价值没有完全展现出来。而现在档案资料的开发利用，已拓展到其他单位、其他部门，通过电子文件的传输，方便快捷。我校每年开发利用档案400多人次，其中通过网络等借阅参考的档案文件资料占了三分之一，兄弟学校、相关部门都通过网络向我校借阅相关电子档案资料，为他们的创建、验收、评比等活动提供了很大的帮助，由此凸显了电子文件档案的重要性。
（二）开拓利用空间，推进资源共享。
在电子信息化环境下进行档案管理，所有的复制、打印、汇总以及统计和分类等工作都更加便利。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。近年来，我市教育事业发展迅速，档案内容不断丰富，因此利用需求也不断提高。全市教育系统档案员充分利用档案信息网站、QQ群、讨论组、邮件等先进的现代化网络信息形式，推进了档案信息资源共享，让全体档案工作者能及时查询了解档案文件信息和政策，进一步拓宽了档案公共服务的内涵。
（三）降低能源消耗，实现经济环保。
相比于传统纸质文件档案而言，电子文件档案对于能耗的消耗需求更低。例如，我校实行绩效工资改革，制订了《新区小学奖励性绩效工资考核分配方案》，其中包括教职工奖励条例、教学质量奖奖励办法、教师考勤与劳务补贴规定、笔记本电脑使用考核要求、教师学期综合考核办法等相关规定，长达20多页。方案的最后实施首先需要反复听取全体教职工的建议意见并不断修改，学校教职工有90多人，如果每人一份的话，需要大量的纸张，学校通过现代信息网络，传到了每个教职工的电脑里，然后通过电脑网络，听取大家合理的建议和意见，最后顺利完成了绩效工资改革方案的制订并加以实施。电子文件的利用，提高了工作效率，既节省了纸张，又减轻了文档人员的工作负担。
二、电子文件档案管理自身的难题
第一，电子档案在存储过程当中所用到的介质容易受到外部影响，从而造成数据信息丢失。例如磁带和光盘等，虽然他们可以在有限的物理空间内存储非常多的电子档案文件，但是这些文件却容易被覆盖、删除，甚至是发生缺损，可以导致数据丢失。第二，在当前的信息化技术条件下，电子文件档案的安全性还不能完全得到保障。由于一些主观或是客观的因素，都可能导致文件被窃取、销毁或是修改。第三，电子档案的储存和显示都需要一定的格式和软件。但是不同的电脑和使用的版本都会存在一定的差异，而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，使得同一个电子档案在不同的使用终端无法共享，失去可读性。
三、提高电子文件档案管理水平的对策
（一）档案人员要转变思维方式更新观念适应时代的需要。
档案管理工作人员要树立起新的认识，要认清电子文件档案是档案管理工作的必然发展趋势，要建立起新的工作思路与工作模式，摆脱纸质档案管理工作下的种种思想束缚，顺应电子文件档案给档案管理工作带来的转变。
（二）档案人员要重视和加快电子文件管理的技术培养。
一是要重视吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们进行系统化的培训教育，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
（三）档案人员要加强对电子档案的集中统一管理。
电子文件档案的灵活度非常之高，可操控属性也非常之多，它们都对档案的管理有着极大的影响。在电子文件档案管理工作当中，为了确保电子文件档案的一致性、规范性，我们必须要合理控制电子文件档案的各种属性，或根据其属性对其进行科学的组织。例如，电子文件档案应当要根据格式来进行分类存储，与此同时又要具有时间顺序性，不能顾此失彼，这样才有利于查找和利用。还有就是应当要采用固定的文件格式来存储同一类别的档案信息，不能混乱处理，否则会给后期的档案管理与利用工作带来极大的难题。再一个就是要做好对相关硬件的维护工作，完善环境、网络与硬件条件，保障电子文件档案管理工作稳定开展。
（四）档案管理部门要规范电子文件管理和健全检查审核制度。
为了规范、有序、高效地推进电子文件档案管理工作，应当建立、健全专门的管理制度与审核制度，要在一定的规范之下进行各种管理操作。要从各个技术环节出发，提出规范要求，不能盲目地进行档案管理，否则就会使工作陷入混乱。同时要加强对电子文件档案管理工作的监督审核，从而真正确保电子档案文件管理规范化运行。
作者：俞志英 单位：江苏省常熟市虞山镇教卫文体办公室
【参考文献】
电子档案管理范文7
关键词：高校档案；电子档案；利弊分析
信息时代的热潮扑面而来，数字化校园建设工作也有条不紊地开展着。高校在日常的教学管理过程中，形成了大量电子文件，这些文件成为宝贵的教学资源、档案资源，具有较高的利用价值，这些电子文件以磁盘、光盘等化学磁性材料作为存储载体，被称为电子档案。一般而言，电子档案主要包括电子报表、电子文件、电子信息等多种形式。电子档案源自日常教学、管理、科研等活动，这些电子文件内容丰富、形式灵活，不仅能体现出当前学校的教育与科研水平，也能为教学创新与改革提供有力支撑。本文将对高校档案管理中电子档案应用的利弊分析及建议展开探讨。
一、高校档案管理中应用电子档案“利”分析
高校档案管理是一项系统而烦琐的工作。档案资料通常包罗万象，涉及学校育人活动的方方面面。例如，人事管理、科研工作、学生管理、财务结算等均囊括在档案资料当中。在信息化时代，纸质档案管理在管理效率层面的不足逐步凸现出来，而电子档案管理的优越性愈发凸现。具体表现如下。
（一）实现档案资料的高效、快捷、准确的归档
随着自动化办公与管理已经成为发展的主流趋势，高校在日常教育教学、科研活动、学生管理过程中形成了大量电子文件，成为记录校内各个部门的真实活动的“有效记忆”，其信息内容具有较高的保存与利用价值。电子档案管理具有高效、快捷的特征，这种特征体现在多个方面。一是，只需要在检索栏准确输入关键词，短短的一两秒钟之内，用户就能找到自己需要的电子文件；二是，在网络传输技术的支撑下，电子文件的利用率得以提升；三是，电子文件实现了多种类型信息的集成化，除了最起码的文字以外，还包括音频、视频、图片等内容，能使人更加准确、全面地了解问题。总之，与纸质文件相比，电子文件独具优势，高校档案管理也应该紧紧跟随时展步伐，向着标准化、数字化、系统化的方向发展，完整无损地保存这些电子文件。为了达到这一目的，档案管理部门要将电子文件进行汇总，按统一的格式与目录进行整理，将其上传至档案室，但一定要保持电子文件的真实性，不得直接从网上下载，分门别类地整理好之后存入光盘。
（二）减少档案工作人员的精力消耗
档案管理人员在对这些电子文件进行管理的过程中，每接收到一份文件，就应该适时对其进行分类，不仅要标注主题词，还要标明文件号、档案号、分类号。后期用户要查找或使用这些文件，只需要提供主题词、档案号等信息，就能快速找出相应的文件，能帮助档案管理人员卸下沉重的工作负担，降低其劳动强度，使他们能将更多的精力用于提高管理质量上。
（三）促进档案管理工作人员整体素质
伴随着办公自动化的普及，在日常教科研管理过程中，生成了许多电子文件，能为后续工作的开展提供素材与依据，能否保管好这些电子文件，成为档案管理工作的重点所在。电子文件与纸质文件属性不同，管理模式与方法也截然不同，这就向档案管理人员提出了全新的要求，既要牢固掌握档案管理知识，也要适时更新自己的知识体系，不断吸收新的信息技术成果，如，计算机软件的使用技术、设备维护技术等。同时，档案管理是一门综合性学科，却也属于边缘学科，涵盖面广、涉及内容多。在电子档案应用中形成了对档案管理工作人员素质的新要求，即要求档案工作人员具备良好的职业修养，高度的责任心，较强的服务意识，较高的信息素养和信息服务能力，努力为各个部门工作的顺利开展提供服务，切实提高档案管理水平。
二、高校档案管理中应用电子档案“弊”分析
在高校档案管理中运用电子档案的优越性显而易见。但是，在实际运用过程中，也凸显出一些不足。具体体现在如下三个方面。
（一）无法对电子档案的原始性进行准确确定
办公自动化的发展，对学校教育与管理工作产生了革命性影响，各种原始资料、过程性资料都是以电子化的形式存在，文件内容更加丰富、灵活，虽然没有正本与副本的差异，但上传到办公数据平台之后，档案管理人员、各个部门的工作人员都可以查找与使用这些信息，提高了资源利用率。在使用过程中，用户可以围绕自己的工作需要，在系统平台中重新对文件进行分类，难以确定电子档案的原始性。
（二）电子档案的完整性容易受物理因素影响
电子文件的完整性体现在两个方面，一是要确保每一份文件中的数据无缺损，二是各种存在一定联系的文件数量的齐全。然而，电子文件是以磁性物质为载体进行存储的，这种存储介质向环境提出了较高要求，如，温度、湿度、避光、避磁场等，一旦控制不好这些条件，其保存寿命就会缩短。
（三）电子档案存储介质存在损坏风险
电子档案的存储是以数字的形式存在的，但各个部门在日常运营过程中所运用的软件不同，所形成的电子档案格式也存在着一定的差异，对电子档案进行管理，一定要为用户使用提供方便，这就需要运用软硬件平台进行内容还原，转换成用户可以直接阅读的格式，但由于多台电子计算机、不同的应用软件并不兼容，信息转换存在着较大困难，如果无法正常打开文件或不能显示，电子档案就失去了可读性。
三、电子档案在高校档案管理中的运用建议
在对高校档案管理中运用电子档案的利弊展开分析基础上，现对将电子档案运用于高校档案管理提出一些建议。具体如下。
（一）建立规范的操作流程，杜绝操作层面的风险
高校档案工作人员在进行电子档案归档、整理以及管理工作过程中，必须严格按照规范的操作流程进行。因此，高校应开展档案工作人员岗前培训，强化职业道德教育，确保其电子档案管理操作流程的规范性，避免粗线文件损坏或文件丢失等问题。同时，也可以有效地防止因人为原因造成的档案遗失或档案遗漏等问题。
（二）完善高校网络环境建设，确保电子档案管理工作环境的安全性
首先，高校应从硬件和软件层面对电子档案管理系统予以升级，确保其安全性。同时，应当定期对电子档案文件整合和多重备份，避免出现因软硬件损坏而造成的档案信息的丢失。此外，应当完善电子档案管理的安全保障体系建设，包括数字认证、病毒防范等各个方面均应增加权限限制，防止出现人为恶意窃取档案资料。
（三）注重电子档案管理与传统档案管理的紧密结合
高校一方面应当加强提升高校的电子档案管理技术，发挥电子档案管理在管理效率，档案利用等方面的重要作用。另一方面，应当注重电子档案管理与传统档案管理的紧密结合，实现双重保障，确保高校档案管理工作的健康有序进行。
四、结语
电子档案是信息化高速发展的必然产物，以微缩胶片、光盘等为载体对高校各个部门工作过程中产生的资料进行储存，存储密度大、占用空间小，给日后其他用户的使用带来了方便，使传统档案管理工作中的不足得到了有效弥补，减少了档案管理人员的体力劳动，提高了管理效率。种种优势使电子档案成为高校档案管理当中无法回避的问题，因此理应加强对电子档案的研究。
【参考文献】
[1]王晓琴.高校档案管理中电子档案的应用利弊分析[J].兰台内外,2018(4):49-50.
[2]雍莉.高校电子文件档案化管理利弊分析及对策[J].黑龙江档案,2013(5):65.
电子档案管理范文8
关键词：疾控中心档案；电子档案管理；意义；措施
0引言
疾控中心档案对疾控工作的开展十分重要，而如何能提高档案资料的管理及高速有效的利用疾控中心资料，已成为现代档案管理的重要工作[1-2]。随着现代科技的发展，电子信息化已经成为必然趋势，办公无纸化、自动化使档案的收集、存储发生了很大变化，相关资料的查询、借阅、交接、签发和归档等都是通过计算机设备和软件进行[3-4]。电子档案管理是利用计算机数据处理能力、网络传输、硬盘存储等档案管理的各个工作环节连接起来，以提高各工作的有效率和质量，转变工作人员的繁重复杂的传统纸质管理工作模式，提高工作效率，实现疾控档案的及时利用率。
1疾控中心档案管理的现状
1.1管理观念薄弱
疾控中心对疾病的研究都是根据以往疾控档案资料进行分析研究的，疾病档案非常重要，但实际档案管理中存在许多漏洞，主要是疾控档案管理人员对其不重视，管理意识不强，仅认为只要资料存储就行，缺乏相应的管理制度，投入的人力资源不符，长久以来使档案资料管理出现混乱[5]。且大部分档案管理在岗人员缺少专业知识，不熟悉业务技能，且不能灵活运用电子信息技术，无法保障资料归档完整性，也不能和提高工作效率。
1.2档案资料质量不高
传统的档案资料管理大多是纸质资料，其量大、零散、质量不高、不整洁且纸张规格不统一，需要靠大量的人工进行分类整理，直接影响档案的存储、保管和利用。且纸张的耐久性差，时间久远会被腐蚀、湿化、虫啃或霉菌，降低了其保存时限，造成了后期调阅和使用困难。
2疾控中心建立电子档案管理的重要性
2.1疾控档案的重要作用
疾控中心档案在卫生防疫工作各部门中不仅起着纽带作用，还为防疫工作人员的防疫决策、防疫研究和防疫理论提供有效的数据和丰富的经验案例，为领导在制定卫生标准和规则时提供真实可靠的依据[6]。疾控档案中包含各种相关卫生科研课题调查案例、实验分析、数据报告、防治方案、试测观测、典型案例、总结等原始记录资料，都具有真实性和可追溯性[7-8]。为有关卫生防疫、医学技术资源和环境保护等提供了重要依据资料的储备，是技术力量的结晶，当新的科研出现，为其提供准确真实的第一手储备材料，为科研和医学技术提供最大的成功保障。
2.2电子化档案管理建设的意义
电子档案信息化建设的主要意义有三方面：第一，有利于疾病档案资料的保存。疾控工作是社会性且长久性的卫生管理工作，随着时间会增加大量的疾控资料，纸质档案文件尽管再细心地进行保管，还是会随时间的推移而老化变质，时间久远会出现破损、老化和资料缺失等，如再加上频繁的借阅使用会更加缩短其寿命[9]。传统的纸质档案管理尽管能进行人工的整理分类和归档，难免会出现差错，且时间久远，对以往资料的查阅和找寻会非常困难，资料量大占据位置宽，整理也会耗费大量人力资源，降低工作效率。电子档案信息化的介入，可以通过计算机对疾控档案资料进行细致的分类和归档，它将原始档案资料扫描存储在硬盘中，避免录入错误，借阅查询通过网络进行，减少了对原始档案的扰动和流转性，保证了纸质档案的完整性。并可利用成熟的网络共享软件对档案资料进行查询、借阅、传输和查找，大大减少了工作人员的繁重工作，提高了工作效率。第二，档案查询方便开放性强。电子信息的加入和网络的共享，使各部门可以根据权限对档案进行调取查阅，不需要经过档案管理部门申请，直接可以在电脑软件中输入关键字或内容就可以进行快速查阅，甚至可以根据需要打印出来，发挥了信息极大的共享性，提高了查询效率，并减少了档案管理人员的大量工作和时间成本。第三，降低风险和成本。电子档案各个工作环节都是通过计算机网络完成，且能进行远距离传输，不仅节约了纸张，还直接降低了过去对档案复印备份、邮寄、装订等的费用成本。
3利用电子档案管理的主要措施
3.1提高管理观念和人员素质
树立主动的管理观念，让档案管理人员意识到档案管理对疾控的重大作用，加大管理水平和力度，实行有效的管理制度，明确工作流程、方法，对人员的工作进行定期考核；加大人员培训和交流，让其掌握业务技术和全新的信息技术，提高人员的综合素质，使其主动学习新技术新知识。做好档案原始资料的整理和录入，保障档案的原始和完整性。
3.2做好信息反馈
在做好电子档案管理的同时对档案资料的利用率进行统计和反馈，以便出现问题能马上发现问题所在，及时进行解决。首先，工作人员应对疾控档案的调取和查阅做好相关记录，统计分析使用后的成果，并将结果反馈给领导；档案使用人员可以根据使用情况对档案资料管理的不足提出建议，以便档案管理工作人员弥补不足，吸取经验，提高和增强档案的管理，以便更好地保障疾控资料的完整和准确性。再次，档案管理人员应通过电子信息软件对资料进行归纳总结，为每个系类做出关键目录、题目、摘要，方便档案使用者的查询，保证其能第一时间获取所需资料，提高信息利用的时效性。
3.3加大信息化建设
加大档案管理信息化硬件和软件的基础建设，建立信息数据软件，保存有效的资料信息，对重要档案进行备份处理；投入办公自动化，发挥信息传输共享的最大作用，提高档案信息提取和使用率，在第一时间为疫情需要者提供相对准确的信息。
4总结
疾控中心档案所涉及疾控工作资料和过程的汇总、归档和保存，不仅能为领导的决策提供真实依据，为预防疾病措施、卫生监测等提供准确的数据，还能为积累丰富工作经验、宣传学者的论文撰写提供有用的素材，有极大的利用价值[10]。目前我国许多地区的疾控档案资料管理还存在很多问题，缺乏管理观念、人员素质和信息化投入，给疾控预防工作带来了极大影响。所以，必须加强疾控档案资料管理，利用电子档案信息化管理，保证档案资料的原始性和完整性，及时为使用者提供真实准确的技术资料和经验记录信息，促进预防工作的有效完成。
参考文献
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