怎样做好项目计划监管工作

2022-09-21 15:14:40 来源:写作指导

项目策划对项目设计工作具有统领性指导作用,是项目进度管理的主要依据,是项目计划管理的基础,项目设计工作开始时,就应认真做好项目策划工作,编制项目策划文件。编制项目策划文件时应做到以下几点:①全面覆盖项目主要设计工作。策划文件应包括项目设计涉及到的各专业所有主要工作内容,特别是影响设计直线工期的内容,要保证不缺项、不遗漏。否则,必然会影响项目的整体进度。②策划文件进度安排应合理、可行。进度安排应密切结合设计流程,以设计流程为主线,结合流程上各专业设计工作的合理时间进行进度安排,重点保证互提接口时间,同时充分兼顾各专业设计人员的平均生产能力和设计中的不可控因素,综合考虑、统筹安排。在优先保证直线工期上进度安排的同时,适当调整非直线工期的进度安排,以使各专业劳动力输出相对均衡。③特殊专业设计工作进度安排要有一定的弹性。项目设计过程中的不可控因素很多,有些也并非设计单位可以完全控制,如水库工作、环保工作等。因此,在编制策划文件时,对于难以控制的设计内容在进度安排上应保持一定的弹性,尽量避免因进度频繁调整而引起的计划失效问题。水电站设计工作涉及水库、环保、水工、机电等数十个专业,项目经理仅仅依靠个人能力是难以编好项目策划文件的。因此,在编制策划文件时,项目经理应和各专业充分沟通,先行协商确定直线工期上各专业的控制节点,在此基础上,再确定各专业设计工作的进度安排,形成完整的策划文件。编制策划文件可以考虑采用网络图方法,这样不仅专业间逻辑关系清楚,而且进度调整方便。强化专业管理是项目计划管理的核心在平衡矩阵式项目管理模式中,项目经理对项目成员的控制力较专业设计部门要弱,对项目成员收入水平的影响也十分有限,同时在设计环节之后,还有校核、审查两道环节,这些都是项目经理难以控制的。因此,项目经理虽然被赋予了进度管理的职责,但由于设计自身的专业性和平衡矩阵模式下项目经理的非独立性(仍然隶属于某一专业,在行政上缺乏相应的权利),项目管理仍然要依靠专业管理。在平衡矩阵模式下,加强项目管理就应进一步强化专业管理,使专业管理成为项目计划管理的核心。强化专业管理可以从以下几个方面考虑:①加强企业文化建设,提高专业设计人员的工作积极性。企业文化是企业发展强大的隐形驱动力,优秀的企业文化是一种“粘合剂”和“催化剂”,它可以把企业员工紧密的粘合、团结在一起,使员工步调一致,共同为企业的发展壮大不断努力。②提升项目策划文件的权威性、严肃性。项目策划文件是项目计划管理的基础性文件,是企业按照合同要求完成设计工作的保障性文件,企业应通过各种行政手段,提升策划文件权威性和严肃性。同时,要严格控制策划文件的调整,促使各专业设计部门想方设法完成生产任务。③进一步强化专业室管理工作。各专业设计部门要赋予专业室充分的人力资源调动权限,减轻专业室主任的生产科研压力,使其有足够的权限和精力从事专业室管理工作。同时,要提高各级对专业室工作的认可程度,在晋升、收入等方面充分考虑,以吸引优秀的技术管理人才从事专业室管理工作。④完善考核分配体系,制定配套的激励与处罚办法。一是要在院级层面建立完善的项目考核及费用分配体系,在费用分配时不仅考虑完成的工作量,同时考虑工作的完成时间,两者结合,提高专业设计部门调动资源按计划、甚至提前完成生产任务的积极性。二是要督促各专业设计部门建立科学、合理的专业劳动分配定额,将职工的个人收入与完成的设计任务密切结合,促使职工通过多干项目来提高收入水平。

落实项目经理项目管理职责是计划管理的灵魂平衡矩阵式项目管理模式较职能式的最大优点就是有了从事项目管理工作的项目经理,项目的统筹安排和综合协调工作得到了加强,项目管理变得更加的专业化。因此,在平衡矩阵模式下开展项目管理工作,就要充分发挥平衡矩阵模式下项目经理角色的作用,使得项目经理成为项目策划、项目执行和项目管理工作的核心,将落实项目经理项目管理职责当作企业加强计划管理的灵魂来抓。落实项目经理项目管理职责主要应落实以下职责:①落实项目经理的项目策划文件编制职责。计划管理部门在向项目经理下达生产任务的同时,要对策划文件的编制提出时间要求,同时要组织对策划文件编制的全面性、合理性和可行性进行评估。对于编制较差的策划文件,要责成项目经理重新编制,直至合格。同时,计划管理部门也可以策划文件编制范本,指导项目经理编制策划文件;②落实项目经理的进度管理职责。计划管理部门可定期对项目策划文件执行情况进行检查通报,并将检查结果和项目经理工作费用挂钩,将所管项目的执行情况和职务晋升及日后项目经理聘任挂钩,促使项目经理积极履行进度管理职责。落实项目经理一定的技术决策职责。在以专业管理为基础的技术管理体系下,企业应制定各级产品、各级人员技术管理职责规定,赋予项目经理一定的技术决策权限,使其在权限内可以及时、迅速的做出相关技术决策,提高技术决策的时效性。④落实项目经理的费用管理职责。一是要赋予项目经理设计费用的分配权利,使得项目经理在安排生产任务的同时,可以向有关专业生产部门明确费用,做到任务和费用同时下达,调动专业生产部门执行项目经理决策的积极性。二是要赋予项目经理设计费用的统筹规划职责,使其在安排设计工作时必须综合考虑设计费用的开支情况,保证合同任务的执行情况和生产费用的支出情况基本协调,避免生产费用不足的问题。⑤落实项目经理的业主管理职责。在项目计划管理工作中,难免会出现业主要求和实际工作出现偏差的情况,此时要通过项目经理及时的向业主说明情况,同时将业主的相关合理要求通过项目经理贯穿到设计工作中,在提高设计工作质量的同时,提高业主对项目的满意度,有效弥补由经营部门单一进行业主管理的不足。发挥计划管理部门的监督协调作用是计划管理的重要补充“权利失去监督容易滋生懒惰”,计划管理部门对项目策划的执行情况进行监督,不仅有利于项目经理自觉组织实施项目生产工作,而且,监督过程中计划管理部门可以主动的了解项目进展情况及存在问题,协助项目经理实施项目管理工作,促进项目生产任务的按计划完成。在平衡矩阵模式下,项目经理的“权力”较弱,对各专业设计部门的约束力也不强,缺少计划管理部门的监督与协调,项目经理将会面临设计任务难以妥善安排、专业接口得到不及时落实、协调工作难以见到实效、各专业工作积极性差等问题,影响项目设计工作的正常开展。因此,发挥计划管理部门的监督与协调作用,借助其行政上的约束力量,将会对项目经理项目管理工作起到重要的补充作用。计划管理部门的监督协调重点应从以下几个方面考虑:①实施项目管理信息化建设,建立项目计划管理动态跟踪系统。#p#分页标题#e#

目前,设计单位都存在着项目多、计划管理部门人员少的普遍问题,1名计划管理人员往往负责着10多个项目的计划管理工作,依靠传统的管理手段,计划管理人员很难高效地掌握诸多项目的生产进度。因此,借助信息技术带来的多项目管理优势,开发符合企业管理体系的计划管理动态跟踪系统,将极大的提高计划管理人员的工作效率,有利于计划管理部门开展多项目精细化管理工作。②计划管理部门的监督协调要紧紧依靠项目经理。项目讲理是项目生产组织实施工作的责任主体,它对项目策划文件最为熟悉,对各专业工作也较为清楚,项目生产过程中初期监督协调工作应由项目经理负责。当项目经理协调工作难以开展,或者难以奏效时,再由计划管理部门进行协调,这样可以把有限的管理资源充分利用。③计划管理部门的监督协调要以解决问题为最终目的。在“金字塔”式企业权利等级制度下,每级或每个人对资源的调动能力是不一样的,因此,当某级的监督协调工作难以发挥作用时,要善于利用高一级人员的管理权利来促使监督协调工作的实施,最终要以解决生产问题为最终目的。④计划管理部门在计划管控方面应重点突出,紧抓直线工期上控制性节点。企业中的项目有大有小,进度要求有急有缓,因此计划管理部门在计划管控方面应综合权衡,对于重点、难点项目应重点管控,在全院范围内筹措资源,实施“精细化”管理工作,切实提高重点、难点项目的进度保障支持力度。同时,在某一项目的进度管理工作中,要以直线工期上控制性节点为重点,以设计接口为突破口,以理顺各专业设计输入目的,做好单个项目的进度管控工作。⑤要培养一批具有较强专业技术基础和协调管理能力的计划管理人员。计划管理人员的专业技术基础和协调管理能力直接影响问题协调的效果,对于水电站勘测设计管理这样涉及多专业、多领域工作,任何个人在起初工作时都是难以完全胜任的。因此,企业要不断创造条件,通过参加各类设计联络会、技术协调会、技术评审会和培训等方式,不断提升企业计划管理人员的技术知识和管理能力,为其更好的开展计划管理工作奠定基础、创造条件。

做好项目策划工作,编制全面、合理、可行的策划文件是项目计划管理工作的基础。在平衡矩阵式项目管理模式下,进一步强化专业管理的核心地位,有利于发挥专业室管理职能,有利于发挥专业管理的规模经济效益。落实项目经理的项目策划职责、项目进度管理职责、一定的项目质量管理职责和项目费用管理职责,可以提高项目经理的“权威”,提高专业生产部门执行项目经理决策的自觉性,从而更好地发挥平衡矩阵式项目管理模式下项目经理角色的作用。针对项目经理职权弱这一平衡矩阵式项目管理模式固有的缺点,计划管理部门应加强对项目经理实施职责权限的支持保障工作,加大对项目经理反映的生产问题的监督协调力度,在逐步落实、提高项目经理项目管理职权的同时,弥补项目经理项目管理工作的不足,两者相得益彰,共同作用,促使项目设计工作顺利进行。认真做好项目策划工作、强化专业室管理作用、全面落实项目经理各项管理职责、充分发挥计划管理部门的监督协调作用是平衡矩阵模式下促使项目设计工作顺利开展的四大要素。在该模式下开展计划管理工作,就是要尽力使这四大因素协同作用,以充分发挥企业各种资源的合力,最终实现企业计划管理工作的目的。

作者:陈军强 单位:中国水电顾问集团西北勘测设计研究院