职务说明书范文1
许多企业都在慨叹人才难求。实际上以笔者的亲身工作体验，在很多企业，即使基层员工的招聘，也存在诸多的问题。只不过因为基层员工的招聘并不像高级人员的招聘那样有着较大的影响，所以问题往往被忽略或掩盖起来。
职务说明书淹没了“靶心”
笔者曾经在大连一家知名民企主持过一段时间的工作。其时，因为工作需要，公司委托进口了一辆VOLVO（富豪）轿车与一辆日本三菱吉普，面向社会招聘司机。公司作为大连十佳企业之一，总部设立于当时大连顶尖级的写字楼平安大厦。所以在《大连日报》招聘广告的当天，就收到了近百份的应聘申请。在处理这些申请的过程中，发生了一件有趣的事情。
有一位老太太亲自赶来了办公室，找到了当时负责司机招聘的人员，向她推荐自己的儿子，恰巧当时我也在现场。老人家浓浓爱子之情溢于言表，除了称赞她儿子的驾驶技术外，还不时重复她儿子是如何英俊潇洒，走在路上都有极高的回头率。我们看了照片，小伙确实是典型的北方生猛俊男。在礼貌客气地送走了老人家后，我对负责招聘的人员讲：可以将小伙从面试候选人中排除了。
看到她们大惑不解的神情，我问：作为司机，最为重要的要求是什么？她们重复了一些公司所做的司机岗位描述的话。正确，然而却没点中要害。
我解释为，作为司机，最为重要的就是保证绝对的行车安全。所以对于应聘人员来讲，任何影响到安全的因素都可以成为不予考虑录用的理由。富豪（VOLVO）之所以傲立于世界名车之林，其鲜明个性就是强调安全，它认为没有安全，豪华只是多余的奢侈。可以毫不夸张地讲，富豪车细到每一个零部件，都从安全的角度考虑，它体现了北欧（瑞典）人的严谨与细致。这也是我在海外工作的切身感受。
那么，英俊潇洒与安全有没有必然的联系？好像有，又好像无。你可以找出众多的理由来讲英俊潇洒对安全的潜在威胁，然而你也可以找出同样多的理由来反驳英俊对安全的直接影响。实际上，在我们的招聘以及日常工作过程中，这种好像是模棱两可的模糊认识是大量出现的。我们不能不承认，即使有再完美的制度与体系保障，很多工作还是必须依赖于我们的主观判断，而我们的管理需要的是解决方案而不是无穷无了的思辨。要尽可能地减少主观，一个高明的管理者就要善于抓住问题的要害关键。
只要存在对安全影响的可能性这就足够了；这个小伙的年龄也偏小，缺乏驾驶豪华轿车经验。因为我们有太多的候选者可供挑选，我们必须对每一位应聘者（不管录用与否）都给予负责任的答复，效率是必须考虑的。
所以，这就是选择。
这里需要说明的是，职务说明书（岗位描述）以及据此制订的岗位资质要求往往淹没了问题的关键点，就像看到了靶面却找不着靶心，它极易使沉迷于事务性工作的人员（包括相当部分的管理者）陷入实际上的不知所从的境地。
比如总裁秘书的第一要素是什么？保持中立！她应该有工作上的激情，然而在事务的判断与处理上应趋于理性。由于中立要素，在总裁秘书的招聘上除了考虑正常的仪容气质与学识等要求外，实际上还隐含了这一条件：年龄应该偏大（一般应在28岁以上），已为人母，夫妻家庭和睦。这一条件成为筛选面试候选人的重要因素。至于原因，大家可以从不同的角度理解、考虑。
以色列士兵在机场营救被劫持人质时全力奔跑，而不是弯腰以减少受弹面，在这里速度成为第一关键。正是因为不同的目标导向决定了问题着眼的关键点。大家也就似乎可以理解为什么许多世界知名公司在招聘中有许多奇特的套路，许多非常出色的人落选往往还不知道出于什么缘故。实际上，许多公司根据自己的经营管理特点有着完全不同于常规的思路。
譬如，微软宁可找一些未受训练但非常聪明的年轻人，而不刻意要求经验丰富，是因其“智力带宽”的标准。美国西南航空公司要求应聘者面试时必须换下那些保守的装束，并告知应聘者汗衫和短裤随时可以在公司商店买到。“我不希望自己的雇员死气沉沉。”公司总裁凯勒尔说，“如果有谁不愿意轻松活泼，他可以去别的公司工作。”西南航空不仅是具有幽默感，它实际上反映的是一种经营管理的思路。
“冰山下”的胜任要素
我们要选的是胜任的员工，聪明的员工和胜任的员工关键的区别就在于他们的行为模式不一样，而这种行为模式不仅仅和知识、能力有关，更和意志品质、个性心理和个性倾向等要素直接相关。
一个人的整个的心理状况、素质状况像一座冰山，水上的东西小、水下的东西大，水上显露的部分是行为、技能、知识、经验，这些都是可以直接观察到的。但是水下的东西，包括态度、角色、自我概念、个性、动机等因素，就看不见了，要通过测试的方法来了解。
事实上，通常的职务说明书提供的只是冰山上的素质，但冰山下的部分则不容易辨别出来。于是选人的一种新思路是要看胜任要素，即考察一个人下意识的行为模式，这是由于长期的态度和技能的训练所形成的，不容易伪装，也更接近真实。
武侠小说里说契丹人天生都是武士。为什么契丹人天生都是武士呢？有一个很说明问题的细节，大宋和契丹开战的时候，看到水源，两军喝水的方法完全不同。宋兵把枪往地上一扔，趴下来像青蛙似的咕嘟咕嘟喝；契丹武士则是把枪握在右手，半蹲着用左手撩水往嘴里喝。这个姿势可以保证一旦有敌人来攻击，视野开阔可以第一时间发现，并且能在最短时间内站起来迎敌，如果用宋兵的方式喝，敌人一旦突然袭，就会兵败如山倒。尽管不是每次喝水都会遇到敌人，但是每次都做好迎敌的准备，天天准备着，行为模式被习惯化了，这就是胜任的要素。
上个世纪70年代，由于冷战等因素,美国在国际上的地位和声望出现下降，美国政府请管理学家麦克利兰出面，帮助政府选拔一批优秀的外交官帮助美国改善国际形象。麦克利兰带领着自己的研究小组开发了一种方法，叫做行为事件访谈法，比如要研究某人对人际冲突的处理能力，就要对他过去行为当中一些关键点进行访谈，你跟人吵架过没有？什么样的人？为什么吵架？吵架的过程是怎样的？结果怎样？你怎么评价你的吵架？通过关键访谈，看一看被访者在冲突过程中表现出的原则性、灵活性、情绪的控制、目标的导向、战略的导向等等。这就是胜任素质测试最早的源头。事实证明，使用胜任要素选拔的方法为美国政府选出的外交官都出色地完成了使命。
在我们生活的这个世界上，有的人取得了巨大的成就，也有的人碌碌无为，他们的区别到底在哪里呢？传统的观点一般都是聪明决定了一个人的成就水平。1916年，斯坦福大学的心理学家从25万儿童当中抽选了1528人，857个男童，671个女童，对这些儿童的成长进行了长达半个世纪的追踪。
实验结果是这1528个孩子当中，最聪明的20%并不是最成功的。实际上，往往特别聪明的孩子反而不会成功，真正成功的人不是智力上超常，而是在人格、意志品质上超常。真正支撑一个人成功的是进取心、自信和坚韧不拔。
所以，也可以说胜任要素就是融合了这些心理素质的稳定的行为倾向。
设计胜任特征选拔
胜任要素在行为上的表现就是胜任特征。我们在选拔的时候，只要定位准了胜任要素，然后依照这个要素，去考察候选者的行为特征的符合性就可以了。
胜任特征的选拔可以分为四步:
一是定位目标岗位的核心胜任要素；
二是描述胜任要素在一个人身上表现出的典型行为；
三是选择一些比较容易测量的典型行为作为测试内容；
四是根据确定下来的内容组织测试，以被测试对象的行为与典型行为的偏离程度来定优劣。
例如，我设计过一个利用细节观察来招聘客户服务部经理的方案。首先，可以这样概括，优秀客服人员的基本任务是让客户满意，所以其核心要素可以表达为一句话：“对人的需求和心理状态的敏感性”。而一个一般管理者的基本任务是通过别人完成任务，所以管理者的胜任要素也可以简化为一句话：“秩序感和角色意识”。有了这两句话，我们就可以得到招聘一名优秀服务管理者的核心所在。
面试的时候，设计了一个通过倒水的细节来观察候选者的敏感性、角色意识和秩序感的环节。道具是一张桌子，桌子上放一个水杯，我坐在桌子后边，对面是面试者的座位，暖壶放在他凳子的侧后。
开场白之后，我拿起水杯，一饮而尽，把杯子一顿，说：“好热的天呀！”说完了再观察被试者。基本上有三种反应：第一种，被试者看我喝完水了，马上站起来说，老师，来我给你倒水。这种人对别人的需求状态都比较敏感；第二种，看我评论天气，就笑呵呵地附和说，今天的天真是挺热的，然后瞅着你，等待开始。这样的人就属于不敏感；还有第三种，这种人站起来并不先去倒水，而是首先会问一句，老师要不要我给你倒点儿水呀？这样的人首先比较敏感，其次能把握自己的角色，在做事情之前先征求主导者的意见。第一种直接倒水的人是很出色的服务人员，第三种询问一下再倒水的人，不但有敏感性，还有角色意识，都可以做服务管理岗位工作。
在管理岗位上，大致存在两类管理者：一类是事务型的执行者，一类是风险型的决策者。一般来说，中层干部都属于前者，而企业老板则属于后者。前者的行为特征强调的是计划性、秩序感和角色意识。而后者则有一些新的行为特征要求。这些行为胜任特征可以从一个很有典型性的人物身上看到，这个榜样就是猪八戒。猪八戒身上有三大优点：
第一，猪八戒最喜欢的人是谁？地球人都知道――嫦娥！一头猪，能够不怕世俗偏见不怕冷嘲热讽勇敢地喜欢嫦娥，这是什么精神，这是对理想的执着。
第二，猪八戒职业道路上一旦出了问题，他要回哪里？不是去找嫦娥，是回高老庄。理想决定未来，但是理想不能帮人渡过眼前的难关，所以还要有一个退路，一旦事业上出问题了，可以退回去积攒体力医治创伤以备东山再起。这叫务实的底线。没有了务实的底线，理想越远大越会流于空想和妄想。人生有广寒宫容易，有自己的高老庄难啊。
职务说明书范文2
二、宣传贯彻落实国家有关财经政策、法规，组织制订企业财务管理和会计核算实施细则;及时研究国家的各项政策对企业经营过程中产生的影响
三、组织领导集团财务部门开展财务管理和会计核算，协调企业各职能部门的关系，保证财务部门正常的工作秩序;
四、组织制定集团年度财务预算和财务成本计划，并负责组织实施和考核;
五、审核集团重要财务事项，对发生的重大违纪事项负有直接责任：
1.审核集团月、季、年度各类会计报表和财务报告，并对报表和报告的正确性负责;
2.负责集团各类资产盘盈、盘亏及损失的审批，并负责组织查明责任;
3.负责各类资产的转移和租赁的审核;
4.确定集团产品价格的定价原则，签发企业内部结算价格，审核业务合作合同;
5.正确计算集团成本费用，并对成本费用变动情况查明原因。
六、参与集团经营决策和项目投资决策，对项目效益可行性提出主导意见，并承担相应决策责任;
七、负责集团筹资活动，权衡筹资成本，掌握企业资产负债结构，发现问题负责向企业负责人提出解决意见;
八、组织领导集团会计电算化工作，并做好与有关部门的协调工作;
九、搞好集团各级财会人员的岗位技术培训工作，不断提高财会队伍业务素质。;
十、定期将财务系统出现的重大事项或异常财会信息及时汇报公司管理层，必要时上报董事会。
十一、检查核算、分析、监督企业重大经营管理决策的执行情况;
十二、检查监督公司的财务传递程序，财务处理程序，财务管理模式的合规性。
十三、分析、监督各种财务考核指标的准确性及完整性，定期将考核结果报公司管理层。
十四、检查监督资金管理，合理核算各项资金定额，定期进行资金预测、分析，积极融资，搞好综合平衡。
十五、检查监督财政、税务、金融政策的执行情况，使企业财务工作向正规化方向发展。
职务说明书范文3
一、职责界定不明确，任务交叉没有理顺
我国企业目前普遍存在着岗位职责不清、任务指派随意性较大、能者多劳、出现问题互相推诿等管理混乱的现象，因此，岗位说明书不应是简单的对目前岗位工作任务的要求和描述，而应该通过岗位说明书的撰写达到明确各岗位的职责权限，规范工作流程，实现科学管理的目的。在编制岗位说明书之前，必须进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级的关系、任职资格等因素。在实际操作中，可灵活选择用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法进行。
在界定岗位职责时，首先应编写部门职责。岗位的职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础，因此，界定岗位职责的第一步界定部门的职责。界定部门职责时，可根据部门的工作任务进行分析，规范各项任务的工作流程，找出部门之间交叉的工作，明确各部门的职责权限。工作流程图可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各岗位之间的工作衔接关系。当出现职责交叉现象时，应具体问题具体分析，而不是简单“一刀切”。
其次，将部门职责分解到部门的各个岗位，明确各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求，应将部门的工作任务合理分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对于多个岗位承担某一共同任务时，应用规范的语言明晰地确定各岗位在此项工作中要承担的责任。如某公司的财务部门的职责包括以下要项：会计核算、资金管理、预算管理、成本管理、财务分析。
二、描述不规范，用语不准确
岗位职责的描述应能准确、清晰、真实的界定岗位承担的责任、所具有的权限和岗位工作必须达到的目标、规范性责利关系。可是很多企业的岗位说明书没有注意到描述用语的选择，笼统地使用“负责、管理”等词语，导致岗位职责的描述流于一般化、普遍化，出现“千岗一面”现象，或者使岗位职责描述过小或者过大，根据岗位说明书的描述方式和用语显得尤为重要。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”，动词的选择可参照表1，宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作的完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如人力资源部部长负责人力资源战略工作可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支撑”。
三、宣传不到位，员工不理解
岗位说明书涉及到对各岗位的描述与规范，目的是使员工明确了解自己的工作责任、本岗位在企业的作用以及企业的要求，因此，在编制过程中必须得到全体员工的支持和参与。可惜很多部门主管都像在应付作业一样草草完成，没有借此机会与员工进行充分的交流，甚至在做完岗位说明书之后，员工也不知道岗位说明书的作用，有些员工还认为岗位说明书是对他们工作的限制，出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成可有可无的摆设。
此外，对任职资格的界定，会使一部分员工感到恐慌或者失望。在国有企业中若是按照行业通行的标准对岗位任职资格进行界定，很多老员工的学历或者技能达不到企业要求，他们就会认为岗位说明书是人力资源部给他们设置的障碍，担心未来的职业发展。而另一种情况是企业为了培养和锻炼人才，往往会将一些重点培养对象放在基层工作一段时间，这些人才的素质和技能都会远高于岗位的要求，他们的心理就会失衡，若是不及时引导，将会导致优秀人才的流失，给企业造成重大损失。因此，企业在编写岗位说明书时，应由各部门的主管负责，人力资源为其提供格式和方法，并予以及时的指导和审核。而且应做好充分的准备工作，给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义。对现行人员配置达不到或者远超出企业要求现象，企业应向员工解释其原因，打消他们的思想疑虑，保证企业的稳定发展。
四、定位不明晰，高层不认同
HR经理在编写岗位说明书时，如果原有的岗位职责界定不清，那么就要对原有的岗位职责进行一次大盘点，编写的工作量将会很大。这时人力资源管理就面临着两种选择：对现状的描述和对未来的描述，即岗位职责“是什么”和“应是什么”的问题。若编写岗位说明书是解决岗位职责“应是什么”，则在界定岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整，这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动，可能招致员工的抵制和反对。
因此，在编写之前，HR经理应和相关的高层领导进行讨论，认清规范岗位职责的意义，明确岗位说明书的定位，并取得领导对职责变革的理解和支持。在岗位说明书实施过程中高层领导应率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理。
五、管理不及时
职务说明书范文4
[关键词] 秘书；定义；辨析
在我国，把秘书学作为一门独立的学科来进行研究始于20世纪80年代，虽已取得了很大成就，但研究横向联系不够，理论上很难取得共识，至今关于秘书学中一些基本、重要的概念和理论都存在着诸多争议，没有一个统一定论，本文所述关于“秘书”定义即是如此。而随着日新月异的时展，有的秘书学著作中所述内容有陈旧过时之失。本文试从“秘书”在古汉语中的定义、“秘书”在现代汉语中的定义、国外对“秘书”概念的界定及“秘书”特有属性的辨析四方面来探析最恰当最符合当今社会实际的秘书概念。
一、“秘书”在古汉语中的定义
“秘书”的概念在我国最早出现在汉代。班固所著《汉书·刘向传》中记载道：“诏向校中五经秘书”。这里的“秘书”不是指人，也不是指职务，而是指物，意为“图书密文”。我们都知道秦始皇焚书坑儒，焚书造成大量图书的毁灭，也使得之后的汉代社会上的文献变得极为稀少珍贵。到了西汉初年，统治者为政治需要，广泛搜集社会上遗存的档案图书文献，集中于宫中秘藏，故称“秘书”。可以理解为因稀有珍贵而小心保存的书籍。这就是古汉语中“秘书”的第一种含义。秘书一词在古汉语还有一种含义，即谶纬图录之书，也就是迷信的人用来预卜凶吉、对未来做出某种预测的书籍。一般也是宫廷藏书。据《后汉书·郑玄传》记载，郑玄给其儿子的《戒子书》中，说他年轻时代在皇宫里曾经“粗览传记，时睹秘书纬术之奥”，这里的“秘书”便是谶纬图录之书。
因此，根据我国古代文献的记载，“秘书”一词最初不是指人，而是指“具有秘密性质或神秘色彩的图书”。而当秘书开始指代人员，有官职的意思是带后缀的。也就是说在秘书之后加监、郎、丞、令等后缀，才不是指书，而是具有官职的含义。
二、“秘书”在现代汉语中的定义
20世纪初孙中山在日本主持同盟会工作期间选用宋蔼龄、宋庆龄为自己掌管文书及其他日常事务时，称她们为秘书，此后，秘书成现代汉语常用词。“秘书”在现代汉语中已不再指“事物”（书籍档案），而是指称“某一类人”。
在《现代汉语词典》中，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”；《辞海》中，秘书是“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员”。这两本词典中对秘书一词的解释，再次说明了“秘书”在现代汉语中已经不再指称事物（书籍档案），而是指称某一类人。值得注意的是，这两本词典都把“掌管文书”作为秘书的必备条件，然而在已进入21世纪的当今社会，行业秘书的门类越来越多，各行各业内秘书工作本身也在不断分化，秘书工作本身的分工将越来越细密，许多秘书并不一定掌管文书，如负责总务、后勤等工作的事务秘书或负责在生活上给领导提供服务和帮助的生活秘书。所以这两本词典对于秘书这个概念都有“定义过窄”的缺陷。
而在秘书学界，虽然“秘书”是秘书学科中一个最基本、最重要的概念，但是自秘书学产生以来，对这个词的定义就存在诸多争议。有人统计过，秘书学界对“秘书”的定义多达100种以上。有“职务”说，“职位”说，“职称”说、“职业”说、“人员”说等方面。各个学说中都有一些专家定义一些虽略有不同但极相类似的概念。例如在“人员”说中：
“翁世荣认为：秘书是‘辅助领导层或个人实施管理和处理日常事物的人员’；董继超认为：‘所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员’；杨永清认为：‘秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员’……”这表明“秘书”一词尚未在学术界达成概念上的一致，仍具较大的争议，而这争议，这定义的不规范无可避免地带来一些问题。仔细辨析这几种主要学说，我们可以认识到：
“职业”说从长远看有道理。在西方发达国家，秘书早已成为一种与教师、医生、律师等同的职业名称，许多人愿意终身以秘书为业。
而我国秘书正在向职业化转变，但尚未完成，大多数公众还未接受“干一辈子秘书”的观念。尤其是在党政机关工作的男秘书，往往只是把秘书作为自己职业生涯的一块跳板。
“职务”说或“职位”说，主要是指在党政机关、政府部门里，由领导或组织人事部门正式下文件任命的秘书职务（有的在括号注“正科级”“副处级”之类说明），这在广大秘书群体中只是一小部分，大多数秘书都没正式秘书头衔，但一般人都把秘书部门的工作人员统称为“秘书”。
“参谋”说重在强调秘书部门的参谋作用。这虽然没错，但不能要求秘书部门每个工作人员都当领导的参谋。参谋是高层次智力活动，少数高级秘书人员才能胜任的职责。
关于“助手”说，其实助手是个相对概念，不能指代确定的对象。医院中住院医生是主治医生的助手，手工艺劳动中徒弟是师傅的助手，在机关中副职领导是主要领导的助手，被人看作“最得力的助手”，但他不是秘书。所以，将秘书归类于本身没确定外延的“助手”太宽泛。
还有“（工作）人员”说。“人员”说可较恰当涵盖所有秘书。秘书自古以来就是典型的脑力劳动者。我国古代最早的秘书官职叫做“史官”，据传汉字的发明人仓颉就是黄帝的史官。夏商西周时代史官是统治阶级中文化水平最高的人。现代秘书必须具备较高层次的学历和良好的文化修养。所以秘书应归类于“以脑力劳动为主的工作人员”。
而在1998年5月国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》对秘书就采用了显然属于“人员说”的定义，认为秘书是：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及其实施提供服务的人员。这个定义，其实是针对“公务秘书”而言。“办公室”、“程序性工作”、“政务”这些词一般多应用于公务秘书，对于如今市场经济下越来越多的民间秘书特别是私人秘书不很适用，对企业秘书来说也是不适当的。
三、国外对“秘书”概念的界定
西方秘书一词源于拉丁文“secretaries”,原意为“可靠的职员”。英文秘书“secretary”,即是秘密“secret”加上后缀“ary”。表明了秘书工作中保密的重要性。国际职业秘书协会（英文全称：international association of administrative professionals,英文简称iaap）认为，秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。这一对秘书的阐述广泛应用于欧美发达国家，具有较强的市场色彩。日本学者认为，秘书是帮助与处理各种事务的工作人员，即秘书是全能运动员。这突出表明秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，赋予性强，很难明确予以界定。
以上国外对“秘书”的定义主要集中在以下两大方面：
第一：由于市场经济实体的需要，秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称，这一特点在欧美各国中表现得尤为突出。第二：秘书主要是为领导服务的人员。这是各国对秘书进行界定时的一大共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书活动的产生与秘书的诞生。
四、“秘书人员”特有属性的辨析
由前论述分析可知，我国现阶段秘书定义采用“人员”说比起其他学说诸如“职务”说、“职业”说、“助手”说更为适当。而秘书人员与其他工作人员相比，还有其特有属性：
其一，服务对象的特殊性。秘书的服务对象就是领导，秘书直接为领导服务。这里的领导是广义概念，雇主、上司、老板、主管都是领导的范畴。而社会其他工作人员的服务对象往往并不只是一类。秘书所有庞杂琐碎的工作都是为领导活动提供直接或间接的服务。可以说没有领导就没有秘书。秘书天生为领导而生，秘书工作的起源就是由于领导需要有人辅助他工作。因此秘书的服务对象就是领导，是秘书区别于其他工作人员最显著的特征。
其二，工作内容的特殊性。辅是秘书工作固有的、最主要的性质。领导的主要工作就是决策和宏观管理，而秘书的主要工作就是辅助领导决策和宏观管理，就是在领导的决策和管理中给领导当助手、参谋、提供辅助。没有领导的决策、管理活动，也就不需要秘书工作。秘书没有独立于领导工作需要以外的工作任务。辅要求秘书正确认识自己和领导的关系、要求秘书在工作中不能越权行事、要求秘书具有“通才”、“杂家”式的知识结构、要求秘书信守忠诚、保密的职业道德……因此，辅是秘书人员区别于其他工作人员的最明显的特征。
纵上所述，符合我国现阶段实际的“秘书”概念可采用秘书学界的“人员”说，《现代汉语词典》和《辞海》中关于秘书定义中的“掌管文书”已不是秘书概念的必备条件，而秘书人员的特有属性就是服务对象是领导与秘书工作中最重要的性质辅。
因此，“秘书”可简洁定义为：辅助领导管理和决策的人员。
[参考文献]
职务说明书范文5
一、国外的定义
1．西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：ProfessionalSecretariesInternational）是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书所下的定义是："具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。
2．原苏联的定义。认为："秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅、事务性和信息性的服务。"这主要指机关秘书，因为私人秘书不是主体，它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近我国的情况。
3．日本的定义。日本学者认为秘书是"帮助与处理各种事务的工作人员"；还有通俗的说法："秘书是全能运动员"。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，"赋予性"强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的"直接性"。日本社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。
以上国外定义的共性：（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务的人员。不管要求与权限有何不同，前一点与我国的现状是有差异的，在我国秘书主要地还是一种职务名称，而没有完全社会职业化；后一点则是古今中外秘书的共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。
二、我国对秘书定义的各种说法
我国自80年代以来，对秘书的定义进行了探讨，并有所进展，各家界说多种多样：
1．1979年《辞海》秘书词条写道：秘书是"职务的名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。"
2．1982年毛含德教授在《秘书学概论》（内部版）中说："秘书是一种职务的名称……是在国家政权单位、事业和企业单位中，协助领导综合情况，研究方针政策，密切各方面的关系，办理文书、档案、人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称。"提出了研究政策问题是正确的，但"职称"只是一种设想。
3．1983年张金安、常崇宜在《秘书学概论》中认为："秘书是一种职务、也应当是一种职称"，"是领导的耳目、助手和参谋。"当时"信息"一词尚未流行，"耳目"实际上指这个意思；另外这是第一次明确提出了"参谋"问题。但"职称"之说是不确的。
4．1986年张家仪在《秘书》杂志上撰文认为："秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。"并认为"秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也就是服务性的，所以秘书决不是一种职务而是一种职业。"
上述秘书的"近身"特点（即"身处领导机构"）是1985年底李欣在武汉提出的；辅是上海楼宇生强调的秘书的本质属性；社会职业化是常崇宜1983年在《秘书学概论》中提出的。张家仪概括较好，反映了秘书学研究的深度。但"附着个人"的提法不准确，讲"秘书决不是一种职务"也嫌绝对化。
5．1987年常崇宜在《现代秘书工作》一书中认为，"秘书是一种职务名称，也是一种社会职业。是领导机关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同，但都是通过辅助领导，直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务的。"
这是试图对公务与私人秘书、各行业、层次、工种秘书作出的广义定义，其中的"特定领导人员"包括了私人秘书的领导者，正由于是广义，文字概括不精练。
6．1987年刘祖遂、王守福在《通用秘书学》中认为："秘书是社会职务的名称之一，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助的公务人员。"这里明确指出"公务人员"，是一种狭义的定义。
7．1989年董继超在《公务秘书学》中认为；"所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。"这里用了"所谓"二字，并沿用了论述秘书活动方式的办法，以及强调了"事务"而未提"参谋"，反映了定义的难度。
此外，笔者所见到的我国秘书界著名学者李欣、王千弓、翁世荣等在他们的论著中，都没有直接探讨定义问题。1990年袁维园主编的《秘书学》也只讲到秘书"是广泛的社会职业之一"，是"一种行政职务"。
归纳起来，各家说法中涉及的有四个问题：（l）我国秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，或者二者兼有？（2）我国秘书的主要职能作用是助手，还是参谋，或者二者兼有，又如何准确表达？（3）对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、局、保密局、档案局等与办公厅室独立平行的机构、甚至业务科室中从事秘书工作的人员？（4）私人秘书的情况很不相同，但数量正在扩大，要不要包括进去？
三、初步的结论
l．广义秘书的概念；"秘书是领导人的事务与信息助手。"这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。
职务说明书范文6
论文关键词：图书馆管理 职业化管理 职业化建设
近来，通过实施人性化管理以激发图书馆职工的工作主动性和创造性的讨论升温很快，这是图书馆管理模式创新的重要成果。但稍一细想，便可发现人性化管理模式是以解决图书馆领导层与普通职工间矛盾关系，实现馆内职工平等为要义的。馆内领导与职工以及职工间的关系的确会影响图书馆职工工作的动力但这还不是主要因素。主要因素是社会对图书馆职业存在诸多认识误区，影响图书馆从业人员的社会地位。因此，加强图书馆工作的职业建设，推行职业化管理，具有更基础的意义。
1图书馆职业在社会职业链的位置
职业是“人作为独立的社会单位存在、谋求自己生计的维持同时实现社会联系和自我追求而进行的持续的人类活动方式”它是社会分工的必然产物，并作为个人与社会、个体与群体的联结点，发挥着持续提供维持生计的资源、社会互动的场所和实现自我追求的舞台这样三大功能。马斯洛提出的人的五大需求的满足均无法脱离职业而实现。正是由于职业将人的社会位置、经济利益、价值观念、兴趣爱好和情感满足统一了起来，人们对职业的选择就格外慎重。一旦选择到一个称心如意的职业，就会有为之奋斗一生的心理准备。相反，一个内涵不明晰、社会认同度不高不能很好地满足职工需求的职业，不可能有令人择不释手的吸引力，其从业人员往往是心态不稳，伺机而动。
从1820年美国在人口普查中列出职业统计项目以来，世界上对职业分类和分层的标准与方法多种多样。1958年，国际劳工组织制定了《国际标准职业分类》，将职业横向分为专家、技术人员及有关工作者；政府官员和企业经理；事务性工作者及有关工作者；销售工作者；服务工作者；农业、牧业和林业工作者，渔民和猎人；生产和有关工作者，运输设备操作者和劳动者；不能按职业分类的劳动者等8大类。图书馆从业人员分别列入事务性工作者和服务工作者的类型中。在职业的纵向地位分层方面，广泛流行的方法是阿尔伯·爱德华的6层次法和理查德-塞特的7层次法。理氏的7层次法按各职业的社会地位由低到高分为：(1)非熟练体力劳动者，如清洁工、搬运工等；(2)半熟练体力劳动者，如司机、售货员等；(3)熟练体力劳动者，如厨师、理发师等；(4)白领工人，如图书馆管理员、打字员等；(5)小企业所有者和经营者，如修理业主；(6)专业人员，如工程师、教师和医生等；(7)工商业者，如银行家、企业家等。
综上所述，在社会职业分层中，图书馆职业是一个社会认识相对含糊的中间层次的职业，图书馆工作人员的整体社会地位介于专业人员和体力劳动者之间，而未被列入专业人员行列。这种划分并没有反映信息化社会图书馆工作的新特点，影响到图书馆行业发展的职业环境。
其实，一个职业是否具有专业性，关键要看它在解决社会问题方面是否具有特定的科学内涵。一个职工是否够得上专业人员．关键要看是否具备相关的专业素质。就图书馆职业而言，显然在帮助人们获取信息和知识方面具有与其它职业明显不同的科学内涵，这可以从图书馆与出版社、书店的比较中得到充分的印证。至于图书馆职工，确有事务类和专业类之分，但不可一概否认其专业性。
2图书馆职业建设的欠缺及其负面效应
围绕“你所了解的图书馆工作”这一主题，我们在学生中作一次专门调查。结果有77．4％的人认为图书馆是个藏书库+阅览室，82．4％的人认为图书馆工作就是“购书一借书一还书一整理”之类的琐事，谈不上专业性。这一方面说明读者对图书馆工作有较大的误解，另一方面也说明图书馆行业的职业建设不够。其实，在知识经济和信息化时代，图书馆行业既面临读者越来越剔的需要的挑战，也面临其它信息传播载体竞争的挑战，图书馆职业及其从业人员出现了新的转型。其突出特征有：职业的技术含量在提升，职业的专业化程度在提高，职业的服务方式在更新职业的服务对象在延伸。但是，这些足以支持图书馆职业地位上升的特征却没有得到读者和社会的广泛认同，原因就在于图书馆行业没有系统地向社会推介图书馆工作的内涵、价值及其特征在图书馆内部管理上也没有真正以职位分类为基础对图书馆的各项工作实行职业化管理；图书馆员的职业资格认证制度尚未建立，人员进入较为随意；图书馆在对外服务方面的专业性特征还不明显等。
社会上对图书馆工作的认识误区和图书馆行业自身建设的问题结合在一起，又进一步给图书馆工作的开展造成了不少负面影响。
其一，图书馆工作的专业化建设缺乏社会基础。由于社会对图书馆职业的专业性的认识还相当贫乏，不论是公共图书馆还是高校图书馆大都有“收容所”的“美誉”，其职工队伍都存在严重的参差杂乱现象。照顾关系、吸引人才、安排退居二线的同志几乎成了图书馆人员增加的主要理由，甚至一些在其它岗位上表现不好的人也被塞进图书馆，仿佛什么人都可以在图书馆里找到活干这几年，高校扩招，打起了人才引进大战，那些专业不明确、职称学历层次不高的教授、博士以及教学骨干的家属多数被图书馆收容了。
其二，图书馆职工的工作心态和积极性受到严重影响。一般来说，工作收入、社会尊重和发展机会是一个职业吸引、稳定人才的三个基本要素。而这三个要素又无不与职业的专业化程度密切相关；一个职业的专业化程度越高，其从业人员往往被认为需要更严格的职业培养和从业资格，其收入、社会尊重和发展机会也相应地更有保障。社会目前对图书馆职业的专业性认识的模糊状态对图书馆内的专业人才来说是不公正的，对他们将图书馆工作视为职业生涯来追求是一种打击。的确，图书馆的工作中有一部分是事务性的，其专业要求相对较低。但随着数字图书馆的推出，馆内自动化、开放式管理的引入，这种低技术的事务性工作在图书馆管理中的比例越来越小。如果我们以偏概全，将图书馆的工作看成是无所谓专业性、技术性的事务性工作的话，图书馆的专业人员就难以将图书馆职业当成一生的事业来选择。其它方面的负面影响还包括读者对图书馆工作人员的劳动成果不够尊重、图书馆建设的经费得不到保障、图书馆员的职称评聘受到歧视、图书馆工作人员接受培训深造的机会较少等等。
3图书馆职业建设的有效途径
一个职业的内涵、价值及其形象的树立主要是通过四条路径来实现的：一是明确自身的专业角色和功能；二是加强宣传和建构；三是实现职业化的内部管理；四是开展专业化的对外服务。图书馆职业的建设亦然。
首先，必须明确图书馆在促进社会发展和经济建设方面所具备的其他职业不可替代的角色和功能，并紧密围绕这一角色和功能开展建设。这一角色和功能就是“知识导航站”和信息咨询库，努力拨正社会上将图书馆定位于“藏书库”和“阅览室”这样的粗浅认识，为图书馆的职业建设打好社会基础。
其次，通过主管部门、协会和学会等的统筹协调，加强图书馆行业对外宣传的力度，改善图书馆行业发展的外部环境。在这方面，护理行业的职业建设成就最为突出。护理职业长期以来被人们误解为“端水倒尿”之类的简单劳动职业，针对这种情况，全球的护理界在努力提升职业自身的技术性和专业性的同时，也加大了对外宣传的力度。比如，设立国际护士节以及世界级和部级的护士奖，建立护理业发展基金，拍摄反映护士辛劳工作和动人情感的影视剧，出版护士工作日记和文学作品等，社会对护理行业全方位、深入化的认识换来了对护理职业的内涵和价值的尊重。这些经验都值得图书馆行业借鉴，特别是要采取各种措施增强图书馆与社会的互动，如加快《中国图书馆法》的出台，设立全国统一的“馆员工”，每年围绕不同的主题开展图书馆工作的宣传、提供专门的咨询服务，设立全国性的“图书馆工作成就奖”，扩大图书馆职业在社会上的影响，让公众更深入地认知图书馆工作人员的理想、辛劳、生活和情感。
