供货商档案管理范文1
一、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作
新《企业财务通则》第二十物条规定，企业应当建立健全存货管理制度，规范存货采购审批制度、执行制度，根据合同的约定以及内部审批制度支付货款。外购材料采购工作涉及面广，需要与形形的各界人士打交道，情况纷繁复杂。因此，如果酒店不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要从以下几个方面做起。
1.建立科学合理的采购制度。
建立科学、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间的扯皮现象，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。
2.建立供应商档案和准入制度。
对酒店的正式供应商要建立档案，供应商档案要有编号、详细联系方式和地址，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。酒店的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考察。
3.建立价格档案和价格评价体系。
采购部门对所有采购物资建立价格档案，对每一批采购物品的报价，首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出说明。
4.执行材料的标准采购价格，实行比价采购。
财务部对重点监控的物资根据市场变化的产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。
通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理、提高效率、控制采购成本，确实有较大的成效。
二、降低材料成本的方法和手段
1.通过付款条款的选择降低采购成本。
如果酒店资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。
2.把握价格变动的时机。
价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机，为酒店节约资金，创造经济价值。
3.以竞争招标的方式来牵制供应商。
对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行招标，通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使单位在谈判中处于有利的地位。
4.向厂商直接采购或结成同盟联合订购。
向厂商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时厂商的技术服务、售后服务会更好。另外，今后的发展方向是：有条件的几个同类单位结成同盟联合订购，以克服单体酒店数量小而得不到更多优惠的矛盾。
5.选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。
与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。
6.充分进行采购市场的调查和信息收集。
一个酒店的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。
三、对采购价格进行控制
1.规定采购价格通过市场价格调查。
酒店对餐饮所需的某些食品原料提出采购限价，即在一定幅度范围内，规定按限价进行市场采购，不可超过限价。
2.规定购货渠道和供应单位。
为了确保价格得到控制，一般酒店做出采购规定：酒店采购部只能从那些指定的供货单位购货，或者只许采购来自规定渠道的食品原料。因为酒店预先已同这些单位商定了购货的价格。
3.控制大宗贵重食品原料的采购权限。
贵重或大宗食品原料价格影响餐饮成本的主体。一些酒店规定：由餐饮部提供食品原料使用需求情况报告，采购部提供应单位的价格报告，具体向哪个供货商购买由酒店管理层决定。
4.加大购货量和改变购货规格。
大批量采购食品原料以降低价格是控制采购价格的一种策略。若食品原料的包装有大有小时购买酒店适用的大规格，也可以降低单价。
5.根据市场行情适时采购。
某些食品原料在市场上供过于求，价格十分低，又是酒店大量需要品，只要质量符合要求又便于储存，可以适时购进，以备价格回升时使用。在应时食品原料刚上市时零售价格和偏高，采购量应尽量减少，满足需要即可，待价格稳定时再添购。
四、实行战略成本管理来指导采购成本控制
1.估算供应商的产品或服务成本。
我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低成自己单位的材料成本。进行这种谈判，要始终争取双赢的局面，以达到与供应商建立长期良好的合作关系。
2.对竞争对手进行分析。
对竞争对手进行分析的目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里，对手的优势在哪里，优势和劣势的根源是什么，是源自于我们与竞争对手战略上的差异，还是源自于各自所处的不同环境，或是单位内部结构、技术、管理等一系列原因。
3.收集相关行业商业情报，对未来的材料价格走势做到心中有数，应对自如。
供货商档案管理范文2
一、建立、宪善采购制度,做好采购成本控制的基础工作
采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,因此,如果企业不制定严格的采购制度和程序,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面:
1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权[文秘站:]人的批准权限、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在请购单上;还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等,以供财务部门或内部审计部门稽核。
2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入,如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标,要对考核的问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。
3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格信息,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。
4、建立材料的标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚的措施。
通过以上四个方面的工作,虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作,但对完善采购管理,提高效率,控制采购成本,确实有较大的成效。
二、降低材料成本的方法和手段
1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕,或者银行利率较低,可采用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。此外,对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线,由于考虑了欧元的弱势走势,于是选择了欧元为付款币种(我公司外币存款为美元),从而降低了设备成本。
2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动,因此,采购人员应注意价格变动的规律,把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯(PC塑料),去年年初的价格为2.8美元/公斤,而到了八九月份,价格上升到3.6美元/公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。
3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购,一个有效的方法是实行竞争招标,往往能通过供应商的相互比价,最终得到底线的价格。此外,对同一种材料,应多找几个供应商,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而使公司在谈判中处于有利的地位。
4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购,可以减少中间环节,降低采购成本,同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外,有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购,以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。
5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期,还可得到其付款及价格的关照,特别是与其签订长期的合同,往往能得到更多的优惠。
6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平,应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理,只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,使自己处于有利地位。如有条件,企业可设专人从事这方面的工作,定期形成调研报告。
三、实行战略成本管理来指导采购成本控制
1、估算供应商的产品或服务成本。我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力,而要真正做到对采购成本的全面控制,仅靠自己内部的努力是不够的,应该对供应商的成本状况有所了解,只有这样,才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的设施,观察并适当提问以获得更多有用的数据;甚至为了合作,明确要求供应商如实提供有关资料,以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后,可安排一些使自己在价格上有利的谈判,并尽可能加强沟通和联系,即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径,从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判,要始终争取双赢的局面。要与供应商建立长期的合作关系,就不能在谈判中把供应商遇到赔钱的地步。
供货商档案管理范文3
关键词:企业 采购 供货商 管理
■一、生产资料采购成本的控制
企业正常生产和经营的首要环节是对原材料的采购,这是企业实现生产经营活动的基础。在众多的生产资料供货商中,由于材料成本占生产成本的比例往往高达50%以上,因此,控制好采购成本并使之不断下降是一个企业不断降低产品成本,从而增加利润的重要手段之一。
1.建立和完善采购制度,做好采购预算工作
建立严格完善的采购制度,不仅能够做到清楚的采购预算,而且可以防止采购人员的不良行为。采购制度应当规定采购的申请、授权人的批准权限、采购的流程、相关部分的责任和关系等等。
2.建立供应商准入制度和评价体系
对企业的正式供应商要留底或者建立档案,每一个供应商的档案应当经过严格的审核才可准入,企业的采购应在已经归档的供货商中进行,档案由专人管理,负责向采购人员提供可参考信息。某些供货商须经过材料、质检、财务等部门联合核准后才可归档。对于重点供货商材料的价格,应当建立评价体系,由企业有关部门组成价格评价小组,收集和整理供货商的信息并且进行分析、评价,最终确定优秀的供货商。
3.建立原材料的标准采购价格,对采购人员定期培训
要定期对采购人员进行培训,促进采购人员积极寻找优秀的供货商,进行实地查看,货比三家,以期确定标准的采购价格和不断降低采购价格。标准的采购价格给采购人员提供参考,可以对完成降低采购成本的采购员进行奖励,以鼓励采购人员为提高利润而努力。
综上几点,在对完善采购管理、控制采购成本和提高采购效率上,能够起到一定积极的作用。
■二、对供货商进行选择
供货商是企业采购管理中的一个重要组成部分,采购时应该本着“公平竞争”的原则,给所有符合条件的供货商提供机会,这样既可以体现市场经济运行的规则,也能对采购成本有所控制,提高采购的质量。而且,一种生产资料的供货商往往有很多, 如何选择一个比较理想的、令人满意的供货商, 是非常重要的问题。因此,在供货商的选择方面要考虑一下几个方面:
1.供货商选择的数量
供货商数量的选择问题,即供货商之间份额的分担。从采购方来说,单一货源增加了企业资源供应的风险,不利于对供货商进行压价,缺乏采购成本控制的力度。而从供货商来说,批量供货由于数量上的优势,可以给采购方以商业折扣,减少货款的支付和采购附加费用,有利于减少现金流出,降低采购成本。因此,企业在选择供货商的时候既要避免单一货源,寻求多家供应,又要保证所选供货商承担的供应份额充足,以获取供货商的优惠,降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量,又能有力的控制采购支出。一般来说,供应商的数量以不超过四家为宜。
2.选择供货商的步骤及方式
选择供货商应从信息的收集入手,信息包括技术信息和商务信息。技术信息包括产品的相关参数、机械参数、产品结构、保存使用的注意事项等。商务信息包括产品的价格、供货能力、交货周期、最小定货批量、价格折扣以及供货商的资信情况等。
在选择的方式上则主要包括公开招标、有限竞争招标、询价采购和直接签订合同四种不同的采购方式。这四种不同的采购方式按其特点来说又可分为招标采购和非招标采购。在企业采购中采用公开招标的方式可以利用多家供货商之间的竞争来压低物资价格,帮助采购方以低价取得符合要求的物资,从而使企业得利。采用多由招标方式进行选择,也有助于提高生产资料采购的效率和质量,也有利于控制采购成本。
3.对原材料质量有效控制,选择优秀的供货商
按照严格的程序和方法挑选出合格的供货商后,还要对供货商提供的原材料加强质量控制。尽管原材料是供货商是按照严格的程序和方法挑选的,但也不能保证其绝对没有问题,任何产品都有改进和提高的余地。在使用的过程中,肯定会出现各种各样的质量问题,这就需要加强对原材料质量的控制。认真的检验原材料,可把发现的质量问题及时地反馈给供货商,促进质量的改进。
企业应从以下几点考虑如何选择及确定优秀的供货商:
①供货商供应物料是否顺畅,以使生产或施工不会因为待料而停工。
②进料品质是否稳定,以保障产品品质的稳定。
③交货数量是否符合要求,以使与公司所需材料数量准确。
④交期是否准确及各项工作是否协调进行,以保障公司准确的出货日期,良好的配合也可使企业与供货商的工作顺利进行。
供货商优秀与否,直接影响企业的产品质量,因此,选择优秀的供货商是至关重要。一个好的供货商,应该包括优秀的企业领导人:优秀的领导人可以为企业出谋划策,企业能健康稳定地发展;高素质的管理干部:高素质、能力高的管理干部,能够保证工作效率;稳定的员工群体:企业员工具有稳定性,才能保证产品品质的稳定。流动性较大的员工群体,其产品品质会受到一定的影响;良好的机器设备与良好的技术:良好的机器设备,其产品品质更能加以保证。企业不仅要有素质高的管理干部和良好管理,还应有经验丰富有创新精神的技术人员,只有技术不断改善创新,才能使产品品质更加有保障,材料成本不断下降;良好的管理制度:激励机制的建立,管理渠道的畅通,以及各种管理制度的健全,可以充分发挥员工的积极性,从而保证供货商的整体是优秀的,其产品质量是可信的,其服务是一流的。
■三、对供货商进行管理
供货商管理是管理供应链中的上游环节,做好供货商管理对确保供应链健康运行和产品品质具有很重要的作用。
1.建立与供货商的战略合作伙伴关系
对于企业来说,一旦确定了可以长期合作的供货商,应该与供货商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“共享利益、共担风险”的原则,建立一种双赢的合作关系,使企业在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势,也使供货商拥有长期稳定的大客户,以保证其产品规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立,能给企业带来长期而有效的成本控制利益。
2.监督供货商的供应链及对供货商实行分级管理
企业为了降低交付风险,应对重要的供货商的供应链实施监督和检查,了解供货商上游原材料的来源及构成、下游供货商,生产资料采购周期和库存等情况,应当不定期的到供货商的下级供货商处进行监督检查。要根据采购物资的重要程度、品种和数量、市场状况等方面对供货商实行分级管理,加强对重点供货商的管理。根据企业不同的发展阶段及市场变化,有计划的选择供货商。
这种分级管理体系,能有效地对供货商进行综合评价,促进供货商合作的积极性和主动性。供货商评定不仅仅是生产资料采购部门的事情,还要和生产部门、品质部门、财务部门等一起对供货商进行综合评价,对于不同的供应商利用统一的指标和评分标准进行评定。
3.做好对供货商档案的管理,开展绩效管理
对所有供货商的档案进行管理,提炼有利于企业发展的信息,实现信息共享,避免不必要的重复劳动,以节约管理成本,提高工作效率。开展对供货商的绩效管理,在与供货商的合作过程中应该对供货商的行为进行绩效管理,以评价供货商在合作过程中供货行为的优劣。从而精选优秀的供货商,为企业采购谋利益。
■四、结论
随着我国市场经济的不断发展,越来越多的企业更加注重在采购生产资料的同时对供货商进行选择和管理,一种新的采购模式应运而生,即采购方与供货商的合作关系。在这种新的采购模式中要充分发展与供货商之间的合作关系,创导合作双赢思想,特别是对那些对企业效益有重要帮助作用的供货商更要注重建立长期的合作伙伴关系。
双赢是企业与供货商建立良好关系的前提,供货商的选择是供货商管理的基础,合理有效的供货商管理体系是供应商管理的保障。
在共创双赢的过程中,选择与管理至关重要,只有有了对供货商合理的选择、评价和管理,建立有效的或作伙伴关系,才能够使企业的采购工作有序进行,从而为其在市场竞争中免除后顾之忧。
参考文献:
[1] 刘荔娟,王周欢.现代采购管理[M].上海:上海财经大学出版社.2005
[2] 余红娟.浅谈企业采购中供应商的管理[J].现代经济信息,2010,(06)
[3] 马长昊.浅谈采购过程中的供应商管理[J].山西经济管理干部学院学报, 2010,(01)
供货商档案管理范文4
【关键词】设备管理;生命周期;档案管理
【中图分类号】R82【文献标志码】A 文章编号:1674－1242(2016)01－0015－04
引言
医用设备档案化管理是医院管理评估标准的重要指标之一，体现了现代化系统化的医院管理水平。不仅包含简单的文书档案保存，更是一个全新的动态管理理念，以达到发挥档案管理作用、提升设备管理水平、优化设备管理制度的效果。本文的设备档案化管理通过分析医院原有的设备管理缺陷，结合2015年度上海市综合医院管理评估标准和国际认证联合委员会(JCI)制定的相关医院管理制度［1］要求，采用生命周期理念将设备管理形成一个完整的生命周期，是生命线的动态管理过程，从而使设备使用、医疗质量、服务能力得到加强，产生更佳的社会效益和经济效益，增强医院的整体服务质量。
1设备生命周期理念
在医用设备管理中，引入生命周期的管理理念，将人力资源周期管理模式运用至每一台医用设备，从申请、论证、采购、验收、使用、维修、强检至报损构成一条完整的生命线［2］，通过电子卡片档案［3］跟踪式管理，为每一台设备建立档案，并将每一次活动和事件详情记录下来导出台帐，以此优化设备管理科室内部工作流程，使之符合于医院整体的工作流程，符合现代化数字化医院的工作模式，为临床科室与医院领导提供完整的设备数据信息。
2采购前期阶段
医用设备采购前期分为申请、论证、立项，由各申请科室提出采购申请，通过院内各相关管理部门论证即完成“仪器设备购置申请论证表”，正式对该采购项目立项。该阶段应做好“仪器设备购置申请论证表”、“院内请示稿”以及其他申请相关资料的收集、存档工作，作为设备生命周期的开始标志，从而进入采购阶段。
2．1申请
申购科室必须统一填写下年度“仪器设备购置申请论证表”，说明欲采购设备的各类详细情况，作为申请依据，供各论证部门参考及院领导决策。年度购置计划以外医疗仪器设备的申购必须有充分的理由，在经费允许的情况下依据流程操办。所需填写的内容包括:(1)设备名称、数量、品牌、型号、附加装置及配件、消耗性材料、性能、价格、请购原因、资金来源、预算金额等各项设备基础信息。(2)多家生产销售厂商同类产品在性能、价格、可靠性及先进性等因素的比较，作为以后的采购依据，从而择优选购。(3)申购部门原有医用设备情况，并根据同类设备的型号、规格、使用情况，提供该设备的使用效率、经济效益预测、相关收费方式、标准等。(4)凡对环境有特殊要求的设备，需提供具体环境要求，如承重、温度、湿度、水、电、气等，并详细说明安装位置、场地大小、环境及配套设施要求［4］。
2．2论证
各相关部门依据“仪器设备购置申请论证表”中所提供的各项数据，核实申购科室对于该设备的需求度、有无明确资金来源、统一收费标准等情况进行评估，申购部门必须具备安装和使用条件，对尚未具备条件的，应在申报同时提出请示，交与有关部门(基建、保卫、医务处、护理部、财务处等部门)和分管院长商讨解决方案。符合各项评估标准经医院医务处、医保办、财务处、设备处、院办及其他相关管理部门申购论证通过后方可正式立项采购，进入采购阶段。年度购置计划以外的医疗仪器设备在通过以上各部门论证后，统一生成《院内请示稿》，依据请示稿的批示内容确立该采购项目，进入正式采购阶段。
3正式采购阶段
对于正式立项的采购项目，设备科设专人负责采购。采购员按照上级审批核准后的“仪器设备购置申请论证表”或者“院内请示稿”中具体采购要求依照采购流程进行操作。采购的设备功能、型号、制造厂、数量等必须与审批后的“仪器设备购置申请论证表”内容相符。如需改变，必须征得分管科长和使用部门同意。3．3．1技术资料比较收集该采购项目的相关设备资料(彩页，技术参数资料)，通过产品介绍，了解欲采购设备性能、具体参数、技术特色、产品质量、价格、售后服务、消耗材料来源等各项因素。同时对厂商的资质、产品的合法性和相关证书(厂商必须备有医疗器械经营许可证或生产许可证、企业法人营业执照、医疗器械注册证及注册登记表、销售员的法人委托书、该销售员的身份证复印件和销售公司的授权书及其他特殊证明要求)进行核查。经综合分析、比较和确认后，由使用部门确认方可进入招标。3．3．2招标及合同管理按照财政局的相关规定，价值20万以上的采购项目需交由招标公司进行公开招标，进口大型设备必须通过国际招标采购，要求至少有三个及以上的公司投标方可开标，依据高性价比的要求产生评标结果。20万以下的采购采购项目可有医院内部通过商务竞争性谈判决定。通过技术资料比较，满足采购需求的供应商提交项目概况、竞争性谈判单位资质要求、获取谈判文件和报价文件等资料进入商务竞争性谈判，院方将遵循“公开、公平、公正”的原则，在保证产品质量的前提下发挥院内采购的优势，讲究实用、低成本、高性价比，对采购物资的全过程进行有效控制。此期间需成立谈判小组负责采购领导、监督、技术谈判、商务谈判等，并如实记录谈判过程中的各项审查结果［5］，包括招标文件、“竞争性谈判审批表”、“技术谈判记录”、“商务谈判记录”、“竞争性谈判评审记录”、“竞争性谈判中选通知书”、“竞争性谈判结果通知书”、“技术协议”、“评标委员会成员名单表”、“评标委员会评标意见”等资料，统一编号归入该项目相关的设备档案库。同时将采购结果上报上海市政府采购中心备案。开标确定采购意向后，院方与供应商签订“买卖合同”，供应商需提供该设备的具体信息如报价单、配置单、产品及供应商三证，授权书、投标书、合同、海关报关单(进口设备)、设备运输签收单、进出口货物免税证明、商检部门检测文件等，所有档案齐全后方可正式入库进入设备安装试用阶段。
4验收阶段
验收由使用科室、设备部门、供货商一同参与，分两阶段，包括开箱安装验收和产品使用验收，所有新入院的医疗仪器设备都必须具备在将验收阶段资料归档后方可正式入库成为在用设备。
4．1开箱安装验收
仪器设备到货后，由设备科及供货单位共同参加开箱签收。签收内容以厂方提供的开箱签收单内容或招标文件中应提供的所有内容为准，检查装箱有无损坏，对规定的仪器数量、序列号、型号等一一核对。并将产品合格证、装箱单、提货单、安装说明、使用指南、服务手册、光盘、软盘等妥善存档。安装完成后保证设备的正常运行。如属于大型设备或专业设备，厂方需组织操作培训，保证设备的正常使用，如在此过程中发现问题，应及时与运输单位、发货厂商等有关单位、部门取得联系，妥善解决后将事件记录在案［6］。
4．2产品使用验收
价值在5万以下的仪器设备安装完成试用一个月后，供应商领取填写“设备验收单”，由使用科室自行确认验收，提交“设备验收单”，设备科相关人员确认验收结果存入档案，若不合格者则视具体情况延后验收日期，与有关科室取得联系，协商解决。价值在5万以上的仪器设备安装完成试用一个月后，供货商向设备科申请验收，供货方、使用科室、设备科三方到场，由销售方填写该设备“设备验收单”相关信息，使用科室负责人填写设备使用情况包括仪器正常运作情况、配件更换记录等并签字确认，再由设备科的相关人员确认验收是否合格，若不合格者则视具体情况延后验收日期，并与有关科室取得联系，协商解决。大型、专一或特殊医疗仪器设备的验收在安装完一个月后，需由第三方人员组成验收专家组、销售商、使用科室、设备科一同到场视试用期设备使用状况进行验收确定。设备经开箱签收、产品验收合格后正式启用，开始计算保修期，正式给予该设备仪器编号并编入在用设备，将“开箱签收”、“安装调试单”、“设备验收单”、“大型设备验收单”、“专家组组成及意见”、售后保修合同及发票等相关内容导入医院设备管理档案。在采购或签定订货合同以前申购部门欲撤消申购者应及时向分管院长和设备科提出书面报告，不得延误。在采购或签定合同以后，欲撤消申购，申购部门负责人必须对行为后果负全部责任，并按赔偿制度规定对合同方给予处罚。
5使用阶段
5．1日常使用
所有设备建立电子卡片式档案管理，采用条形码技术定期对设备进行盘点，保存盘点台帐，如有设备转移需依据转移流程将设备转移申请表、设备转移记录台帐记录备案，从而了解设备的分配情况及实际拥有状况。再通过HIS\RIS\LIST\PACS等系统导入设备日常使用信息(如使用频率，工作状态及相关配件情况、耗材消耗等相关数据)作为设备使用管理的基本参数，为效率分析、成本分析、效益分析的依据，提高信息的准确性可体现医院的数字化现代化进度，提高对各类设备的了解程度。
5．2保养与维修
依照保养深度建立规范的设备设施保养体系，将分为三级保养:日常保养:由仪器保养人负责完成设备的表面清洁，查看易松动的螺丝和零件如有异状紧固，检查运转是否正常(包括设备的开机自检状态)，零部件是否完整。初级保养:由工程技术人员按保养周期计划进行，负责设备的内部清洁，检查工作环境、设备状态有无异常情况(如温度、湿度、运行声音、运行速度等)，工作于易腐蚀状态下或需高温高压消毒的设备可局部检查、调整其工作性能，保证设备在安全状态下运行。高级保养:即预防性的维修，由工程技术人员与维修人员共同进行，依照厂商提供的产品标准配置清单检查设备主体及各配件是否齐全，外观完整无损坏。依照设备开机自检操作规范说明书观察设备运行状态，保证自检正常无报警，调整各运行参数设置、更换易损部件，使设备能依照操作手册完成各类操作。每台医用设备进行以上各等级保养时均需建立保养管理台账，做到有计划的检查故障隐患、排除易发故障、降低故障率。三级保养结果及设备的异常状况都应记录在案，大型医用设备更需独立管理，将厂商保养测试时的参数记录与技术手册一同备案归档，以便全面了解设备在各时期中的状态。并且建立完善的维修体系，在临床报修或保养发现设备运行异常时，工程技术人员应迅速到场停止使用该故障设备进行强制检修，如有备用设备及时调用备用设备。在仪器修复并正常运转之后，需按它的技术指标参数进行调整，以复其工作性能，并记录其故障时间、故障原因、处理方式、零配件更换等，同时将外修记录维修费用申请审核，双签名发票、外修验收文件、保修合同记录等一一汇总入设备档案，以便更好的了解设备性能、维修效率、费用等信息，降低由设备故障引起的各类损失。
6强检
依照计量法与医院计量制度、计量工作职责规定，核对计量器具强制(非强制)检定目录，合理安排检定周期，对强制检定的计量器具要一式三份填写“强制检定工作计量器具登记造册、申请检定及备案表”，向政府计量部门提出周期检定申请和委托备案。根据检定计划开展各类设备的强检工作，并建立各项强检记录、结果统计、年度强检总账，并对强检结果进行合格率统计，需在设备边表明强检技术档案的(如计量器具的说明书、合格证、检定证书等)需及时明示于设备边。如由大型设备的购置计划(如MRI等)，须经过计量部门计量合格后，方可投入使用，其证书应在设备旁边明示，并将强检记录存入相应强检档案。
7报损
依照报损流程、制度规定，对于由于维修、计量核定仍不能恢复主要功能满足强检标准的、结构陈旧、性能明显落后、无法改进等原因的设备，使用部门应及时提交“仪器设备报损申请表”，待报损设备按单价低于1万元(不包括1万元)的由设备科审批;单价在1万至5万元之间(不包含5万元)的由上海申康有限公司负责审批;价值大于5万元(包括5万及以上)的由国资委审批，经各级审批同意后方可办理报废手续，并在报损后完成财产、账务登记注销等工作，并将报废审批流程、“仪器设备报损申请表”、报损批复单、双签名审核记录、处理方式记录等妥善存档作为设备生命周期的结束。
8结语
以上的生命线即为医用设备档案化管理的基本理念，有效、完整，收集和捕捉有用信息，从而使设备档案发挥主动、积极的作用，提高医用设备的完好率，减少成本支出，增加收益，促进各类医用设备的有效运用。并且在加强医用设备科学管理的同时，提高医用设备使用率，延长设备寿命，促进医院医疗技术发展，以相同的设备成本产出更高更好的经济效益和社会效益。
参考文献
［1］陈宏文．医院医疗设备档案管理的探讨［J］．医疗卫生装备，2007，(3):46．
［2］伦瑞贞．医院设备档案管理实践探讨［J］．中国医药科学，2013，(2):145．
［3］王春鹤．医疗设备档案管理中创新思维的运用［J］．中国医学装备，2012，(12):91．
［4］张华．医疗设备档案管理的探讨［J］．西部医学，2006，(3):256．
［5］张丽霞．医疗设备档案管理存在的问题与对策［J］．实用医技杂志，2010，17(8):708．
供货商档案管理范文5
基础管理流程：系统设计需要结合企业供应商管理办法，优化现有工作流程，应支持按不同采购类别定义供应商资质证书、调查表、评价标准等业务规则，可设定供应商评价周期，星级标准等管理要素。在本论文中主要阐述的供应商基础管理包括以下几个方面的内容：（1）总则；（2）管理原则和体制；（3）供应商的筛选与评级；（4）管理措施。
1总则
（1）为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。（2）本制度适用于向公司长期供应原辅料、包装材料等的厂商。
2管理原则和体制
（1）供应商包括潜在供方、备选供方、合格供方、待淘汰供方、黑名单供方等不同状态，支持设置供方等级，建立供应商信息档案，包括供方资料、资质证书、投标档案、验收档案，质量信息档案等综合信息。（2）对选定的供应商，公司与之簦订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。 （3）公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。（4）公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。供方评价包括定期评价和综合评价两种，根据供货类别不同进行供方评价，评价过程可从“质量情况、交货能力、售后服务、整体满意度”四项指标进行评价，评价过程中质量与交货指标需支持定量评价。
3公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系
3.1 质量水平
包括：（1）物料来件的优良品率；（2）质量保证体系；（3）样品质量；（4）对质量问题的处理。
3.2交货能力
包括：（1）交货的及时性；（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订货货的批应能力。
3.3价格水平
包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。
3.4技术能力
包括：（1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）技术问题材的反应能力。
3.5后援服务
包括：（1）零星订货保证；（2）配套售后服务能力。
3.6人力资源
包括：（1）经营团队；（2）员工素质。
3.7现有合作状况
包括：（1）合同履约率；（2）年均供货额外负担和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽关系。具体筛选与评级供应商时，应根据形成的指标体系，给出各指标的权重和打分标准。
3.8筛选程序
（1）对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出5～10家候选供应商名单；（2）公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组；（3）评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家，双方协填调查表；（4）经对各候选厂家逐条对照打分，并计算出总分排序后决定取舍。
核准为供应商的，始得采购；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格。每年对供应商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。公司可将供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照如上筛选供应商办法。对最高信用的供应商，公司可提供物料免检、优先支付贷款等优惠待遇。
4管理措施
（1）公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。（2）公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。（3）公司减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。（4）公司制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。（5）公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。（6）公司对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系
供货商档案管理范文6
有一些营销活动是商展宣传，的确能为公司创造业绩，然而，有一些却只是砸钱做形象，根本赚不了钱，还得付出庞大的成本开销。为什么有些通路愿意花大钱进行营销企划，举办许多没有实质业绩的宣传活动？
例如，诚品信义店的生活风格书区，每周五下午会推出烹饪活动，每次这样的活动来人不过百人左右，图书销售也不会因此而大幅飙升。就算真的飙升，恐怕还是不敷成本。
诚品敦南店为何要举办诚品讲堂？收费真的能够支付举办演讲的成本吗？更别说多年以来，诚品一直砸大钱办诚品好读，推行诚品选书？
博客来为什么推出一档又一档的书展促销活动？他们每周花人力编写，固定推出博客来选书、书市快讯、BookPost、专门读书店……推出大量的营销宣传活动。
（永和顶溪）小小书房、（淡水）有河Book、（台中）东海书苑、（嘉义）洪雅书房等独立书店，为何推出一档又一档与阅读有关的艺文、演讲、书展活动？
从B2c的角度来看，书店营销企划举办各种活动，能够召聚消费者前来自家的商场参加活动，人潮来了，购物的机会就增加了。话虽如此，但是有些活动明显无法聚集人潮，还得花大钱。
若从B2B的角度看，或许能找到很不一样的答案。
当合作的供货商在自家的商场举办的活动越多，通路与供货商双方人员互动是否越频繁？人都是情感的动物，当互动的机会增加，彼此之间的情谊也一定会增加，特别是这样的商业互动能够替公司创造业绩时，更是恨不得能够多一些与对方合作的机会，形成一套良性正向的循环。
大量的促销商展活动的背后，是双方工作人员大量互动下的结果。这些合作与互动所建立的默契，一起创造的业绩，是别人无可取代的差异化，是竞争激烈的零售通路与其他通路进行区分的重要手段。
特别是当供货商最后也都认同通路推出的营销宣传活动，成为这些零售通路的死忠支持者时，所赚得的声誉资本，将能为公司赚进后续的无限可能。
公司的营销企划部门举办大量的活动，不只为公司赚业绩、赚名声，还能为公司做好供货商管理，赚取供货商的认同与支持。
商业促销与营销活动的举办，也是供货商管理的一环，甚至可以说，是最重要的一手。通路商多多举办营销或商业促销活动，对于供货商管理，至少能达到以下三点功能：
（1）商展促销活动数量增加，与供货商互动往来频繁，彼此的工作人员因着互动的增加而培养出其他供货商无法取代的革命情感。
（2）透过商展促销活动，传递零售通路商的价值理念、品牌诉求，争取供货商的配合、认同、支持。
（3）透过商展促销活动，向供货商展现通路的实力。好比在对供货商说，只要你跟着我做活动，业绩保准错不了。能赚钱，谁不乐意？
以诚品为例，诚品品牌形象的打造与建立，除了店面装潢呈现的诚品式美学风格外，其实最主要靠的是大量的营销企划活动与文案的累积，一点一滴渗透进消费者的潜意识，培养出惊人的忠诚度。
从供货商管理的角度来看，从诚品好读、诚品讲堂、诚品选书，到诚品的各种演讲、书展活动，无一不在争取消费者的青睐与认同，其实也是在争取出版人的青睐与认同。当出版同业认同诚品书店是台湾实体图书零售通路的第一把交椅时，自然更乐意和诚品合作推出各项促销与书展活动，更乐意给诚品特殊折扣或特殊产品（如诚品独家封面），而诚品也回馈给供货商登上诚品好读与诚品选书的机会。
