供货合同管理范例

供货合同管理

供货合同管理范文1

随着我国各项医疗制度的不断实施改革,各地医院对于自身的软硬件服务设施正在进行不断的更换和完善。其中,医疗设备作为医院医务工作者进行正常工作的必要工具,它的采购过程有着严格的合同约束。大型医疗设备的购买成本费用高,使用寿命时间也比较长,这就决定了医院在购买医疗设备的过程中,必须做好采购合同的管理工作,避免发生合同纠纷。通过对医疗设备采购合同管理中存在问题的分析,寻找对应的解决措施,可以使医院在购买医疗设备的过程中降低成本费用,减少不必要的费用开支。本文就医疗设备采购合同中存在的一些问题及相关的解决对策展开详细论述[1]。

【关键词】

医疗设备;采购合同;现状分析

在医院医疗设备的购买过程中,为了保证医疗设备的质量以及相关的售后服务,必须引入合同管理。它是指采购过程中保障双方利益不受侵害的重要法律文件管理的过程。这种合同的建立,给双方在购买过程中增加了一定的约束力。合同管理的存在,使得合同在法律范围内可以最大限度地发挥自身的优势,确保了医疗设备在购买过程中的合法性。因此,深入地理解和分析医疗合同管理的相关内容,有利于医疗设备购买工作的顺利进行。

1合同管理综述

1.1合同管理最终实现的目标

合同管理是指合同双方在完成某些项目合作的过程中,为了保证双方当事人都能认真地履行自身的义务,保证双方的利益不受侵害,从而通过签订具有法律效应的合同来进行相关的管理工作。合同管理的本质工作是处理好双方在项目合作的伙伴关系,创造一种互信、相互扶持的良好氛围。这就从根本上保证了合同双方在项目合作中严格履行自身义务,顺利地完成合同中规定的各项内容。通过合同管理的作用,可以保证采购项目产品的质量、成本、产品预付期等方面的内容得到有效保障,从而使采购项目在规定期限内以经济、高效的完成方式达到最终目的。合同管理的建立,有效保证了合同双方当事人的合法权益,也保证了合作项目完成的效率性。同时,在采购合同管理的过程中,可以对双方交易过程中出现的一些问题随时纠正,避免为后期工作带来不必要的麻烦。通过对采购合同的有效管理,具备如下的优点:(1)加强了对采购项目的有效控制和监管;(2)促使卖方在规定的时间内交付货物;(3)节约了买方的采购成本;(4)有效规避了采购合同中的各种风险。

1.2合同管理的现实意义

在完成一些重大项目的采购过程中,可能会发生各种各样意想不到的事情,这不仅会使双方的利益受到不同程度的损失,也会造成未来双方间合作的隔阂。为了更好地保障双方的切身利益,促使采购过程的正常进行,便引入了合同管理。合同管理的存在,使得采购项目可以在一个规定的期限内顺利完成。通过对合同条款的设立和修改,可以对采购过程中双方的一些行为进行必要的约束。同时,对于采购项目中可能出现的风险,合同管理也制定了相关的管理条例。这些管理条例的存在,大大降低了交易过程中双方经济损失的概率。因此,做好合同管理的工作,对于采购项目的顺利完成具有现实的参考意义。

2当前医疗设备采购合同管理的现状及存在的问题

2.1当前医疗设备采购合同管理的现状

在过去的医疗设备采购过程中,一般的合同样本都是由供货商制定并出示,购买成本费用较大的医疗设备才会使用相应的合同。但是随着法制化社会的建设发展,各大医院对于医疗设备的购买过程,投入了更多的工作精力。现阶段下,当医疗设备成本费用超过仅几千的条件下,一些医院也会签订相应的合同。对于一些小型医疗设备的购买,且购买数量较多时,有些医院会采取公开招标的方式,尽可能地通过合同管理的作用降低成本费用。并在每次合同签订完毕后,医院会进行相应的存档分类,认真保存。档案的存取工作需要人力、物力的支持,这也侧面体现出了当前社会形势下医院对于医疗设备合同管理工作的重视程度。

2.2当前医疗设备采购合同管理存在的问题

在当前医疗设备采购合同管理的过程中,依然存在一些客观的问题,主要体现在:(1)缺乏交货期对于产品的验收意识。在规定的期限内,供货商将自己的产品送到医院时,相关的医疗设备接收的工作人员有时直接签完单子将设备直接放入库房,或者大体进行外观上的检查。这种没有经过仔细的检查而造成后期医疗设备无法正常使用的行为,是医疗设备接收工作者责任意识薄弱、对待自己工作不负责的体现。(2)忽略了医疗设备的质保期。一般大型的医疗设备质保期都在五年之内,而在医院与供货商合同管理的规定中写明:当医院在使用大型医疗设备一年后没有发现设备的故障问题,医院就必须将约定的质保金返还供货商。但是,在质保金退还后设备出现故障,当初的合同管理很难要求供货商继续履行自身的义务。(3)缺乏质保期内对于设备的维护意识。在质保期内,相关医疗设备工作者总是认为设备即使出现问题也会有相应的供货商维修,没有养成对医疗设备经常检查维护的习惯。(4)缺乏对合同的认真审核。在采购医疗设备的过程中,医院的工作者由于工作的疏忽大意或是自身专业水平的能力有限,在供货商签订合同的过程中没有注意到合同中的一些细节问题,导致后期的医疗设备交付过程中双方出现了一些分歧,影响了设备采购的进度。(5)对质保金的理解能力不足。质保金是为了确保医疗设备在交付后,可以在一个规定的期限内保障医疗设备正常工作,不会出现故障问题。正常情况下相关的工作人员都会要求延长退还质保金的期限,但是实际工作中,有些工作者忽略了质保金的重要作用,导致在质保金退还后,设备出现故障却无人检修的尴尬局面[3]。

3医疗设备采购合同管理问题解决的对策

3.1认真审核供货商的行业资质

大型医疗设备的售卖过程中存在着一笔可观的利润,这就直接导致了某些供货商在实际的采购项目合作中通过一些虚假的技术手段,假冒合格资质齐全的供货商。这就需要医院的医疗设备采购人员进行认真的审核,查看项目合作的企业是否具备专业的资质要求。主要审核的范围有:(1)企业的法人代表营业执照。通过查看营业执照的编号,并到相应的登记机关去核实查证,看是否存在这样的企业。(2)查看是否有国家卫生部下发的《消毒卫生许可证》。(3)查看是否有国家环保部下发的《辐射安全许可证》。(4)查看是否有国家质检部下发的《特种设备制造许可证》等。通过对类似证件的审查,可以确定供货商身份的合法性。

3.2认真检查供货商过往履行合同的能力

通过网络资源的有效利用,以及对同类行业的认真打听,找到可以证明供货商的经济实力、信誉等级的相关记录,从而考虑是否与该供货商进行业务上的合作。这种审查工作需要医院工作人员保持一种耐心细致的工作态度,争取在最短的时间内找到最有效的身份证明,从而加快采购项目的工作进度。

3.3做好医疗设备采购合同履行过程的管理

在这一工作的具体完成过程中,需要经过一些必要的步骤。比如,交付医疗设备时,打开设备的外箱:检查设备的整体外观是否受到损伤;箱子里的零件是否与订购的清单相符合;供货内容与合同内容是否相符合等。在这一工作的进行过程中,医院科室设备人员、产品设备管理人员、供货商或其代表必须同时在场,保证检验过程的真实合法性。当设备的外观及相应的手续通过初检后,需要对设备的实际工作性能进行相应的测试。具体过程包括:(1)产品的型号、参数、规格、数量;(2)由设备人员和医学工程师同时对设备的工作状态做一个整体性能的评估,看设备是否达到国家的行业标准;(3)对设备的合格证、保修卡以及其它部门出具的相关检验证明进行存档管理,以便日后随时查看。在对医疗设备性能测试的过程中,如果发现产品性能出现问题,要与供货商及时的沟通,要求其在规定期限内完成对设备的重新整改。同时,也应该主动记录下设备发生问题的时间、具体的问题现象和可能造成的后果,这样就避免了下次重新测试设备工作状态下一些常规步骤的重复执行,省去了资源的不必要的浪费。

3.4加强合同产生过程中的一些管理

在合同生效后,合同当事人都有义务在合同规定的期限内履行各自的义务。当双方当事人对于某一问题无法达成一致意见时,就可能造成合同更改现象的出现,这时需要双方进行必要的协商处理。类似的合同风险管理及合同结束后的一些工作,也需要认真对待。

4结束语

在当前的经济形势下,医院在各方面的管理制度相对比较完善,各项工作也在有条不紊地开展下去。但是,在医疗设备采购合同合同管理方面,依然存在着各种各样的问题。这些问题的存在,对于医院整体的工作效率有着很大的影响。基于此,本文通过对医疗设备采购合同管理方面存在的问题进行了一定的分析研究,并提出了相应的解决方法。通过这些方法的有效应用,希望对相关医院医疗设备采购合同管理方面有一定的参考意义。

作者:卢志民 单位:淮安市第二人民医院

参考文献

[1]罗峥,刀庆威.医疗设备采购合同管理现状分析及对策[J].中国医疗设备,2010,(10)

供货合同管理范文2

核电工程中的采购合同总体上包括四部分签订合同、履行合同、解除或转让合同、关闭或终止合同,这四个部分是一脉相承,环环相扣的整体,从设备采购的前期谈判到签约执行,采购的合同管理是处于核心地位的。尤其在合同签订和履行阶段,合同签订前需要专门的合同管理人员对采购合同进行全面严谨的分析,在采购过程中防止追求利益最大化的商业经营者占空子;由于核电工程的设备物项繁杂、供货周期长等原因,合同在履行阶段最易出现问题和风险。要通过过程控制严格抓好合同管理,保证供货范围、技术规范和设备品牌、设备编码、标牌、铭牌、设备配件、技术资料的提交的完整性,备品配件、设备润滑油、设备等方面来仔细检查执行合同。

2.核电工程合同管理的内容

2.1保证供货内容全面、详细、完整

当前核电工程中的设备采购大多采用系统打包采购的方式,这样的方式在充分发挥优势的同时对采购合同的拟定也提出了更为严格的要求。打包采购的中全面系统性强,对所有设备、支架、相关附件、整个工艺工程中的所需要的仪表、硬件软件整体打包。进行采购合同拟定时需要对细节问题进行明确规定,如安装的配套附件、专用工具、预埋件以及各系统之间接口的约定,全面规定供货的边界,采购合同内容要求全面、详细、严谨、完整。

2.2全面规范技术设备和选择品牌

要控制设备的质量,保证设备性能,对技术设备进行全面规范很重要。当前采用的采购打包系统可能在对核心设备进行规定的同时对一些安装配件重视不足,材料采购上规定不够明晰,如球阀、排污阀、电池阀、隔离阀等配件没有明确要求,螺栓类的材料有不锈钢材料、碳钢材料之分,这个不同材料用起来差别都很大。品牌选择上也有很大讲究,不同厂家由于制造水平差异设计制造的不同品牌的设备性能差异明显,产地不同的同一品牌设备,质量也因地域差异而有所区别,国产品牌设备与进口品牌设备一定要清楚地做出描述。当前全球化的发展设备制造业也日益国际化,我国核电工程的发展对这方面的设备需求也越来越多,一些进口产品制造商借机打入国内市场,在国内设置了工厂和制造基地,利用国内的人力、场地节省了费用获得更多的盈利,但这些国产化后的相关设备价格出现差异时其质量也会不同或是质量下降。有的进口设备性能在使用上明显优于国产的,但出于盈利考虑一些供货方就会在未明确规定的情况下选择价格相对低廉的国产设备。在品牌选择上,要根据实际情况选择3、4家实力均衡的厂家对比,不要急于签订合同,这样做可以有效避免某些厂家因设备故障无法正常提供品牌设备的供货,或者因订单饱和无法及时排产的情况而耽搁工程的进展对项目带来不利影响的情况,厂家之间的竞争也会带来同一品牌不同厂家的价格不同,在合同最后签订时一定要保证产品性能,采购合同中一定要做出明确规定,避免供货发趁机牟利而使设备质量无法保证后期影响工程的进度。

2.3有序编码

采购的设备进行编码并在出厂前进行核实,保证设备有序也是采购合同的技术文件中需要体现出来的。因编码要求笼统、管理不严、程序缺乏等状况导致的编码混乱而影响工程的情况也时有发生,合同中要规定要求供货方根据合同要求进行编码、标牌和铭牌。为保证标牌统一有序,对标牌的形式、规格做出明确规定,在名牌填写上要求规范,设备编码位号一致。

2.4备品配件进行清单管理

采购合同中要将备品配件的型号、规格、图样详细信息进行描述,便于采购同时也有效弥补打包采购的缺陷。打包采购时供货商一般主要考虑提供主设备未统筹考虑系统配置内的备件和材料。需要在采购合同中以清单的形式尽量全面的列出备件,包括备件数量、比例、类型。

2.5提交具体设备的资料

在打包采购中要注重单个设备的技术规格和技术描述,目前一些完工资料中只能查询到机械部分的备件,对轴承的型号、尺寸图的信息都不明确,为避免对后续管理、设备造成不利影响尤其在完工资料中要对一些设备如泵的构造图、配备图进行资料完善,提供具体设备的资料。

2.6变更规范

减少后续扩建、异常情况的风险系数,不宜太早签订采购合同,因为设备采购阶段还是初步设计阶段,设计方案可能需要变更,变更严格按照规范来,供货厂家可能为了追求最大利益以优化设计为由节省材料、设备,这些对后续扩建异常情况的处理都是非常不利的。材料设备变更要严格控制,之前就有商家为了获得差价利润,会提出各种理由来更改一些部件或配件的数量、规格,比如设备批次不同原设备部件停产、或订单饱和的说辞;交货时间变更需进行提前约束,尤其是一些重要核心设备的供货一定要严格规定供货时间拒绝变更,尤其在临近交货期不得因工程的需求迫切就降低标准。

2.7规范设备保养

在工程开始以前设备还需经过调试,调试阶段设备会处于一种停备用状态,这个时候的保养不到位就会导致生锈腐蚀等问题的出现,尤其是在核电工程中,设备大多会存放在工程附近,这些工程大多位于海边或是一些开阔的地方,位于海边的设备极其容易受到湿润而盐度高的海风的侵蚀,保养不周等工程开始以后设备系统就无法正常运行。工程开始后对于一些不常用的设备的养护也很重要。养护需要一定的润滑油及其他养护设备,设备规格不同养护设备就不同,这些设备都需要供货商配套配备,以免后期工程开始后购买不便。

2.8设备采购验收

采购设备包装出厂前,合同中需申明要进行专门的验收减少后期麻烦。

3.结语

供货合同管理范文3

关键词:高速公路;造价控制;合同管理

1案例概况

M市至H市某高速公路全长2360km,全线采用高速公路标准建设,路基宽度28m,双向8车道,设计速度为110km/h,该条高速公路是连接M市至H市重要的交通枢纽工程,计划使用寿命100年,合同总价1.23亿元。

2高速公路造价控制与合同管理的主要内容

2.1施工前

1)在工程项目开始建设之前,施工单位要委派相关人员详细勘察项目所在区域内的地质、地形条件以及水文特点等,在此基础上展开施工图纸设计。

2)合理控制机械设备的购买价格,不得出现随意报价的现象。

3)根据工程项目的实际情况合理选择设计方案,组织开展施工计划。

2.2施工中

1)施工过程中,施工材料的购买和选择是一个十分重要的环节,有时整个工程项目会由于材料选择不合理而受到影响,进而提高造价。

2)选择质量优、价格低和供货能力强的材料供应商供货,并能根据工程项目的建设进度购入材料,减少材料浪费现象。

3)正确把握机械设备的使用情况,使所投入的机械设备数量与工程项目的建设进度保持平衡。

4)严格计划方案的设计时间,做好工程项目配套工作,比如临时用电、临时用水以及临时的办公厂房建设等。

5)及时上报预算费用与实际费用之间的偏差,为了防止更大的失误和损失,不得有任何的隐瞒和谎报。

6)合理配置人力资源,高速公路建设需要大量的人力资源,如果人力资源分布不均衡,会对工期造成一定影响。因此,十分有必要对人力资源进行合理有效的控制。

7)及时掌握天气情况,恶劣的天气会延长工程项目的交付时间。

8)正确处理民事纠纷。高速公路建设占地面积较大,民事纠纷在所难免,这些会影响和拖延工期,进而提高整个工程项目的造价。

2.3施工后

在工程项目建设完成后,施工人员不按照规定做收尾和善后工作以及机械设备占用等情况十分常见。为此,在完工后,应当及时验收整个工程,对于一些不符合规定的项目及时上报。另外,一些施工人员会在工程项目即将完成之前擅自离开施工现场,使得本该如期交付的项目只能延迟交付。

3高速公路造价的控制

3.1严格控制各项费用支出

1)材料购置费。及时了解和掌握建筑市场材料供货价格,货比三家,最终选择出质量优、价格低和供货能力强的材料供应商供货。比如:在选购某一种材料时,原标书报价为200.55万元,不同材料厂家的实际报价分别为160.2万元、170.8万元和180.4万元,此时施工企业需要对以上三家材料厂家的供货价格进行比对,选择出定价为170.47万元的厂家作为供货商,从而节省30.08万元的材料购置费。

2)机械设备费。在不断使用的过程中,设备难免会出现破损问题或性能故障,既耽误施工进度,又会额外增加企业的维修费用。所以,要合理使用机械设备,避免由于人为原因操作不当造成损坏,降低工程造价,从而提高施工效率。

3)非生产性费用。高速公路建设中的非生产性费用主要包括通信费、业务招待费、办公用品费以及营业外支出等各项费用,由于这些费用发生零散且具有不可预见性等特点,十分容易被忽视。为此,作为企业中的造价控制工作人员要严格控制这些费用的支出,减少不必要的支出[1]。

3.2充分做好前期准备工作

1)设计人员应保证所选设计方案的合理性与科学性,不断提高设计深度,减少工程项目在建设过程中因变更和索赔而增加的成本。

2)报批人员保证工程审批手续的齐全性。

3)勘察人员应深入施工现场进行地质勘察工作,保证勘察数据的准确性和可靠性。

4)拆迁人员合理安抚被拆迁对象的情绪,控制被拆迁人员趁机哄抬拆迁费用,减少征地拆迁费和建安费用的支出。

3.3实施全过程的跟踪审计

在本工程项目中,施工企业还应对工程项目的建设情况实施全过程的跟踪审计,以此全面控制工程造价,促进工程项目建设有序推进。跟踪审计人员深入施工现场,了解和掌握实际建设情况,实地测量现场并完整记录测量结果,为后续工程项目的开展提供理论依据。如此一来,既能避免工程数量少计多报现象,又能保证工程数量的准确性,为竣工结算奠定坚实基础,并最大限度控制工程造价。

3.4正确处理工期延误和索赔

一般情况下,工期延误可以分为不可控和可控两种情况。不可控指的是受不可抗力、极端气候条件等因素的影响造成工期延误,对于这一情况可适当延长施工期限。但是,对于因承包商自身原因导致的工期延误属于可控的范围,需要严格按照索赔流程对其进行索赔,如图1所示。所以,在造价控制工作中,要从工期延误的实际情况出发,明确延误的原因,正确处理和高度重视该问题。另外,造价控制工作人员要从工期延误时起认真记录延误时间、原因以及施工人员和机械设备的使用情况,为因工期延误造成的索赔提供重要理论依据[2]。

4高速公路建设合同管理策略

4.1健全完善合同管理体系

合同管理在工程项目的建设过程中发挥着至关重要的作用,为此要加大对合同管理的重视程度,健全完善合同管理体系,遵守工程项目建设过程中涉及的法律法规,增强其执行能力,使合同管理逐渐走上规范化的道路。同时,让合同管理同步于法律制度,因为一旦合同生效,就具备了相应的法律效力,应当正确处理合同与法律之间的关系,以此不断增强合同管理人员的法律意识,规范自身的行为,必要时可以利用合同维护自身的合法权益。除此之外,在合同签订之前,双方当事人应就合同的内容和条款进行仔细研究和分析,避免由于合同条款的不合理而造成经济纠纷[3]。

4.2妥善处理合同违约问题

在工程项目建设过程中,如果合同的一方出现了违约的情况,要认真调查和分析违约事件产生的原因,确认违约性质并及时上报给项目主要负责人;对于合同双方当事人对合同的履行有意见时,承包单位同样要以书面的形式并在规定的时间内予以答复,或者通过面对面谈判的方式解决合作方提出的问题,表明自己的观点;如果是合作方违约,就要按照合同约定的内容予以追责,并要求其赔偿一定数额的违约金。合同违约处理流程如图2所示。

4.3定期开展专业知识培训

高速公路合同管理工作,对合同管理人员的业务能力有着十分严格的要求,这就需要施工企业立足工程项目实际情况,定期对合同管理人员开展专业的知识培训,培训内容涵盖施工技术、工程造价以及法律法规等方面的知识,使其能充分理解和掌握合同文件内容,仔细推敲合同条款,进而不断提升合同管理人员的管理水平[4]。同时,在企业内部成立合同管理小组或者部门,更进一步规范合同管理工作,为工程项目的顺利开展提供重要的组织保证。

5结束语

造价的控制与合同管理对高速公路经济效益和社会效益的实现具有极其重要的现实意义。为此,各个参建单位应高度重视造价的控制与合同管理工作,要从严格控制各项费用支出、充分做好前期准备工作、实施全过程的跟踪审计、正确处理工期延误和索赔、健全完善合同管理体系、正确处理合同违约问题、定期开展专业知识培训等方面做起,从而实现对高速公路的造价控制及合同管理工作。[ID:012167]

参考文献:

[1]刘晓冬,王亚奇,王莉.甘肃陇东地区高速公路造价主要特点和控制措施[J].工程建设与设计,2020,68(9):287-289.

[2]王海越.高速公路施工成本造价控制分析[J].交通世界,2019,36(24):136-137.

[3]康玮.高速公路建设项目合同管理研究[J].工程建设与设计,2017,65(5):204-206.

供货合同管理范文4

1.1重视合同文本的拟定与分析

1)尽量采用示范文本。

为了避免合同缺项、漏项及不平等条款,减少合同争议,所以,与工程管理相关的各类合同应尽量采用示范文本。同时,发生合同纠纷时,也有利于行政管理机关对合同实施进行监督、仲裁、裁判等。笔者所参与的工程项目,总承包合同的签订历时半年,双方将当时所能考虑到的问题均写入了合同,示范文本上未包含的特殊情况,也均在“补充条款”中注明,不能明示的条款,也有框架式的约定,后续施工管理遇到问题,就有了指导性的方向。另外,在拟定合同文本的内容时,合同管理人员最好从工程招投标阶段就参与进来,工程中标后,对前期投标报价和后期工程现状进行深入调研,使拟定合同更全面、切实,具有预见性。

2)基本条件不具备的分析与应对。

长期跟踪的工程项目,因施工单位投入了太多的精力,所以即使业主在基本条件不具备的情况下仓促招标,施工单位一般也不会就此放弃。这就需要在招投标、合同签订、后续管理等阶段制订出完备的应对措施和风险防范措施。首先,工程报价的调整因素要充分考虑,对各种因素都需给出相应“宗旨”,并写入合同,这样施工过程中出现的“千变万化”都“不离其宗”。其次,合同中对施工基本条件的约定,一定要明示出原则底限,在正常施工受到这些条件影响时,可以立即明确责任人,并要求其在最短的时间内进行处理。对边设计边施工的工程图纸问题,必须在接收图纸过程中,做好图纸收发文签收记录,对因反复更改、未提前预留预埋、功能应急变化等非正常情况导致的各种返工、维修等,均做好过程资料并要求当事人签认,或以报告的形式发文至对方。从总承包单位到各专业承包人,过程资料一定要详细,如:接到变更或维修指令时,原设计图纸情况如何,原设计图纸功能布局如何,什么原因导致情况改变,原设计图纸发放日期、已按原设计图纸施工至什么程度而又修改了设计等等。否则最后结算时,没有较详细的资料,审计单位会认为有些情况是施工单位组织安排不合理,或者施工中漏掉了预埋预留等而产生的,从而引起不必要的结算纠纷,影响结算工作的顺利进行。

1.2建立健全合同管理制度并善加利用

施工总承包合同管理是综合性很强的工作,合同管理人员除了熟悉合同洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等程序,还应了解不同专业的施工、材料、设备、劳务等知识,这样才能规范、细化合同管理的各个环节,建立和健全可操作的一系列合同管理制度,做到有章可循。最后,把完善的合同管理制度在管理过程中善加利用。

1)合同交底。

合同签订后,总承包单位及各专业承包单位的合同管理人员应组织合同交底,把合同的主要内容对各级项目管理人员和各职能部门负责人做出解释和说明,形成合同交底制度。

2)责任分解。

合同管理人员将各种合同目标,明确其工作范围、责任和完成时间,分解落实到各职能部门。职能部门再将合同任务层层分解落实到人,整体配合、协调,共同实施合同。

3)阶段工作沟通。

各职能部门工作情况、未来一周工作计划、生产及技术协调会事宜应及时与合同管理部门沟通,以便合同管理人员筛选、分析、应对合同履约情况,做出正确决策。因为预结算人员对现场合同不熟悉,导致费用索赔项目未能纳入当月付款申请的实例,建议合同与预结算划归同一部门,便于及时沟通。

4)工程进度款审查批准。

同时建立工程进度款审查批准制度,除工程、技术、质量、安全部门对相关完成情况把关外,也有利于合同管理部门从合同角度对进度款进行审核与计划。

5)辅助管理办法。

施工总承包单位还需根据工程实际情况制订出详细的总承包管理办法,以载明在合同中不便明示的现场安全文明、卫生、临时设施使用、开会制度、竞赛规则以及奖罚细则等等。同时通过质量、环境、职业安全健康三大体系认证,进一步规范总承包单位的各项管理制度以及工作流程。制度越细,执行和管理的操作性就越强。

1.3商定重要事务工作流程并专人负责

针对业主职能安排不实际,办事效率低的情况,如在合同中无法提前确定具体流程,可在工程施工过程中,根据各单位管理机构设置情况及人员安排,在例会、报告会上及时提出具体工作流程,形成相应纪要或文件,然后及时发放至各单位,用具体的工作流程对其形成约束。如果程序复杂实在难以精减,总承包单位与各专业承包单位就进行人员优化分工,选出擅长处理各类重要事务的专人负责施工方案审批、现场签证办理、工程款报审与跟踪、索赔等重要事务。采用专人积极主动加“橡皮糖”的工作方式,既能促进各类事务的办理效率,又能通过这种主动的方式对业主、设计、监理等单位产生积极的影响,有利于建立长效沟通交流,便于合同目标顺利实现。

1.4增强项目管理机构人员的团队协作能力

一个施工总承包的管理模式,各参与方的利益关系既有对立,又有统一。做好总承包模式下的管理必须增强项目管理机构人员的团队协作能力。笔者所参与的工程,工程造价以2005定额为计价依据,2005定额与以往定额的主要区别是技术措施费的计算必须依据审批后的施工方案,施工方案除了要指导施工外,还需为技术措施费的计算提供完备的技术基础资料。2006年施工时,因为工程部门疏忽,未及时报送安全防护方案,造成2006年的安全防护费用结算无据,出现不必要的结算争议。2007年施工过程中,因为技术方案简化,地沟土方在施工方案中没有体现,最终因为没有书面依据,只能按定额中规定的放坡与工作面结算地沟土方,因结算依据与实际有差距而造成了部分费用损失。这样的结果,工程、技术、合同管理部门均有责任。项目管理中合同管理是龙头,贯穿项目始终,只有做好与工程、技术、质量、安全、采购、后勤保障等职能部门的分工、合作及监督,和谐地进行团队协作,才能使项目管理机构有机地链接在一起,保证三大管理目标不会脱节,从而实现项目管理的最大效益化。

1.5提高合同管理人员综合素质

合同管理人员从工程招投标到工程全部结束,肩负的职责包括:参与市场调查、预测与决策;起草合同文本,指导和审查合同的订立、变更、履行和解除;直接参与各类合同的谈判签约;督促检查合同的履行;对合同文件进行管理;建立合同档案;收集合同谈判或履行后的信息反馈,为下轮参加竞争提供决策依据。特别是总承包管理涉及专业更多,人际关系处理更繁杂,各种知识涉及面更广,所以,总承包单位选用的合同管理人员应具有较高的综合素质。

1)要有一定的文化水平作基础;

2)要有市场意识和较高的业务能力;

3)要掌握较深的法律知识;

4)要有一定的经营管理工作能力;

5)要有强烈的事业心和高尚的职业道德。

合同管理人员只有具备较高的综合素质,才能应对合同管理中的各项事务,及时处理变更、索赔、停工损失等细致繁杂的工作,在约定的时间内,按照合法程序,有理、有据、有节地签认各种经济资料。如:笔者参与的工程中,橡胶地板供货商在合同签订时,对其所供的进口商品未考虑汇率对价格的影响,从而与业主签订了固定单价合同。而2008年,各种建筑材料价格异常波动,其他供货商相继依据合同进行了价格调整,而橡胶地板供货商在2008年供货数量最大,但至今追加货款无望。在此案例中,合同管理人员如果具备一定的金融、关税知识,这笔损失可以避免。

1.6项目经理参与合同全过程的动态管理

1)参与工程变更与索赔。

工程项目实践中工程变更比较频繁,尤其是边设计边施工的工程,而工程变更是导致索赔纠纷的主要因素,当前建设领域还未完全依靠合同来规范当事人的交易行为,行政手段还占据着一定的市场,施工过程中的许多正当索赔往往是业主领导说了算,有些业主领导在不了解详情的情况下看到索赔文件会推诿,许多正当的索赔就会经历很长时间,甚至不予解决。所以,这就要求施工单位的项目经理也参与到合同管理中来,以其行政级别的方便,与业主单位的领导进行及时沟通。同时,项目管理层日常工作中,对业主的要求要做出积极地反应,以加强双方的诚信与信任。上下通力,相信许多棘手问题都会容易解决。项目经理是项目合同完全履行的第一责任人,也是施工单位的领头人,有了项目经理的参与,项目合同管理就能按照分级管理制度,层层突破,取得更好的管理效果和经济效益。

2)开展合同履行情况评价。

项目经理还要组织项目管理人员认真开展合同履行情况评价工作。总承包合同管理内容丰富,认真开展合同履行情况评价能够总结和归纳建设过程中的经验和教训,以便随时调整各种问题和风险的应对策略,分析原因,总结经验和教训,指导今后的合同管理工作。

2结语

供货合同管理范文5

1.1电力物资采购合同

根据我国合同法定义:合同是平等主体之问设立与变更的民事权利义务关系的最终协议|21,评定主体包括自然人、法人以及其他组织。电力物资的采购合同可以被认为是由电力企业生产经营所需物资在采购中与供应方共同协商并达成一致后,共同签订的一份买卖合同。电力物资的采购合同一般包括:设备销售合同、办公设备买卖合同、办公家具买卖合同、电力工程物资采购合同、协议库存合同等形式。

1.2管理电力物资的采买合同

合同管理内容包括对合同的定义、更改、审?、实施、控制、监督等一系列管理行为。合同管理必须由合同当事人结合企业内部制度和合同要求进行实施。电力物资采购合同的管理,则是电力部门对物资采购合同所实施的管理行为。管理必须遵守国家的相关法律法规,同时遵循电力企业的内部控制制度。在企业经营过程中应当将合同管理作为企业的一项日常管理工作。

2电力物资采购合同中存在的管理风险

2.1电力物资采购风险当下市场经济中的电力物资采购存在一定风险,需要重点关注以下几点:

1)采购中存在汁划风险:采购计划是对整体采购方案的统筹安排,计划不得当可能导致采购中对物价、货物规格、数量、名称和交货期限等要求存在偏差。

2)采购中存在价格风险:由于投标环境是由供货商操纵,所以常出现互相勾搭投标,蓄意哄抬价格,导致企业采购蒙受不必要损失。

3)采购中存在质量风险:采购质量问题是所有物资采购中需要重点关注的问题,个别供货商可能会出现不按招标条件和要求进行供货,导致采购的物资在质量方面无法达到企业采购要求。

4)采购中存在验收风险:在电力物资的采购过程中比较重要的两个环节就是交付与验收。只有满足物资交付要求,并实施严格验收,才能保证采购的物资负荷企业生产需要。

5)采购中存在意外风险:天灾或者政策等不可抗拒因素常常导致意外发生,采购中需要考虑意外风险问题”。

6)采购中存在责任风险:电力物资采购过程中采购管理人员需要具备较强的责任心,杜绝假公济私或者非法谋取私利等问题给企业带来的风险。

2.2电力物资采购契约风险

1)合同文本的选择:电力企业对常规合同的制定,必须建立规范、标准的合同文本,在进行物资采购过程中,必须按照标准合同完成招标和采购合同的签订,主要条款不擅自变更。

2)签订和履行合同的授权代表:一般来讲,电力物资的采购环节需要从招标、合同签订、交付验收等方面全程对合同进行管理。该过程中涉及人员较广,而其中部分人员虽经办部分事项,但可能不涉及所在单位的法定人代表授权,或者授权范围大过经办事项内容。可能造成权限风险问题和风险问题。

3)签订合同过程中涉及印章问题:各个企业的印章管理制度不够规范和统一,在签订合同过程中,各类印章起到不同作用,代表不同规则。比如合同签订中常用到的“公章”、“合同专用章”和“业务专用章”等。

4)签订合同中的违约责任问题:违约责任的制定是对合同双方当事人的行为规范,制定过于宽松或者严格对合同双方来讲都存在利弊,可能会被仲裁委员会或者法院判定无效,不利于企业维护利益工作展开。

5)合同签订中欺诈警觉问题:签订合同过程中需要注意合同内容,防止合同欺诈现象发生,合同欺诈很难同正常合同纠纷区别。在签订合同时需要特别注意一人持多公司资格“围标”,利用虚假合同主体身份完成合同的签订,然后在接到预付款后潜逃、空壳公司等。

3强化物资采购控制合同风险的内控方案

1)提升采购合同管理风险的防范意识,采购各级管理者需要特别重视合同管理问题,支持对合同签订过程中风险的管理控制。

2)综合提升合同承办人及涉及的管理人员在采购过程中的业务能力和素养,合同管理选用责任心较强的部门人员,提升管理人员的合同风险防范意识和管控能力,确保合同签汀、管理符合企业管理内控规定,并严格遵守国家相关法律法规。

3)对企业的合同管理部门赋予一定的权威性和独立性,有效制约在合同签订过程中的招标、签订、实施、交付、结算等过程中存在的不良行为。

4)内部审计控制,加强内部审计工作对发现薄弱制动点、风险点制定针对性措施,并随机抽检以及设备监造等。对已经形成的问题进行补救方案。

5)风险规避。在电力物资采购签订合同过程中,如果存在较大的风险,且风险损失程度严重时,应当主动规避风险,放弃合同的签订。

6)风险转移。在采购合同签订过程中,如果预测可能存在一定的风险,可以对风险进行转移,对可能出现的风险损失部分进行保险投保'

7)风险承担。风险发生时,根据以往风险的损失情况,预先做好损失准备金的备用,发生风险损失后作为弥补。

4结语

供货合同管理范文6

关键词:费用控制;合同管理;海外总承包;总承包商;业主

0引言

近年来,国内煤化工乃至整个建筑业市场热潮不再,各大工程公司已然面临“僧多粥少”的局面。在此种境地下,多数大型工程公司选择以国家提出的“一带一路”倡议为契机,尝试承揽海外EPC总承包项目。然而,在多数情况下,相比较于国内EPC总承包项目,海外EPC总承包项目的执行难度及其所面临的风险更大,且对合同管理及费用控制的精细化和专业化管理的要求更高。因此,做细、做深、做透合同管理与费用控制工作意义重大,利用两者之间的关联更好地去融合管理也非常必要。本文以项目执行时间顺序为轴线,对合同管理在费用控制工作中产生的作用进行探讨。

1合同签订阶段

在合同签订阶段,需要对合同文本中的一些关键条款进行评审,尤其是对于涉及承包人工作范围、违约责任及可主张权利的条款,如缺陷责任、变更索赔、停工权利等,因为这类条款中暗藏的风险和陷阱都极有可能对后续的费用控制造成极为不利的影响。下文以几条典型条款为例进行论述。

1.1现场条件和测量放线

FIDIC银皮书项下4.10、4.7条款虽规定施工现场地下及水文条件、原始基准点、基准线、基准标高由业主提供,但是却明确说明业主对这些数据的准确性不负有任何责任,由总承包商负责核实和解释业主提供的相关数据。基于目前国家提出的“一带一路”倡议,很多项目的建设资金是通过融资获取,甚至是通过多边融资的渠道获得的,这就使得业主在建设工期方面处于非常紧迫的状态。在此种情况下,业主往往急于授标,因此对于总承包商来讲往往没有充足的时间去核实施工现场的地下及水文条件及基准点、线和标高等相关数据,更难以合理量化。反观总承包商,其为了提高投标竞争力,又不能将此风险全部作价,于是在这种情况下风险也就产生了。由上可知,要求业主向总承包商提供的初步地勘报告显得尤为重要,并应尽最大努力在合同中约定:①如总承包商遇到的实际物理条件性质与业主提供的初勘报告不同,则总承包商有权提出费用及工期索赔;②如总承包商遇到的实际物理条件性质与业主提供的初勘报告相同,但是相比较于业主提供的初勘报告描述更为不利,则总承包商也有权提出费用及工期的索赔。海外项目合同对这一条款必须争取(哈萨克斯坦项目合同对此条款亦明确规定),否则风险极大。

1.2设计责任

基于FIDIC银皮书项下总承包合同,所有设计错误的风险承担者是EPC总承包商。按照当前的海外项目市场的一贯做法,业主一般会提前委托一家设计院完成项目的前端设计工作(FEED),并将此FEED设计文件作为招标文件的重要依据,且要求投标人在报价中考虑因FEED文件错误、缺陷、遗漏导致的后续工期延长或费用增加责任。这样承包商即面临与上述现场条件及放线的同样风险,如报价时间紧迫,总承包商只能选择将这些可能遇到的风险作价,从而可能导致报价高于业主预期。但这一条款一般情况下业主肯定会坚持保留。基于此,可采用两种方案在一定程度上规避风险:(1)在合同中约定总承包商在合同签订后的6个月内(具体时间可因项目的工期而定)有权提出FEED文件的错误、缺陷、遗漏之处,经业主核实后可作为承包人对合同价格和工期变更的理由。如果超出此约定期限,则此后再发现的任何关于FEED文件的错误、缺陷、遗漏都不能作为总承包商延长合同工期和增加合同价格的理由。采用此种方法对于发承包双方来讲较为公允,双方也都比较容易接受。而总承包商需在此约定期限内进行大量的FEED设计文件校核工作,包括开展详勘,核实业主提供FEED文件与实际情况数据差异等。(2)总承包商可以将自己无法承担责任的设计部分在合同中单独列出(如由业主采购的专利技术缺陷),明确不承担由于此部分设计的错误原因所导致的损失,哈萨克斯坦项目即规定由专利商提供的专利技术缺陷造成的性能保证问题不由总承包商承担。

1.3责任上限

一般情况下,合同签订条款中会约定总承包商责任上限(责任上限包括工期违约责任上限及性能保证违约责任上限及其他违约责任,一般情况下规定为合同总额的10%~15%左右),但是总承包商需仔细审查业主是否在其他合同条款暗藏玄机。业主有可能在其他条款中规定一些罚款情况不适用于责任上限条款(如违反东道主国家法律、违反海关条例、对业主融资造成影响等),如有这一条款或类似的条款,责任上限条款相当于被架空,这对于总承包商来讲是非常危险的。

1.4不可抗力———战争

基于FIDIC条款19.1及19.4,对于战争,无论是发生在东道国以内还是以外,只要是造成项目工期滞后或者是费用增加,则总承包商都有权向业主提出索赔。但业主往往会隐蔽地将战争修改为“仅限于东道国内发生的战争”,这对总承包商来讲是非常不利的,因为项目的物资输送(包括人员、机具、设备材料等)往往会在很大程度上受到东道国周边国家的局势影响,由此业主的这一修改也在很大程度上缩小了总承包商因不可抗力导致损失的工期及费用索赔权利范围。以乌干达欧文电站项目为例(合同额约6800万美元),此为最后总结的四大不平衡条款之一,最终该项目价值约1500万美元的机械设备被没收,约3300万美元保函被没收,向业主赔偿约230万美元。综上可知,在海外EPC总承包项目合同签订阶段,合同管理通过对不可接受的条款另辟道路及对合同条款的仔细严谨审核可从根源上尽最大可能降低项目执行风险,提高费用和工期的可索赔范围。

2项目策划阶段

2.1对资金计划编制支撑

费用控制人员需在总体测算收支情况后编制资金计划,但在海外项目资金计划编制中风险费用往往容易被忽视。在多数情况下,因受制于有限信息,风险量化工作往往难以开展,但是这并不意味着束手无策。以哈萨克斯坦项目为例,随着项目的推进,对项目的实质性内容越来越了解,一些最初以为是高风险的风险因素在风险清单逐步消除(如设计及施工一级资质办理风险、地下污染物风险等),同样对于新识别的风险因素也在风险清单中予以补充(如业主不按里程碑支付的风险、采购货值分配与实际价值过大导致的违反关税条例的风险等)。这其中,有的风险可量化计算得出,例如,工期延期违约风险金=(工期违约罚金-工期延期保险可赔付金额)×工期违约预估概率;性能保证违约风险金=(性能保证违约金-保险可赔付金额)×性能保证违约发生概率。有的风险只能是通过专家对项目风险进行等级评价,预估风险发生的概率及造成的损失,如设计返工造成的损失风险金,政府报批延误导致的损失风险金等。因此,对于总承包商来讲,可编制具备一定精准程度的风险量化表,将此量化的风险费用纳入总承包商的资金计划、项目成本预算或费用控制指标中。由以上亦可知,风险识别、分析、量化不仅仅是项目策划阶段的任务,而且是贯穿整个项目执行期间的工作,需依据项目状态变化不停地调整,也要求费用控制与合同管理在风险量化过程中时刻保持高度关联。

2.2采购分包原则

对于海外项目总承包商与采购供货商之间的采购合同,因设备最终的入关国是东道国,因此清关报关风险相对较大。总承包商所面临的是真正的工期违约罚则、违反海关条例罚款。基于此,海外项目供货合同订立过程中的合同审查显得尤其重要。在供货合同中必须明确延迟交货的违约金计取规则,甚至对于关键的大型设备,如其影响设计进度,在进度计划关键路径上则可以将供货合同的供货周期分为几个重要的时间节点,并将每个点都设立延迟提供的违约金计取规则。另外,有些项目地处东道国免税区,形成永久工程的设备材料享有免税权利。对于此类项目,合同中往往会规定:由于总承包商的原因导致业主遭受海关处罚或者征收关税的损失由总承包商承担。对于此风险,总承包商不仅需要提高自身的清关报关能力,还需要在供货合同中明确要求供货商需提供的随机报关资料文件清单、份数及时间,以及其他业主在合同中的要求。

2.3施工分包

在项目执行期间,施工分包商与总包商的联系最为紧密,但“水能载舟,亦能覆舟”,对于总承包商来说,对施工分包商的有效掌控和利益平衡显得非常重要。以哈萨克斯坦项目为例,总承包合同中规定了EPC总承包商需满足的当地含量的比例,因此总承包商需在施工分包合同中约定施工分包单位需达到的当地含量百分比(具体百分比数量需根据施工单位性质测算确定)。费用控制人员在了解采购分交情况的同时,调查当地乙供物资供应情况,且需结合当地劳工政策分析施工单位的劳工比例,测算施工单位可以实现的当地含量百分比,并在合同中约束。对于总承包商与施工单位之间的内部索赔变更规定,建议采用“联合制”的方法进行规定,需明确对于同一可变更索赔事项,如果涉及总承包商与施工分包商两者,则分包商有义务做好同期索赔记录并按总承包要求提供相关证明文件,且明确“PayifPaid”(总承包能获得变更索赔,分包商才能相应获得)的原则,否则费用控制目标的实现将面临严峻挑战。同理,对于施工分包合同中的合同生效条件、工程款进度款支付比例、工期违约金记取规则等都需依托于总承包合同分析测算,并在分包合同中明确规定。综上,对于合同管理来讲,做好项目策划阶段的风险量化工作,并将海外总承包合同项下的总承包商风险及义务合理转移至分包,对后续项目执行期间的费用控制意义重大。

3项目执行阶段

在海外EPC总承包项目执行期间,总承包商与业主之间的索赔管理极为重要。对于索赔管理,一方面,需充分利用“合同条款”和“法律规定”这两杆枪;另一方面,需制定专门的索赔程序并架设专门的索赔组织机构。在索赔组织机构及索赔程序中,合同管理和费用控制均扮演非常重要的角色,因此仅以与两者均相关的索赔工作———“同期记录”论述合同管理对费用控制的作用。对于参与海外项目的总承包商而言,有时会借助专业律师团队参与到索赔工作中,但其所能给予的帮助往往是在总承包商深陷合同困境和法律盲区时给予提供新的索赔思路。一方面,利用合同条款间的逻辑性问题;另一方面,利用法律与合同不一致性问题去进行抗辩,或者是寻找合同未规定但法律赋予总承包商权利的法律条文等等,但是一切的因素归根究底还要落实到“证据”上面。如合同索赔出现争执,会逐步发展到DAB(争端解决委员会),甚至最终到准据法仲裁,这时证据就对DAB及准据法仲裁的判决起到决定性的作用。因此,对于总承包商来讲,做好同期记录十分重要。基于FIDIC银皮书项下合同条件及一般情况下的海外总承包合同条件,其中均会对总承包商的同期记录做出严格的要求,要求总承包商在可索赔事件发生时及对项目持续影响期间需做好同期记录,且业主有权在任何时候检查。在具有成功索赔经验的企业中,其项目组甚至对所有涉及索赔的记录文件提出“三分钟”规定,即要求所有相关记录文件必须能在三分钟内找到,也正是由于良好的同期记录习惯,才能使该总承包商无论在DAB还是准据法仲裁中都做到有理有据。对于总承包商来讲,还需规定其下游分包商做好同期记录。因为在多数情况下,索赔事件是牵一发而动全身的,总承包商及分包往往在索赔事件上是相互关联的。因此,在分包合同中约定分包商是否能获得索赔与其同期记录文件质量直接关联,且与总包商是否能从业主方获得索赔亦直接关联显得非常重要。以圭亚那某糖厂项目为例,正是因为承包商有效的索赔管理,不但使得该承包商免遭约550万美元的工期违约罚款,而且获得费用索赔近1300万美元(超过合同金额的10%),工期索赔418d(超过总工期的30%)。因此,对于合同管理及费用控制而言,在索赔过程中需紧密结合,且需兼顾费用索赔及工期索赔,做到索赔利益最大化。

4合同终止阶段

合同终止分为两种情况:一种情况是发承包双方依据合同规定双方责任义务履行完毕后的终止;另一种情况是在合同执行过程中,由于一方违约且构成合同终止的条件,守约方提出的合同终止,或者由于不可抗力的原因导致合同执行受阻,以至于合同不能继续执行的终止。对于正常履行完成合同责任义务后的合同终止在此不予赘述,下文以非正常情况下的合同终止为依据对合同管理与费用控制之间的关联进行论述。对于合同终止事件,总承包商最关心两方面的问题:一是合同终止事件的程序;二是合同终止后的费用清算。合同终止的原因一般有三方面:一是总承包商违约导致合同终止;二是业主按照自身需求终止合同;三是因业主违约导致合同终止。对于以上3种情况下的合同终止,所需满足的条件不同,合同解除的程序不同,更重要的是不同情况下的合同终止对发承包双方之间的利益倾斜有着极大的反差。以FIDIC银皮书项下的合同条件为例。对于总承包商违约导致合同终止情形,构成业主提出合同终止的条件在FIDIC合同条件15.2条款中有明确规定,此种情况下的合同终止,总承包商所能得到的费用很少甚至大多数情况下是要将部分得到的工程款退还给业主,具体金额计算方法为通过15.3条款计算的费用(总承包商已完工作计算费用)减去通过15.4条款计算的费用(一般为第二标与第一标的费用差额+业主由于合同终止导致的费用增加+合同规定赔偿的间接损失,具体依据合同规定)。由此可知,这种合同终止对总承包商来讲无疑是毁灭性的打击,因此在项目执行期间,总承包商需最大限度地履行合同义务,避免将自身置于此种境地。对于业主按照自身需求终止合同的情形,首先按照FIDIC银皮书合同条款的15.5条规定,即业主在此种情况下提出的合同终止不得以自身继续执行项目或者委托其他总承包商执行项目为目的,否则可视为业主为合同实质性违约,此可作为总承包商提出合同终止的条件。如业主按照自身需求提出终止合同,则总承包商所能获得的费用为通过15.3条款计算的费用(总承包商已完工作计算费用)加上通过19.6b)~19.6e)(即将运至现场的设备材料费用及人员机具遣返费用等)条款计算的费用。这些费用对于总承包商来讲属于比较能接受的结果,由于一般情况下合同会赋予业主自行解除合同的权利,因此这种局面是总承包商所不能掌控的。最后一种情况为因业主违约总承包商提出的合同终止。单纯就合同终止来讲,此种判定结果对总承包商来讲无疑是最理想的。但是总承包商在其准备向业主发出合同终止通知书之前是要做足功课的,需要提前假设业主可能做出的抗辩回应并设立对应措施,提前准备律师授权手续,提前准备准据法仲裁所需的文件,收集规整业主(包括由业主承担责任的相关人员)违约的证据,“打有准备之仗”。FIDIC银皮书合同条件16.2条列出了总承包商可以向业主提出解除合同的情形,但总承包商一定要按照程序进行合同终止,合同终止通知。对于有些情况(如业主延迟付款、业主实质性违约),总承包商需在提前14d通知后方可终止合同;但对于8.11条款(构成拖期停工的条件)和业主破产的情形,则总承包商可在通知后立即终止合同,因此不同情况下所采取的合同终止程序是不同的。总承包商在科学评估终止与否后需当机立断,原因是一旦项目进入终止合同的地步,发承包双方必然会想尽一切办法将自身的损失降到最低,因此业主很有可能在知道总承包商可能对其发出合同终止通知书之前抢夺先机,以自身需求为由合同终止通知。根据FIDIC银皮书条件的15.5及16.2可知,因业主需求为由合同终止通知书的生效时间是28d后,总承包商以业主违约为由向业主发出合同终止通知书的生效时间是14d后,两者的时间差仅有14d。因此,一旦被业主抢夺先机,则总承包商所能获得的补偿将比其原本该获得的补偿少很多。因为按照FIDIC银皮书条件16.4的规定,如合同终止是因为业主违约导致,则总承包商可获得的补偿除了依据15.3条款计算的费用(总承包商已完工作计算费用)加上通过19.6b)~19.6e)条款计算的“够本”费用外,还包括16.4c)条规定的总承包商利润。对于不同情况下的合同终止,承包人所能获得的索赔费用见图1。对于不同情况下合同终止的时间关系见图2。综上可知,合同终止暗藏的微小变动或者过程中的稍许疏忽都可能导致最终的结果截然不同。因此,在后续面对此种风险问题时,合同管理及费用控制需紧密配合,尽量为项目挽回损失或争取更大的利益。

5结语

很多企业的海外项目执行经历验证了海外项目执行期间各岗位协同配合工作的重要性,因此合同管理对费用控制的作用及两者之间的高度关联性不容忽视。在今后的海外执行项目工作当中,以上思路将会对项目执行起到积极作用,同时有助于两个板块品质建设进一步提升。

参考文献

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[2]韩大华.如何做好海外工程项目的风险与索赔管理[J].科技资讯,2013(28):116.

供货合同管理范文7

[关键词]市政工程;工程总承包;合同管理

1工程总承包的现状

工程总承包模式在我国的应用始于20世纪80年代,并己从化工、石化行业逐步扩展至冶金、电力、铁道、石油天然气、水利、建材等行业。目前,在建筑工程、市政工程行业中工程总承包模式也得到了大力推广。市政基础设施建设主要使用政府财力资金,工程竣工后对建设单位而言,有基于各分项合同的项目结算,也有政府对财政资金使用情况的项目审计。工程总承包合同及其管理的法律基础,与各阶段分别实施的项目相同,主要包括国家或地方颁发的法律及行业主管部门的管理规范。

2工程总承包合同的特点

工程总承包可以更加有效的控制工程成本与进度,提升项目完成质量。工程总承包合同一般采用总价合同,合同范围内基本不用再支付索赔及签证费用,项目的最终价格和要求的工期具有更大程度的确定性。对于承包商而言,业主介入项目的程度低,总承包商有更多的自主权,有利于充分发挥总承包商的主观能动性。总承包商负责项目的全过程或若干阶段,有利于保证工程建设各环节的连续性,减少责任盲区,有利于控制项目进度和成本,确保业主既定项目总目标实现。工程总承包合同结构简单,责任分配更加明确。工程总承包合同价格不仅包括勘察费、设计费与施工费,根据双方合同约定情况,还可能包括设备购置费、总承包管理费、专利转让费、研宄试验费等。与勘察设计施工分别发包的模式相比,发包人将勘察、设计与施工范围内的工作委托给一个总承包人负责,发包人的组织和协调工作量少,工程质量事故责任明确,一旦有不良事故发生,可减少业主和承包商之间的纠纷。

3—般程序与重难点

总承包合同管理贯穿于总承包项目管理的全过程,包括合同风险评估、合同的拟定与谈判、合同的签订和履行、合同的变更与解除、合同争议的解决等。合同明确了签约双方各自的权利、义务和责任,有效地规范了双方的行为,从而保证工程项目顺利实施。合同管理的程序一般包括合同评审和订立、合同实施计划和控制、合同管理、合同管理后评价。

3.1合同评审和订立

总承包项目一般通过招标方式确定承包人,在编制投标文件时,应对招标文件中确定的工程范围、工程内容和拟定的合同条件进行审查、认定和评估,并将相关内容和费用反映在投标文件中。如陈翔路地道改建工程,因该项目将下穿S5沪嘉高速,施工期间施工区域所涉及的沪嘉高速公路的道路、桥梁、排水及附属设施等由总承包人负责管理,如有损坏的,由总承包方负责维修并承担相关费用。由于上述工作内容包含在招标范围内,故在投标阶段就需要考虑管养期间的相关费用支出。再如吴淞污水厂提标改造工程,该项目需要不断水施工并保证施工期间出水水质达标,需负责照管改造的单体构筑物在改造期间的正常运行,因此相关费用也应在投标报价时予以考虑。合同评审一般包括合同合法性、合规性评审,即是否符合现行法律法规、规范要求;合理性、可行性评审,即工期是否合理,创优争先的目标设置是否合理可行,设计方案是否可行,外部条件是否充分有可实施性等;合同确定的工作界面评审;合同严密性、完整性评审;合同风险评估;合同付款条件是否满足实施要求等。严格合同评审程序,合同签订前合同管理部门召集项目负责人、设计负责人、勘察负责人、法律顾问、技术经济专业人员对合同条款进行多专业、多角度的评审。根据招投标文件、合同评审和谈判结果,依据法律程序和规定订立合同。对合同评审中违反法律、行政法规强制性规定,行业规范的条款,应当予以纠正。如竹园一厂提标改造项目,招标文件合同格式参照住建部2013版《建设工程施工合同(示范文本)》,规定发包人累计扣留的质量保证金不得超过结算合同价格的5%,而合同谈判期间住建部2017版《建设工程施工合同(示范文本)》,将质量保证金累计扣留限额修改为不超过工程结算总额的3%,因此总承包合同也随即进行了相应修改。合同订立后应在规定期限内办理备案手续。当承包商与业主发生合同纠纷时,备案后的合同将是解决纠纷的重要依据。

3.2合同实施计划和控制

合同实施计划是项目整体实施计划中的重要环节。合同实施计划主要包括:合同实施总体安排;合同分解、分包策划;合同实施保证体系的建立等。合同实施保证体系需与其他管理保证体系协调一致。合同实施前,合同管理部门和合同谈判人员要将合同的主要内容、合同待定问题、合同订立过程中的特殊问题、合同实施计划、合同实施责任分配、合同实施的主要风险等,跟项目管理机构交底。如竹园二厂提标改造项目、松江综合管廊工程,合同中对BIM设计和应用都有很明确的考核要求,需在合同交底时着重提出;吴淞污水厂提标改造工程中,核心工艺包使用国外引进专利,采用美元计价,投标时美元汇率趋势上涨,合同谈判期间跟业主提出美元汇率按实结算,业主将其设置为待定问题,项目竣工结算时统筹考虑,这些个性问题需要合同交底时特别指出。合同管理在不同阶段有不同的侧重点,投标时如何报价签约预留利润是重点;施工中如何管理好分包单位和材料设备商,控制成本,合同范围外如何签证索赔争取效益是重点;结算阶段,如何及时收回工程款,实现效益是重点。合同实施过程中,需要定期对合同实施中出现的偏差进行定性、定量分析,并会同专业部门和专业人员制订纠偏措施或方案。

3.3合同实施的分供方管理

总承包商在总承包项目实施过程中处于核心地位,可通过招标、采购合同及分包合同来实现对各分供方的管理。总承包模式下的分包主要包括专业分包、劳务分包、材料采购、设备采购等,通过招标或竞争性谈判选择性价比高的合格分包商、供货商?分包策划,做好合同管理网络图,不同的分包类型采用不同的标准合同,合同类型一样则通用条款一样,在专用条款中针对不同情况做具体约定。各分包合同及自行完成工作责任的分配,应能涵盖主合同的总体责任,在技术、经济、进度、质量、资金、安全管理方面符合主合同的总体要求。分包合同之间工程界面的划分必须明确且互相衔接,如设备采购合同中专用预埋件的埋设,分包合同付款条件和付款进度的设置与主合同的关联性,设备单机调试和联动调试过程中设备供货商与安装单位职责范围的划分,设备供货单位与设计的沟通衔接,相应条款都应反映在双方合同中。

3.4合同实施的索赔管理

总承包合同一般采用总价合同,业主为了规避自身的风险,招标文件和合同中常有“等”“不限于此”等表述和条款,这些不平等条款阻碍了承包商向业主索赔。业主常常以“不限于此”为借口进行搪塞,认为所有内容、所有相关事项的时间和费用都己包含,实际实施过程中工程内容、工程量可能会增加,但合同总价是不变的。项目管理机构应准确理解总承包合同的工作范围和界面,对于合同范围以外的工作内容,项目实施过程中收集完整资料并经监理工程师、业主代表书面确认,在合同或法律法规、规范约定的时间范围内,按照约定的程序向业主提出索赔。目前,国家政策层面并没有专门出台针对总承包项目的工程结算办法,仍按照勘察、设计、施工分别实施的相关规定进行结算。传统施工招标模式下,工程结算按照竣工图加签证工程量进行计量;总承包项目的设计优化部分若不能反映在竣工图或实际实施的方案上,施工结算时往往成为争议的焦点。而在总承包项目实施过程中,由于参与各方对总承包的理解不同,往往出现业主认为总承包就是全包干,对于实际发生的合同外工作量不予签证计量,而对设计优化实际未实施的也不予认可的尴尬局面。如陈翔路地道改建工程,原设计方案和投标文件中实施本项目需要设置一座临时钢便桥,后经设计优化采用其他方案不再实施钢便桥,在结算时临时钢便桥作为措施费包干使用,因采用其他方案是否按原钢便桥报价直接计入工程结算与业主单位有了争议。合同索赔管理不仅包括向业主的索赔,也包括向分包单位的索赔,在分包合同签订时需要明确争议解决的办法。如吴淞污水厂提标改造工程,其核心工艺采用国外引进专利,在分包合同签订中需明确确保水质达标的要求,技术服务、安装调试和运行监管的要求,水质不达标的违约责任及争议的解决办法。当调试运行出现偏差时,保留监理单位向专利提供方提出索赔的权利。

3.5合同实施的风险管理

总承包项目的风险包括项目本身的风险和合同参与方的行为风险。项目本身的风险有项目本身可行性风险、财务风险、勘察风险、设计风险、采购风险、施工风险、试运行及验收风险。合同参与方行为风险包括:业主方的风险、供应商的风险、施工分包商的风险、人的行为风险、政府部门的行为风险等。项目本身可行性风险包括业主立项时项目本身的不可行性、方案本身有争议等;勘察风险包括地下管线、构筑物勘察不详尽等;设计风险包括设计标准不熟悉,设计方案不合理,设计审批延误,设计缺陷等;采购风险包括原材料价格上涨,汇率上涨,所需材料设备市场缺乏或仅有有限供应商等,施工风险包括现场地质条件变化,人材机供应不足或价格大幅上涨,施工组织设计不合理等;项目试运行及验收风险包括试运行所需外部条件缺乏,试运行程序不清楚,设备性能不能保证,验收标准不明确等。如某项目设计采用试验成功的设备,并将其确定为核心工艺,实际实施后,经放大的试验设备并不能达到理论计算的效果而导致调试失败;某项目因前期调查不清,用地范围内有一小块面积的耕地,征地进度严重制约项目的顺利进展甚至影响了项目设计方案。

3.6合同实施的财务管理

预算管理是财务管理的基础手段,资金管理是财务管理的重要工作,合同是财务管理的依据性文件。做好预算管理就需要根据初步设计概算批复、投标价格、施工图预算和项目合同分解计划等做出项目预算控制目标。根据分解合同,做好财务月度预算和年度预算,提高资金使用的预见性。总承包合同管理要加强收款的管理,根据合同条款和工程进度及时办理收款结算,回笼资金;对于分包合同,要加强付款和履约保证的管理,根据合同要求和实际进度,按照约定安排付款。但多数情况下,总承包合同收款进度和付款进度并不能完全做到一致,特别是涉及进口设备的合同,总包合同收款进度根据工程完成情况计量支付,而进口设备一般到货前需要全款支付设备款,这就需提前做好自资金筹划。营改增后,合同财务管理须加强税收管理,进行合理筹划,利用相关政策设法抵税、免税或合理避税。总包合同中明确不同合同款项发票开具的要求和适用税率,避免不必要的争议。如竹园一厂提标改造项目,总包合同中没有明确约定勘察费、设计费和工程费发票开具的要求,在工程收款发票开具时有了争议。分包合同签订时也要特别明确发票开具的具体要求,特别是税率的约定。同时,针对项目的不同情况,结合不同税率的发票和采购价格选择不同供应商,比如分包或供货招标时价格低的小规模纳税人和价格稍高的一般纳税人同时投标,则需要根据税金抵扣情况核算选择。

3.7合同管理后评价

合同执行过程中不可避免的会出现各种问题,合同履行结束,应及时对合同订立情况、履行情况及管理工作进行评价;将合同执行过程中遇到的特殊困难和解决办法进行总结;对项目有重大影响的合同条款的进行评价。通过不同项目合同实施情况积累,总结合同签订和执行过程中的经验教训,提高合同管理水平和企业抗风险能力。

4结束语

总承包合同管理是一项复杂的系统工程,涉及项目管理的全过程全要素,总承包模式在市政工程中的应用起步晚,总承包企业需要在实践中不断总结经验和教训,提?合同管理水平,提升企业竞争力,本文根据不同的工程实例,总结了市政工程总承包在具体执行过程中遇到的各类问题,并提出了相应的处置方法,可为类似工程的顺利实施提供参考。?

参考文献

[1]建设项目工程总承包管理规范:GB/T50358—2017[S].

[2]刑秀丽.浅析EPC工程总承包项目中的合同管理[J].项目管理技术,2009(10).

[3]张学明.浅谈EPC总承包项目的财务管理[J].现代经济信息,2013(11).

供货合同管理范文8

建筑施工企业的合同管理涉及工程项目管理的方方面面,除了传统的建设工程合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购合同、物资设备租赁合同等与工程项目密切相关的合同类型以外,还可能进一步延伸扩展,涉足投融资等重大权益管理、人力资源管理以及资产管理等类型的合同。因此,合同类型具有多样性。二是合同主体的多元性。基于上述合同类型的多样性,决定了合同参与主体的多元性,常见的合同主体往往有建设方、分包方、供货方和出租方等类型。三是合同履行过程的复杂多变性。由于工程项目施工周期长、工序繁杂、协作关系错综复杂等因素,合同在履行过程中情况复杂多变,风险系数较高,需要现场相关合同管理人员密切跟踪合同履行情况,及时报告有无异常动向,并适时调整管理策略。四是合同管理的全员全过程性。建筑施工企业合同类型形式多样、参与主体众多,合同管理涵盖施工管理的各个业务环节,贯穿于工程项目施工的全过程、全系统,涉及各类现场管理人员。因此,建筑施工企业的合同管理具有全员全过程性。

按照合同类型划分,建筑施工企业的合同大致有以下六大类:1.工程类。包括施工总承包合同、工程分包合同、劳务分包合同、国际工程承包合同等;2.物资设备类。包括物资采购合同、设备采购合同、设备租赁合同、设备维修合同、材料租赁合同、委托加工合同等;3.资产管理类。包括房屋租赁合同、资产购买及处置合同、物业管理合同、资产维修合同、办公设备采购合同、办公用品(低值易耗品)采购合同等;4.人力资源管理类。包括劳务派遣合同、人力资源培训合同、人才委托培养合同、劳动合同等;5.咨询服务类。包括审计咨询合同、投资咨询合同、财务咨询合同、律师服务合同等;6.重大权益类。包括对外投资合同、股权收购与转让合同、公司/项目并购合同、对外融资合同、担保合同等;

二、建筑施工企业合同管理过程中容易出现的问题及对策

按照合同管理工作所处工作阶段不同,我们可以将建筑施工企业合同管理过程中容易出现的问题大致分为合同签订前、合同签订过程中和合同履行过程中等三个阶段。

(一)合同签订前容易出现的问题:

1.对合同谈判把控不当。在合同谈判过程中容易出现问题主要表现在:一是谈判人员经验不足,缺乏法律、财务或工程技术等相关专业知识,对谈判条款把控不妥当;二是因决策失误,在谈判中对重大问题做出不当让步;三是谈判人员泄露本企业谈判策略,导致企业在谈判中处于不利地位。对此可采取对策主要有:一是充分收集谈判对手资料,熟悉谈判对手情况,并正确研判国家、行业等政策形势;二是挑选适格人员组成谈判团队,充分考虑谈判人员的专业、经验等因素,做好分工部署,必要时可聘请外部专家协助谈判;三是关注合同核心内容、条款和关键细节,具体包括合同合同价款、履约方式以及违约责任等;四是加强保密工作,严格责任追究制度。

2.对合同相对方资信审查不严。在合同签订前,必须对合同相对方的资信情况、履约能力、行业监管及产业政策、同类产品或服务价格等开展尽职调查,这是确保合同正常履行的一个重要环节。需调查资料通常包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明、授权委托书、相关业绩材料以及财务报表等。因此,需调查资料种类繁多,如果对合同相对方资信审查不严,所调取材料存在不真实、不完整或者有瑕疵等情形,将导致合同履行不完美,留下重大法律隐患。

3.未签订合同,先进场施工。有的建筑施工企业因前期进场施工任务繁重,工期紧张等因素,在未签订分包合同的情况下允许分包单位先进场施工。而分包单位为了承揽工程,不惜低价中标,进场施工后却脱离中标协议,大搞“退场经济”,致使双方在合同价款、工程分包范围、支付方式等方面存在较大分歧,分包合同迟迟不能签订,严重影响工程进度。对此,要不断提高企业管理人员法律意识,充分认识到其法律风险,严厉杜绝“未签订合同先进场施工”行为。

(二)合同签订过程中容易出现的问题:

1.项目部私自对外签订合同。通常情况下,施工企业的下属项目部是不具备对外签订工程分包、劳务分包和大宗物资设备采购等合同权限的。但实际履行中,有的项目部未经公司允许私自对外签订合同,或者在已经公司审批签订主合同的情形下,又与对方私自签订补充协议,对付款条件、违约责任等主要条款进行变更,致使合同条款上普遍存在权利义务约定不明确、违约责任不对等等情形。

2.签订合同时履行手续不全。在签订合同时,我们发现经办人员往往忽视加盖合同骑缝章、写明合同签订日期等问题。

(三)合同履行过程中容易出现的问题:

1.需签认凭证履行手续不完善。在合同履行过程中,需要双方签认的凭证种类繁多,如收方计价单、送货单、结算单、分包费用付款签认单等,这些过程底稿的记载内容是否完整、真实、可靠,将直接影响能否很好主张权利。实际履行中,容易出现的问题主要表现在:一是双方未及时签认相关凭证;二是虽已签认凭证,但签字人未经授权委托,致使签认无效;三是在凭证由多页组成时,仅在最后一页作签认,而前几页既无签字,也无合同骑缝章,为对方事后偷换文档或不予认可留下可乘之机;四是在凭证中用手写乱涂乱改,且未加盖修正章或拇指印以示确认,缺乏严谨性。

2.各类凭证表格设计不完善。有的建筑施工企业缺乏统一规范的各类凭证表格,致使过程资料记载不全面、不细致,最终影响双方验工计价、价款结算等事宜。对此,需要企业进一步加强管理,为各施工项目制作统一规范的凭证表格,避免因资料记载不全带来的风险。

3.未按合同约定出具书面通知等资料。双方在合同中有时会对开工时间、供货时间以及设备进出场时间等约定“以甲方书面通知”为准。但在实际履行中,现场管理人员未按照约定发出书面通知,仅以口头等形式代替,导致双方发生争议时,对价款结算、延期竣工或迟延供货等违约责任的确定缺乏依据。对此,需要不断增强管理人员履约意识,将一切行为以合同为依据,严格执行的理念贯彻于整个合同履行过程中,不断提高执行力。

4.进度款超付现象。为保证工期质量,分包合同中通常会约定“按照当期验工计价额的x%支付分包方工程进度款,预留部分待工程全部竣工验收后支付”。但在实际履行中,由于项目内部管理混乱、缺乏必要管控措施等问题,导致工程进度款超付,分包方实际取得工程款远远超过合同约定的x%工程进度款,使我方处于被动局面。

5.对分包单位的罚款略显随意。为加强施工现场管理,建筑施工企业通常会对分包队伍采取“罚款”等措施,确保分包工程在安全质量形象进度等方面满足要求。但有的现场管理人员却以此为谋取私利的手段,对不听从指挥的分包队伍肆意进行罚款;或者在开具罚单的过程中,因取证不充分,罚款金额不合理等原因造成分包方不能接受,使得双方关系紧张,加剧了现场管理难度。

(四)资料归档备案过程中容易出现的问题: