一、电大学籍管理工作中存在的问题
1．学生学籍档案资料残缺
电大开放教育学籍管理中突出的问题之一是学生的学籍档案资料残缺、不完整，究其原因有以下几点：（1）学籍管理的各项制度措施执行程度低，收集、建立学生学籍档案不及时、不全面且不准确，如档案资料收集时易出现遗漏丢失的情况，建立的档案不规范统一。（2）教育单位工作不到位，提供的学生信息总是存在这样或那样的问题，或不完整，或不准确，还常常任意改动，对工作的认识不够，缺乏严肃的工作态度，对学生信息的重要性没有明确意识，造成学生信息资料不完整齐全，使电子注册无法顺利执行。（3）学生自己对学籍档案资料的不重视，加上开放教育学生都是成人在职，很难在规定的时间内配合分校、教学点完成自己的信息的核对、填报等工作。
2．未能实现真正意义上的学生自主选课
开放教育实行完全学分制，允许学生自主选课的形式打破了传统的班级管理方式，但目前专业规则仍是由省校教学部门统一选课，学生并没有权利结合自身实际情况进行课程注册。通常由各分校、教学点学籍人员按班级为学生进行统一选课，将选课后的数据上报到省校教务处。既未实现真正意义上的学生自主选课和课程注册，同时又因电大开放教育办学层次的差异、开设专业及课程的不一，加上专业不同的学生选修同一门课所得学分不同，给学籍管理工作的选课和注册带来了较大难度，管理人员要花很多时间和精力对学生选课和注册数据统计处理，而且约束了完全学分制的实行。
3．成绩和毕业审核学籍管理现存问题
虽然学生的考试成绩实行了信息化管理，大大减少了工作人员的工作量，但由于学校办学水平有差异和专业众多，导致出现了一些课程代码不同而试卷内容相同的情况，而计算机只会读取课程代码，造成许多学生的考试成绩得不到录入。毕业审查也总是会出现各种问题，需要分校、教学点和学籍管理人员进行反复核查，影响了毕业审核的工作进度和毕业证书的正常发放。
4．学籍管理软件不完善
统一规范的学籍管理工作需要一个科学的管理软件作为支撑，就目前来看，中央电大统一开发的教务管理软件的投入使用，较为有效地推动了电大学籍工作的规范化发展进程。但在实际运行过程中该软件也出现了许多缺陷，造成省校与分校、教学点间的数据交流出现障碍。由于教务软件功能的不完善，一些传统的学籍管理操作管理方式还没有完全取消，日常学籍管理工作如信息登记表、考试成绩、毕业生登记等仍无法完全脱离人工作业，工作费时费力，效率低，准确性也无法保证。
二、提高学籍管理工作规范化的几点思考
1．健全学籍管理制度，使工作流程规范化
要使学籍管理工作规范有序、科学系统地开展，首先要完善现有的规章制度，而不是凭个人经验、主观意愿去办事。要在遵从国家的同一规划和战略决策的基础上根据管理原则和思想指导，健全完善学籍管理的规章制度。作为省级电大，制定的规章制度要在遵守中央电大基本原则的前提下，结合自身实际，同时考虑到分校一级学籍管理的特点制定出一套可行性强的配套制度。但这并不意味着制定好的规章制度是一成不变的，还要适应当前形势对学籍管理工作提出新要求，及时修订并加以完善。
2．加强学籍管理人员的素质培训
影响学籍管理质量的直接因素是管理人员的素质。学籍管理人员在工作中需要有计划和原则，这是该项工作的性质决定的。学校单位应重视和加强学籍管理人员基本理论知识和技能的培训，以期提高学籍管理人员的整体素质。学校应为学籍管理工作人员营造一些宽松的工作环境，在面对烦琐枯燥的学籍管理工作时能以轻松的心情来完成，适当为学籍管理人员提供交流学习的机会。同时，对工作人员进行相关的专业培训，帮助工作人员明确职业规划，制定相应的激励政策，在提高管理人员素质的同时，充分调动工作热情与积极性。
3．规范学籍档案的管理
开放教育学籍管理实现规范、科学化的目标，先决条件是建立全面、准确的学籍档案。如新生个人信息、学籍变动、毕业生名册等档案的建立。在新生入学时向学生发放学籍档案目录，让学生了解到完整规范的学籍档案包括哪些内容，这样有利于今后学籍管理工作的开展。要求各教育单位以班为单位，建立学生通讯录，便于管理。对收集、整理和归纳学籍档案材料应予足够重视，以确保学籍材料的完整、准确和真实，方便电子注册工作。
4．实现真正意义上的学生自主选课
完全学分制后允许学生自主选课，但学生对专业规则不甚了解。应加大力度建立起完善的选课制度，把选课权力交还给学生，省校、各分校、教学点要指派专人为学生选课提供指导和帮助，使每个学生在详细了解了本专业的课程结构和内容后结合个人实际情况合理自主选课，必要时要对学生进行选课流程培训辅导。课程选择结束后学籍管理人员要详细核对学生的选课信息，及时纠正错误，查缺补漏，正确统计后按时上交省校。
5．完善毕业审核工作
学籍管理工作中学生最重视的应属毕业审核工作，因为这关系到学生能否顺利毕业、按时拿到毕业证和学位证；同时毕业审核工作也与教务管理工作质量好坏直接挂钩，学校声誉也与之息息相关。每学期有很多学生从电大毕业，需要很长一段时间申请办理毕业证书。要让毕业生能在尽可能短的时间拿到文凭，就需要对毕业审核的工作流程采取一定的改革措施，以加快毕业审核。所以在学期考试成绩公布后，将毕业生名单发放到分校、教学点并立即对该届毕业生进行初次审核，初审后进一步核对，期间要有效应对并及时处理出现的问题。（本文来自于《学园》杂志。《学园》杂志简介详见）
6．努力实现学籍管理现代化
作为一项细致严谨的工作，学籍管理中许多信息人工处理不仅工作量大而且无法保证质量。因此，要使学籍管理工作高效有序进行，必须实现学籍管理手段现代化。学校要紧跟时展，加强教务管理的信息化建设，加大投入，不断完善学籍管理软件，使其功能更完善，程序设计更合理，操作过程更简便。利用先进计算机技术和网络技术优化开放教育学籍管理系统，以实现对学生的学籍全面管理，做到数据处理及时、准确，使学籍管理朝着规范化、信息化、程序化、科学化的方向迈进。同时秉承以“以人文本”的理念，建立信息资源共享平台，实现学籍管理公开化，促进管理人员与学生间的交流和沟通。
三、结束语
通过不断地探索与实践，贵州省电大逐步构建出一套与实际相适应的学籍管理模式，但有许多地方还需要去学习、去完善，去借鉴其他学校一些先进可用的经验。开放教育是现代远程教育工程的重要组成，学籍管理工作虽只是开放教育教务管理的一部分，其规范化程序直接影响工作效率和质量。作为学籍管理人员应转变观念、树立服务意识、加强学习，掌握并运用现代化管理手段，真正实现对求学者学习过程的全程的优质服务。
作者：耿爽 单位：贵州广播电视大学
