一、文物藏品档案传统管理的现状和不足
1.文物藏品档案传统管理的现状。随着文博事业的快速发展，文物藏品得到越来越多人的喜爱和关注，文物藏品档案管理工作也取得了一定的成绩。2.文物藏品档案传统管理的不足。目前，文物藏品档案工作虽然取得了一定程度的发展，但是在文物藏品档案管理的过程中还是出现一些不足的地方。传统管理的不足具体体现在以下六个方面。[1]71（1）文物藏品档案专职管理机构缺乏。目前，我国的文物藏品档案的管理机构是博物馆、文物保管所等文博单位，自改革开放以来，博物馆的文物藏品数量不断地增加，使我国文物藏品建档工作面临严峻的挑战。很多大型博物馆对本馆馆藏并没有建立数量全、质量高的文物藏品档案，更不用说其他级别的文博单位了。由此可见，目前，我国对文物藏品档案的管理工作并没有建立统一的专职管理机构，建立文物藏品档案专职管理机构是大力发展文物藏品档案工作的有力途径。[2]256（2）文物藏品档案的法律法规不完善。目前，我国建立与文物藏品档案工作相关的法律法规有两种类型。一种是在文物藏品保护的相关法规中对文物藏品档案的制度性规定；另一种是对文物藏品档案编制相关的规范。但是对文物藏品档案中的鉴定、分类、定名、定级等工作，至今仍没有一套完整且有效的操作规程和技术规范，档案内容的表达也没有相对统一的要求，因此建立健全一整套完备的文物藏品档案管理制度，不仅是指导文物藏品档案管理工作的基础和标准，也是对文物藏品档案科学管理的必然举措。（3）文物藏品档案人员过少、身兼数职。为文物藏品建档是文物藏品保管工作的重要环节和法定程序。然而，长期受“重藏轻用”思想、体制缺陷、客观条件、档案意识缺乏等原因的影响，一方面，许多基层文物藏品档案保管单位的领导缺乏为文物藏品建档意识，不重视文物藏品建档工作，文物藏品建档不及时，导致许多单位的文物藏品建档工作发展缓慢甚至停滞不前，文物藏品档案质量难以提升。另一方面，基层文物藏品档案保管单位机构小，人员少，可能只有两三个人，并且任务量繁重，在一定程度上延误了文物藏品建档的进程。（4）文物藏品档案管理工作的资金投入欠缺。博物馆等文博单位作为不以营利为目的、接受国家全额拨款的事业单位，长期以来，人们受非营利观念的影响以及没有正确认识到文物藏品档案的重要性，导致对文物藏品档案的保管单位的资金投入严重不足，无法适应文物藏品档案管理的需要。极大地限制了文物藏品档案信息的有效开发和利用，不符合档案的发展趋势。[3]1-21文物藏品档案的传统管理出现了许多不足，导致文物藏品档案的发展受到了一定程度的限制。因此，根据文物藏品档案传统管理出现的问题和现状，结合现代科学技术，为今后文物藏品档案管理工作提供理论指导依据。[4]24-31
二、文物藏品档案数字化管理的条件
对文物藏品档案进行数字化管理，符合档案现代化发展的趋势。而且，我国在实现文物藏品档案数字化管理方面已基本具备成熟的条件。主要表现在：[5]1.设备和技术支持。我国档案保管部门都基本配备计算机、扫描机、打印机、数码照相机等等。计算机技术、扫描技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、存储技术等高新技术，纸质档案转换成电子档案技术也已成熟。计算机技术的支持对文博事业的快速发展起着至关重要的作用，要充分发挥计算机技术对文物藏品档案的管理作用，对文物藏品档案进行科学、有效的管理。2.文物藏品档案管理人员素质的改善。档案专业以及其他相关专业为适应时代的要求，为档案保管部门培养了一批批具备专业信息技术和高超的业务水准的档案管理人员，对计算机设备基本能熟练操作，熟练掌握现代办公技能。尤其是管理文物藏品档案的档案工作人员，不仅要具备前者，还要对文物藏品进入深入研究，有一定的专业知识。领导也越来越重视文物藏品档案的数字化管理，不断加大对文物藏品档案数字化管理工作的人力、物力、财力的投入，保障文物藏品档案管理工作有秩序的开展。3.文物藏品档案相关法律法规的颁布执行。2002年，我国制定了《全国档案信息化建设实施纲要》。在纲要中提出档案工作要以建设专业网络为根本，全面建设和丰富档案信息资源，提高档案信息资源的开发和利用率，加快传统档案资源向数字化、标准化、网络化迈进的步伐。因此，成熟的管理条件是文物藏品档案实现数字化管理的基础，只有拥有成熟的管理条件，对文物藏品档案进行数字化管理工作才能有序不紊的进行，从而达到事半功倍的效果。[6]154综上所述，实现文物藏品档案数字化管理，涉及文物藏品档案建设的各个方面，因此，建立文物藏品档案数字化管理需要很长的一段时间。作为文物藏品档案管理人员要不断加快建设文物藏品档案数字化管理的进程，加快实现文物藏品档案数字化管理的进程。
三、文物藏品档案数字化管理体系的构建
传统的文物藏品档案已经不能满足现代档案管理的需要了，对文物藏品档案进行数字化管理是适应档案发展的必然要求。但是在对文物藏品档案进行数字化管理的过程中，也出现了许多问题，本文通过针对文物藏品档案数字化管理出现的问题提出了具体的解决的措施。主要包括5个方面：1.建立专门的文物藏品档案管理机构。文物藏品档案是属于整个社会和全体公民的珍贵的信息资源，但是在我国却没有一个统一管理文物藏品档案的机构，这就使得文物藏品档案的管理更加分散、杂乱无章。因此，需要建立一个专门的文物藏品档案管理机构进行直接管理，如文物藏品档案管理局，文物藏品档案专门管理机构的建立，明确了文物藏品档案管理的主体，对文物藏品档案管理的责任也更加直接，领导层的管理意识也会变得更强，管理人员的职业能力也会也会越来越高，更加容易摆脱各单位管理的不足和短视，国家也会加大对资金的投入力度，也会使文物藏品档案的开发和利用更加明确，国际间合作与交流更加方便、有效。2.健全文物藏品档案数字化管理的制度。在对文物藏品档案进行数字化管理的过程中，要建立健全一套完整的数字化管理体系。建立健全文物藏品档案数字化管理的理论管理体系，有利于提高文物藏品档案数字化管理的标准化。同时，要想文物藏品档案信息实现最大范围的共享，也需要建立统一的标准化的理论管理体系。[7]533.确立文物藏品档案数字化安全管理防范系统。规范操作、病毒防范等基本的安全意识应加强，安全规章制度应提前制定，安全意识培养、病毒预防与病毒查杀的方法与技巧等需要对每位文物藏品档案管理人员进行培训，以保障网络环境中各项操作的安全。也可以在原有的文物藏品档案数字化管理系统中嵌入保护安全信息系统，能够更好地反映安全的情况，符合实际需要。或者文物藏品档案工作人员为了防止信息丢失等情况的发生，可以使用一台或者多台服务器进行处理。扫描文物藏品原始数据方面，应该实行高速集中扫描，进行保存时，要统一文本格式。从数据备份角度来看，要进行双重备份，而且还要定期备份，双重备份包括磁盘备份和电子备份。也可以通过设置权限、防火墙等安全防控手段来加强文物藏品档案在数字化管理方面的安全性。4.完善文物藏品档案信息资源数据库。建立文物藏品档案信息数据库主要包括检索性和文件性数据库两种，检索性数据库主要是对文物藏品档案的开放范围、开放的目录等进行介绍，以及提供检索途径。文件性数据库主要是达到齐全完整地录入文物藏品档案的原始数据的目的，而且还要开发有关文物藏品档案进行数字化管理的软件系统。文物藏品档案信息资料库的建立，实现了信息的海量存储，文物藏品档案的利用者只需要通过网络就可以查阅所需要的有关文物藏品档案的信息，极大地方便文物藏品档案的利用者，文物藏品档案数字化管理的核心部分是建立文物藏品档案信息数据库。同时，推动和加快了文物藏品档案数字化管理的进程。[8]1395.建立业务能力强的专业队伍。主要通过以下四种途径来加强档案人员的管理水平。在学校档案教育方面，学校不但要注重对档案基础知识的教育，而且，还要将计算机技术、扫描技术、数字摄影（录音、录像）技术等都纳入到档案教育课程中，培养出符合档案现代化发展要求的全面型管理人才；要注重选拔人才，并对在岗文物藏品档案管理人员进行定期考核，以及进行培训和再教育；利用IT行业的信息化人才资源，聘请专家、顾问提供技术支持和咨询培训，要求掌握并且熟练应用到文物藏品档案数字化管理的过程中，更新文物藏品档案业务基础知识；引进急需的信息技术和数字化管理应用的专业人才。关注和重视文物藏品档案工作者的切身利益。长期以来，我国的文物藏品档案工作者社会地位不高、待遇低是造成文物藏品档案工作效率不高、员工积极性弱、人才引进困难的一个重要原因。因此，关注和重视档案工作者的切身利益，提高其社会地位和薪酬待遇，应引起档案行政管理人员和各界人士的高度重视。[9]135因此，文物藏品档案人员的基本素质、业务能力、技术知识和操作能力，可以提高文物藏品数字化管理的效率，也加快了文物藏品档案数字化管理的脚步。
四、文物藏品档案数字化管理中应注意的问题
文物藏品档案数字化管理不是一蹴而就的，也不是一帆风顺。实现文物藏品档案数字化管理过程中可能产生会遇到许多困难，产生许多问题，主要包括以下五个方面。1.文物藏品档案工作者的档案信息安全意识。信息技术快速发展，对文物藏品档案实行数字化管理，相伴而来的是文物藏品档案的信息安全问题。例如在对文物藏品档案进行数字化管理的过程中，由于档案管理软件开发时间比较晚，其自身可能存在着不完善的问题。而且大多档案工作人员对档案软件的操作不熟练，对信息类的档案保密程度不重视，以至于在调档时经常会发生文物藏品档案信息泄露，以及在网络的传输过程中，一些不法分子会利用漏洞盗取档案信息等情况。再者，由于档案工作者大多不具备专业的信息技术，而且也不具备高级防护系统，会导致被黑客入侵或者遭受网络病毒侵害等现象。因此，对信息安全问题重视不够，安全管理制度不健全、管理水平落后，以及领导对文物藏品档案数字化管理的不重视，都导致文物藏品档案数字化管理难以进行。2.文物藏品档案人员数字化管理能力的提升。传统文物藏品档案管理模式及其封闭式运转体系造成了文物藏品档案内部人员在信息技术方面的技能有所欠缺。文物藏品档案数字化管理，对档案工作人员也有很高的要求，要求掌握计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等。而由于现阶段许多档案工作者年龄过大，习惯于传统的管理方式，管理理念老旧，对信息技术的接受程度低，因此难以满足文物藏品档案数字化管理的要求，制约了文物藏品档案数字化管理的进程。3.文物藏品档案信息化网络平台和共享机制问题。文物藏品档案数字化管理过程中，没有建立一套完整的信息化网络平台，运作过程中，也没有统一的数据库系统和信息共享机制作为指导标准。部门之间、系统之间各自为政、业务不衔接，文物藏品档案信息难以共享。4．“双套制”管理文物藏品档案的资源浪费问题。文物藏品档案的保管单位，在对文物藏品进行数字化保存的同时，也对文物藏品档案的纸质版进行保存，导致了相同内容、两种文件进行双层保存。在一定程度上造成了人力、物力和财力的浪费，阻碍文物藏品档案数字化管理的发展进程。[10]69
五、结论
文物藏品档案是博物馆、文管所等文物藏品档案保管单位进行文物藏品研究的重要基础。因此，对文物藏品档案的管理显得至关重要。信息化时代，文物藏品档案的传统管理方法已经出现了越来越多的问题，已经不能完全满足社会利用文物藏品档案的需要了。因此，通过对文物藏品档案的传统管理现状进行探索，分析和总结文物藏品档案管理的不足，从而提出文物藏品档案数字化管理的想法。大多数研究文物藏品档案，主要是从文物藏品档案传统管理的现状入手，提出针对文物藏品档案传统管理的措施。主要是从文物藏品档案的数字化管理的目标、意义等方面入手，提出文物藏品档案数字化管理的措施，为之前的研究的不足做了必要的补充。
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作者:贺楠 单位:葫芦岛市南票区档案局
