干部人事档案集中管理与数字化工作是农发行实现干部人事档案规范化、科学化管理的重要手段，也是新形势下农发行改革的一项基础性工作。当前，农发行已经实现干部人事档案省行集中管理，并进行了人事档案数字化工作。干部人事档案集中管理与数字化工作是农发行实现干部人事档案规范化、科学化管理的重要手段，也是新形势下农发行改革的一项基础性工作，有助于解决好干部人事档案安全的问题，推动全面树立干部人事档案信息立体安全观。做好干部人事档案数字化管理，要发挥其在教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才工作上的重要作用，切实提升人力资源管理的信息化水平。
一、增强动态立体防范意识
（一）“防火墙”应从管档人员中筑牢。档案数字化后，技术手段防护不可缺少，但从某种意义上讲，人的保密观念和安全防护意识尤其需要增强，国内外大量危害信息安全的事件，多数都与内部人员有关，管档人员要持之以恒，时刻警惕，警钟长鸣，防止档案的损坏，确保档案的安全。由于网络是开放的，别有用心人可能通过网络，对数字档案中的内容进行非法改动、删除、复制等，并且修改后不容易被发现。因此，筑牢“防火墙”观念比技术更重要。
（二）“防火墙”应从管理观念上筑起。干部人事档案全省集中管理后，风险也相应集中，档案的安全管理就显得尤为重要。因而必须在思想品质、职业道德、监督管理、规章制度等方面下功夫。要经常性地进行保密教育、安全培训等，严格有效地防止非法访问、非法入侵。在数字档案信息日常管理和安全维护工作中，需要做到“全员皆防、全网联防”，提高安全保密意思。加强网络安全保密管理，既要重视管机，更要注重管人。
（三）“防火墙”更应从技术层面构筑。计算机网络易受攻击的技术弊端警示我们，不能完全依赖外国的产品和技术，这是因为部分外国的硬件设备和软件产品潜伏着侵袭的“隐蔽通道”，若不加防范地引进使用，就没有信息安全可言。要通过大力发展自主、可控的网络和安全保密技术，在加密技术、系统安全测评等方面及时更新。另外，档案库房要按国家标准建设，做好技术防范，以科技打造具有现代银行特色的“防火墙”。
二、构筑档案信息管理长城
（一）人事档案库房的达标建设。一是按国家标准建设人事档案库房。干部人事档案集中省行管理后，档案卷数增加，档案库房达标建设显得尤为重要。档案库房作为人事档案安全保管的重要场所，必须高度重视，加强对档案库房标准化、规范化建设和管理与投入，确保人事档案实体的完整与安全。二是遵循适用实用原则。面积要达标，做到办公室、阅览室、库房三分开；满足“八防”要求，布局合理，库房门应该防火防盗，窗户应小，采用双层玻璃，有防光窗帘，安装新风机，湿度大的地方应该安装除湿机。配备专业自动灭火器，装修材料应为阻燃材料，确保人事档案安全。三是安装环境监控系统。人事档案数字化后，对纸质档案的查阅就比较少，档案库房进出次数大大减少，所以要有环境监控，安装有无死角监控摄像头，对空调、温湿度、门禁、防火等应可以报警（偏离正常值），与手机相连，自动报警，随时可以监控整个档案库房的情况。消防报警系统与整个办公楼的消防系统相连，如果遇特殊时间点，出现火情及时处理，确保人事档案安全。
（二）人事档案数字化后的使用管理。一是建立分级管理与使用权限。人事档案某些信息属于机密内容，不能随意公开，因此做好档案信息分级权限管理非常重要。对电子档案的信息内容要根据密级层次进行有效管理，保证电子文档的原始性和真实性。二是重视网络与软件安全。由于网络的开放性，一旦有人入侵干部档案管理系统，对全国的干部档案就可能任意非法改动、删除、复制等，提高人防与技防水平。三是随机更换账号与密码。对使用的账号密码要经常更换，密码设置时不能过于简单，位数不能太少。密码要由数字、字母与字符组成。在查询干部人事档案时，旁边如果有其他人员，输入密码应有遮挡或者要求回避。
（三）人事档案材料的安全转递。在人事档案工作中，相关工作人员往往侧重于档案资料的整理和分类，对于档案保密有时不太注重。由于管理的松懈，导致失泄密事件发生的例子并不在少数。一是基层行每年产生的干部人事材料。人事档案的材料产生于基层，各单位收集整理后及时寄往省行，寄的过程要使用机要件邮寄，不能使用民营快递邮寄。每次都要办好交接手续，分清责任。二是调动与离职人员的档案材料的转递。当收到其他单位的调档函后，将纸质档案整理好，按流程填好《干部人事档案材料转递单》，通过机要邮寄，与单位收发室人员办好交接手续，以免丢失和泄密。三是档案材料数字化和归档工作。对公司人员或者其他人员帮助进行档案材料数字化工作的，要进行安全教育，并签订保密协议。对档案材料进行归档时，要将手机放在另外房间集中保管，消除安全隐患。
三、警钟长鸣防微杜渐
（一）严格用人，加强管理。一是政治素质过硬，选好配强管档人员。干部人事档案管理工作人员在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的任务，一名合格的干部人事档案管理工作人员应具备较高的政治素养和业务素质。二是增强安全意思，提升自身素质。对管档人员经常进行安全教育，增强安全意思。管档工作涉及到许多方面的内容，不但要系统学习档案业务知识，还要学习法律、计算机、网络等相关知识，需要加强学习，不断提高工作技能。三是人员相对固定，实行A、B角互补。档案管理是一件默默无闻的工作，不仅需要细心，还需要耐心，也是专业性比较强的工作，对档案知识，网络及计算机知识都需要比较熟悉，才能得心应手开展工作。
(二)明确职责，落实制度。一是强化责任，明确职责。强化管档人员的责任意识，既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。提升档案管理人员的综合素质，既要增强其责任意识和责任心，又要强化日常档案管理工作行为的监督。二是严格执行制度。为了避免档案的丢失、改动、撤换必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格各种手续，杜绝人事档案泄密、涂改等行为发生。三是加强档案日常管理。管档人员要有耐心与细心，高度警惕，警钟长鸣。经常检查库房的安全情况，不要因为档案数字化后，档案查询基本在计算机上，对库房里的实物档案就疏于管理，对库房的温湿度、防虫药的时效都应该有登记，做到随时调整，及时更换，确保档案的安全。
(三)加强培训，提高素质。做好档案管理工作必须树立终生学习思想。一是学习的全面性，加强政治学习、抓好业务学习、提升综合能力。二是学习形式的多样性。充分利用现代网络技术，灵活主动学习。也可采取集中学习、公司现场指导、网络视频等方式开展培训，避免简单的“你教我学”的填鸭式教学，采取讲解、讨论、交流、实验、个案分析等多种方式，采用启发、引导的手段，对不同层次人员进行培训，确保应知应会。三是鼓励自学成才。要积极引导管档人员再学习，提倡“一专多能”。
作者:陈其锬 吕霞 田发龙 单位:农发行湖北省分行