摘要：公共卫生安全事件将会对社会发展形成不小的冲击，疾病控制中心应加强对疾病控制工作的控制力度，同时关注疾控机构档案管理工作。在公共安全事件防控工作成为大众热议话题的今天，为在疾病等公共安全事件预防与控制方面有更好的反应速度和解决能力，疾控机构应推进档案管理改革方面的工作，为机构各类工作提供可靠的信息，保障大众的生命安全。
关键词：新形势；疾控机构；档案管理；实践
0前言
疾控机构的任务主要针对伤害、疾病及残疾进行合理预防和控制，在此基础上为人们提供一个健康和谐的社会环境，维护社会的稳定、保障国家的安全及人民群众的生命及财产安全，且始终坚持以人为本、以科研为依托为人民服务的工作宗旨。档案工作直接关系到公共安全事件的预防和控制等工作，疾控中心应结合现阶段的新形势要求，优化、升级档案管理系统，完善档案记录和管理方面的程序，将其价值良好的展现出来[1]。
1疾控机构档案管理现状分析
1.1人员配备不足
疾控机构为缩减开支，部门配置的人员较少。然而，内部工作量却较大，为确保工作的顺利开展，会招聘很多兼职人员，兼职人员的流动性较大，新、旧员工交接，可能出现交底不足的情况，对档案管理形成不利的影响；其次，档案兼职人员多负责文秘、行政、人事与统计方面的工作，在繁重的任务下，很难有足够的精力担负机构在档案管理方面的工作，致使档案管理工作进展迟缓，机构运行的信息难以及时记录，还会在档案管理时出现信息录入错误的问题；最后，在疾控中心负责档案管理工作的人员，很少有档案相关专业的教育背景。在档案管理方面，如没有较强的专业能力，无法完成档案管理方面的任务。目前档案管理人员使用的管理方法较为陈旧，对档案资料进行收集、整理、编目与装订等活动时，由于对各类业务的认知程度不足，难以快速找到工作要点并进行控制。在此情况下，难以保证机构归档的资料，内容准确、可靠，降低档案在考察与利用等方面的价值。
1.2管理制度缺失
制度对工作能否按照要求落实极为重要，疾控机构处理档案管理工作时，没有给出具备可操作性与合理性的管理制度，难以规范档案管理人员在档案资料分类、收集与保管等方面的工作行为。疾控机构在档案管理方面应加强对各类工作的控制力度，然而机构的管理人员没有认识到档案控制对机构运行活动起到的作用，难以及时发现制度在工作控制方面存在的问题。管理制度在疾控机构档案控制方面，可约束档案管理人员的工作行为，但在管理制度缺失的情况下，致使与档案管理相关的工作落实程度不足，难以保证疾控机构档案数据的可靠性与准确性，无法为机构对公共事件进行有力控制，不利于机构对危害社会公众的行为进行控制，难以完成内部管理要求，对机构自身也造成不良影响。
1.3管理观念滞后
在新形势下，疾控机构应觉察行业环境发生的变化，必须发现档案管理对自身可持续发展起到的作用，但部分机构未能及时转变发展观念，将档案管理视为编辑档案资料，保管档案文件的工作。由于对档案管理工作认知不到位，没有科学地配置档案管理方面的工作，比如关于档案人员技能培训方面的工作落实不到位，难以提高管理人员的专业技能。在管理人员缺乏专业技能和知识的前提下，致使很多工作不能按设定的流程进行。很多管理人员对档案工作认知程度不足，未能发现档案与各类工作开展间的关联，难以将档案管理制度落实到具体工作，致使档案资料的价值难以最大限度地挖掘出来。
2新形势下疾控机构档案管理工作的具体实践
2.1优化组织架构，明确工作职责
随着医疗改革的不断发展，档案管理成为机构高度关注的内容，同时将档案管理工作纳入疾控年度考核内容中，进行安排、组织、部署和考核等工作。档案管理工作队伍由相关领导控制，组织鉴定及管理小组、参与的工作人员均具备较高的专业素养和业务能力，作为档案管理工作的核心工作人员，要对机构内部管辖范围内的档案、数据和资料进行分类、归纳和汇总；与此同时[2]，根据实际的档案管理工作需要，由各科室的兼职档案人员负责自己科室的档案分类、归纳及汇总工作，细化组织架构，使每名工作人员都明确其工作职责。
2.2加大投资力度，有效对档案进行保护
档案管理工作处理的信息存在时效，一旦超出一定的时间信息的价值会大幅度下降，所以需确保档案信息整合和分析等工作在规定时间内进行。如出现泄露、损坏或遗失的情况，会对机构造成不可逆转的损失。针对这一问题，档案管理人员必须从根本上认知档案管理和自身工作间的联系，加强对档案的保护力度，根据实际情况增加对档案保护人力、物力和财力的统筹能力，定期更新关于档案室及档案管理设备方面的数据，分析档案管理方式的效果，判断工作设备能否为档案信息管理工作提供助力。从工作实施维度进行控制，实现档案借阅、相关工作人员办公及档案存放的分开处理，在此过程中配备相应的灭火器、干燥剂、除湿机、温度计、装订机及计算机等档案管理设备[3]，一方面利用信息化设备提高数据处理的准确性；另一方面还能有效预防和避免、火灾、灰尘、偷盗、有害气体、潮湿、虫蛀等不利因素。
2.3健全规章管理制度，规范化档案管理工作
在档案记录制度、整理要求、归档范围及程序、借阅查阅制度等相关工作流程制度，都需机构的完整规章制度、考核制度及新形势的要求进行优化和完善，并在此基础上保证档案管理工作从档案资料的原始记录到分类、汇总、归档和查阅等环节上更加的规范化和制度化；与此同时，机构领导应从整体上定时、定点对档案管理工作中档案资料的完整性及原始性进行审查和考核，整理发现的问题进行及时处理。组织各部门人员提出对档案管理方法改革的建议，整合多方面信息进行论证，由此制订具备可操作性的应急预案[4]；另外，加强对其它科室档案资料进行严格审查，惩处没有及时上交的科室。加强对各项事务的管控力度，避免档案管理工作受到主、客观因素影响，出现遗失和泄露等情况。
2.4开办专业的培训工作，提高工作人员的综合能力
在档案管理工作中，工作人员自身的综合能力和综合素质在很大程度上决定档案管理工作的质量和安全。因此，必须加强对相关工作人员综合能力和综合素质培养，首先，可开展专业化的培训，聘请档案管理专业的讲师为相关工作人员经常举办一些有关于档案管理的思想交流会和专题座谈会，有计划地安排一些相关实践活动和技术交流活动，让专家对相关工作人员进行工作讲解和指导[5]，并传递先进的管理理念和教育理念，增强相关工作人员的学习积极性和自主性，提高相关工作人员的专业素养和技能水平，进而提升档案管理工作的质量和水平；其次，需提高对档案管理工作相关工作人员的招聘门槛，要求从业的相关工作人员必须具备良好的业务能力、丰富的档案管理工作经验、熟知档案管理工作流程及相关设备使用流程，并在此基础上具备一定的管理能力；最后，加强档案管理工作相关工作人员的职业道德教育，提高其思想道德观念，进而逐渐形成一支专业技能水平高、职业素养佳，思想道德水平优良的档案管理团队[6]。
2.5提高开发利用程度
档案记录疾控机构在运行中的各项数据，可呈现机构在发展各阶段的工作内容。为促使疾控机构可更好地适应当下的行业环境，应加强对档案资料的控制力度，需要推进档案开发与利用工作，将其作为档案管理的重要内容。档案管理为机构开展工作的一种手段，机构需完善档案检索体系，编撰机构内部资料，合理使用检索工具，从而高效地推进资料检索和调取等工作。在此前提下，内部职工可最大程度地应用机构资料，成为职工编著论文、机构开展评审工作的依据。以我国南方某疾控中心为例，机构在职业卫生技术资质服务、实验室计量认证、职业健康检查资质等方面，档案资料详实、齐全，成为确保各类活动有序开展的基础，有效打击不法分子，遏制违反行业与国家规定的行为，在社会秩序维护方面有良好的效果。
3新形势下疾控机构档案管理工作实践未来的发展
3.1相关负责人提高对档案管理工作的重视
在基础工作中，档案管理是其中重要的组成部分，档案的管理一方面是对机构自身历史的有效记载，也是各项工作重大决策、重大疾病防控等重大事件的记载，这对机构有着十分重要的意义。所以为促进档案管理工作的未来可持续发展，最根本的就是提高其相关负责人的重视，只有这样才能在有限的经费中加大对档案管理工作的投资力度，优化相关软、硬件设备的质量，将档案管理工作细化，使相关工作人员明确其工作职责[7]，并完善机构内部档案网络组织，尤其是强化各科室相关档案管理人员的基本工作职责及提高其对档案管理工作的重视，因为这些工作人员是各项原始档案的首要创建责任人，决定各项档案的原始性、完整性、真实性和准确性；与此同时，上级主管部门要对已达国家或省、市档案目标管理的单位进行定期的检查和意见指导，对重大事件的档案管理工作开展专项检查，快速完成工作管理方面的工作目标[8]。
3.2加强信息化、制度化建设是提高档案管理工作的前提
我国的经济发展带动科技的进步，在卫生监测、疾病控制、健康教育及检验、检测等工作环节上产生大量的原始资料的基础上，还附带产生海量的电子技术信息资源。在新形势下，档案管理工作必须全面实现档案信息处理、收集、传递等方面的网络化，应在档案信息整理、分析等方面加强现代技术的融入力度，由此可高效地处理档案信息，同时将档案的价值最大程度呈现出来，为疾控中心各项工作的开展提供可靠、有效的数据[9]。对此，疾控机构需在制度化管理、规范归档范围等工作的基础上，大力开展档案信息的电子化和网络化建设，使档案信息的利用手段和渠道更信息化、便捷化，实现信息资源共享，切实提升档案管理工作的水平和质量。以天水市疾病预防控制中心为例，其在档案管理信息化建设，使用大数据、云计算等现代数据处理技术，可快速采集数据、整理数据，提高数据调用的速度，为机构各项活动的开展奠定基础。在今天全市职业健康检查服务中，随着活动的进行完成健康体检资料的档案录入和分类等工作，缩减档案管理在人力、物力、时间等方面的成本。
3.3复合型人才的培养是提高档案管理水平的基础
信息化时代的到来不仅要求档案管理工作人员具备专业的职业素养和职业能力，还需具备在相应新形势下对档案管理工作提出各种要求的综合能力。基于新形势下，疾病控制事业的发展、疾病控制绩效考核工作的顺利实施及科学信息技术的前行，促进档案的种类、数量、接收渠道越来越多元化，这就要求档案管理工作人员更要具备与时俱进的工作思维，更高水平的业务知识。为有效实现这一目标，要求档案管理工作人员在具备相关技术水平的基础上，还要提高档案管理工作人员的学习能力、创新能力和责任心，培养复合型人才，要同时具备档案管理知识、熟练掌握疾病预防控制知识、计算机专业技术知识等。上级部门定期向下发档案管理工作要求，开展档案管理的现场指导工作，保证档案管理工作人员及时了解和掌握疾病控制工作活动产生的各类业务档案的特点及内容，并对档案管理工作人员能全面整理、收集并自主研发出更多新的业务技术档案，提升档案管理工作的质量，促进档案管理工作未来的可持续发展。综上所述，基于新形势背景下，疾控机构应该按照相关部门做出的规定，处理日常基础工作，提高对档案管理工作的重视，优化组织架构，明确工作职责、加大投资力度，有效对档案进行保护、健全规章管理制度，提高工作人员的综合能力，并根据新形势下对档案管理工作提出更高的要求，借助科技信息化优势来完善档案管理模式，更好地完成工作任务，为机构实施发展计划服务。
3.4推进档案开发与利用的工作
收集档案、整理档案尤为重要，工作人员应加强对档案资料收集与控制力度，由此提高档案在活动中的应用价值。疾病机构产生的各类档案均在工作中形成，合理应用档案数据可提高档案的应用价值。在机构各类档案中，技术档案非常关键，也是机构应重点关注的内容，直接影响疾病机构在科研项目研发、疾病控制和工作控制、编史修志、卫生检测等方面工作。疾病控制中心的档案管理人员，应确定档案管理方面的内容，全面收集档案资料并进行归档与管理等工作。机构在管理档案资料期间，需关注档案资料采集、整理、分类等方面的工作，在档案归档后进行规范化管理，为档案二次利用作准备，最大限度地挖掘档案资料的价值。疾控机构应关注档案在专题编研、汇编等方面的工作，确定此类工作的目标，选择科学的手段系统、科学地开发档案，合理应用档案资料，优化疾控服务模式，将其在各类活动方面的指导价值发挥出来。
作者：王青 单位： 云南省昭通市疾病预防控制中心