大数据下档案管理工作创新研究

大数据下档案管理工作创新研究

[摘要]随着全面信息化社会的深入发展,人与人之间的信息交流也愈加密切,“数据”也随之产生,继而迎来了大数据时代。在社会管理系统中,档案管理工作作为其重要组成部分,包括整理、收集、鉴定、保管、统计,档案管理工作各个环节中均具有复杂性且工作非常繁重,导致档案管理相关工作人员工作繁重。本文为促进档案管理工作的现状能够发生改变,提出利用互联网大数据对档案管理工作的创新进行了深入分析和讨论。

[关键词]大数据时代;档案管理工作;创新研究

档案是企业生产运营中必需的一项内容,能够充分发挥概括企业发展历史、现状和趋势。因此,企业单位需对档案管理工作报以重点关注。随着信息化时代的持续发展,档案管理工作为适应社会发展趋势,可以通过利用大数据来实现,确保档案管理工作向现代化方向不断发展和进步。

1开展档案管理工作时利用大数据的优势

信息化技术已经属于人们日常生活所不可或缺的一部分,各大企事业单位、各级政府等均在日常工作中利用信息化技术不断进步,同时这也产生了庞大的信息数据。传统调查方式已经无法适应现阶段的工作需求。因此,在总结、概括、分析档案数据时通过对大数据的利用能够有效提高档案管理的工作效率。例如在企业业务方面,大数据时代使企业数据量成倍增长,利用大数据优势管理档案已经成为目前大部分企业数据管理的重要方式,且随着时代的发展具备一定管理优势。首先,利用大数据能够优化档案工作方式方法,创新企业档案管理体制。企业通过创新档案管理工作的模式,提高档案管理工作在企业信息化建设的地位,构建档案管理部门等职能部门与经营生产部门的互联互通,能够强化档案信息资源的统筹规划,促使企业内部各部门之间的紧密连接。并且应用大数据还能够对制定企业电子文件、数据处理、推动数据标准化应用、归档、保管等方面起到促进作用,能够保障在互联网条件下企业档案数据的长期有效性。其次,利用大数据能够扩大企业档案管理范围,实时把控生产关键节点。对企业来说,内部各部门运转所产生的大量数据是档案管理的主要范围。大数据的应用可以帮助企业做好信息归档工作,保证企业电子文件以及相关生产数据的完整性,企业也能够利用大数据的便利,做好企业档案信息资源信息化建设。大数据的应用还能够通过对企业数据信息的收集,对企业生产关键节点进行全面控制,使信息能够被企业及时掌握和收集。此外,利用大数据还为企业业务的开展提供了保障,例如企业业务电子邮件,将记录大量企业原始业务数据,具有极大的保存和查考价值,是企业档案数据的重要来源。同时,企业业务电子邮件、招投标及一些经营生产工作相关的网页等,也是当前大部分企业业务开展和档案利用的重要资源。

2大数据时代背景下档案管理工作的创新

2.1转变档案管理工作的观念。通过对互联网优势的利用服务于档案管理工作,信息数据管理服务于档案管理工作,转变档案管理工作的观念具体表现为以下几个方面:利用计算机在档案管理日常工作中对相关档案信息进行归档处理,存储工作中各种信息数据,梳理分类归档意识;提高处理加工档案信息的能力,形成认知各种事物的意识;强化计算机技术能够对档案数据信息提供最佳处理,为档案管理工作提供更好的服务。例如在企业业务信息管理上产生的大量数据,利用大数据理念管理这些信息,能够摆脱传统信息管理的模式和观念,将企业业务数据以全新的形式存储和管理,并且管理更加便捷,存储量也不会受到限制,企业业务信息管理工作将得到简化,更有利于企业业务信息管理的优化。

2.2档案管理工作结构的创新发展。不同的大数据分析随不断深入开展的档案信息管理工作而不断更新所适用范围,为了进一步提高档案管理的工作效率需要对档案信息管理结构进行定期更新,具体表现为以下几个方面:对档案管理相关工作人员就信息管理分析能力开展培训,提高档案管理相关工作人员对档案信息数据的管理能力和运用能力;定期更新与处理企事业单位的档案信息数据,将传统以人工管理档案信息的方式改变为信息化管理档案信息的方式们对于档案信息管理结构的更新具有重要作用[1];提高科学运用和管理档案信息数据的工作,通过对大数据的利用开展具有科学性的归类,为档案数据信息的准确性、科学性、完整性提供保障,从而通过大数据对档案信息进行分析具有可靠性的科学依据。

2.3构建档案管理大数据收集利用体系。档案管理工作在大数据时代的背景下进行创新需要转型和更新相关的硬件设施,确保为产生大数据提供相应的事实依据,具体表现为以下几个方面:档案管理工作的革新需要通过互联网大数据的接入而有效对档案数据信息进行管理,在确保档案管理的工作效率能够有效提高的同时还能够对财力、物力、人力做到有效节约,对现代化档案管理工作的发展起到促进作用;充分掌握现代化档案数据信息管理系统,通过对大数据的利用开展档案的管理、统计、收集、存储等工作,提高社会生产力[2];开展档案数据信息管理工作的基础性前期在于对一手可靠信息的收集,因此,档案管理相关的工作人员需要对档案数据信息集散地做出明辨,如档案数据信息的容量、大小、类型等。确保科学性收集档案数据信息,提供较为可靠的数据用以支持大数据的分析。

2.4通过大数据的利用对提升档案管理工作服务效率的促进作用。更好的服务于企业、政府、社会是管理档案信息最终目标,创新管理大数据服务类型能够提高服务,具体表现为以下几个方面:充分掌握大数据的服务对象,按照其需求特点的不同,构建适合的档案数据信息分析模型,通过大数据分析与归纳后获取数据分析的详细情况,交流方案在制定时充分考虑客户需求,提高工作效率;确保大数据档案信息具有可信度与科学性[3];促进各种大数据的交流与分析,提供各大企事业单位工作方案正确指引方向。例如在企业业务档案信息的管理当中,大数据可以通过对信息的分析总结出适合企业当前情况的数据,为企业业务的开展提供情报,并且由于大数据的准确性和便捷性,在设置好相关需求范围之后,大数据档案信息管理所提供的数据完整性和可靠性都能够为企业接下来的业务开展提供充足保障。

2.5大数据档案管理促进信息沟通。在传统的档案管理工作中,由于统计数据具有较大的难度和严密性,因此对档案的信息管理沟通效率较低,大数据时代背景下能够促进档案管理的信息沟通,具体表现为以下几个方面:各行业信息因大数据平台而汇聚,促进各行业间的合作交流;融合管理档案信息,便于挖掘和存储更有价值的信息数据;大数据为档案管理工作提供方法论指导,服务于社会发展方向。例如企业业务发展方面,企业可以利用大数据构建信息交流平台,通过对互联网当中各类有效信息的汇总与分类,融合各行业之间的信息交流,为企业业务发展筛选和提供有效的信息数据,将为企业的可持续发展提供助力。

3结语

综上所述,大数据时代背景下开展档案管理工作需要从不同的角度出发为有效运用和管理档案数据信息提供有力依据。传统的档案管理工作具有复杂性和严密性,无法适应现代化社会的发展,因此,应在档案数据信息管理中科学有效运用大数据,确保改变传统的档案管理工作,促进现代化社会的和谐发展。

【参考文献】

[1]崔文娟,张帆,邱雷.大数据时代档案管理工作的创新研究[J].科技风,2017(16):274-274.

[2]刘爽.论档案工作如何跟上大数据时代步伐[J].办公室业务,2017,010(003):63-64.

[3]郝晓旭.大数据时代档案管理工作创新探究[J].黑河学刊,2019,019(004):179,192.

作者:林玥 朱文婷 倪慧刚 赵嘉 杨芷青 苏婷婷 单位:北京朗新明环保科技有限公司 南京分公司国电宿州热电有限公司