粮食企业存货管理内部控制探究

2022-09-21 16:27:17 来源:写作指导

摘要:存货是粮食企业的重要资产,存货管理是企业管理的重要构成单元。随着供给侧改革不断深入、市场化程度逐步加深,粮食企业面临的不确定风险增加,并影响了组织业务活动的有序开展。作为规范项目操作流程、提高风险识别能力、保障会计数据真实可靠的基本手段,内部控制在粮食企业财务管理中的重要性逐步显现。本文以粮食企业为研究对象,基于存货内控内容概述分析粮食企业在存货管理内部控制体系搭建中存在的不足及优化路径,以期对提升企业存货管理能力有所启示。

关键词:粮食企业;内部控制;存货管理

一、概述

众所周知,企业扎根于具体环境,企业管理手段与经营效率与外部环境息息相关。随着信息化与全球化的不断推进,市场环境的变动日益动态化、复杂化,企业应对风险、适应环境、预测市场趋势的能力和水平与规避风险、形成组织竞争力密不可分。而作为企业资产的存货,既能凭借其流动性的特点帮助企业实现生产上的循环,提高企业经营效率,又可能会因为其复杂的管理流程导致企业面临资金风险。存货管理参与部门不仅涉及财务部,采购、仓储、销售等业务部门也参与其中,各部门间的协同配合度、业务对接的流畅度、会计信息共享度等都会影响存货管理质量。基于此,粮食企业要对存货管理引起重视,构建健全的内部控制体系以监控存货管理流程、规范存货管理参与者的业务操作、提高存货数据的真实性和可靠性,实现粮食企业存货管理内部控制由事后控制向过程控制转变、由内部会计控制向内部会计控制与内部管理控制并行转变,由简单执行到为参与战略决策转变。同其他管理活动的内部控制相同,存货管理内部控制囊括五大要素。一是内部控制环境。如,管理者的内控意识与经营理念、组织结构、内部控制规章制度、企业文化、岗位设置、人才结构等。控制环境以内部环境为主,主要内容为根据企业经营状态的改变调控组织环境,提高组织适应能力。现阶段,大部分粮食企业将控制环境重点置于企业架构调整,较少关注内控意识、企业文化等软环境的优化。二是风险评估。风险评估能帮助粮食企业及时识别存货管理的潜在风险,梳理单位发展优势,明晰组织发展方向。常用方法为SWOT分析,即对组织内部发展的优劣势及外部环境的机会与威胁进行分析,以充分了解企业如何弥补不足、规避风险、发挥优势、抓住机会。三是控制活动。控制活动是存货管理内控机制的核心要素,是保证粮食企业经营目标实现的重要手段,其贯穿于存货管理始终,是凭借规章制度与业务流程规范业务人员工作行为、核对财务数据及报表真实性、识别风险控制关键节点的过程性操作。四是信息与沟通。其要求粮食企业要做好信息收集与部门协同等工作,既保证业务信息能及时、准确的传递给财务部门,作为内部控制与存货管理人员调整控制手段、完善管理体系的依据,同时又要保证数据分析结果及时、完整的反馈至各业务部门,帮助粮食企业各部门查缺补漏。最后是监督检查。从监督主体看,促使内控机制落实的监督主体包含内部监督部门与外部监督力量两方面,从监督范围看,保障内控体系有效性的检查手段囊括业务活动整体监控与立足细节的局部监督。

二、部分粮食企业存货管理内部控制的薄弱环节分析

通过对存货管理内部控制内容的梳理得知粮食企业内部控制围绕内控环境等五大方面展开,每一环节的控制力度和管理水平与整体内控机制有效性密不可分。从内控环境看,只有部分粮食企业将存货内控与组织战略决策、经营目标结合起来,将员工意识培养、领导关注、企业文化塑造、岗位责任体系搭建等纳入内控体系建设中去,有些粮食企业内控关注点依旧置于内控体系的建设、内控手段优化等结构层,内部控制体系片面化。从风险评估看,鉴于有些粮食企业属政策性企业,组织内部管理具有指令性特点,企业员工参与市场经济活动的程度浅,对潜在风险的敏感度低,把控市场走向与变化趋势的能力差,由此制定的内控机制灵活性欠缺,一旦面临风险,企业很难根据实际情况应机而动。同时,存货管理内容琐碎、环节多样,控制活动开展难度加大,在各环节流程的约束和规范力度上还有待提升。如在采购控制程序欠缺的情境下,采购人员可能为了减少工作量而缩减采购程序、忽视采购质量、不按照采购计划执行采购数量;在仓储程序不健全的情况下,仓库可能会因存储条件欠缺或存放方式不对等导致粮食发霉,粮食安全风险较高。由于粮油类产品具有明显的非标准化特点,即收购的每一批粮食的水分、生霉粒等指标不同,需要明确的对扣水扣量等核算细则进行规范,形成标准化的账务处理,而有些粮食企业在过磅数量、筛下物数量、账面数量等记录上还不是很规范,直接将过磅数量当作账面确认数量,使得粮食按质量标准折算后数量不足的情况时有发生。从信息与沟通看,作为传统企业,粮食企业在管理模式上受传统管理方式的影响较大,将内部控制等同为内部会计控制交由财务部门全权负责、将资源和权力置于高层管理者手中,基层员工仅负责执行的情况屡见不鲜,各部门间缺乏横向交流和信息共享,上下级之间纵向交流匮乏。从监督检查看,利用外部监督体系是规范粮食企业业务操作的有利选择,但外部监控不能代替内部监督,人员配备的不足也会使得财务人员可能会兼任审计工作,从而增加了财务人员的本职工作压力,在降低会计处理效率的同时也影响了审计监督的权威性和独立性。

三、粮食企业存货管理内部控制优化路径

梳理存货内控环节,查找控制薄弱点是优化管理手段、提升管理能力的初始环节。如,在控制环境改善上,粮食企业可适当将专注点置于意识培养、文化建设等内控软环境建设上,通过内部网宣传、高层内控座谈会、宣传栏建设等手段逐渐营造领导重视、全员参与的内控氛围。在控制活动上可基于存货管理入库、抽检、仓储、出库等流程分析,识别影响粮食安全性的关键点,依托现有规章制度细化操作流程等。简化风险发生时对风险解决措施的审批程序、节约时间,在一定程度上抓住时机可以减少应急预案的滞后性。鉴于内部控制内容广泛,本文主要对内部监督及信息沟通展开详细分析。粮食企业做好内部监督、保障内控措施落地可通过制度规范、岗位制衡、审计监督等方式来实现。首先,依托国家内控制度规定,梳理单位内存货管理细则及内控管理要求,加大财务部门与采购部门、仓储部门、销售部门之间的配合,找到影响内控机制有效性的关键流程,根据关键点细化工作规范并形成制度化规定,使得业务人员的工作开展有据可依,财务人员会计核算规范一致,资料审批层层把关,最终减少徇私舞弊等现象的发生。其次,根据粮食企业存货内控要求梳理内控结构,以企业原有组织架构及管理特点为依托,优化内控队伍与财务管理人员体系,做好部门分工与岗位职责划分,尤要注意财务人员与内控人员的岗位制衡与职责划分,不相容岗位严禁员工兼任,并将存货管理目标合理分解至每个部门及每个员工,实现内部监督的日常化。最后,成立内部审计小组,配备经验丰富、专业水平较高的审计人员并保证审计部门的独立性和权威性。如,由公司法人担任审计小组领导者。值得注意的是,内部审计队伍不应仅配备财务管理人员,还应囊括审计专业人才和粮食保管等专业技术人员。良好的内控沟通与交流不仅体现在做好粮食入库等数量的确认,保证存货数据的真实性和可靠性,还体现在各部门信息的整合与分享上。首先,财务部门与采购、仓储部门要积极配合,以入库单等为依据,定期对粮食质量、数量等进行核对,做好入库结算后的二次确认工作,如遇因粮食水分、发霉等问题导致的粮食数量及质量发生变化的,要如实做好账务处理,保证账实相符。其次,搭建信息化管理平台,做好采购系统、仓储系统、销售系统的对接,实现各部门和岗位间的横向交流,整合、分析各部门获得的业务数据,深挖数据价值,分析预期目标与实际结果之间的差距,分析原因,并对数据分析结果妥善保存,为内控人员优化内控流程等提供依据。同时基于信息化平台构建沟通渠道,加强上下级之间的沟通交流,保证高层管理者能及时下达内控指令、分享内控信息、了解员工工作监督与内控执行情况,员工也能通过该渠道深入了解自己在内控中承担什么职责、具有什么权力、任务达成后有何奖励,清晰的角色定位与健全的激励机制可促使员工主动参与到内控管理中。

参考文献:

[1]崔军凤.粮食企业存货管理的内部控制探析[J].当代会计,2018(06).

[2]王岩.粮食储备企业存货内部控制改进浅析[J].财会研究,2016(09).

作者:邝灵琼 单位:深圳市华联粮油贸易有限公司