一、高职院校档案管理的重要性
(一)高职院校档案管理是其评估工作顺利开展的有力支持
高职院校的评估是针对某个特定阶段，对其在建设中存在的问题和取得的成就进行鉴定与评价。通过对现状的评估，高职院校能够及时的发现建设中存在的问题，找到这些问题的源头，这样既可以避免问题的恶化，又可以保证院校各项工作能够健康顺利的开展。高职院校档案管理是其评估工作的一个重要内容，档案管理工作的好坏直接影响着高职院校评估结果的好坏。
(二)档案管理资料是高职院校教学科研的鲜活教材
高职院校作为我国职业教育的主力军，承担着为社会培养高层次技术人才的使命，教学任务是其主要任务之一。高职院校除了教学之外，科研工作也是其不可或缺的一项重要的建设内容。因此，高职院校的教学、科研工作始终伴随着院校的建设发展，它们是以自我创新引领高职院校始终处在时代前沿的保证。高职院校档案管理可以将现有的教学科研成果收集整理，作为将来进一步改善提高教学科研水平的基础性材料，这些档案管理资料无疑是高职院校教学科研的鲜活教材。
二、高职院校档案管理中存在的问题
档案工作意义重大，它影响着高职院校的发展步伐和建设水平，同时对于教师的教学和学生的学习也起着不可忽视的作用。因此，在高职院校快速的发展道路上，档案管理发挥了重要的作用，但是随着时代的发展，高职院校档案管理中存在着不少的问题。
(一)高职院校对档案工作不够重视
改革开放以来，随着我国对专业技术人才需求的不断增加，高等职业教育也随之快速发展。目前，我国高职院校一直处于规模不断扩张、招生数量连年攀升的态势。生源数量的增加又造成了高职院校校舍和教学资源的紧张。为此，高职院校在校园基础设施、教学仪器设备、师资力量等方面加大了建设力度。而对于档案工作这种见效慢、产出效果不明显的工作却没有得到应有的重视。由于领导重视不够，使得高职院校的档案管理工作难以继续向前推进。
(二)高职院校对档案管理工作经费投入不足
档案管理需要有一支具有专业技术水平的工作人员负责档案的日常管理。而高职院校经费投入的不足，导致档案管理工作的严重滞后，主要表现在高职院校档案管理基础设施薄弱、技术水平落后、人员配备不足、管理方法落后、质量不高、成效不明显等方面。
(三)档案管理工作人员的专业性不强
我国的高职院校大多是从以前的中职中专发展而来，档案管理也是承接以前的体制。在管理人员的配备上，高职院校一直是将那些临近退休、无力承当教学任务的老教师安排在档案管理工作岗位上，或者是院校为了吸引高层次人才而承诺的帮助解决配偶工作问题，将其配偶安排在档案管理工作岗位上。这些档案管理人员有一个共同特征是，缺乏专业系统的档案学理论学习与实践的锻炼，他们的知识背景与当下的档案管理工作的专业性和技术性形成鲜明的矛盾，制约着档案管理工作的规范和质量的提升。
(四)对档案管理的价值认识不足
档案是一些有价值的历史资料，所谓价值就是指这些资料对于现在和将来的工作仍然具有指导意义和参考价值。如果不充分利用，那么这些价值也就荡然无存。档案束之高阁只是一堆废纸。出现这种情况的原因主要有两个方面:一是高职院校档案管理人员没有意识到档案的重要性，没有对档案进行规范整理，建立全面的档案目录，以至于档案需要者无法查到需要的档案，而造成的供需矛盾;二是高职院校广大师生对于档案的价值认识不足，没有查阅档案的观念和习惯。这两种情况导致了高职院校档案管理的开发利用工作的长期落后。
三、高职院校创新档案管理机制的措施
档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，针对目前高职院校档案管理工作中存在的问题，为加强档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，我们应从以下几个方面的创新档案管理工作机制。
(一)加强高职院校的档案管理制度创新
制度创新是高职院校档案管理工作赢得新的发展的前提。建立完善的档案管理工作制度有利于推进档案管理工作的规范性。目前造成高职院校档案管理工作效率低下、质量不高的原因在于其档案管理责任制度和激励制度的缺失。大多数高职院校都将精力和时间集中在招生和校区与专业的扩建上，以至于荒废了档案管理工作的制度建设，使得档案管理工作责任落实不明确。档案馆藏对于档案的分类工作、整理工作都是由当班的工作人员共同完成，而完成的质量如何?事后如果出现问题谁来负责?这些责任划分极不明确，甚至无从谈起。而且工作人员对于档案的维护管理都是谁值班谁负责，换班时没有规范的交接手续，这种制度的最大弊端就是档案的遗失、残缺、损坏现象找不到责任人。工作中出现了疏漏也不用承担责任，这导致了工作人员责任心的缺失［6］。档案管理工作激励机制的缺失主要表现在对档案管理工作不被重视，缺乏一系列的档案管理工作考评机制和评价条例，使得档案工作人员的工作得不到应有的认可，使他们丧失了工作的积极性和热情。因此，完善高职院校的档案管理机制，应当首先建立明确的责任制度和激励制度。
(二)建立完善的档案收集工作机制
档案的收集是档案管理的第一个环节，档案收集工作的质量决定着其整理、归类、保管、查阅的工作质量。档案并不是档案机构自己形成的，而是在长期不断地档案收集中形成的。做好档案收集工作可以从以下三个方面着手:一是严格执行档案归档制度。二是加强对零散文档收集的制度的建设。一些散落在外的文档仍然有其重要的档案价值。这些档案一般都是由于工作人员的疏忽和档案收集制度的规范性不高造成的，为此应当有针对性的建立档案收集制度，以制度建设确保档案的完整性。三是加强对档案材料的回收工作。档案收集不仅仅是档案管理人员的事情，而且也是全校师生必须共同承担的事情。当前，高职院校的一些师生缺乏档案材料的保管意识，有些职能部门和教师在借阅档案材料后缺乏及时归还的意识，而有些档案管理工作人员也缺乏工作的责任心，导致不少外借的档案材料被损坏或遗失，致使有些档案材料残缺不全，给学校的档案管理带来了很大的弊端。因此，在建立完善的档案管理机制的同时，必须注重和规范档案的外借与回收机制建设。
(三)严格遵循档案管理的工作程序
在档案的收集过程中，应当保证文件材料的完整，对待需要长期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如对公文文档的收集与保存，每份文件的原件与附件、原件与印件、请示与批复、原件与转发文件、同一份文件的不同文字表达等材料的收集都要按照严格程序进行收集、整理、归类、收藏、保管。另外，归档文件的完整性应当体现于保管利用的便捷性之中。首先，档案工作人员要严格执行归档工作的各项要求，完整收集归档现有的文件。其次，档案工作人员要及时关注文件形成过程中的各种情况，要有责任和义务对成为档案之前的文件中存在格式错误，书写错误等问题向有关人员提出意见，以规范文件的管理和提高档案的质量，在整理档案过程中应将收集到的各种文件进行分类、编排形成档案体系。
(四)处理好档案保管与利用之间的关系
整理档案的复杂性一方面在于要保持档案之间相互联系性，另一方面要注重档案的保管与利用。目前高职院校的档案管理工作不能很好的将档案之间的联系性与档案的实际利用价值有机的统一起来，往往是兼顾档案的联系性却忽视了档案的实际利用价值，而兼顾了档案实际利用价值却又能忽视档案之间的联系性。例如高职院校举办的某次大型学术研讨会，会上产生了书面材料，影音资料和各种图片资料等，这些资料因为形式的不同而在归档时必然会被分开，这就割裂了文件之间的内在联系性。但是这却十分有利于档案的归类与整理。诸如此类的矛盾在档案的收集与整理中屡见不鲜。面对此种矛盾我们应当首先要以档案的保管为重，因为档案工作的首要职能就是保证档案材料的安全性和完整性。只有这些档案能够被完整的保存下来，档案的开发利用工作才能够顺利开展。因此在面对保管与有效利用发生矛盾的时候，档案管理应当将档案的保管放在首位。同时，寻求能够实现二者兼顾档案管理模式。例如在针对某研讨会形成的各种不同形式的档案材料时，我们首先应当保证这些档案的安全和完整。声像资料应当与书面资料分开保管，利用专业的技术对其进行专门的维护和保管。同时将这些有着很强的内在联系和互补性的声像资料与书面资料放在一起保管以便查阅。为实现两种功能的兼顾，应当成立尝试建立专门的索引目录，在书面纸质档案索引后面注释好与之有联系的声像资料的位置，这样便可以兼顾各种形式档案保管的内在联系性和完整性。
(五)加强档案管理人员素质的提高
从某种程度上说，档案工作是一项着眼于长远、造福子孙的工作，这也就注定了档案管理工作的效应的潜在性与长远性。加强档案管理人员的素质和思想觉悟对于提升高职院校的档案管理工作非常重要。档案管理工作不但复杂繁琐而且责任重大，稍有不慎就可能造成一些珍贵档案的遗失。在档案的收集与整理过程中尤其需要档案管理人员的认真、细致与耐心。档案管理人员的综合素质是档案事业创新与发展的关键。一方面，高职院校要制定档案管理人才培养计划，为档案人员提供必要的业务学习和培训机会，并建立一支精通档案专业知识、熟悉计算机网络技术、高素质、相对稳定的档案人员队伍。另一方面，高职院校要加强对档案管理人员继续教育的支持力度，使在岗的档案管理人员及时了解和掌握档案事业发展的新知识、新动向，提高他们的整体素质;要切实提高档案人员的待遇，解决他们的后顾之忧，激励他们爱岗敬业开拓进取、乐于奉献。同时，高职院校要制定相应的政策，吸引一批年轻优秀的档案专业人才补充到学校档案管理队伍中来，提高档案管理工作人员的整体业务水平和工作效率。
本文作者：李彤 单位：柳州城市职业学院
