摘要：二十一世纪的中国与世界各国正在频繁的贸易往来着，与此同时，商务英语信函肩负着作为各国在贸易活动中交流沟通的桥梁和枢纽作用的使命。其中，拒绝类商务英语信函在商务交流中也有着一种不可替代的作用，其在沟通方式上面临着较大的挑战，因而在表达技巧上需要写信人字斟句酌。主要阐述了拒绝类商务英语信函的特点及写作技巧。
关键词：拒绝类商务英语信函；特点；写作技巧
1概述
商务英语信函是国际间贸易往来的媒介之一，是促进贸易双方了解对方的重要沟通方式，也是对外经济活动的重要工具。随着全球经济一体化、区域集团化的活跃，商务英语信函日益成为企业建立友好关系、展开商务沟通、开展业务、实现交易等商务活动中的交通要道。很明显，企业十分注重自身在商界的信誉和形象，而这些不是只靠产品的质量等硬件设施就能保障的，还要依靠商务信函这种传递友谊、展示形象的“软件”。一封语言得体、措词恰当的商务信函无疑会给对方留下深刻而美好的印象，这对企业的长远发展以及巩固与合作伙伴的长期贸易关系至关重要。因此，在商务信函中，如何得体、恰当地运用语言的表达手段和技巧与客户交流沟通是十分重要的，在某种程度上甚至关系到贸易的得失成败。因而，正确恰当的用语是商家通往成功道路上的垫脚石。
2拒绝类商务英语信函的特点
在涉外商务活动中，商务英语信函作为双方交流沟通的工具和贸易往来的桥梁起到了无足轻重的作用。拒绝类商务英语信函是商务信函中比较特殊的一类信函，值得写信人深思熟虑后再草拟。因为拒绝类信函的特点之一就是，它传达的信息都是“坏消息”，主要是拒绝对方在来信中提出的我方不能满足或者同意的各种要求和请求等。如果这封拒绝信函处理不当的话，很可能会引起收信人的负面情绪。据此，传递拒绝信息和表示我方的真诚友好并维护彼此之间的良好贸易合作关系是拒绝类商务英语信函要达到的目的。商务信函通常所涉及的内容主要是表明自己的合作意愿或是就具体的合作事宜进行协商谈判，而拒绝信函则不同，它通常是传达的是否定性的信息，这使得写信人在与收信人的交流沟通中产生很大的障碍，甚至会出现令人不愉快的摩擦。因此，当写拒绝信函时，要特别注意拒绝类信函写作特点，即以短小而精悍的措辞以及陈述和虚拟并用的语句撰写，既要明确地让收信人知道被拒绝的消息，同时还要照顾到收信人的面子，已达到保持合作伙伴关系的目的。拒绝类商务英语信函还有一个比较明显的特点是，它所表述的拒绝并不是全盘否定来信者的请求或是要求，而是就某一方面给予否定并在其他方面给予妥协，多少给对方留有余地。所以说，这种拒绝能否成功就在于你是否在拒绝他人的同时，与其之间良好的合作伙伴关系能否继续维持下去。
3拒绝类商务英语信函的写作技巧
负面消息在商务沟通中是在所难免的，如何使用恰当、得体的语言来减轻面子威胁并且有效传递所要表达的内容，以使对方容易接受并维系良好关系，这一研究有着很强的实用价值。
3.1信函以友好的话语开头
在贸易活动中，为了让收信人愿意接受否定的答复，应以礼貌为主，不伤害收信人的面子。在信头部分，写信人应该给收信人一个友好的答复作为铺垫，也就是以一种间接方式表达。在信函的开头给人以一种友好的，积极的态度，缓和地引入一个话题。这种起到缓冲作用的句子所占的比重取决于信函的长短。短篇信函可以用一句表示友好的话语代过，如，感谢对方的来信等。长篇信函就可以多使用一些不伤和气的句子，如双方都同意的合作事宜等。这种可以表达友好的句子要比不留情面的直接的拒绝好得多。
3.2提供否定的原因
当写一封拒绝类英语信函时，写信人最主要也是最重要的事就是阐述拒绝的原因，主要是真诚地说明拒绝的正当原因，给出非如此不可的理由。拒绝对方应依据事实和自己所做出的全面的评估结果，表明拒绝对方要求是情非得已的，使得读者心服口服。这部分应该在拒绝类信函中占绝大比重，以有力的理由使收信人信服。通常，说服收信人需要提供充分的证据或理由，运用大篇幅的陈述语句或是虚拟语句进行阐述比较复杂的问题，收信人了解到的原因越多，他们对我们否定的答复就越信服，甚至会理解并接受。然而对于并不复杂的话题，关于事实我们只需简单地说明，一笔带过即可。
3.3表达坏消息的陈述或暗示语句
在这一部分主要是陈述自己的理由，即为什么不能同意对方的请求的理由。对于理由的陈述内容可繁可简，如果原因很明显或者已经解释的很清楚了，那么收信人很快就领悟到信函所传达的否定信息，而无需读完整篇。如果这个否定缘由确实是不得已的，那么大多数人都能欣然接受并给予理解。我们的主要目的就是避免直接拒绝，有时，专家们引用“面子理论”作为策略，也就是让收信人在被拒绝的同时不失颜面。换句话就是说用一些铺垫语来循序渐进地提出负面信息，委婉地拒绝对方。但是要注意的是写信人不可使用让人误解的模棱两可之词，这种情况下，常常导致收信人不明其意，从而产生误解或是再次写信寻求确切答复，这样就失去了有效沟通的意义了。但是有时暗含的否定答复往往比过分的直接否定要有效。比如，使用积极语气表达，这样的话，一来可以部分减轻甚至是全部消除收信人对负面消息以及写信人的负面情感。很多情况下，不是拒绝本身而是否定词激起了收信人的负面情绪。二来，使用积极的语气可以提醒写信人给出一个恰当的拒绝理由，一旦收信人理解了被拒绝的原因而且相信写信人别无选择只有拒绝的时候，也就不会因为失望而产生过多负面情绪。如此一来，不仅写信人准确地传达了否定意义，而且收信人也完全理解并接受坏消息。
3.4提供建议或者其他选择
在写完拒绝原因后，一封信函基本上完成了，只需一两句的结束语即可大功告成。但是与其这样，不如向对方再提出其他可供选择或是可行性的建议，如果可行或合适的话，可能会更好。例如，表明可以帮对方向其他厂家推销其产品，或者表示自己对对方的其他产品感兴趣，或者表示乐意提供其他帮助等等。写信人的主要目标就是将负面影响降至最低，并期望日后可以继续合作。
3.5以积极和蔼的语气结尾
这一部分虽说没有什么出彩的地方，但是写信人如果借此提及一些轻松愉悦的话题，如表达对收信方某些产品的兴趣等。虽然此次合作没有成功，但是写信人依然要给收信人留下乐于助人，友好的印象，并且表现出对于双方未来的合作的信心。无论日后是否继续合作，但是一定要维持商誉。同时，语言技巧在此就发挥了很大地作用，因为这一类信函涉及到了双方利益，要确保信函整体的感觉是愉悦的。实践证明，大众都倾向于积极的语调，写信人措辞得当很容易赢得人们的理解。当你向他人传达坏消息时，如果站在对方的角度思考，了解对方的需求，那么将心比心，他们也会欣然接受。
4结论
撰写拒绝类商务英语信函不是一件容易的事情，写信人应该考虑收信人的面子需求，运用语言技巧来减轻负面消息对收信人造成的面子威胁。以积极方式传达否定信息，不仅维护了收信人的颜面，同时也为写信人赢得了友好真诚的商誉。在写拒绝类商务信函这类特殊的信函时，尽可能运用委婉机智的语言和语气，以达到继续合作的目的。总之，在写商务信函时，要多从对方的立场出发，设身处地地考虑收信人的情况，礼貌性表达拒绝不仅可以更好地传递信息，还为未来的生意往来扫清一些障碍。
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作者:王秀云 单位:无锡商业职业技术学院