保密制度方案范文1
关键词：电力企业；档案管理；保密制度；现代企业制度；管理体制
电力企业档案管理是企业管理的重要内容，供电不仅关系到人民群众的生产生活，也关系到社会的稳定与经济的发展，是一项事关我国根本利益的大事。伴随着电力企业档案管理研究的逐渐深入，越来越多的文献资料被纳入档案管理的范畴。虽然经过改制以后，电力企业对档案管理进行了改进和完善，但是与国外先进企业档案管理工作相比，还存在较大的差距，在管理中依然存在不少的问题。展望电力企业未来发展，必须充分重视档案管理保密制度建设，建立起完善的档案管理保密制度，为提高档案管理保密水平奠定良好的基础。
1电力企业档案管理保密制度建设的重要性
在市场经济下，电力企业档案管理保密制度建设不仅是为了维护电力企业自身的利益，也是为了维护党和国家、人民群众的根本利益，其重要性主要体现在两个方面：一方面，电力企业档案管理保密制度建设是维护电力企业根本利益的必然要求。伴随着电力企业市场化改革，无论是发电企业还是供电企业，都成为自负盈亏的市场经济主体。虽然都是国有企业或者是集体企业，彼此之间因为行政管理的影响，目前的竞争还不是很激烈，但是实际上在小范围中的竞争已经凸显，在未来电力市场会逐步的放开，市场竞争将日趋激烈化。在这种情况下档案管理保密制度就显得非常重要，因为其中有大量的企业经营管理信息，这些都属于商业机密，一旦泄露势必会对企业的根本利益造成影响。另一方面，电力企业档案保密管理也是维护我国社会和国民经济安全的重要措施，电力是社会稳定的一个重要因素，也是一国经济发展所必须具备的一个条件。供电安全、电力资源的充足性，将会直接影响一国经济发展，电力企业档案信息如果按照国家保密法律、法规，属于国家保密内容的，一旦泄露被敌对国家、不法人员知晓，将会直接影响到供电安全，进而威胁到经济和社会安全，从这一角度来讲，电力企业也应该加强档案管理保密制度建设。
2电力企业档案管理保密制度建设中存在的问题
2.1档案保密等级划分不科学
电力企业档案保密等级划分是根据《中华人民共和国保密法》和《电力工业国家秘密及其密级具体范围的规定》确定的，一般分为绝密、机密和秘密三个等级，这样划分应该说遵从了档案保密管理的传统，却不适应当前电力企业的发展需要。比如说根据当前的划分，绝密档案是指泄露会让国家和企业安全、利益遭受特别严重损害，如何区分“特别严重”与“严重”，这个目前来说还没有一个明确的标准，在档案保密工作当中，是由电力企业自己决定的，实际上掌握在档案管理人员手中，这就可能产生一种情况，那就是应该列为绝密的档案，却按照了机密和秘密的管理标准，导致绝密档案被泄露的几率增大，应该被列为机密档案，却被按照秘密档案管理也是如此。这种情况出现的主要原因是原来行政管理思想的长期存在，让企业的档案管理与行政档案管理保持一致，导致档案保密工作不符合当前的电力企业发展要求。
2.2对档案库房管理保密工作没有做出明确规定
库房是档案保密工作很容易被忽视的一个地方，作为存储档案的地方，库房管理保密工作实际上非常重要。但是，从目前各个电力公司制定的档案管理保密制度来看，对库房管理保密工作规定得比较笼统，一些电力工作只是在制度当中简单地规定库房管理规定和方法，对库房建设标准、库房位置等都没有做出规定。有的电力公司的档案库房习惯性地设置在一层，阴雨天气很容易受潮发霉，并且在库房中又缺乏相应的除湿、防潮、保温设施，经常出现档案的遗失和损坏。还有的库房门窗没有进行加固防盗，一些档案面临着被盗窃的威胁。同时，一些电力公司没有将库房与办公室分开，甚至将档案库房与图书室一起管理，这些都会影响到档案管理保密工作水平。
2.3对档案管理人员保密素质没有做出明确的规定
要想做好电力企业档案管理保密工作，对档案管理人员的保密素质有比较高的要求。而现在多数电力企业在制定档案管理保密制度的时候忽略了这一点，对档案管理人员的保密素质没有做出明确的规定，一些不是档案管理专业或没有档案管理经验，没有接受系统档案管理经验的人走上了档案管理岗位，很多人对档案管理保密工作缺乏最基本的认识，也不了解企业制定的档案管理制度、保密工作规定，在电力档案管理当中忽视了保密工作，导致一些档案被泄露，对企业发展造成了不利影响，尤其是电力企业供电管理、供电线路建设、供电规划等方面的档案，一旦泄露对当地的社会生产生活可能会造成不利影响。从这一角度来讲，有必要在电力企业档案管理保密制度建设当中，增加档案管理人员保密工作素质的相关规定。
2.4档案密级调整工作没有做出明确的规定
电力企业在档案管理当中，档案的密级并不是一成不变的，随着企业的发展、社会的进步和科技的创新，一些档案的价值会逐渐降低，如果不及时降低密级，仍然按照原来的密级管理，虽然能够保证保密工作水平，但是却会浪费大量的资源，对企业来说是得不偿失的。而针对这一问题，目前多数电力企业在档案管理保密制度当中并没有做出明确的规定，没有说明哪些档案经过多长时间，经过多少程序和何人批准，才能降低密级，调整存储方式、保密方式等，这一点在今后的工作当中也应该及时完善。
3电力企业档案管理保密工作制度完善建议
针对电力企业档案管理保密制度建设中存在的问题，结合自身档案管理工作，提出以下四点建议：
3.1优化档案保密等级划分
在档案保密等级划分上，可以分为三个等级，绝密、机密和秘密，国家档案严格按照国家档案有关法律、法规进行；企业档案分为机密和秘密两个级别。另外，在划分的过程中，必须在档案管理保密制度中，明确不同等级档案主要包括哪些内容，保存和管理的方式，与之相对应的保密管理措施，这样才能适应当前电力企业的发展需要。之所以采取这样的等级划分方式，主要是因为电力企业已经改制成为现代企业，在档案管理当中必须采取现代企业档案管理模式。同时，电力企业承担着一定的行政功能，作为公共事业的一部分，电力事业也事关国家和社会经济发展，因此也应该按照行政档案管理的模式，对部分档案进行行政化管理。因此，有必要将事关国家和公共利益的档案与事关电力企业自身发展的档案严格分开。
3.2增加档案库房保密规定
档案库必须与办公区域、资料管理区域等严格分开，档案库必须安装防盗门防盗窗和防盗锁，除档案管理人员之外，禁止其他人直接进入档案库查阅资料。档案库内的档案按照密级分开存储管理，对档案管理人员按照管理权限安排新工作内容，负责不同级别档案管理的人员，对各自责任范围内的保密工作负责。档案管理人员要定期巡视防盗门防盗窗防盗锁的完整情况，一旦发现防盗设施遭到破坏，应该及时检查库内档案的完整情况，确定哪一等级哪些档案属破坏或失窃，将情况如实反馈到公司的保密管理部门、保卫部门，调取监控、查找线索，为公安机关破案提供准确的依据，从而为档案保密及安全管理工作奠定良好的基础。
3.3明确档案管理人员保密素质标准
电力企业档案管理是一项非常严肃严谨的工作，电力企业要提高档案管理重视程度，在今后的档案管理保密制度建设中，明确规定档案管理人员的保密素质，使档案室工作人员能够达到保密工作要求。一方面，在档案管理岗位设定上，要明确规定档案管理人员必须由档案管理专业或经过系统的档案管理培训的人担任，其他不具备这一条件的人不能担任档案管理工作，尤其是档案部门的负责人，必须是档案管理专业并经过专业的档案管理保密培训的人才能担任，这样就从管理者的角度为做好档案管理保密奠定基础；另外，应该明确规定档案管理保密工作人员的培训方法，明确规定企业应该每年根据集团公司的要求，组织档案管理人员参加1～2次保密工作培训，或者通过社会机构，为档案管理人员提供保密工作培训机会，使其能够绷紧保密之弦、提高保密工作能力。
3.4完善档案密级调整工作方面的规定
电力企业在今后的档案管理保密制度建设中，要对档案保密等级调整进行完善，明确档案保密调整的三个情况，也就是保密范围变化、密级文件作用变化、保密时限变化等，并对这三种情况进行说明。保密范围的变化主要是指根据国家法律法规、电力系统行业指导思想等变化，电力企业档案管理保密范围发生变化，电力企业在档案管理保密工作中也要进行调整。保密文件作用变化是指伴随着社会的进步与科技的发展，密级文件已经失去了指导作用或失去了重大影响，密级自然消除。保密时限变化是指保密时限到期以后，需要对密级进行重新调整。档案密级调整应该由档案管理负责人提出意见，由企业负责人批准后执行。
总之，新时期电力企业的改革与发展，对档案管理保密工作提出了更高的要求，电力企业必须重视和加强档案管理保密制度建设，通过制度的完善为保密工作水平的提高奠定良好的基础。
作者:黄辽兰 单位:国网河南电力公司周口供电公司
参考文献
[1]李激．档案的保密工作要处理好五方面的关系[J]．中国管理信息化，2011，（10）．
保密制度方案范文2
浅析档案保密工作保障措施
闵涛
档案资源作为国家资源的重要组成部分，其保密工作带头档案事业发展和国家案例。笔者仅就如何做好档案保密工作，确保档案安全阐述几点粗浅的认识。
一、强化档案保密意识
和缓档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感，站在国家安全的高度，切实重视和不断强化档案保密工作。要驾驭档案保密宣传工作的力度，通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的自觉性和责任感，自觉履行保守国家秘密的义务。对纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度，确保万无一失，把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。同时，要认真贯彻“预防为主”的方针政策，坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全意识真正深入人心。
二、加强档案库房安全建设
档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。其四，应减少档案的破损率延长档案的使用寿命。如，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜；对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。
三、完善保密档案借阅管理
加强保密档案借阅制度建设至善重要。应制定细致完善的档案借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保保密档案的安全。保密档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须按要求填写撮单，由直接领导、项目负责人签字，认真履行登记、签字手续，填写借阅卡及借阅簿，手续齐全后方可借阅。借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护与安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项。借阅的档案要保管好，不能丢失，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，及时向档案部门报告，进行补救。保密档案的借阅时间不得超过一年，因项目周期长而不能及时归还的，应办理续借手续。对长年欠档，经追究仍不交还或造成遗失的，必须追究其责任，按国家规章制度严肃处理。此外，因工作调离、离退休和长期病休的，出国工作及出国探亲的，都必须全部清还借阅的档案，由档案室签字后，方可办理有关手续。属借调工作人员借阅保密档案时，必须由项目负责人代借，当其离院时由代借人还清档案。
保密制度方案范文3
和缓档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感，站在国家安全的高度，切实重视和不断强化档案保密工作。要驾驭档案保密宣传工作的力度，通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的自觉性和责任感，自觉履行保守国家秘密的义务。对纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度，确保万无一失，把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。同时，要认真贯彻“预防为主”的方针政策，坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全意识真正深入人心。
二、加强档案库房安全建设
档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。其四，应减少档案的破损率延长档案的使用寿命。如，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜；对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。
三、完善保密档案借阅管理
加强保密档案借阅制度建设至善重要。应制定细致完善的档案借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保保密档案的安全。保密档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须按要求填写撮单，由直接领导、项目负责人签字，认真履行登记、签字手续，填写借阅卡及借阅簿，手续齐全后方可借阅。借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护与安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项。借阅的档案要保管好，不能丢失，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，及时向档案部门报告，进行补救。保密档案的借阅时间不得超过一年，因项目周期长而不能及时归还的，应办理续借手续。对长年欠档，经追究仍不交还或造成遗失的，必须追究其责任，按国家规章制度严肃处理。此外，因工作调离、离退休和长期病休的，出国工作及出国探亲的，都必须全部清还借阅的档案，由档案室签字后，方可办理有关手续。属借调工作人员借阅保密档案时，必须由项目负责人代借，当其离院时由代借人还清档案。
保密制度方案范文4
1 引言
工程档案主要存在于设计院或与建设相关的企业中，这是由工程档案的产生特点所决定的。工程档案是在工程建设活动中形成的，为重要的工程项目文件材料，包括工程设计基础资料、项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件及附图、主要设备材料表、概算书、施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书等。工程档案凝聚了工程设计人员的心血与智慧，是建设工程施工的依据，是设计院的重要技术支撑，也是国家的知识产权和宝贵财富。
工程档案中涉及到的设计、产品信息等属于企业或国家的核心秘密，关系到一个企业经营发展的进程，甚至关系到国家的建设发展、利益及安全。为确保核心秘密的安全，必须做好工程档案的保密管理工作。
2 管理方法
为了更好的完成工程档案的保密管理工作，本人结合目前档案保密管理工作方法，及在设计院多年的档案管理工作经验，重点就以下几个内容进行探讨。
制度建设。完善的制度是工程档案保密管理工作的基础。一般地，档案利用规章制度有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
在正常的档案利用规章制度之下，对于保密方面，为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要，企业的工程档案保密管理应建立以下三个制度：①建立划定密期制度，以便届满自行解密；②建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知有关科室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；③建立保密档案接收标准制度，加强保密档案的规范化建设。
队伍建设。专业、高素质的管理队伍是工程档案保密管理工作的要素。工程档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业，有高度的保密意识，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，能独立处理工作中出现的一般问题。
管理体系建设。健全的管理体系是工程档案保密管理工作的保障。具体内容可分为：
成立工作领导小组。成立档案保密领导小组，由院长或分管档案工作的院领导任组长，其他党组成员任副组长，部门负责人任组员，统一领导全院档案保密工作。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源此外，进一步健全保密和密码工作领导责任制，把领导干部履行责任制的情况纳入党组学习会和领导干部年度绩效考核内容。根据人员调整情况，及时调整保密领导小组，加强保密工作目标责任管理，将日常工作和保密工作同布置、同安排、同要求，确保各项档案保密工作任务的落实，严防泄密事件发生。
加强保密档案的日常管理。保密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。保密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
要加强保密档案的科学管理。管理人员在调密工作中容易把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以某年某工程的档案划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含保密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的保密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及保密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立保密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。
技术支持建设。硬件、软件、配套设施等技术支持是工程档案保密管理工作的后盾。
档案库房的设立是配套设施的主要体现。从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，都应按照国家有关规定单独兴建。从企业档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。
对于电子化的档案文件，网络安全尤为重要。将网上信息实行物理隔离的办法是相对简单并易操作的。这主要包括以下几个方面：
设计院等企业的局域网和互联网分离，严禁机算机上互联网，并对于计算机，统一采取口令设置，避免造成资料泄密。对可以上外网的计算机要配备信息网络的信息过滤系统、自我隔离系统和信息防护系统等。
禁止任何计算机私自安装无线设备。给计算机安装防火墙，杀毒软件并定期进行升级，要建立起万无一失的安全网关防护体系、HTTPS加密传输等适合企业自身的一些核心安全机制。
严格落实《移动存储设备管理办法》，利用新技术手段加强对移动存储设备的使用进行实时监控和管理。对内网上使用的移动存储设备进行注册、加密，让外来移动存储设备“进不来”，让内网使用的移动存储设备“拿不走”，内部使用的移动存储介质在外网计算机上“不能用、改不了”。本设计院针对工程图纸等CAD文件进行加密处理，效果良好。
完善计算机、移动磁介质、笔记本电脑、多功能一体机等办公设备的购置、领取、使用、清退、维修、销毁等环节的保密管理要求，抓好全过程安全保密职责的监督和落实。
应设有计算机专业人员及时对企业单位的计算机的系统安装补丁，修补漏洞，及时升级防病毒软件和病毒代码库，定期对计算机进行全面扫描，清除病毒、木马。本设计院在科室设置中，专门设有科技部下属的计算机室负责这部分工作。
保密制度方案范文5
关键词：档案；保密；措施
1 强化档案保密意识
档案部门应逐步提高做好档案保密工作的使命感和责任感，站在国家安全的高度，不断强化和切实重视档案保密工作。应加强档案保密宣传工作的力度，经过对《保密法》、《档案法》相关知识的学习，全方位、多渠道地宣传档案保密工作，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，强化保密法制观念，增强保密工作的责任感和自觉性，自觉执行坚守国家秘密的义务。对磁性介质、纸质档案的销毁、保管、借阅等环节应严格遵守保密制度，保证万无一失，将安全责任意识始终贯穿于档案工作。此外，应坚决贯彻“预防为主”的方针政策，认真克服和防止侥幸心理和麻痹大意的思想。应定期开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲明、讲清，把泄密的后果和危害讲透、讲足，使安全意识真正深入人心。
2 档案保管工作的重要前提是档案的库房管理
首先应增强库房的硬件设施管理，档案保管工作的重要前提是库房的管理。总而言之，档案库房要按照国家相关规定单独兴建，档案室的库房门一定要是专用的保险防盗门，库房内外都应安装防盗监视器，以防盗窃，窗户应专门加固。还要最大可能做到办公室与库房分开，阅览室与库房分开。档案库房要制定严格的库房管理制度，指定专人负责管理，闲杂人员一律禁止进入，从档案库房内外部的硬件保管条件上保证单位档案的安全。
此外，还应提高单位档案的内部科学管理。单位非档案应与档案分别保管。应注意把非文件和级文件分开提供、分开保管、分开组卷利用，以免造成混合易扩散机密的泄漏。单位档案科学管理应贯彻近年来国档发文精神，落实室藏档案解密划控工作，对以前大量混订有针对性地在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后通常查档中仅提供所查内容，不提供含文件的原卷；对外提供使用时，可采取对与所查档案无关的文件进行密封等措施。今后对级文件尤其是绝密级文件必须单份盒装保存，彻底解决非与的文件材料混卷问题，以及档案文件不集中分散，之后不便调密的问题。应根据立档单位档案中的文件密级编制目录卡片，设立文件存放地点索引和统计台帐，为科学管理，有效保密，准确掌握，及时地提供使用创造条件。实践证明，做好档案维护、保密档案安全的基本保障是档案库房的软硬件科学管理。
3 档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的安全与完整。这不但是档案保管工作的目的，也是档案保管工作的基本任务。档案保管工作的具体任务就是做到不乱、不散、不丢、不坏。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有目可查，有规可循。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至导致档案丢失或损坏等严重情况。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案被窃或遗失，不但保证档案内容的安全，也要保证档案实体安全。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，应及时抢救。档案保管工作的任务是光荣的，也是艰巨的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员应时刻警惕，持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
4 完善保密档案借阅管理
保密制度方案范文6
关键词:档案管理 档案利用 保密
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)08(a)-0238-01
社会生活中档案利用的频率会越来越高,范围也会越来越广。怎么做好档案的保密与利用工作,很多学者与专家也从不同的角度给出了不同的观点。多年的实践证明,历史发展到今天,没有那一种观念可以长期的适用于不同时期,只有不断的创新与改变才能顺应发展的步伐。当今社会,档案资源被广泛认知与挖掘,做好档案保密工作,才能凸显这个行业的重要价值,从而更好的利用它转变为有意义的社会价值。以下笔者结合自身的工作体会,对档案管理的保密工作进行分析。
1 做好保密档案的保密化管理工作
保密档案应该和其他档案分别进行保存和管理。给保密档案设保险柜和防火防盗系统,从基础设施上保证保密档案的安全。保密档案的保密化管理工作好坏与否与档案管理人员的素质有紧密的关系。因此,提高从事管理保密档案工作人员的素质显得十分重要。因其工作岗位特殊,故要求其要有高度的责任心和保密意识和严谨的工作作风,防止机密的泄露。在日常生活中管理人员在任何场合都要守口如瓶,把保守秘密安全置于自己的生命之上。加强保密档案的使用管理。保密档案的调阅等应该严格登记程序。机密密档案调阅结束后应及时核查,归档,防止泄密,一旦泄密,要想方设法进行挽救。
2 做好保密档案密级管理工作
随着时间的变化在保管过程中,保密档案的密级也要随着时间的推移现实情况去做出合适的调整。这种调整主要是升密、降密、解密三种。我们要依据档案内容划密标准,杜绝密级偏高或偏低,密期偏长或偏短等问题的出现。
3 正确处理好档案保密与利用的关系
保证保密档案的秘密性是应该的,但保密的目的之一是为了利用,只有得到使用才能体现保密工作的价值,保而不用只会失去保的价值,失去档案的意义。保守保密档案是每个从事档案管理工作人员的应尽的义务。但是档案管理工作在重视档案保密的同时,又普遍存在着利用不足,过于重视保密的现象。因此导致大批具有重大价值档案得不到充分利用,造成资源的浪费,这是因为领导不及时全面的了解情况,合理的利用档案,档案管理人员的管理价值观也有失偏颇。所以,档案管理部门要转变过去不合理的观念,在严格做好保密工作的同时,使这些珍贵的档案得到充分利用,发挥最大的价值。因此,对保密档案管理工作来说,保和用都十分重要,失一不可,要很好的协调两者的关系。只注重档案的秘密性,而不关心其秘密性的时效和范围,是错误的;但缺乏保密观念,无度地开放使用范围,也是不对的。所以,在合理的使档案为大家利用的同时,还要做好一定保密工作。保密档案审查工作是档案开放前的前提工作,其目的是精确合理地区分、核定档案的开放和使用范围。这项工作要分三步进行:一是初审,根据档案管理的标准,对需要使用的档案进行逐个审查,初步其利用的范围。二是中审,选择有较高业务素质的工作人员,重点取舍初审中没能判定开放与否的档案,三是终审,相关的上级领导,根据具体情况,进行再审查,最终确定档案是否开放。根据《保密法》规定,保密档案划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。档案密级的确定,是为了让档案管理人员根据具体情况采取不同的措施,使档案能够最大限度的发挥作用。密级是随时间的推移而变化的,当其失去保密价值时应该对其进行公开管理。开放之前必须先进行划密解密,对档案的划密解密工作,应当遵照相关规则,由原确定密级的国家机关和企事业单位或其上级来执行。
4 做好保密档案利用时的合理监督对策
如何使档案技能合理利用,又能保证档案的安全和完整,我们就要在档案利用时做到合理的监督。要有严密而且简明的档案利用规章制度,严格执行,在实践中不断总结,不断完善档案利用规章制度如阅览制度、外借制度、复制制度等。根据具体情况,对不同的使用人员确定不同的开放范围,规定不同的审批手续,在做好档案利用工作的同时,更要确保档案的安全和秘密性。
5 做好电子档案文件管理中的保密工作
随着时代的发展,越来越多的单位都实行了无纸化办公,电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手工管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段。管理手段上的变革,必然带来保密工作方式上的变革。
一是构建档案管理网络安全体系。保障企业网络安全,一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁来实现。目前流行的隔离方式主要有两种:(1)企业设置防火墙安全系统,企业内网与外网之间通过中间服务器进行物理隔离。(2)档案数据存储服务器与外网之间纯粹的物理隔离。第一种物理隔离方式,即是采用防火墙安全系统,为档案数据服务器和关联计算机配置防病毒软件,设置人侵检测系统,对外网进行逻辑隔离,以阻断外网的人侵行为。同时在外网与企业内网之间设置中间服务器,进行物理隔离。第二种物理隔离方式,即纯粹的物理隔离,外网与企业内网没有使用任何实现连接的软硬件设备,数据交换全部通过移动介质在内、外网之间进行数据交换,如使用移动硬盘。
二是系统用户查阅电子文件管理。访问本企业档案系统的用户只能是本单位的职工。在档案系统正式启用前,系统管理员应根据本单位职下的职责范围和职级设置其相应的访问权限。档案系统应能记录并能提供访间用户的信息,包括用户身份、职属信息、授权信息、用户请求信息、用户操作信息等,从访问权限方面做好电子档案保密工作。企业信息部门还应配合好档案部门做好系统用户的正确使用档案系统的工作,以防止系统用户的不当操作造成不必要的损失。
三是保证电子档案存储系统运行环境的安全。与纸质档案管理制度一样,健全电子档案管理制度,包括档案机房管理制度等。
6 结语
总的来说,我们要积极探索档案管理模式,处理好档案保和用的关系,使重要的信息化资源发挥最大的作用,促进社会主义档案管理制度的建设。
创新之处有以下两点。
第一,关于企业档案管理的保密问题目前学术界的研究还相对比较少,因此在视角上有所创新。
第二,本文提出比较全面的企业档案管理保密工作的策略。
参考文献
