摘要：在新时代背景下，互联网技术的发展为学生档案工作提供了便利，同时也带来新的挑战。本文主要从大数据时代高校档案管理以及面临的挑战等几个方面，分析高校应如何做好学生档案管理工作。
关键词：大数据；技工院校；档案管理
数据作为一种重要的社会资源，通过对其不断的分析和挖掘，从而得到新的知识，为人们创造更大的价值。如何利用好这些数据，是当前各个行业最关注的话题。
一、大数据时代的档案管理
档案作为一种宝贵的社会资源，随着时代的发展，人们越来越认识到档案的重要性。在大数据时代，技工院校学生档案管理也要跟随时展的潮流，运用数据管理，进行数据创新。数据管理在传统的档案管理中占据着主要地位，但是在大数据时代数据管理的重要性进一步提高。数据作为一种提升档案价值的资源，在高校大管理活动过程中，要合理利用这些资源来反映学生的在校情况，并提升学生档案管理的水平。学校要通过对资源的合理利用，让信息发挥最大化价值，更好地为学生服务，为学校及社会服务。
二、加强技工院校学生大管理的必要性
（一）提高学生的自我管理意识
学生档案是记录学生在校期间的个人经历、成绩及工作学习的表现，当学生认识到他在校情况及行为表现被完整的记录下来时，就会刻意地去约束自己的行为。因为当做出一些违反校规校纪的事情时，会给自己的档案留下污点，对以后的发展造成影响。因此，学生档案在无形中为规范学生的行为，起到一定的作用，从而让学生能够自主按照标准严格要求自己，养成一种自我管理、自我约束的习惯。
（二）有助于学校做好学生管理工作
学生档案管理工作是学生管理的重要部分。首先，档案的数据清晰地反映出学生在校的情况，学校能够根据这些信息和数据开展学生管理工作。其次，档案管理工作也反映学校的管理水平。通过对学校学生档案资料建档、装订、封档的一系列流程，可以看出一个学校能否高效率并保质保量地完成学生档案整理工作，从而判断学校的管理水平。
（三）为用人单位提供招聘依据
用人单位对学生进行了解和判断的方式不仅限于面试，企业为了判断学生能否适应该企业和岗位，会通过对学生档案的考察作出全面了解。学生档案会记录学生在学校期间的综合素质，学习成绩，奖惩情况等信息，用人单位通过档案可以清楚地了解到学生的思想品德、实践能力等情况，所以说学生档案是用人单位招聘的依据。
三、大数据时代高校档案管理面临的挑战
当前我国大部分技工院校招生竞争激烈，专业调整较为频繁，办学形式也逐渐多样化，因此，这就造成学生学籍信息内容和形式多样，在收集整理方面存在一定的难度。随着大数据时代的到来和信息量的增加，传统的档案管理模式面临严峻的挑战。
（一）纸质档案收集不足
传统的档案只是记录学生在校的考试成绩，奖惩情况等。这些材料在一定程度上可以反映学生在学校一段时间的表现，但是只有这些材料也无法充分说明学生的综合素质及能力，这就要求学校必须拓宽归档范围。部分学校会在学生档案原有信息的基础上，增加学生的心理档案、诚信档案以及实践记录档案等，帮助学校和社会对学生进行全面的了解。因此，档案的数据量会迅速增长，并且部分学校档案管理部门进行学生资料统计的时间周期过长，不能及时准确地掌握学生的基本情况，这将影响各项档案工作的开展。传统的纸质档案已经不能满足档案管理的需求，但是因为部分学校因为资金和办学条件的限制，档案信息化管理水平较低，在一定程度上限制了档案管理的发展。
（二）档案管理预测性较差
在大数据时代预测性是数据分析的一大特点，同时也是大数据时代的优点。然而，传统的档案管理工作主要对学生档案进行备份和存储，这难以为学生档案管理工作提供科学性的数据资源。学生档案管理系统依然是将学生的诚信档案、教务信息材料等综合起来，并没有利用新时代的数据工具进行整合分析，因此，学校难以对学生的整体水平进行科学的预测。
（三）档案管理技术存在欠缺
档案生命力的根基在于档案自身所具有的价值和作用，档案价值是指档案对国家社会组织或个人的有用性。在大数据时代，档案管理的价值提高，档案发展的趋势是以存储具有价值的文件、视频等将其转化为电子档案。电子文件作为20世纪中期以后出现的新名词，是伴随计算机技术发展产生的一种新型文件，早称机读文件，数字文件，如今正逐渐被电子文件取代。虽然大部分学校已经具备电子档案管理方面的技术，但是信息资源相对落后，对数据的收集处理及评价的周期较长，这显然与大数据时代信息实时更新的特征相违背。技工院校学生档案复杂，高校难以对大量的档案进行系统化、持续化的管理。
（四）专门档案管理人员缺乏专业意识
专门档案管理人员缺乏专业意识是技工院校学生档案管理工作中存在的一大问题。由于缺少档案管理的专门知识，学生档案管理工作仅限于收、发、管、藏，不能对学生档案进行规范整理，这是当前我国档案管理工作存在的一大问题。新时代背景下档案的收集、管理、使用都具有新的特点，对档案工作人员的业务能力要求较高，要求工作人员不仅要了解档案知识及工作的本身，并且要掌握计算机的操作和运用能力。档案工作人员需要与时俱进，提升能力，做好档案工作。
（五）数据安全难以保障
当前大多院校学生档案主要是手写的纸质档案，随着办学规模的扩大，学校在档案资金和设备更新方面缺乏投入，学生档案管理工作不能跟随学校发展的形势进行科学管理。数字化的信息管理方式没有得到推广，比如学生的流动性及学籍变动情况仍旧停留在纸质档案，增加了档案管理的难度。在信息化系统建设上，部门可以根据学校实际情况制定标准，但是他们都需要与中心数据库链接，如果管理不当会给不法分子可乘之机，对档案信息安全系统造成极大的威胁。
四、大数据时代高校档案管理策略
（一）加强学生档案的信息化管理建设
大数据时代的到来办公自动化普及，技工院校的数据量迅速增加，传统的纸质档案管理工作不能适应技工院校发展的需求。技工院校档案管理工作应该顺应时代的发展，利用新技术和先进的设备建立档案管理系统，并将这些材料录入系统，及时更新信息保证信息的真实性。学校可以通过对系统的设置，让学生能够通过个人账号进入系统进行查询，并及时补充缺少的材料，在这一过程中学生不仅是档案的监督者也是档案的维护者，在一定程度上提高学生的责任意识。因此，技工院校在发展的过程中应该加强学生对档案的认识，并不断完善管理过程中存在的问题。
（二）积极进行数据平台的构建
构建数据化管理平台，运用先进技术开展档案管理工作，重视档案数据整理和应用，有助于学校对学生档案进行可视化管理。在实际工作开展的过程中，要查询或了解学生的成绩、奖惩情况等信息，只需要通过数据就能清晰看到，而不再需要人工查找。并且数据平台的构建可以利用这一平台直接了解学生信息，掌握学生的在校情况，从而为提升院校学生档案管理水平提供保障。
（三）打造高素质的人才队伍
当前我国技工院校在档案管理工作方面还缺乏专业的人才，学校需要加强这方面人才的投入，培养出高技能和高素质的档案管理队伍。在新时代背景下，传统的利用人工查找纸质档案的管理模式和管理方法很难满足大管理工作的需求。因此，高校需要发挥人才优势，通过培养高素质的档案管理人才，丰富学生档案管理知识，通过社会实践提升他们的管理技能，从而打造出一支高素质的档案管理人才队伍，以促使学生档案管理工作水平提高，更好地应对大数据时代带来的挑战。
（四）建立数据分析预测模型，提升数据检索能力
利用大数据强大的分析和预测能力这一优势，建立数据分析模型提高数据检索和预测的能力，摒弃传统人工档案管理工作。传统档案整理起来十分不便，效率低下且查找内容不够全面。利用大数据整理方式进行分类管理，便于用户在短时间内找到需要的信息。数据预测分析模型将数据用可视化的方式展示在客户面前，不但清晰明了，而且用户可以对信息进行处理。我国可以借鉴国外成功的但检索案例开发适合的检索软件和检索工具。总之，为了技工院校更好地可持续稳发展，应该加强对学生档案管理工作的认识，针对管理过程中存在的问题找到合适的解决办法。大数据时代为技工学校档案管理工作提供了发展空间，同时也面临着极大的挑战。技工院校需要针对实际情况，运用大数据技术做出改变，并不断优化创新管理方式，整合各项资源构建信息化的管理平台，提升档案工作的效率和服务水平，进而保证院校日常教学工作的有序开展。
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作者:尹呈荣 单位:临沂市技师学院
