摘要：随着高校信息化的快速发展，信息化管理系统已在诸多高校及独立、民办学院建立并投入使用。此系统的投入让各部门更有效地工作，节省了部分人力和财力，解决了诸多管理难题。根据智慧校园建设的具体应用和规划，开发了适合的信息化管理平台。管理系统主要分为工作流程、数据库建设、功能模块、数据共享和统一身份认证。信息化管理系统的建设将助力学校智慧校园建设取得巨大收益。
关键词：高校；智慧校园；信息化管理；数据共享；统一身份认证
一、引言
随着高等院校数字化的高速发展，固定资产形式越加丰富。原有的管理模式已跟不上目前学校的需求。计算机软件技术的提高，促使信息系统技术在资产管理中发挥着巨大的利用效率，同时大幅提高了资产管理员的工作效率。浙江工业大学之江学院的资产管理系统早期是一套单机版管理系统，在改进后可以通过Web访问，但是访问账户数有限，并且浏览器兼容问题日趋明显，系统功能虽单一，但也基本满足日常需求。资产数据查询不够智能，各部门的管理人员只能通过手工入库和调拨资产资源。由于学院层面缺少统筹规划，财务管理系统与资产管理系统数据不对接，不能实时进行资产审计，需要通过人工核对。资产管理部门涉及资产数据统计报表时，需要手工提取相关数据后汇总，教科设备与行政设备混合在同一个数据库中。资产管理系统使用非常不便，不能无纸办公。近年来，学校开始建设智慧校园，着手开发网上办事大厅，实现统一身份认证。旧版本的系统无法对接到信息交互中心。为了规范学校采购和资产管理办法，提高资金使用效益和资产使用率，建立规范有序的采购和资产管理机制，促进采购和资产管理工作的规范透明和有序，依据国家、省市和学校等相关法律法规和规章制度，结合独立院校的现状，构建采购与资产一体化管理平台。
二、研究方法与结果
从智慧校园全局建设入手，系统需要开放且稳定，安全并兼容。学校各分院、部门等，通过浏览器对实验室项目进行追踪及对资产采购和使用情况进行管理等等，实现面板可视化和无纸化办公，这将大大提高工作效率，实现实验室建设的全面监管和固定资产的有效利用，更好地服务于教学。
1.建设目标
建立信息化管理平台，该平台将资产预算申报与采购平台、资产管理平台有机地结合，实现资产从预算到处置的全过程管理；满足学校资产统筹管理工作和财务监管要求，强化学校资产管理工作；实现数据共享，并为预算编制、财政政策调整等提供决策依据。建立完整的资产管理动态数据库，根据资产变化情况动态更新，建立资产信息查询和分析模块，灵活地查询和分析资产的分配与变动情况，为有限的预算分配和资产优化管理等提供数据支撑。建立涵盖所有过程的管理平台，把经费预算、资产采购与资产入账、资产管理融为一体，全面反映该资产“从生到死”的每个环节。规范资产管理工作流程，做到管理业务智能化、数据信息网络化。为尚未建立信息关系的归口职能部门建立分类资产账目管理模块，对接各个职能管理系统，实现各归口部门分权限管理。建立多级管理平台，满足不同层次的管理需要；包含多项资产管理内容；规范管理方式，减少资产流失；简化审核流程，提升管理效率，减少人力成本；做到全民管物，物全有主。建立与其他部门管理系统的对接，完成实时信息统计查询，财务入账保证资产管理的便捷、规范、实时更新核对。实现与上级主管单位数据的上报功能，快捷准确地完成上报工作。
2.功能模块
平台提供了规范、合理的日常管理工作流程，将资产验收与资产入账彻底打通融为一体。资产维修模块记录各部门、单位对设备、办公家具等资产进行维修的流程，统计每个部门的维护情况，并将结果可视化。资产调剂模块，此功能实现资产信息和数据共享，用户可以查询资产信息，包括资产使用状况、使用率，减少浪费，变废为宝。降低采购成本，提高工作效率。通过移动端直接签名生成电子签章，直接打印在对应审核单据上。可以自助打印资产入账单、标签、各种申请表。让办理业务者在过程管理中做到“最多跑一次”，真正达到提高资产管理工作效率的目的。将RFID标签技术引入资产管理中，对高等学校的资产进行标识，为管理工作提供高效并且可靠的实时数据，为清查工作提供助力，提高资产清查准确率。使用RFID技术，完成了对于信息采集和信息的格式化处理，保证了信息化管理中全生命周期的自动化,实现了可靠、实时地全程实物跟踪管理和信息数据共享。盘点是固定资产管理中很烦琐但又很重要的工作，使用RFID技术可以大大简化流程，提升盘点的效率和准确性，加速统计得出盘点清单，列出盘盈盘亏的信息数据，实现管理流程自动化、无纸化。目前微信、钉钉已为时下最流行的实时通信工具，借助微信公众号、钉钉引入资产移动端管理，将部分资产业务可远程对接，随身完成。利用手机移动端、高拍仪技术实现现场采集实物、发票、合同、验收资料等信息。实现“全民管物，物全有主”的目标，为资产清查提供方便、快捷的多种清查方式。建立统计与分析模型，可以按照主体或综合两种统计分析方式，输出表格和数字化图形作为结果。并且在权限范围内，使用者可以自行设定条件，对各类资产进行统计分析，并给出多种数据表现形式，为资产管理和统筹决策提供依据。以了解学院资产分布的情况，生成全校资产数据，快速准确地得到资产相关信息，形成报告，将用户需求、资产信息以图表结果形式呈现。
3.信息化管理系统的主要特点
实验室建设、采购与资产管理一体化，从预算分配到资产登记，实现采购预算、计划、合同与资产登记一体化；采购合同验收和资产登记一体化；采购支付与资产登记一体化。实现从采购预算、计划、任务、执行、合同、验收、支付，采购资产入库、入账、使用、处置为止，构建了基于预算项目编号、采购计划编号和资产编号为一体的全周期跟踪和追溯链，以便快速定位和跟踪采购与资产管理过程。同时对周期进行动态定制，利用工作流程路径控制功能，实现业务流程配置与管理。在建立政府采购目录与财政资产分类目录对照关系基础上，可以实现自动资产登记、卡片和二维码自动生成。
4.标准数据对接
资产信息化管理平台不是一个独立的系统，是整个智慧校园的重要组成部分，按照信息系统安全、开放设计原则，遵循数据交互和接口规范标准。与学校财务系统对接，减轻财务资产信息录入次数，减轻财务变动调账，下账业务以及对账业务工作量。采购平台与财务系统的数据对接，每年自动从采购管理系统中采集和导入预算数据。与财政资产管理系统对接，采用webservice、.csv等系统无缝对接与财政厅资产管理系统进行数据交互。定期将政府预算的采购项目动态上报到上级主管部门的数据库，接受高校采购项目的统一公开和监督。与校内其他业务部门管理系统对接，平台预留对接图书馆信息平台、政采云采购平台、OA系统、科研信息管理系统、一站式等级和操作采购平台，实现相关管理系统的物品信息与国有资产综合信息平台录入相关的字段信息的提取，减少资产信息的重复录入。
5.统一身份认证登陆
学校在用的早期建设的系统较多，缺少顶层设计，每套系统都拥有各自的授权和身份认证方案，导致一个用户使用多个系统时需要重复登录，然而管理人员要维护多套授权认证系统，不能统一审计。近几年高校一直致力于整合信息资源，建设门户网站作为各类业务的统一入口，为老师们提供统一的入口和一站式的服务，一经认证就能访问所有被授权的网站和信息资源。单点登录，实现一次登录多次访问，避免每次登录进行身份重复认定，提高使用效率，增强用户使用体验效果。与学校网络办事大厅平台对接，实现资产使用人员、部门信息与核心机房数据中心同步。资产管理系统开放接口，整合到门户网站中，提高教师们的体验，进一步提高固定资产管理的规范化水平。
三、结语
高校信息化管理系统是一项长久连续的探索工作，建立合理的信息化管理系统，改进管理模式，提高管理效率，做到最大化资产价值。解决了传统模式下的资产管理系统存在的诸多问题，减少重复工作，使得资源配置更加合理，提高管理效率，完善资产数据库的数据建立。凸显资产管理工作的科学性和先进性，进一步提升校园的信息化水平。实验室建设与资产信息化管理系统符合智慧校园的建设，但是系统只是一个操作平台。需要更好地管理好资产，还得配上学校的规章制度，提高资产管理人员整体业务水平，才能使学校的资产管理水平发展到一个崭新的阶段。
作者：童灵领 郑杰 徐淼锋 单位：浙江工业大学之江学院