邮政速递物流公司内部控制问题

邮政速递物流公司内部控制问题

摘要:随着经济全球化的发展和信息网络经济的兴起,物流产业作为国民经济中的一个新兴服务产业,正在全球范畴内迅速发展。目前的物流已经不单单只局限于运输、仓储、包装等,已逐步完善维修服务、电子追踪服务,但在发展的同时,物流企业受内部控制制度的制约越来越严重,要想在激烈的竞争中立于不败之地,内部控制体系的建设与完善无疑成为一个非常重要的环节。所以研究当代物流企业的内部控制问题,对现代物流企业来说至关重要。

关键词:物流企业;内部控制

目前,公司内部控制存在的主要问题是各方面对内部控制的认识不一,管理者缺乏主动性,对内部控制的重要性没有清晰的认识,而员工因为其自身素质问题,在业务流程的处理方面存在不规范等问题,以下来具体分析:

一、公司控制环境不够完善

邮政速递物流公司作为一个传统的国企,受传统的思想观念影响较深,虽然企业已经进行了股份改制,但是相比国内一些强有力的竞争者,仍存在的一定的差距。在业务量上,据2013年统计的数据,邮政速递物流公司原本第一的宝座已落后在某知名民营公司之后,其市场份额已经降到了30%。据有关内部人员向腾讯财经的记者透露,邮政速递物流公司运输线路设计的死板、不合理,如一件快递从上海寄往广州,在运输资源足够的情况下,民营快递公司会选择相应的调整路线,采取两点一线的方式进行运输,而邮政速递物流公司仍然会中规中矩的按照既定路线进行运输,如此而来,增加了运输时间和运输成本。邮政速递物流公司是国有公司,这是一个很好的控制的环境,但是随着公司规模的庞大,企业内部人员对内部控制的认识的不一等却愈来严重,许多员工认为自己身在国有公司就有了铁饭碗一般,企业的上市与发展与他们并没有什么联系,这种思想是错误的,企业上市了,内部控制加强了,企业才能有更好的发展,才能追求更大的经济效益,员工薪酬不是也就提高了吗?所以,加强内部控制,提高企业的品牌知名度,才能为企业创造更多的经济效益。企业内部控制执行力度不够,一定程度上与公司入岗人员培训不到位有关,有的岗位因为急需用人,让入岗培训3天的员工就进入工作岗位,使这些员工对岗位职责的理解与认识不到位,业务上出现了问题,还有企业关键岗位的轮换问题,受到员工数量的制约,许多关键岗位长期不进行轮换,这很大程度上会造成徇私的现象。

二、风险评估及控制能力薄弱

目前物流公司的竞争日益激烈,邮政速递物流公司缺乏危机的紧迫感,企业管理者对风险的责任意识淡薄,认识不够深刻,没有建立起完善的风险防御机制。2013年12月,一直苦苦等着申报IPO材料的邮政速递物流公司突然在官网中宣布要撤回IPO申报材料,在公司的招股说明书中显示,其旗下11个控股子公司均存在亏损,总计亏损额约1.38亿元。对于亏损不难看出,企业在面对激烈的市场竞争环境下,对内部控制的重视程度不够,没有及时进行风险评估防御,从而给企业造成了很大的经济损失。“在集团公司整体财务管理方面,由于缺乏监管,各子公司只顾自己生产、销售、利润任务的完成,追求局部利益,从而影响了整体利益。[8]”一名资深的注册会计师这样介绍邮政速递物流公司。企业对于财务部分的管理没有执行严格的标准,据调查,在某县城设立的分公司,县城的工作人员由于风险意识淡薄经常会为了业绩抢夺客户,忽略欠缴的款项,导致很多账款无法收回,造成了坏账损失。还有由于人员数量的缺乏,许多工作、业务让一个业务员进行办理,任务量大,监控不足,容易造成错误。如果这个业务员跳槽的话,会带走大量的客户,导致了资源的流失,给企业造成一定的损失。所以企业要对基层工作人员实行轮换制度,不然长期如此,会给企业造成很大的风险。

三、信息系统与沟通交流不畅

信息系统主要指与财务报告相关的信息系统,包括企业内部的信息系统和公司外部的信息系统。现在国内大部门物流企业大都没有科学的组织架构,所以更没有完整的信息沟通系统,机制的不健全导致了信息的不畅。

四、控制措施不健全

(一)不相容职务分离控制

经营业务的执行、记录等完全由一个人或者一个部门负责办理时,这时发生错误的概率是非常大的。企业虽然能够系统的分析工作中所遇到的不相容职务,并能够分离控制出来,但是在实际工作中,因为人员数量的限制,职务分离并没有完全按照这样设置,负责现金管理和银行存款的出纳,又去负责登记总账,负责档案的保管的人员又去进行出纳,这样容易造成徇私、贪污现象。

(二)授权审批控制

企业虽然对主要的经济业务都明确了各岗位相应的责任、权限范围。但是在日常事务中,企业会出现授权不足、不明确等情况。2013年,“一个邮政速递物流公司反腐败职工的无助”这一帖子在论坛发出后,引起了各界反响,这名职工控诉了其上司利用职务之便财务造假进行贪污、套现等,表明了企业内部控制制度的不完善,授权的不足导致了腐败事件的发生。

(三)会计系统控制

企业制定了符合自身的会计制度,有比较完整的会计体系,明确会计凭证等的处理程序,建立了会计档案保存和交接办法。对会计从业人员的要求比较严格,但在销售与付款环节管理方面,企业没有建立完善的控制措施,2012年企业年末审计的时候,核算出了100多万的坏账损失,据调查,有的分公司为了业绩的上升,没有对部分客户的信用等级进行考察,部分欠缴的款项难以追回,从而给企业造成了坏账损失。

五、监督执行力度不够

现阶段,企业设置了专门的审计人员去审计财务信息和公司预算管理等环节,对涉及内部控制的环节都要专门的进行监督检查。在省市县里,有专人会进行电话回访,问客户关于服务中出现的问题、收费是否合理等。尽管如此,但是还是出现一些问题,2012年5月,邮政速递物流公司首次过会,并计划募集资金99.17亿,但随后,由于审计漏洞等方面的原因,公司被证监会中止审查。表明了其监督执行力度不够。

参考文献:

[1]金平.中国企业内部控制法律问题研究[D].复旦大学2013:22-23

[2]刘明辉,张宜霞.内部控制整体框架新认识[J].财政监察.2001,(8):28-29

[3]于阳,张勇.我国企业内部控制规范体系解析[J].商业会计.2011,(10):47-48

[4]王旭明.公司集团母子公司财务管理若干问题的探讨[J].现代经济信息.2008,(8):2-3

作者:蒋煜宇 单位:西安财经大学