摘要：本文阐述了科研事业单位采购管理的现状和存在的问题，包含了采购管理体系不完善、年度内大批量同类产品多次采购、变更采购需求、紧急采购、非标产品及加工服务采购所带来的管理难点，针对这些问题，随后提出了一些意见及优化改进措施，旨在规范采购管理过程、提高采购管理效率、增强采购管理在科研工作中的助力作用，用实际案例为提升科研事业单位的采购管理效能提供了有效参考。
关键词：科研事业单位；采购管理；现状；优化改进
近些年，随着国家加大对科学研究的投入，采购作为科研事业单位的一项重要工作，是开展科研活动、助力科研过程和产生科研技术成果的重要前提。然而，在实际操作中，由于科研工作的不确定和循序渐进的特殊性，可能触发采购项变化而导致实际采购与预算有出入、多次采购同类物品导致有化整为零的风险等；同时，由于前沿研究的先进性，可能无法在市场上获取成熟产品，需要深度挖掘甚至新生行业。这些都大幅度提高了采购管理的复杂性，对科研事业单位采购管理提出了更高的要求。
一、科研事业单位采购管理概述
1.科研工作中采购项的特点
（1）专业性要求精。各类科研事业单位采购项具有专业要求，理论研究型单位对服务类品目的采购较多，一般都是对输出结果的测试及认定，此类采购往往集中在科研任务的中后期，为项目结题的必要条件，紧贴项目产出；基础前沿研究型单位基本都在实验室开展工作，提出并验证先进的技术，具有高度创新性，需要在过程中不断优化技术方案，一旦在过程中调整参数，则需重新匹配采购项；应用技术研究型单位在前期试制阶段完成了各类实验，后续将成熟的技术用于小试或中试环节，此时的采购需要应对不同于实验室的环境，具有不同的专业度要求。
（2）非标定制要求高。在某些特定的科研要求下，需要将目标拆解成实验步骤，自主研发的关键技术或部件一旦确认，则需要围绕其开展配套研发，受兼容性及配套性的约束，市场上几乎无法找到成熟产品，往往需要提出详细的技术要求，寻求有能力的供应商进行定制。
（3）时效性要求强。科研工作有一定的时效性，特别是在当前的国内国际环境下，科研工作更是需要面对国民经济主战场，高效高质量地解决“卡脖子”问题，因此，对采购的时效性也提出了更高的要求。
2.科研事业单位加强采购管理的必要性
科研事业单位以承担科研项目为己任，采购管理工作融入科研过程当中，能使单位对财政资金管理更加规范化，降低财政资金支出的风险，依照法律法规、规章制度等开展采购活动能保障资金使用的合理性及合法性，充分体现系统化、标准化的管理目标，同时也能降低采购成本，提升管理效率。
二、科研事业单位采购管理的现状和存在的问题
1.采购管理体系不够完善
一些单位未建立完善的采购管理体系，政府采购方式未按上级规定进行规范操作，甚至个别单位没有制定专门的采购管理制度，导致执行中无法可依，且有些制度一旦制定，长期未更新优化，已经不适合当前的实际情况。从人员配备看，科研人员通常对采购流程不熟悉，不重视政府采购预算编报及执行，专职采购管理人员频繁轮岗，新上任的人员未进行系统性的培训就上岗，既需要协助科研人员申报政府采购预算及执行，还需要进行审批，这对自身也是一个不小的挑战。从采购执行看，部分人员有一种“我的项目我做主”的想法，对实行的采购流程、政府采购程序不以为然，总认为这些约束了自己，甚至随意更改采购项及采购方式。这些都充分体现了采购管理体系不完善，大大增加了整个单位的采购管理执行难度。
2.大批量同类产品年度内多次采购引发的问题
政府采购预算管理作为采购中重要的一个环节，是整个采购工作的前提和基础，而在实际的操作中，往往只能根据现有的情况提出当前的采购需求，一旦达到了阶段性目标，满足了实验要求，则会继续追加采购数量，多次零星采购可能当下没有感觉，汇总后就会发现累计金额可能超过了采购限额标准，甚至大于公开招标的额度，这种情况通常发生在试剂耗材、低值易耗品上。例如，某科研事业单位动物房需要采购笼盒饲养实验用鼠，笼盒型号与老鼠的体型相关，不同种类的老鼠需要分笼安置，不同饲料饲养的老鼠也应进行分区管理，最后根据新繁殖出来的老鼠也需配备足够的笼盒及时进行分笼。根据需求，动物房于4月提出1500个笼盒的需求，随着项目开展及损耗等，现有笼盒无法满足需求，因而于6月又提出需采购1000个笼盒，此时汇总两次需求，采购金额大于100万元，超出采购限额标准，如后续对实验用鼠的需求增大，对笼盒的采购量还需要追加，可能超过公开招标的限额。由此看出，虽按实验进展提出采购需求，但本年度该动物房预算项目下的笼盒采购有化整为零以规避政府采购及公开招标的嫌疑。
3.科研进展中变更采购需求引发的问题
科研活动是个循序渐进的过程，研发期间会尝试很多不同的试验方法、采用不同的实验方案，这些需要不同的环境进行论证，那么搭建环境所用的仪器设备、耗材、软件等都可能随之变化，那么实际采购项就可能与计划发生了偏离。如果达到了需要通过政府采购的额度，后续将带来一系列的问题，比如无法对应政府采购预算从而无法提交采购申请，无法进行委托导致无法正常进行公开招标，无法申报执行情况导致预算执行率低下等。例如，某科研事业单位年初计划采购一批阀门用以控制试验过程中各个回路氦气的流量和通断，提供冷却环境，由于数量多金额大，申报了政府采购。后期深化设计与模拟测试时，为了确保系统的协调与统一性达到最优的实验效果，项目组对分部件采购后集中组装的方案进行了再次论证，结果为将整体设计调整为统一集成，即使用阀箱系统搭建制冷平台，在设计中将链路功能进行整合，不但可以实现集成化控制，还可以进行数据分析，从而为后续的实验优化创造环境，以联合实现更多更复杂功能的阀门集合体功能，同时，阀箱系统留有接口，为后续的扩容、联合测试、功能备份等提供了基础。这能统一系统各部件接口，也能缩短项目周期，但与政府采购批复项对比，阀门变成了阀箱，一批变成了一套，后续一系列的流程如何执行？
4.紧急采购的管理问题
采购活动的开展可能受其他因素的制约，使得无法按照既定时间节点逐步推进。例如，有些项目要在所有设备到位的情况下进行联调，就需要多项并行采购，为后续的联调留出充分的时间；有些科研项目在实施过程中突发科研任务调整，对调整后的采购项需要开展紧急采购。
5.非标产品、加工服务等采购存在的难点
科研工作具有先进性，一些前沿研究技术专业性强的项目所需求的设备、配件没有成熟稳定的市场供应，这些项目中，用于搭建实验平台的大部分为非标研制设备、专用或需特殊加工的材料等，市场上能承担任务的单位较少，这就给采购工作带来挑战。例如，为了完成先进装备的试制工作，需要采购一批机加工件，该批加工件的设计方案和图纸会在试制过程中逐步产生和不断优化，市场上并没有成型的产品，而加工精度、到货周期等都将影响整个项目的进展，如何按时提供满足科研需求的配件成为摆在采购管理人员面前的一个“难题”。
三、科研事业单位采购管理的优化改进措施
1.建立健全本单位的采购管理体系
建立完善的采购管理制度，在制度中，将国家、上级主管部门的采购制度、内控管理制度进行融合，在上位法框架下细化本单位的采购管理细则，做到有理有据，有的放矢，同时，根据最新法律法规及实际情况，对制度进行持续有效的更新和优化，确保制度先进性及具有可执行性；组建高效的采购管理团队，人员相对固定，通过制度宣贯、集中学习、培训等方法提高人员的专业能力，将执行环节分步骤拆解，将责任落实到人，增强内控管理，提高采购工作的合规性及有效性；改进管理模式，从简单的“事后否定”扩容到“事先宣讲――日常指导――事中审查――事后监督”全流程，进行动态化指导及监督，增强采购人规范化操作意识，提高采购有效性。全员参与全链条管理，最大限度地为采购管理赋能，就能形成合规高效的采购管理体系。
2.汇总年度预算，开展集中采购
在一个财政年度，需对同品目的采购投入更多的关注，建议汇总后申报政府采购预算，跟踪进展，完成执行。首先，应当重视年度政府采购预算编制工作，必要时，由单位领导亲自挂帅，组织多部门联合开展工作；其次，以财政年度为限，由课题组详细分析本课题经费额度，依据任务合同书、预算书及有关专项经费管理办法，结合现有存量情况，综合考虑后，填报本课题年度政府采购预算；最后，由科研、财务管理部门等整体进行核对，审核无误后上报。再以笼盒采购为例，动物房应当综合考虑多方面的因素，在现有笼盒情况和本年度饲养计划的基础上，结合小鼠繁殖的速度、实验小鼠的饲养方式及数量，以及“客户”科研计划的调研数据，对笼盒的型号和数量进行综合考量及全面分析，形成笼盒的年度预算，申报年度政府采购预算，采用对应的政府采购方式。例如，综合所有情况分析后得出该动物房年度笼盒采购预算为280万元，包含两种规格型号，则可以申报本年度政府采购预算280万元，编制招标文件时对规格型号、质保、商务条款等具体要求列明细进行规定，采用公开招标方式选取中标商后执行采购。如果预算额度在采购限额以下，但在年中发生大量需求，则可利用年度政采预算调整的机会进行追加补报。从一个财政年度看，采购限额以上的同品目采购项均进行了政府采购预算申报，达到公开招标限额的采购项均进行了公开招标，该操作符合科研事业单位对政府采购的相关规定。
3.跟踪实际业务，动态调整
梳理所有采购项，区分货物、服务、工程特点，判断是否属于政府采购范畴，选择正确的采购方式等，与课题组共同做好采购管理工作。首先，科研项目立项阶段，了解搭建实验环境所需的资源，协助课题组开展市场调研活动，框定范围，确定成本，这样能大大提高申报采购预算及计划的准确性；其次，在科研活动进行阶段，以采购预算及计划为抓手，动态跟踪，政采限额以下采购发生变更，需执行内部流程后进行采购，政采限额以上的变更，先在单位内部进行调整，匹配资金来源及采购项品目，用全局思路进行全盘统筹，如无法调整，则对比变更后的采购项与原申报项，在品目未发生变化的情况下进行沿用，申报中详细说明情况，以获取监管部门的认可及审核通过，若发生颠覆性变更，则需借由年度政采预算调整的机会进行变更；最后，采购完成，及时申报执行情况，用以提高执行率，助力科研项目的顺利完成。再以阀门采购变更为阀箱为例，一套阀箱实现的功能完全能替代一批阀门，且能弥补阀门在实验中的功能缺陷，升级优化整体解决方案对项目目标的实现是极其有利的，这时，作为采购管理部门，需要匹配政府采购预算，核对品目，进行有效说明后申报采购计划，选择正确的采购方式，跟踪执行后申报执行情况，使项目顺利完成的同时，规范执行流程的每一个环节。
4.随机应变，助力科研
客观环境对采购活动提出了紧急要求，为了高效服务科研活动，对采购管理人员的要求也逐步提高，需要根据采购项目实施的要求，充分考虑采购活动所需时间和可能影响采购活动进行的因素，合理安排采购活动实施时间，提出具有可操作的方案。以采购专用设备用支持新型冠状病毒肺炎研究为例，在了解到实际情况的基础上，立即开展充分的市场调研，用调研结果匹配科研任务，同时，梳理规范流程执行步骤，核实采购各环节的执行情况，基于此为全球突发公共卫生事件，则可向上级部门申请紧急采购预算申请，获批后开展急需设备的紧急采购。从采购管理效果上看，既满足了科研项目的需求，也遵守并执行了相关制度及流程，做到了合法、合规、合理，充分体现了采购管理的灵活性。
5.依托市场，全方位开展需求调查
采购管理人员不能只拘泥于采购一个货物，而是要依托充分的市场调研，将思路扩充到能满足科研需求的所有条件中。以非标定制的机加工件为例，在考虑采购项功能、质量的基础上，务必考虑供应商的履约能力，除基本资质审核外，还可以要求供应商提供特定的专业资格或技术资格用以考察设计及优化能力，提供主要设备明细用以考察其生产能力，提供近三年业绩用以考察其履约能力，提供针对本项目的方案用以考察其综合能力，方案内需包含保密条款、加工周期、返工处理方式、质保周期、服务响应方案等，甚至可以要求供应商提供样品用以考察其真实加工水平。超出采购限额标准的，则通过公开招标方式遴选成交供应商，这样能从前端就可控制服务采购的有效性，提升采购效率。采购管理工作要紧密结合实际，应以提高采购运行效率和采购绩效为重点，遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则，在单位内部多部门联动，共同提高采购管理的综合效果。
作者：陈洁 单位：中国科学院上海高等研究院