1、建立健全合同管理体系
工程项目进场后，就要成立合同管理小组，项目经理为小组组长，为合同管理的主要领导，经营部作为合同管理的主管部门，小组成员包括人事、机械、材料、财务等相关部门负责人。经营部有明确的合同专管员，负责合同文件起草、协助项目领导签订合同、合同结算、合同章的保管、合同双方来往文件、合同执行情况等的验证及资料整理。
2、合同订立
在工程分包过程中，为了保护合同双方的合法权益，维护社会经济正常秩序，双方要就具体施工内容签订书面合同。合同应本着平等、自愿、公平、互利的原则进行签订。作为合同管理人员应增强法制观念和自我保护意识，主要应加强以下三方面管理。
2.1分包方的选定
要坚持“货比三家”的原则，对多家分包方进行评审。要选择信誉好、有过类似工程施工经验且质量优良，人员、设备配备精良、有相应垫资能力、且管理人员素质高的队伍，分包方要有相应的资质及营业执照，严禁发生二次转包的现象，从而影响工程质量及安全。
2.2合理确定分包单价
施工预算是分包单价确定的依据，同时根据市场情况及以往类似工程单价情况合理确定。单价过高，影响项目利润指标的实现；单价过低，项目管理困难，分包方会偷工减料，影响工程质量。因此，要通过测算合同成本费用，进行盈亏平衡分析，来控制单价，并作为双方谈判的基础。工程分包合同单价常见有三种形式。
2.2.1单价合同承包。
是目前工程分包的主要形式，是一种按照某一项分项工程或某种组合工程，在双方协商一致基础上分别确定其单价的承包形式。其工程数量均不得超过图纸设计的实际完成量，并以经过监理验收合格数量为准。此种方法的好处是：合同结算清晰，发生变更项目支付费用时有据可依，方便管理。
2.2.2总价合同承包。
是以施工预算中分项工程的预算总价扣除有关费用，作为工程分包合同总价，工程数量以图纸设计数量为依据，一次性包死，不参与调价及索赔等清单外费用支付。
2.2.3清单单价合同。
此种方式不宜采用，原因主要是总承包方在投标时按照预算编制办法来计算单价，为了减小资金压力，会把前期施工的分项工程单价提高，后期施工项目单价降低；考虑业主部分项目可能会发生指定分包，专业分包部分会有不均衡报价。无论采取何种形式分包合同，都需要项目合同管理人员结合实际情况，并根据经验，全面考虑订立合同。
2.3合同条款的拟定要完备
签订的合同应严格按照工程合同范本，根据实际情况进行修正和补充，分包方对主包方的所承担的责任和义务应规定明确，以备发生纠纷时有据可查，有法可依。根据经验，现将拟定工程分包合同主要内容总结如下：
2.3.1工程概况、施工内容、工程量清单、开竣工时间、工程结算及价款支付方式、预计发生变更索赔时的费用支付原则，同时明确管理费、质保金、税金、预付款、缺陷责任期、支付方式等条款。各种费用的规定固然很重要，但一些隐蔽项目也应引起合同管理人员的重视。比如工程施工内容的填写，举例如锥护坡施工，在拟定施工内容时如果许鹏菲中交第一公路工程局有限公司北京100024只提及砌筑、回填，而未提到砌筑前的夯实，分包单位就有可能乘机钻空，并且可能造成质量事故。
2.3.2根据工程招标文件明确工程质量及进度要求、材料供应方式，及合同执行期间总承包方对合同履约监控的对力，如当工程达不到发包方或总承包方的要求或整改时，总承包方有勒令分包方清退出场的权力。
2.3.3明确违约责任及发生纠纷和争议时的解决方式，一般有协商、仲裁、诉讼三种。在合同执行过程中我们应尽量避免发生纠纷，甚至诉讼。建议采取在公司注册地进行仲裁的方式。
2.3.4在合同中详细说明双方应承担的责任和义务，应尽量避免出现明显加重对方责任、排除对方主要权利的霸王条款。根据《合同法》规定，对于我方提供的合同文本，若出现对条款有两种以上解释的，应当作有利于对方的解释，因此，在平时工作之余应提高法律意识。
2.3.5合同订立，应根据实际情况对安全责任予以明确，防止出现安全事故，我方可以实行免赔条款。
2.3.6合同起草时应注意措词要严谨。如质保金的返还条款规定：工程质保金按合同规定扣除，待整个缺陷责任期满后，在收到业主退还的保留金后，由甲方视验收、养护情况退还乙方。
3、合同履行
合同在执行过程中有很多控制点，对于合同管理部门应从以下方面进行控制。
3.1合同实施过程中严格实行“两单”制度，即预提费用单和最终结算单。
及时准确地预提费用可以使财务对成本摊销准确，便于随时了解工程盈亏情况，同时又使价款支付控制在合理的范围中，以防超付。
3.2合同执行过程中，发现合同中就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或约定不明确
或实际情况发生变化导致原条款已不适应，应立即以协议补充；若将给我方造成重大经济损失，必要时可暂时停止合同，待问题解决后执行。
4、合同结算
合同结算作为工程分包合同的收尾，应该作为项目的一项重要事务来抓。在按照程序进行结算之余，需要合同结算人员担负起一定的义务与责任。
4.1严格执行会签制度。
其他相关部门应给予积极配合，协助提供有关结算的原始资料，结算后各部门要予以审核确认。防止应扣款项存在遗漏现象。应扣款项一般包括：调拨材料费、机械使用费、工程返工费、税金、质保金、以及其它违约处罚金等。
4.2结算原始资料的提供必须真实可靠
并有相关责任人的签字确认，同时合同结算人员要进行认真核算，有疑问要澄清，不能敷衍行事。
5、合同资料管理
提高企业管理水平是一个循序渐进的过程，不可一蹴而就。建立合同台帐、合同结算台帐、预提费用台帐，同时分包单位评定资料、合同文件、结算资料及双方在合同执行期间的来往文件均需分门别类归档留存，作为项目成本核算的依据。在建立合同结算台帐时一定要使其作用真正发挥到实处，能够给我们的工作带来便捷，切不可当作一种手续。借助计算机辅助管理虽然可能一开始较繁琐，但它能使每项结算清晰明了，随时可以直观地表示出该项目每个分包单位结算情况，分项工程分包及结算情况，整个工程分包及结算情况，为我们的日常工作提供方便，也可以避免出现重复结算情况，起到进一步校核的作用，同时可以随时为项目领导提供项目工程分包情况的信息，便于领导全面掌握情况。
6结语
总之，随着市场经济的发展和竞争的加剧，作为施工企业要想获取利润难上加难，客观上迫切需要项目经营人员把合同管理作为企业的利润增长点。
作者：许鹏菲 单位：中交第一公路工程局有限公司
