摘要:档案记载着个人活动、社会组织、国家机关的情况，是社会发展最为重要的信息存储形式，拥有“存史资政”的功能，能够帮助人们借助档案留存经验、汲取教训、优化举措。档案管理是我国教育事业与档案事业得以发展的有机组成部分。然而在档案管理中，却存在意识、机制、开发及信息化等层面的问题，需要我们在明确档案管理内容、性质及原则的基础上，结合问题表现形式，提出有助于档案管理水平提升的思路和策略，优化档案管理机制，促进我国档案事业的健康发展。
关键词:高校;档案管理;思路;策略
在我国档案事业健康发展的背景下，档案服务职能与服务意识得到了明显的体现，社会影响与价值也日渐突出。有关档案管理的学术研究得到了蓬勃发展，使传统档案管理模式、体系、组织及机制得到了更好的优化与强化。然而在计算机信息技术快速发展的过程中，高校传统的档案管理机制、模式却难以适应时展的诉求，导致高校档案管理的整体水平受到影响。因此，深入探究档案管理水平提升的策略，是推进档案管理现代化发展的必然举措和基本内容。需要我们在深入探究档案管理内容、性质及原则的前提下，明确档案管理水平提升的方向。
一、档案管理的内容、性质及原则
档案管理主要指个人、社会组织、国家机关在宗教、技术、文化、科学、经济、军事、政治等工作中所产生的，拥有利用价值的音像、声像、实物、图片、文字等原始记录，拥有“查考价值”“形成者”及“形式与载体多元性”的基本要素。档案管理则指对档案信息与档案实体进行科学管理，并提供相关服务的活动，主要包括收集、整理、鉴定、保管、统计等内容。其管理客体是“档案”，服务客体是“利用者”，需要档案管理者从数量庞大且分散凌乱的档案文件中，整理出供利用者所使用的档案实体或信息。其性质是档案信息开发与档案实体管理，其中档案实体具体包括鉴定、整理、收集等环节，档案信息开发包括文件汇编、资料编写、目录编制等内容，可以更好地帮助利用者复制、查询及外调档案数据。在档案管理原则上，档案管理主要拥有管理体制、组织原则、资源安全、社会服务等基本原则。其中，管理体制与组织原则是档案管理的核心与关键；服务原则体现了档案管理的性质，而资源安全决定了档案管理的质量与水平。《档案法》明确规定，档案管理需要构建管理体制，明确组织原则，确保资源安全，为群众和社会提供服务。因此，在某种程度上可以说，档案管理的基本原则取决于国家的法律法规。而结合文件生命周期理论，档案管理工作应有科学规划，应明确档案在特定生命周期中的应用价值，以此优化档案管理质量，提高档案管理水平。
二、高校档案管理所存在的主要问题
1.高校档案信息化建设缓慢。在计算机信息技术普及与发展的背景下，高校传统的档案管理环境和管理模式已经发生了深刻的转变。由于档案数据无法形成经济效益，因此高校在档案管理建设中，往往存在场地、资金、资源及人员不足的问题[1]171-172，导致档案管理水平相对低下。基于此，档案信息化建设的步伐也相对缓慢，学校难以借助信息技术所带来的优势，革新传统档案管理机制，提升档案管理的实效性与有效性。
2.高校档案管理机制不完善。高校档案管理机制不健全、不完善是影响档案管理水平的关键因素。虽然我国高校根据《档案法》的相关规定，强化了对管理工作的认识和领导，构建了规范的档案管理机构、场所及设施。然而由于各类原因，导致档案管理并没有融入规范化、法制化管理的范畴中。此外，由于高校档案主要分散保管在学校的不同部门和单位中，缺乏专职人员，规章意识相对薄弱，且部分部门的管理水平较差，渠道搜集难度高，致使档案管理存在资料不够齐全，需要高校通过完善管理机制的方式来解决。
3.高校档案意识淡薄。档案管理意识主要指管理人员对档案工作及档案的掌握、熟悉、了解及认识，是档案管理水平得以提升和增强的关键。我国高校所存在的档案管理意识问题主要表现为，档案处置不当（随意放置档案或将档案携带在身边）、安全意识淡薄（将档案遗留在人才市场，缺乏档案安全理念）等。在新时代背景下，档案管理工作逐渐得到全体教师、学生及学校的广泛支持、重视，需要高校转变传统封闭的管理机制，使档案管理成为学校开展教育工作的抓手。然而档案意识的不足，造成了档案管理水平和效率的低下[2]172-173。
4.高校档案开发力度小。资源开发是档案管理的重要内容，需要高校在行政管理的过程中，通过加强宣传教育，增强档案意识的方式，提高档案管理者的档案意识；通过细分“归档范畴”、明确“保管时限”的方式，提高档案管理的精细与安全程度；通过加强监督和指导的方式，保障档案实体得到有效收集和保管。然而，由于高校在档案资源开发中的力度较小，导致相关开发举措难以落实，档案管理质量不尽如人意，并且档案管理人员很难根据逻辑性、完整性、规律性等要求，来完成档案检查与验收工作。
三、档案管理水平提升的基本思路及策略
1.加大信息化建设力度。高校要想切实提升档案管理水平，提供共享、多元、便捷、快速的信息服务，应积极提高档案管理信息化建设的质量，促进档案载体的信息化转换，拓宽档案资源开发的维度。并在做出档案信息开放范围、管理权限、利用渠道、数据备份、信息安全、输入输出方式、硬件软件配备条件等制度规定的前提下，保障档案数据的安全。以档案管理信息化建设为抓手，重构档案资源收集、整合、存储、利用机制，实现高校档案管理工作的现代化转型[3]143-144。首先，提高资源投入力度，为档案管理提供充足的资金保障。高校管理者应在明确档案管理信息化建设价值、优势及必要性的基础上，投入专项资金，确保档案管理信息化得到有效推进。其次，重构档案管理模式、体系及机制，充分发挥档案管理信息化的价值。譬如，在档案收集、归档及鉴定阶段，将档案信息管理系统与各部门的信息管理系统融合起来，使各部门在开展业务活动中，实时地将档案资料“数字化”“信息化”，并使其完整地传递给档案管理信息系统。最后，构建档案信息查询与利用端口。在确定开放范围、管理权限、信息安全的前提下，高校应为档案利用者提供不同的应用端口，使数据应用更加灵活、方便。如笔者在档案信息查询端口构建的过程中，结合了不同部门及应用者的需求，设置便捷化的应用端口，并使端口与不同部门的信息管理平台结合起来，提升档案信息查询与应用的时效性。
2.完善机制与制度建设。制度建设是档案管理规范化、标准化发展的基本保障，能够确保档案管理工作的质量和水平，使档案管理信息化顺利地开展和推进。与此同时，也能实现文件材料的按时归档、有效保存、合理利用。然而在制度建设中，高校需要从法制化、规范化建设的角度出发，明确档案管理所存在的困境，确保不同部门和单位在制度完善的背景下，提高自身的档案管理水平和效率。而在完善档案管理工作机制的过程中，高校需要将档案管理纳入规范化、法制化管理的范畴中，明确档案管理工作的分散情况和状况，并结合具体的问题，制定相应的管理制度。首先，制定集中化管理制度，要求档案管理者及各部门管理人员，在开展业务工作时，要确保纸质文档的数字化、信息化，保证档案信息化建设的进程。其次，构建集中化管理机制，通过档案管理系统明确档案管理范畴、内容及目标，并推行问责机制，明确不同部门的档案管理职责。最后，以《档案法》所要求的管理体制、组织原则、资源安全、社会服务为抓手，确保各档案管理部门或组织拥有专门的档案管理人员及相应的规章制度，提高档案管理水平。
3.构建宣传体系。通过计算机网络、新媒体、自媒体、校园广播、宣传栏等媒介，将档案法律法规、档案管理知识充分地呈现在档案管理者面前，使档案管理者能够更好地通过提升意识、增强理念，为社会、学校及师生提供良好的档案信息服务。然而在宣传教育的背景下，高校领导有必要借助座谈会、交流会的方式，从理论探究的角度出发，帮助档案管理者明确档案管理所拥有的服务功能、管理价值及现实意义。在新时代背景下，高校领导应秉持“为现在记录”“为过去负责”的态度，深化理解档案管理在高校教育、管理中的价值，提高重视程度，加大物资、经费、人力、政策等方面的投入，给予管理人员更多的培养和关怀，从而提高档案管理工作在社会与学校的影响力。虽然宣传教育能够切实提高档案管理人员的档案意识，确保档案管理的有效性，然而由于档案管理工作需要教职员工、各级领导及学生的配合与支持，因此高校需要从改变观念、解放思想的层面，建立健全宣传教育体系。首先，利用与档案管理相关的业务环节，渗透档案管理理念，提高教职员工及学生的档案意识[4]1-2。譬如，笔者通过校领导的支持，将档案管理的理念及思想与相关业务环节的工作程序融合起来，使档案管理意识得到更好的渗透。其次，借助培训、会议，深化学生、教职员工及档案管理者对档案的理解与认识。最后，从档案应用的角度出发，使全体教职员工、学生、档案管理员形成明确的档案价值观。
4.拓宽开发维度与挖掘档案价值。档案资源开发力度小是影响档案管理水平与质量的重要因素。高校管理者应结合档案开发的实际情况，加强档案开发力度，拓宽档案开发维度，使档案开发更契合高校档案管理的基本要求和需求，提升档案管理的“完整性”“安全性”及“逻辑性”。譬如，从库存资源、历史档案等角度出发，提高档案资源开发的有效性和广泛性，确保档案使用更加安全、快捷、方便。而挖掘库存档案、历史档案的应用价值，有利于拓宽档案开发的维度，激发学校参与档案资源开发的积极性和主动性。在实际的档案资源开发中，我们需要从以下方面入手。首先是挖掘库存档案资源。通过强调档案资源使用者的作用和地位，挖掘库存档案的“经验汲取价值”，满足学校教师、学生及相关人员对档案资源的需求。其次是历史档案。历史档案拥有记录并呈现高校历史发展进程的功能，蕴含着丰富的大学文化与大学精神。因此，优化历史档案、挖掘文化理念，能够为大学文化建设、大学精神传承，奠定坚实的基础。譬如，笔者通过现代数据信息技术将历史档案整合起来，使历史档案信息更细化、更完整、更有效地呈现出来。高校档案管理是与我国经济建设相适应的重要数据资源，形成于高校教育发展的过程中，拥有鲜明的历史价值与社会价值。因此，高校档案管理者应结合档案管理内容、性质及原则，通过信息化建设、工作机制完善、宣传体系构建及档案价值挖掘的方式，提高高校档案管理的整体水平，推动我国档案管理事业的健康发展。
作者：刘霞 单位：沈阳音乐学院