摘要:公司(机械公司)要获得良好的效益有两个途径，一个是开源，另一个是节流，两者都要兼顾，故在采购环节也要控制存货的成本，采用这种方法有时还会直接取得较好的效果，因为采购环节中节约的成本可能会直接进入利润当中。而对于存货的数量管控有时也可以节约成本、增加利润。主要研究了采购环节存货成本与数量管控存在的问题、引起的原因、可能导致的危害及解决方案和措施等，这些对企业(机械企业)也具有一定借鉴作用与意义。
关键词:机械企业;采购;成本;数量;管理;控制
1采购环节存货成本与数量控制管理存在的问题
采购环节存货成本的内部控制存在的主要问题:一是单价过高问题，二是数量不合理问题。采购原材料存货成本是机械等产成品成本的重要组成部分，要控制机械等产成品的中成本，机械原材料、刀具、工装夹具、量具、设备等成本控制是重要一环，不同供货商或不同地域、不同厂家或供应商的原材料、刀具、工装夹具、量具、设备等报价、质量等会有一定的差异，运输费用、差旅总费用等也不一样，这就要企业精打细算、货比多家，既要满足企业质量、供货稳定性和供货时间等要求，也要减少采购原材料、刀具、工装夹具、量具、设备等成本。采购环节可能存在的问题(包括成本内部控制问题)是内部控制与管理可能存在不规范、粗放及弱化等问题，也存在制度不合理、不健全、不科学，执行不严格、不科学等问题，还存在流程不规范等问题，以及不相容岗位未分离等情况。采购环节中原材料、刀具、工装夹具、量具、设备等除了单价虚高外，还可能存在由于过失、过时的经验或不正确的信息干扰等导致的大量采购及大量加工生产，导致采购数量不合理、存货剧增等情况;或者由于过失、过时的经验或不正确的信息干扰等导致的采购数量、净重不足及加工的成品不足，产品不能满足市场需求，从而导致丧失部分市场的结果。
2采购环节成本与数量管控存在问题的主要原因及危害
采购原材料、刀具、工装夹具、量具、设备等成本较高的主要原因及危害:存在没有计算原材料、刀具、工装夹具、量具、设备等的综合成本，如没有仔细计算供货商原材料在各地及各家间存在的差异等，或者没有仔细计算运输、差旅、人力、损耗等综合成本，或者没有有效监督采购环节存货成本、质量内部控制的制度，或者没有正确制定及良好执行内部控制制度。另外，还有历史上遗留下来的习惯问题，有的时候不良的习惯思维会对管理产生较大的负面影响，当然好的习惯也会对管理产生良性促进作用，故对习惯要加于区分，要扬长避短、取其精华、弃其糟粕，比如有的企业从成立以来或者主管领导上任以来就习惯了这种采购模式，而随着企业的发展变化(发展壮大或者弱化)以及随着其他内部变化，与外部营销、市场等各种外部环境的发展变化，企业没有及时的对内部控制、管理进行必要的相应改进、优化、提高与创新。有的机械公司也有部分主观上不够重视、忽视或者轻视的原因，以及内部控制与管理进入“盲区”的原因，其危害是造成采购成本没有降下来，以及造成采购原料、刀具、工装夹具、量具、设备等质量不高，从而进一步造成产品成本较高及质量不高，进而造成产品在市场上竞争力不强:一是质量不高，故产品上不了档次，则销售价格不高，二是产品生产成本高，这两个原因造成产品利润率及总利润不高，这样影响企业的生命力、发展后劲及发展水平等。采购环节中存货成本内部控制问题里还可能存在数量不合理问题，采购的数量不合理的原因与危害如下:可能是由于市场部门对市场过于乐观;或者有效销售订单与实际可控的订单不足(且实际卖出成品的货款到账迟缓)，造成存货数量相对过多;也可能有的采购等相关人员为图省事、盲目乐观、偷懒，且管理人员受不正确的市场信息蛊惑;以及管理人员凭以前过期信息办事，或采购管理人员、采购人员凭主观臆断、凭过时的经验办事等，而大量采购造成存货大量积压，包括原材料大量库存，及生产出的大量成品积压等问题，造成资金大量占用，而造成资金链紧张，且存货还面临有形及无形磨损或损耗或毁损等各种风险的存在，特别对于企业企业还存在腐蚀、生锈、火灾、盗窃等各种风险，这些情况也将造成存货成本增加，且导致企业生存、发展压力剧增等情况。采购数量不合理现象有时还存在采购数量过少情况，其原因与采购数量过多相似，其影响或危害主要是成品(机械产品)投入市场不足、供应紧张，资金周转较慢，盈利不足，利润总额较少。
3改进采购成本与数量管控的措施
3．1加强比较措施，加强竞标、评标措施
对于采购原料、刀具、工装夹具、量具、设备等单价过高问题的应对措施:一是加强比较措施，要求采购部门与采购人员在采购时一定要货比多家，在满足原料质量要求的同时，一定要价格最优，采购部门要与质量部门通力合作，质量部门保质量合格(当然不同档次产品，质量要求不同)，采购部门保价格最优。还要制定相关措施、制度对采购部门人员及采购部门领导加于绩效考核，采购员由采购部门领导考核，采购部门领导由公司分管领导或其他公司级领导考核，要层层考核，一级管理一级，一级考核一级，层层抓落实，考核分月度考核及年度考核，考核后对于表现突出人员有奖有罚，赏罚分明，奖罚要有制度根据，赏罚包括物质与精神两方面。另外，还要加强采购流程的制定，及加强采购单签批制度。对于采购原料单价过高问题的第二项应对措施为:对于要大批大量采购的物资，要加强竞标、评标措施，具体采用哪种措施应根据实际情况，再召开相关部门、人员联席会议讨论、研究分析后，由公司级管理层决定，决定数量、预算、时间等关键问题，并由责成相关部门制定质量、技术指标等。
3．2加强订单管理与市场评估
采购的数量与采购资金总额密切相关(及与采购总成本密切相关)，采购数量又与销售订单(饲料成品销售定单)密切相关，市场营销(销售)部门的各位员工要加强对订单(销售定单)的真实性、有效性加于确定、核实，订单一般要付一定的预付款或保证金，对于取消订单的预付货款或保证金(或定金)应全部或部分没收，这点要在销售合同中体现，对于法律、法规另有规定的按法律法规办。对于机械行业的客户(成品采购客户)，如果条件具备，如采购量较大的客户，应该实地考察及其它各种考察(包括在政府有关部门及网络和行业组织、协会等地方查询、考察)，如查看其基础设施、设备等，及评估订货方付款能力等，及查看信用记录等。还要加强对市场进行细致、合理的调查、分析、预估、评估，因为机械企业除了有订单外，可能还会有一些现货交易，所以要对市场进行科学、合理的评估。如果有赊销，还要评估买方偿还能力、负债、信用等情况。
3．3加强采购环节制度建设
为保证采购原料、刀具、工装夹具、量具、设备等成本等各项相关指标的内部控制应加强采购的审批流程、手续等，且限期提交采购申请与采购审批等措施。采购部门应该根据市场营销、仓储保管、生产、技术、管理等相关部门提交的相关存货数量报告或质量要求、质量报告等材料制定合理的采购计划和实施计划，相关各部门并应在各自提交的材料上“签字画押”，各自为各自的责任负责，如果出现较大错误，签字人员或部门仅对本人或本部门责任负责，如市场营销部门对订单及本部门市场的预估负责，如果市场出现本企业在市场销售中及在本企业规定的期限内存货较大积存或较严重短缺，达到一定数额或比例的，市场营销部门或领导应该承担一定的责任，而在一定期限内对市场判定较准确的(通过在企业规章制度设定最大数额超额量或最大超额比率线确定，对市场的判断可以采用线上线下结合、网络与实体结合方法及通过大数据分析等手段判断)，且完成企业领导交办一定期限内的销售任务或销售有较大增长的要给予奖励，此条件是为了防止销售部门为了不发生预估过高，从而造成存货过多，然后被处罚而采取的故意降低预估销售业绩指标，而防止其采取在销售时间期限内完成本期任务后怠工或误工或消极休假等行为，此违规行为简单的说是采取降低销售预估量，而在销售实际中也减少销售数量，以达到销售预估量与实际销售量的基本一致或基本匹配，对于这个问题的解决还要加强对销售部门的管理与监察，出台相关问题的解决措施，如建立举报属实有奖等措施，对举报人员加强奖励且对举报人姓名等各项信息保密，以保护举报人等措施，特别是保护销售部门内部人员的举报行为。如果这项奖惩措施遭遇较大阻力，且在公司损失不大的情况下，也可以采取只奖不罚的措施替代，即工作做得好，则有奖;做得很一般或有一定失误则不奖，奖励包括物质与精神两方面。市场部门提出大量采购申请前还必须征询仓储保管等部门，问询仓储保管等部门、人员同类材料还有多少库存，然后还应以正式文件或其他可保留核查、可追溯的证据形式征询库存数量与质量、保质期等内容，还应该让仓储库存等部门、人员(包括其领导和经手人)及问询人员都签字确认(要一式多份，相关部门均要留底，免得今后扯皮)，便于今后如果发生材料采购较大量库存积压时区分是哪个部门、人员的责任，便于追责。其他的技术、管理等各其他部门局仅对其技术、管理等出现偏差的责任负责，比如技术及管理等部门对造成的成本、质量及损耗等负责。制定的奖惩制度中也应该适当根据业绩有奖、有罚(如果制度实施阻力过大，公司损失不大，也可以实行只奖不罚)。对于加强采购成本控制的措施还有，比如加强对供应商目录的管理，把经过筛选较好信誉、企业信得过的供应商列入目录作为企业采购的优先选项，对有的信誉差、质量不好、企业信不过的供应商列入黑名单;也可以采取加强检查、监察、监督的方法对采购进行监控、检查，比如企业老板、企业老总、总监、经理等各级、各位领导对采购的材料(甚至包括管理、生产、技术等各部门)进行随时、不定期的监督、检查、抽查，检查、抽查的方式，也可以采用网络(如对网络采购平台公布的原料报价与相类似成品报价等)、电话、微信及当面问询及调查等，低层级的领导应该更加经常调查、监督、检查。当某层级的领导发现问题时要向上一级领导汇报(汇报后此领导可以可以根据实际情况免受处罚，至少降低处罚)，并对直接责任人及相关人员进行批评教育，还要加于惩戒，对于发现确实忠诚、可靠、敬业人员要加于褒奖。惩戒及褒奖人员的方法是采取物质与精神“两手抓”的方法。为防止监督、检查不及时和保证监督、检查的高效、有力，企业应加强对相关采购等行为报表的报送，并要求相关领导确认及“签字画押”(此为加强对相关领导的约束及便于追责等)，及要求报表真实、全面，便于检查、监督，以及要求财务、审计等部门提供对应、相关的重要采购数据与信息(便于考察采购部门或采购人员是否提供了全部采购数据及信息，及考察是否只是提供了部分真实数据、信息，而隐瞒了其它较重要的不真实、作弊信息与数据)，及加强审计等工作，并使报表真实、可靠，并应使各报表数据相互印证，此为便于检查监督。采购时还应该结合订单(包括线上线下饲料成品销售订单，最好收部分定金或保证金，且接订单前要考虑资金能否可靠回笼问题)情况、通过大数据进行市场分析及实时、实地进行的市场分析，以及结合库存情况进行申请，并提交申请报告，并要求相关管理人员按流程对申请进行认真审批。且对于审批的签字要根据价值量、数量等不同情况区分等级，然后根据等级向不同层次领导申请审批签字，而对于大批量采购审批则需要经过部门领导及企业级领导审批。
4结语
机械企业做好采购环节对存货成本与数量的管控，能有效节约成本、增加利润，企业管理人员应重视其管控方法，及时解决存在的问题，加强制度建设，从而提升企业效益。
参考文献:
［1］董小霞，陈兴茂．企业采购环节质量的内部控制———以机械企业、SL加工企业为例［J］，科技经济市场，2019(3)．
［2］董小霞．加强企业存货内部控制的研究———以制度创新与企业文化建设及组织创新、优化为视角［J］，纳税，2018(9)．
［3］付瑶．BF公司存货内部控制问题研究［D］．辽宁:辽宁大学，2014.
作者:陈兴茂 董小霞 单位:江西电力职业技术学院 江西青年职业学院
