1对不同功能的监理内业资料实施区别管理
（1）项目建设依据监理内业资料，诸如建设部、铁路总公司文件参建各方来往函件、会议纪要、变更设计资料等。（2）项目建设过程中实施控制必须的监理内业资料，诸如监理规划、监理实施细则、施工组织设计及专项施工方案报审资料、开工申请报告及批复、检验批/分项/分部/单位工程质量验收记录、监理工程师检查签认记录、监理工程师通知单、施工计划审批表、验工计价报审表、竣工结算审批表等。（3）项目实施全过程所必须的原始记录和作为信息沟通用的各种报表、总结类资料，诸如监理日记、监理月报、监理工作总结、工程质量评估报告、各种管理性台账等。工程施工全过程形成的监理内业资料分门别类地规划好，对上述不同功能的监理内业资料实施不同的有区别的管理；专业监理工程师应把更多的时间和精力放在项目建设过程中所必须的监理内业资料上；除了必要的现场检查外，还要认真对上述控制监理内业资料按照规定核查。
2明确并强调对监理内业资料编报，审批的管理要求
对内业资料的编制要求是及时、真实、完整、规范。具体要求如下：（1）内业资料编制应在现场监理人员，完成检查签认及报审手续后及时进行，努力与现场实体工程施工同步。（2）内业资料必须按照规定的表格格式及表列内容认真填写，填写内容必须与实体工程施工情况一致，数据真实可信，时间上前后不矛盾；工作程序上先后不颠倒，真实反映建设过程的相关信息。（3）内业资料所涉及的各种表格、试验报告、各种报验表等，都必须齐全、完整、准确。（4）监理工程师在审查和签证各种内业资料时，必须按照所签资料的内容做到正确规范。（5）内业资料必须达到验收标准，符合归档要求，这就要求总监理工程师组织全体员工认真的学习竣工验收交接办法，文件精神；工程竣工后，归档内业资料要能达到验收标准，符合归档要求。
3加强监理内业资料管理工作的若干做法
3.1提高监理人员对内业资料重要性的认识
从一进场总监理工程师就要对管段内各施工单位和监理各站进行必要宣传教育，灌输建设管理模式和理念，提高参建人员对实体工程和内业资料同时抓。
3.2重视内业资料业务培训
要求负责内业资料管理的技术人员，进行业务知识培训，学习检验批质量验收记录填写方法。
3.3统一规范填报内业资料的格式和内容
依据工程对竣工资料的要求，作为统一的填写依据，由于在实际应用中有据可依，避免了很多不必要的争执，这对监理内业资料起到了很好的示范指导作用。
3.4完善缺项内容新增表格编制工作
对新技术工程项目，例如MMP桩施工用检验批质量验收记录表、沉降变形监测相关检验批质量验收记录表、支架法现浇连续梁检验批质量验收记录表等。施工单位人员要研究编制新的实用表格式样，明确填报的内容，报监理单位和建设单位同意后供施工单位现场使用，这样就解决了检验批表格缺项不全的问题。
3.5做好“单位工程施组与开工报告”的归档把关工作
首先要求各监理站严格把关审查施工单位提交的《单位工程施工组织设计》和《单位工程开工报告》等各种需上报审批的资料，然后才准予开工，只有按上述规定报批到位的《单位工程施工组织设计》和《单位工程开工报告》才能归档。
3.6强调“问题整改回复“程序、实施闭合管理
对“监理工程师通知单“所指出的问题，必须按照施工单位整改、监理人员现场复查、确认、合格后，回复封闭原则进行闭合管理。
3.7现场实体工程质量和监理内业资料质量必须并重
通过不定期进行的一些诸如路基、桥梁、隧道和无砟轨道的专项检查，既检查实体工程施工质量和现场安全，又检查相应的施工内业资料和监理内业资料，通过不断的检查，督促施工和监理单位做好工程施工质量。
3.8监理内业资料必须真实可信
在对内业资料编制提出“及时、真实、完整、规范”四项要求时，要特别强调内业资料的真实可信，为此，在不同的场合一再强调施工单位必须派懂技术、负责任、素质好的技术人员负责内业资料的记录和编制工作并强调监理人员的执业行为；强化自律机制，坚决杜绝编造和签证假资料情况的出现，通过抓诚信，要求每位监理人员做到监理内业资料真实可信。
3.9调动监理人员的自觉性和积极性
监理站要时常组织学习内业资料的重要性，通过监理日记、监理日志、原材料和试件的检测试验资料的自查、检查、考核评比，来调动监理人员做好内业资料工作的自觉性和积极性。就“监理工程师通知单“为例：监理工程师通知单是贯彻监理意图、控制施工进程，确保项目顺利实施的一种重要手段，其中主要功能有：（1）为约束施工单位建设行为、指出、制止、纠正不当行为，不正确做法。如不允许无证特种作业人员进场施工等。（2）纠正施工过程违规行为，当工程施工中出现不符合设计要求、不符合施工技术标准、不符合合同约定的“三不符合”现象，不得偷工减料、不得擅改设计、不得使用不合格材料构配件和设备的“三个不得”的限制，通过运用监理通知单指出、制止、要求施工单位改正。（3）正确使用监理通知单，有利于提高监理人员的威信，有利于提高工程质量，有利于保护监理人员的权益。在工作中，对内业资料管理做到规范、完整，不仅体现了监理人员个人的执业素质，也反映了监理单位人才队伍的质量状况。
作者：王颖 单位：甘肃铁一院工程监理有限责任公司
