校舍安全工程是惠及全社会的民生工程，关系到广大师生生命安全，关系到社会的和谐与稳定。准确和完整的校舍安全工程档案是做好校舍安全工程规划编制、资金预算和工程施工的重要依据。校舍安全工程参与单位较多，形成的相关文件材料类型繁杂、质量不一，使得校舍安全工程档案管理成为校舍安全管理中的薄弱环节。为准确掌握实际情况、强化管理责任、保障校舍绝对安全，将信息技术引入校舍安全工程档案管理中，是解决校舍安全工程档案管理混乱状况的最佳路径。
一、校舍安全工程档案管理现状
（一）文件形成过程不连贯
由于缺乏对档案工作重要性的认识，许多校舍施工方在施工前未按规定要求履行必要的工程审批手续，在工程质量验收时也未能完整填写整套的工程质量验收记录表，这直接导致了施工准备材料和施工验收材料缺失、归档文件材料收集不齐全等问题的出现。这种不连贯的档案形成过程，给文件的收集工作带来较大的挑战，也给后续的档案管理工作带来诸多难题。
（二）归档文件整理不系统
在校舍安全建设工程中，存在一个单项工程的多项单位工程交付同一施工单位负责的情况，这时施工技术文件材料为多个施工队共有。在整理档案资料时，应按单位工程进行组卷，但档案人员为减少工作量多按最后负责的施工单位整理，从而导致归档文件材料整理不系统的问题。
（三）管理手段相对落后
虽然学校档案管理的整体状况正在逐年改善，但几乎没有一所学校单独为校舍安全工程档案设立专门的档案室，也没有为其配备专门的软硬件设备。目前在岗的大多数档案管理人员，对信息技术不敏感，管理手段落后，严重影响了档案的查阅利用。很多档案材料因无法有效的防霉、防潮等，遭到了一定程度的损害。
二、信息技术在校舍安全工程档案管理中的作用
（一）追踪文件形成过程
信息获取技术能够在信息产生和变更时对各种信息进行感知和采集，比如气象、水文等部门。要实现对天气和水文情况的全方位把握与及时预报，就可以利用信息获取技术准确测量气压、温度、风速、湿度等的实时变化。目前这一技术已实现对文字、图像、声音等的识别，不仅能替代人的感官获取各种人类可以感知的信息，还能通过技术处理捕获人的感官不能感知的信息。利用这一技术及时做好文件传递和变更记录，可以更好地实现对工程文件形成全过程的追踪。
（二）规范文件整理过程
校舍安全工程的具体展开程序复杂，产生的文件类型多样，有效的质量控制是必不可少的环节。信息控制程序可以实现对信息传输与存储过程的规范化管理，确保信息资源的质量，强化对信息资源的统一管理与挖掘提炼。这一控制程序从文件材料的著录开始，档案管理人员依照信息控制程序的要求对提交的校舍安全工程文件进行审核，审核通过后入库，审核没通过的返回著录处修正和完善。对于在文档生命周期中某些属性信息的变化，如文档名称、文档存放位置、文档密级、文档保管期限、文档档案编号等，档案管理员可以在相应控制程序中对这些属性信息进行调整。
（三）提供文件管理平台
当前，使用档案信息管理系统管理校舍安全工程档案的学校并不多，很多学校还处于信息资源向信息化资源管理过渡的阶段。信息管理系统主要是通过建立一套统一的标准来规范文件管理过程，规范各业务系统的文件管理，建立档案资源信息共享服务平台，实现校舍安全工程档案流水化的采集与归档功能。综合运用各种信息技术开发校舍安全工程档案管理系统，可以实现对校舍安全工程档案的动态管理与监督，将信息获取技术与信息控制程序融为一体，全面提高校舍安全工程档案管理的工作效率和管理水平。
三、运用信息技术管理校舍安全工程档案的路径
（一）重视档案工作，配备专业设施
长期以来，校舍安全工程档案未能得到学校领导的重视，相关资金投入少之又少。究其原因，主要是学校行政管理人员的档案管理工作意识淡薄。因此，学校必须重视校舍安全工程及其档案管理工作。学校应该指定专人负责相关档案资料的收集、整理、检查、验收和保存归档工作，并投入足够的资金支持校舍安全工程档案的管理。根据校舍安全工程档案室建设的要求添置数码相机、扫描仪等硬件设施，为校舍安全工程档案室建设提供办公硬件设施保障。
（二）健全管理制度，明确技术地位
科学合理的管理制度可以明确各部门在校舍安全工程档案管理中的职责，从制度上明确技术应用在各环节中的作用，从而使校舍安全工程档案管理步入正轨。在校舍安全工程项目启动时，学校应该健全档案管理相关制度，成立校舍安全工程领导小组办公室，专门负责学校新、改、扩建工程文件材料的收集与整理归档。同时，学校还要结合校舍安全工程建设项目的实际情况，理清建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等可以采用信息技术手段进行收集、整理和分类的文件材料范围，明确在档案形成的过程中各自应该承担的责任。利用信息技术规范档案材料归档的各项业务流程，保证校舍安全工程项目归档文件材料的质量，确保校舍安全工程档案工作有章可循，促使校舍安全工程档案管理制度化、档案装订规范化、档案流动程序化、远程查阅信息化。
（三）开展业务培训，提高管理人员素质
信息技术的发展对档案工作提出了新的要求，只有尽可能地掌握当代管理手段，提高档案工作的效率和水平，才能尽快实现校舍安全工程档案的信息化管理。校舍安全工程项目立项之后，在档案管理相关的项目培训中，学校不单单要从法律法规的宣传教育入手，还要开展档案管理与工程管理相关的业务培训，使档案管理人员熟练掌握校舍安全工程档案管理的业务流程与规范。在业务培训中，学校要着重强调电子信息材料的收集与整理归档问题，档案管理人员应按照相关信息技术的要求对图片、文字、声像等文件材料进行分类、整理、著录，从信息技术角度把好工程项目竣工验收关。
参考文献：
[1]宋华囡.校舍安全工程档案的收集工作[J].浙江档案,2011(5):38-39.
[2]邓迎珍.校舍安全工程档案质量控制[J].档案与建设,2011(12):23-24.
作者:倪运先 单位:福建经济学校
