大数据发展下学校教学档案信息化建设

2022-09-21 16:46:45 来源:写作指导

摘要:大数据时代的到来,学校教育观念也产生明显的变化,亟需对学校的教学档案实行信息化建设。对于学校,需立足于大数据背景对教学档案信息化建设的重要性以及关键作用进行深入探析,从多角度出发探索教学档案信息化建设中存在的各种问题及不足,提出科学、有效的解决方案,进而使教学档案信息化建设的有效性得以确保。

关键词:大数据;教学档案;信息化建设

0前言

档案信息管理工作在院校教学中极为重要,其不但会对教学质量、教学过程以及教学工作运行产生直接影响,同时对院校事业的发展奠定有利基础。近几年,由于科技的发展和进步,高校档案管理模式也产生变化,电子档案管理模式获得较为普遍的应用,同时院校教学档案信息化也是教学工作的必然趋势。

1高校教学档案信息化建设的必要性

1.1教学档案信息化是学生发展的重要保障。在高校中,教学档案是对教学活动进行记录的重要载体,主要包括教师业务材料、教学材料以及学生学业等一系列内容,通常情况下其保存形式包括照片、硬盘、光盘等,有极为关键的保存价值和意义。对高校教学档案进行合理应用,对提高工作质量和工作水平有着非常重要的意义,在一定程度上能对人才培养起促进作用。而当前在教育体制改革背景下,国家对院校的要求也越来越高,并对教学档案的信息化管理提出一定的要求。因此,为能促进各项工作的顺利进行,高校切实落实档案管理工作极为必要;

1.2有利于提高教师整体素质。对传统教学档案进行比较,教学档案的信息化建设有特殊的优势。传统教学档案管理方式具有单一性,特别是分析方式尤为落后,对教师分析、改进工作造成严重的阻碍。而教学档案的信息化建设,通过提高教学工作分析的广度和深度,能促进教学方式多元化水平,同时还可在一定程度上提高教师团队的整体素质,长期效果明显;

1.3有利于提高档案管理工作效率。传统纸质教学档案管理过程中,存在各种问题和不足,其中工作效率偏低尤为明显。传统纸质教学档案管理,无论对文件查档还是归档等工作都需手动操作,档案运行需耗费大量的时间和精力。而在教学档案的信息化建设中,能最大程度地降低档案的查档以及归档时间,对提高工作质量和工作效率有着非常重要的影响。不仅可避免对人工操作所带来的误差,同时还可以有效节约人力和物力资源,能将纸质档案损耗降到最低;

1.4新时代背景下高校发展的必然趋势。数据时代的到来,社会对信息化以及电子化的依赖程度逐渐增加,校园也是如此,并且高校未来的发展也呈现电子化以及信息化趋势。信息化发展背景下,教学工作和行政工作间的关联更为密切,二者间相互影响、相互促进,而教学档案工作则是对各种工作进行连接的重要纽带。例如对教学档案的利用,能及时掌握学生的兴趣方向及学习动态,在教学过程中依照学生的不同层次展开讲解,能使学生更好地掌握相关知识和内容。这些都需以高校档案管理工作为基本条件,同时也是教学档案信息化建立的一大优势。

2学校教学档案信息化建设的现状

2.1网络安全问题频发。一直以来,信息化教学档案安全问题都是院校普遍关注的重要问题,和传统管理模式进行比较,信息化管理模式并不能充分确保获得数据的安全性,同时也是影响信息化教学档案建设的关键因素。在教学档案信息化工作过程中,在设备硬件、管理人员水平以及档案使用过于频繁等多种因素的共同影响下,网络安全性无法获得有效的确保,并对重要资料数据,其保密性也相对较差;

2.2资金投入力度不足。当前,信息化教学档案的创建对专业性硬件设备的要求相对较高、电子档案数据库的维护对专业人员的要求也相对较高,需增加资金投入。但调查研究发现,国家、高校并没有对教学档案信息化建设工作进行充分重视,缺乏支持力度,无论在专业人才聘请还是设备采购等层面都存在一定不足,再加上基础设备相对薄弱,因此教学档案信息化建设的顺利进行受到严重的影响。高校在教学档案信息化建设中需配备路由器、计算机、打印机等基础性设施。但当前高校教学档案信息化基础设备相对欠缺,档案信息化管理软件尚未普及,数据库建设进度缓慢,因此,档案管理信息化建设的顺利进行受到严重阻碍;

2.3人才综合素质偏低。高校在教学档案信息化建设过程中,需专业性管理人才作为保障。和以往纸质教学档案管理模式进行比较,信息化档案管理模式无论对相关管理人员的综合素质还是专业性技能都有较高的要求。当前在院校中,档案管理工作依旧存在各种问题和不足,且大部分工作人员在档案管理过程中缺乏一定的专业性。而对信息化教学档案管理模式,其对专业性知识有着较高要求,非专业性人才并不能促进管理质量和管理效果的有效提高[1];此外,在建设信息化教学档案时,需要整理、统计相关档案数据并熟练掌握计算机操作方式。由于院校专业性人才匮乏,因此,教学档案的信息化建设进程也受到严重的影响;

2.4管理制度缺乏完善性。高校教学档案信息管理制度相对欠缺,并且在档案收集、管理等过程中并没有标准的制度进行约束,因此档案管理的规范性及标准性较差。且信息化建设过程中并没有对档案权限管理工作进行重视。

3学校教学档案信息化建设对策分析

3.1增加资金投入,完善基础设施。在教学档案信息化建设的过程,院校对其资金投入不足,并且基础设施设备缺乏一定的完善性,在一定程度上影响信息化建设进程。完善的基础设施是教学档案信息化建设的基本前提,需以此为基础,进而促进各项工作的顺利进行。基础设施缺乏完善性主要是因院校并没有对教学档案信息化建设进行充分关注,资金投入力度较小,无法对设备进行充足的购置。对此需要则应增加资金投入力度,尽可能购置各种硬件设备如计算机、扫描仪等,使教学档案信息化建设具有设备基础,从而实现促进其发展的目标。首先,需在学校工作规划中融入教学档案信息化管理和建设,增加资金投入,配备硬件设备;其次,需创建教学档案信息化数据库。数据库的创建,通过对相关数据信息进行整合并上传,对目录及全文数据库进行整理,能为后期教学档案管理工作的顺利进行打下坚实基础;最后,需强化网站平台建设。通过数据分析及挖掘技术对用户的基本信息需求进行研读,对查询功能进行完善,进而使不同用户的个性化需求获得充分满足。当前,由于计算机网络技术的迅猛发展,为能推进教学档案信息化建设的有序进行,需对软件的更新工作充分重视。合理应用各类管理软件,院校内相关部门则及时把档案提交到档案数据库,并添加、更新其中信息,及时备份、归档纸质档案,进而使信息化教学档案数据库更具完善性。高校教学档案信息化建设中,对档案信息化基础建设进行完善是其首要任务,需增加资金投入力度,为软、硬件的购买提供资金层面的支持。在对软、硬件所进行的选择中,尽可能选择技术先进、成熟的软、硬件设备系统,使高校教学档案信息化建设获得有效保障。同时还需对网站平台建设进行关注,凭借数据分析技术对用户需求进行充分挖掘,从而促进各项工作的顺利进行;

3.2培养教学档案信息化建设人才。和传统档案管理工作进行对比,信息化档案管理对专业性人才的要求较高,并且需求量相对较大。到目前为止,院校档案管理岗位中工作人员的专业性不强,综合素质普遍偏低,因此教学档案信息化建设受到严重的阻碍。需院校及时培养专业性人才,各院校间要促进专业性人员间的沟通和交流,相互吸取经验、总结教训,进而促进档案管理人员自身综合能力以及专业性素养的进一步提高。此外还要制订相关招聘标准和制度,了解应聘人员其理论知识掌握情况以及计算机专业能力。对高校档案管理部门,需合理安排计算机人员以及专业性管理人员,定期组织相关人员展开学习和培训,对信息技术以及全新的思想观念进行学习,特别是需对基础信息技术进行充分关注;此外,还要重视对大数据技术人才的引进,切实在教学档案信息化建设中合理应用大数据技术。为能提高档案管理人员的综合素养以及专业能力,在选择应聘人员的过程中,需对其档案管理理论知识以及计算机专业性能力提出一定要求。到目前为止,我国档案管理人才结构中,管理人员年龄普遍偏高,尽管其管理经验以及管理理论具有丰富性,但在大数据时代的影响下,其对大数据技术以及信息技能的掌控能力相对较差。因此在大数据背景下,需对人才结构进行调整和优化,促进人才素质的进一步提高。在此期间,不仅需对管理人员结构进行优化,纳入年轻力量,同时还要将专业性管理人才纳入档案管理工作中。并要做好对档案管理人员的培训工作,创建出长效培训机制,依照大数据时代特征对管理人员管理手段、理念、方法等进行更新和优化,使其能顺应时代潮流,满足大数据管理需求,进而促进单位档案管理工作质量和效率的进一步提高。首先,需对教学档案管理人员的思想建设进行重视,提高其技术能力,使其工作事业心以及责任感获得强化;其次,需设置相应的专职教学档案管理岗位,引进对专业水平高、责任心强的高学历的人才;最后,需定期展开专业性知识培训,强化其对理论知识以及实践技能的了解和掌握;

3.3完善教学档案信息管理制度和体系。院校教学档案信息管理制度是对档案管理人员工作进行衡量和制约的重要标准,需及时进行健全和完善,公开于网络,保证其透明性。这就需相关档案管理人员在工作过程中依照相关标准和规范进行工作,同时创建相应的监察制度,对缺乏规范性的工作或者行为,则要在第一时间改正。在教学档案信息化管理体系的建设过程中,重点在强化师生对教学档案的认识和了解,同时凭借各平台如微信、校报等宣传相应的教学档案工作。而在管理方面,需依照国家所颁布的档案标准以及制度并和院校自身办学特色相结合,对教学档案管理部门职能进行明确,优化工作流程,使教学档案管理制度内容更为细化,进而使教学档案信息数据的安全性获得保障;在业务方面,需及时对管理人员的工作内容以及技术责任进行确定;在技术层面,高校可通过购买、研发技术的形式促进办公自动化和教学档案管理系统的有机结合;

3.4提高高校教学档案的开放性和安全性。院校教学档案主要是对教学工作内容进行的记录,对其它院校教学有非常重要的价值和意义,并对科研机构也产生重要影响,而对政府,则存在一定的保存价值。在档案信息化建设过程中,需做好教学档案的开放、共享工作,使其自身所具有的价值获得充分展现;此外,高校和政府部门、科研机构间需及时合作,进而逐渐形成一种完善、系统的数据共享机制,促进各项工作的顺利进行[3]。为能使档案信息化管理的安全性获得保障,首先,需对健全安全管理机制加以完善,使管理人员的自身安全以及责任意识得到强化,并做好日常监督和管理工作;其次,需切实落实数据维护、安全防护以及备份和恢复等工作,设置防火墙,避免外来病毒侵入,进而实现提高管理成效的目标;最后,需加密教学档案信息,合理应用具有安全性的加密技术,以教学档案信息开放为基本前提做好对在线档案查询用户的分层管理,同时设置相应的访问权限,降低非法访问风险。大数据档案管理工作存在特殊优势,可在促进管理效率获得进一步提高的同时将管理成本降到最低,同时还可为档案资料的存储提供便利。但需注意,大数据时代,信息技术也会在一定程度上危及档案管理工作的安全性,进而造成数据丢失。所以,切实保障档案管理工作中数据的安全性极为必要。相关档案管理人员则要保持较高的数据安全意识,及时展开基础性工作如电脑杀毒等,对计算机安全防范技能进行了解和掌握,防止由于受到人为因素的影响而使安全隐患增加;

3.5应用先进信息技术,创建大数据管理平台。院校需将办公自动化系统和教学档案的管理特征相结合,同时凭借先进的互联网技术对教学档案信息化服务平台进行搭建,以便落实教学档案的管理和存储工作,强化其应用效果。在院校教学档案信息化服务中,由于服务对象以教师和学生为主,因此对教学档案信息化服务平台,需依照客户现实需求对检索功能进行开发和创新,使其更具个性化特征,同时还需设置业务模块,使客户能取得更为个性化、专业化以及人性化的信息服务。不仅如此,还需做好硬件设施建设,使教学档案质量及利用效率获得确保。大数据背景下,在对高校教学档案资源所进行的开发和利用中,需使数据资源的开放性以及标准性获得确保,对于教学档案信息资源的整合应用有极为关键的影响,而通过创建大数据管理平台,能使高校档案信息化管理的高效性和针对性获得充分展现。例如一些高校的教学档案管理工作存在不同院系独立存档的现象,并未对教学档案的统一性管理进行重视,因此高校教学档案的开发和利用效率受到严重的阻碍。对高校来说,需及时创建出相应的教学档案大数据管理平台,利用平台促进各院系、部门教学信息的统一性管理,为科研以及教学工作的顺利进行提供有力保障,使教学档案信息化管理质量、效率以及其服务功能获得提高,强化教学资源有效整合,进而促进高校教育教学改革的持续、稳定发展。4结语大数据技术的迅猛发展,院校教学档案管理工作形式日渐严峻,因此立足于国家政策、时代需求以及发展现状等多方面而言,需对院校教学档案信息化建设进行充分关注,旨在提高管理效率,促进各项工作的顺利进行。对此,高校则要和自身现实情况相结合,立足于信息安全、管理体系以及管理人才等层面进行创新和优化,进而使教学档案信息化管理的科学性、高效性获得确保,保障管理工作能持续、稳定的运行。

参考文献

[1]尹黎莉.大数据背景下高校教学档案信息化管理[J].兰台内外,2016(5):2.

[2]宋维薇.论大数据背景下学校档案管理的信息化建设[J].信息记录材料,2021,22(2):2.

[3]薛春艳.大数据时代高校图书与档案一体化建设探析[J].赤峰学院学报(自然科学版),2021,37(11):40-43.

[4]蒋冬梅.中职学校档案信息化建设探究———以南宁市第四职业技术学校档案室数字化建设为例[J].兰台内外,2021(17):13-15.

[5]吴艳萍.数字化档案背景下高校人事档案管理工作面临的问题及对策研究[J].卷宗,2020,10(19):121.

作者:刘鑫昱 单位:西安工程大学