区块链技术在人事档案管理中运用

2022-09-21 16:46:19 来源:写作指导

人事档案数据库中积累的文件越来越多,如何妥善保存人事档案已成为当务之急,因此提出了区块链技术在人事档案管理中的应用。分析人事档案管理现状,研究人事档案管理存在的问题,解决区块链技术与人事档案管理融合的难点,将区块链技术有效地应用到文件档案管理。人事档案管理运用区块链技术可以达成信息化管理方式,确保信息内容不易被攻击篡改,以人事档案管理数据传输和储存为依据,验证各节点的协同管理效果,提高人事档案管理工作效率,实现人事档案管理过程信息清晰化的目的。人事档案管理融入区块链技术,可以进一步完善传统的文档管理模式,提升信息录入效率,促使数据管理模式优化升级,完成数据处理环境集成化,从而实现人事档案管理的有效性[1]。随着区块链技术在社会各个领域的探索和应用,正逐渐取代传统的信任合作活动方式,成为当今社会建立信用价值体系的首选方案之一[2]。所以,对区块链技术在人事档案管理中的具体应用进行分析具有重要作用,通过深入了解区块链技术的优缺点,根据可能出现的人事档案管理问题做出反应,合理使用区块链技术,推动人事档案的管理得到发展[3]。区块链技术的不断进步,促使社会、经济、生活等各个方面发生变化,引起世界各国政府的高度关注[4]。我国国家发展和改革委员会也将区块链技术引入到基础设施建设中[5]。在管理档案的工作中,有关于区块链技术的研究和探索应用也在迅速成长[6]。目前的研究中,在区块链系统中采用非对称加密技术,所有区块链技术系统在运行的时候,用户拥有自己的保护密码,可以将文档数据中的一些重要敏感信息,以及需要保护的隐私保密文件做出有效的保护[7]。除此之外,人事档案管理涉及到不同人员的身份信息以及从事经历,具有高度的隐私性,将区块链应用于人事档案的信息管理中,其中的哈希算法可以确保文档数据中的信息不受影响,确保人事档案具有较高的保密强度和安全能力,防止数据被篡改和损坏。由多个节点组成的一整个数据库就是区块链技术,组成的数据库比较封闭也比较完整,不需要集中管理,没有多余的设备组织构成。数据库中的计算没有关联,各个节点之间都是完全独立的,使用预先确定的计算方程做出计算,使得数据关联但并不影响各个节点本身[8]。作为人事档案的重要组成部分,如何探索区块链技术的应用是一个严肃的课题。

1人事档案管理现状及存在的问题

作为一项系统工程,人事档案管理是很复杂的一项工作。首先,人事档案管理需要各部门的配合才能完成,档案管理的相关工作人员需要一定的专业能力[9]。其次,人事档案的文件量很大,涉及每个被记录者。就当今的现状观察下,绝大部分的企业都在使用纸质人事档案管理方式,管理人员的工作量没有得到适当的削减,工作量巨大,在统计人事档案的时候也很不方便[10]。按照对人事档案管理方式的研究和分析,人事档案管理方式存在很多问题,企业对于档案的管理意识很薄弱,对于档案的统计也在工作前后难以匹配,各个企业部门之间的管理不够专业,这些都是目前可以观察到的不足之处;在管理人事档案时,最重要的是要保证档案的完整性,不可收录被破坏和攻击过的档案。档案在共享时出现了技术上的困难和瓶颈,这些问题不但会降低人事档案的作用,也会限制人事档案的公开性。现今,管理人事档案的工作人员水平有限,对专业能力的掌控高低不一;除此之外,绝大部分的企业在管理人事档案时,所聘用的工作人员一般都没有专业的技能和培训,对档案管理的知识知之甚少,管理经验也不够充足。有些企业会对管理档案的人员进行较为短暂的统一锻炼培训,通过之后就可以成为档案管理专员;其次,很多企业的人事档案管理人员不仅只有这一个工作要做,还有其他的职位和工作需要完成,没有办法把全部的精力投入到管理档案的工作中去。以上的种种问题导致了人事档案的不完整,所记录下来的信息出现丢失,存放数据材料不合理,导致记录出现遗漏和缺失,使得人事档案信息的真实有效性大打折扣。一般来说,人事档案属于企业资产,由企业自己保管和维护,不向公众开放,仅在企业需要时提供一定的信息参考。这主要是考虑到人事档案信息的安全性,但同时也在一定程度上限制了档案的发挥。目前,还缺乏一种合适的技术手段来解决人事档案的安全性和有效性问题。随着电子档案信息和电子数据的增多,对人事档案数据的安全性要求越来越高。现如今的企业档案信息管理系统中,人事信息的档案储存还有很多弊端,一方面是管理水平和管理人员缺乏管理意识;另一方面在于网络中的攻击手段层出不穷,其破译能力飞速进步,使得人事档案信息更轻易就会被网络外界因素所攻击破译,档案被篡改或直接丢失不见,再加上没有其余的节点对档案信息做出备份存储,所以在数据被篡改或丢失之后很难恢复,人们对人事档案数据的管理可信度直接降低。

2区块链技术应用于人事档案管理中的必要性

在档案管理中,人事档案的管理就是对于管理技术的一种应用和突破。一方面,大数据时代推动的档案载体正在从传统的纸质向各种非结构化的电子存储转变;另一方面,管理模式的转变,人事档案管理在储存收集,以及其使用的过程中,使用区块链技术可以在绝大程度上提升工作的有效性,可与此同时也带来了一定的不确定因素。档案管理收集信息的方式与纸质档案有所不同,基于区块链的人事档案管理生命周期包含了档案形成和管理的过程。如若档案管理的部门只收集记录人事本身的信息数据,这样就会有很多的背景信息没有被录入,这些丢失的信息被称为信息的元数据。档案的全部管理流程,以及档案的内容架构和背景都是人事档案元数据中的一部分,这些数据存在的意义在于验证人事档案的真实性和完整性,可以将这些记录作为证明所提供出来。元数据采集在目前还存在着很多问题,其类型较为复杂,数据的格式也比较繁琐,管理程度和管理方式也较为分散。在存储方面,国内一般都会采用较为常见的“双套制”,这项制度是指人事档案的信息一般由纸质版和电子版同时保存。人事档案在使用中具有便于运输、便于查找的优点,因为网络环境下档案信息的用户可控不仅包括传统档案的用户,也包括不可控的专业用户和受益于各行各业、用途复杂的对象,而使用环境给人事档案的安全带来了挑战。

3区块链技术在人事档案管理中存在的难点

在档案管理领域中,区块链技术也算是小有成果,可该项技术并未在实践中得以多次尝试,缺乏一定的稳定性,还需要更深一步地研究和探索。一般情况下,导致档案丢失的原因在于区块链技术在档案管理中的集成。现有技术在一定程度上限制和影响了档案管理,降低了其管理的准确性和可靠性。除此之外,在档案管理的实践应用中,区块链技术并不能解决数字档案的应用问题。各种各样的信息可以通过区块链技术得到处理,支持现代技术的可以更好地实现共享信息资源,可是由于缺少较为全面的数据,区块链技术的实际阅读环境等多种因素都成为了诱因,这就造成了人事文档不可读的问题,降低了人事档案中的信息,使得文件丧失实用性。所以需要整理和合并分散的技术,对区块链技术做出合理的整合也是关键考虑的问题之一。在人事档案信息管理中,应用区块链技术必须要确保基础设施的配备完整,以及管理信息的专业能力,如果缺失这些东西,将耗费很多的资源。但是,制约区块链技术全面推广的问题有很多,在发展过程中,若是相关档案部门的资源受到一定限制,将不利于区块链技术的进步,阻碍其推广应用。基于区块链技术的档案管理在研究探讨的过程中还存在些许的风险,这种档案开发和管理模式还处于起步阶段,在工作过程中受到许多不同因素的影响。许多单位目前还在人事档案信息建设的第一个阶段,还不具备基于区块链技术对档案进行管理的专业强度。区块链技术本身主要靠数字逻辑的采集,以及网络中存在的逻辑来管理各类档案信息,这就给档案带来了风险,因为网络黑客可以按照逆向计算的方法入侵档案信息库,这就使得该技术具有一定的生态风险,要确保网络环境的严格要求,对硬件和软件这类基础设施更需要重点观察。可是目前的网络环境稳定性一般,软硬件设施相对滞后,导致了区块链技术被应用的不合理,假使私密钥匙意外丢失,归档的人事数据也会随之不见,由此,利用区块链技术解决人事档案管理中存在的问题还存在一定的困难。

4区块链技术在人事档案管理中的应用

针对以上分析的人事档案管理现状与问题,结合区块链技术的应用难点,提出了区块链技术在文件档案管理中应用的改善方法,具体如下所述。

4.1按照不同区块链中数字对象划分人事档案类型

区块链技术在一般情况下会按照不同区块链中的数据对象来划分,在管理中可分为镜像类型、数字文件类型和资产证书类型三种。首先,区块链中不存在的电子文件一般都被散列地存储在各个角落,而这些文件就属于镜像区块链,镜像模块的主要目的就是保护人事文档不受侵害。然而,区块链技术的访问大多数只存储文件哈希值,不储存文件会对效率等因素造成影响。数字文件可以在智能合约中进行区块链储存,该类型不仅具有数字文件哈希值一种表现形式。在最后一种资产凭据类型中,编码是录入文件的资产重要内容,属于文件的凭据,其余的文件内容数据和哈希值存储在区块链上。人事档案管理的复杂程度和组织性都是由档案的凭证价值决定的,为保证高安全性的档案存储,使区块链技术得到更高的稳定性,提高档案管理的质量,可以实现准确且高效的管理。在档案管理和服务中有效地融入区块链技术,使两项融合越来越稳定才能充分发挥其作用和意义所在。

4.2基于区块链的人事档案管理分层

对人事档案管理的实际情况做出区块链技术的需求分析,按照技术基本设施要求提出基于区块链的分层人事档案管理构架层次,其中数据层包括了模块数据和其余的相关数据网络,网络层包括P2P网络,数据安全验证包括人事档案管理各个节点的共识机制;激励层包括档案管理与区块链运行维护过程的机制,逻辑和算法代码支持人事文件管理的自动执行过程,契约封装各种可编程代码业务,应用层主要是对人事档案的应用场景进行管理。依照在实际工作中人事档案管理的应用需求,基于区块链技术的人事档案实施流程如图1所示。(1)确定人员链的成员,包括人事档案、档案部门、企业机构、政府部门是关键问题之一;(2)确定访问链数据,包括人员简历、业绩表、学历信息、学历证书、党员或党员信息等,根据信息内容设定范围期限,当主体查看信息时可获得访问的权限范围;(3)人事档案部门根据员工的日常表现实时上传至区块链,节点一致后将信息记录并共同维护,确保信息的真实性和可溯性;(4)提供档案信息自动解密时间、自动审核文件访问、自动认证文件等内容,合同签订时自动执行获得权限,可随时查看调用链上信息。

5结论

人事档案管理由于区块链技术的融入引出了新的路径和方法,依靠区块链技术可以达成人事档案管理的基本要求。在区块链技术的指引之下,将这种技术融入进电子人事档案信息管理系统中也是很好的想法,在未来有着无限的展望。人事档案管理在技术加持下更难被攻击和篡改,各个节点都可以对数据进行验证,存储传输数据内容,使各个节点之间可以进行共同管理。在人事档案管理的创建和后期运营中,区块链技术得到了很好的体现和实践,也在政务管理工作中做出了优秀的提升。可想而知,区块链技术在人事档案管理领域的应用前景前途无限,伴随技术的不断改进,企业内部的档案管理人员应当培训学习区块链管理技术,将所学到的知识应用于企业人事档案管理中去,提高自身工作效率。

作者:李阿芳 单位:山东信息职业技术学院