［摘要］随着医院管理的精细化和规范化，许多大型综合医院先后设立临床、医技科室秘书岗位，从而优化人力资源配置，提高管理效率。近年来，输血医学发展迅速，专业技术人员紧缺，为进一步加强患者血液管理，促进输血科由单一的储血、发血转换为集临床、教学、科研、管理为一体的综合性平台科室，该院输血科设立专职秘书岗位，在协助科室管理、临床用血、新技术开展与推广、输血医学继续教育、无偿献血宣传等工作中发挥不可或缺的作用。
［关键词］学科建设；输血科；专职秘书
分科室试点配置科室专职秘书，2004－2005年全院临床、医技科室共设置专职秘书岗位30余名，现共约80余名。临床、医技科室要求具有医学相关背景，并经过岗前培训，期间许多大型医疗机构也纷纷设立专职秘书岗位［1－3］。为适应输血医学发展，输血科由传统的配血、发血逐步转向集临床、教学、科研、管理为一体的综合性平台科室，以公共平台的特色功能服务于临床输血患者。在转型升级中，将管理工作精细化，使输血相关法律法规、标准及医院、科室规章制度执行到位，进一步加强患者血液管理、开展输血治疗、推动新技术及输血医学科研、教学、人才培养等工作，本院输血科于2012年7月根据学科建设需要配置了专职秘书。输血科专职秘书毕业于卫生事业管理专业，获国家职业资格秘书三级证书。
1输血科学科建设要求及工作模式
输血医学在医疗过程中的重要性日益显著，国家对医疗机构输血科的建设和发展越来越重视，相继出台了《临床输血技术规范》《医疗机构用血管理办法》（卫生部第85号令）及国家标准化管理委员会批准在“320临床医学”下增设“输血医学”二级学科等多项法律法规及标准，要求二级以上医院设置独立的输血科，并对工作职能进行详细的规定，促进输血科由传统的血液储存、配血、发血转化为医疗机构内负责储血、配血和实施输血与治疗的临床科室［4］，以基础输血学、输血技术学、临床输血学、输血管理学等学科为亚专业，全方位促进输血医学发展。目前，临床用血工作中的储发血、血液检测及临床用血管理是输血科的基本内容，提供24h临床服务，以患者为中心，与临床科室建立多学科协作模式［5］，开展血细胞单采、血浆置换、血脂去除、自体输血、干细胞与免疫细胞治疗等输血治疗项目和输血门诊，发挥职能作用，拓展输血业务，满足临床科室需求［6］。科学、合理、安全、及时输血，挽救了无数患者的生命和健康，各医疗机构输血科基本能规范地开展临床输血工作，但发展不均衡，技术业务单一、专业技术人员匮乏、仪器设备配置不足、科研研究平台及经费稀缺、输血学历教育与继续教育无法满足输血医学学科和行业发展需求，阻碍了输血科的发展［7］。因此，输血科的发展需要对现有资源的整合与充分利用。
2秘书在输血科学科建设工作中的作用
2．1科室负责人的助手。输血科是一门亟待发展的新学科，负责人的工作千头万绪，既要重视科室业务发展、学科建设，制定远期、近期规划及科室各项事务的具体管理，又要进行个人临床业务及教学、科研工作，工作量大。同时，输血行业有大量法律法规、指南、标准及医院的规章制度等特点，文件管理及资料收集、整理、保存尤其重要，但输血科人员配置不足，业务工作繁重，无更多的人力资源协助科室管理工作。专职秘书岗位人员，将科室负责人从繁重的日常琐事中解脱出来，有更多的时间和精力进行医疗、教学、科研及科室学科建设等工作［8］。作为一个独立的科室，与行政职能部门保持着紧密的联系，专职秘书成为科室与职能部门之间的沟通桥梁，充分了解医院职能部门的各项规章制度和工作动态，全面掌握科室临床用血、输血医学教育、科研、管理及学科建设等基本信息和科室运行情况，将职能部门的工作与科室管理工作进行无缝对接，精准地上传下达，实现职能部门与专职秘书、专职秘书与科室管理的事务联系网。除协助完成职能部门各项工作外，根据运行情况记录科室工作日志，重要事项及时提醒，促进各项事务管理精准化。也为科室负责人及专业技术人员提供后勤保障工作，如设备管理、物料管理、消防管理及工会管理等，减轻科室负责人的行政管理工作，为负责人做好输血医学事业提供保障作用。
2．2医疗工作中的协同作用。针对输血相关法律法规、标准，规章制度较多，实验室质量要求高的特点，专职秘书负责对各项文件和资料进行收集、分类、整理和归档保存，建立文件管理体系，便于科室工作人员随时查阅和提取，提高工作效率。因血液的特殊性，输血科有协助行政职能部门负责全院临床用血监管和指导的职责，工作复杂，任务繁重，而管理工作大多由专业技术人员兼任。专职秘书可根据医院及科室运行情况，按照日、周、月、季度、半年、年度做好临床用血管理日常工作一览表，持续更新，定期汇总资料，实时跟进工作进展，逐一落实各事务完成情况，及时发现遗漏或差错，给予提示或协助，确保临床用血管理工作高效、持续、规范。对新技术、新项目的申报，专职秘书第一时间详细了解医院申报流程和要求，向科室专家小组征集申报项目，收集基本信息，整理出全套申报材料，使科室管理团队及专家组获得全面的项目信息，及时掌握科室新技术、新项目的基本情况，做出是否申报、进一步论证的决定。对可立项申报的项目，及时完善申报材料上报，对需进一步论证项目，协助项目负责人完成后续准备工作。项目上报后，实时跟进职能部门意见。获批的新技术、新项目实施期间全程协助收集整理数据，反馈职能部门，促进输血医学新技术、新项目高质量地开展。
2．3积极组织输血医学继续教育培训，参与教学工作。输血医学是集人文、医学、科学和技术知识为一体的综合性学科，专业技术人员及输血医生系统、专业的培训较少，目前多数从业人员由医学检验或其他专业转行而来［7］，故继续教育是培养输血医学人才的重要手段［9］。专职秘书从多个渠道收集、筛选优质的输血相关继续教育项目及学术会议信息，协助专业技术人员根据自身亚专业方向申请外出参会学习。同时，根据医院及科室要求，协同“三基”讲座项目负责人进行培训前继续教育项目申报、举办时人员召集、学习后的学分授予、效果评价、资料提交及经费管理等系列工作，认真执行“三基”培训计划及科内业务学习安排，做好记录及考勤工作，促进输血科人员学习输血新知识、新技术，完成继续教育培训，更新输血医学理念，优化知识结构。科室提升自身员工专业技术水平的同时，也为基层输血专业技术人员搭建学术平台，为医学生提供输血医学知识学习机会，专职秘书及时掌握部级或市级继续教育项目申报时间段及条件，积极配合科室负责人申报各类项目。2017－2019年，协助科室连续成功申报三届“临床合理用血及输血医学新技术培训班”继续教育项目，并承担会务组工作，负责场地选择、时间安排、培训资料准备、授课专家行程安排、参培人员报名及食宿安排等具体事宜，为培养输血医学专业技术人才贡献力量。参与科室2013年向所在高等院校申请检验医学专业学生输血医学定向实习［10］，2015年申请开展《临床用血》选修课等在校教育工作，协助课程安排、教研活动组织及授课教师科内及院内试讲、教师资格证申报材料准备等，负责进修生、研究生、定向实习生、普通实习生在科内学习期间的日常考勤工作、讲座安排、生活情况及文件资料管理的学习，帮助他们尽快适应新环境，学到知识。
2．4做好科研协同工作，融入科研团队。科室非常重视科研工作，以“科教兴科、人才强科”的发展战略进行学科建设。专职秘书动态掌握科研工作讯息及各类基金项目申报时间点，及时传达，便于科室人员了解最新科研动态。建立科室科研工作档案，收集整理获批课题项目、在研课题进展、已、科研成果、学术任职及外出参会及培训等资料，并随时更新。为科室制定远期、近期、亚专业发展方向、人才培养、学术影响力等详细的计划提供基础材料，科研信息资料共享，同时便于管理团队及时准确地掌握科室的科研工作运行情况，加强科研管理的规范性。作为医院的特色学科进行建设与发展，为提高综合实力及输血医学服务能力，全员参与，共同努力，专职秘书也积极加入到科室科研团队中，参与论文书写、课题申报等工作中。通过科室专家帮助与自身的努力，本人以第一作者发表“间充质干细胞干性维持及多向分化相关LncRNA的研究进展”及完成论文“重庆市输血医学专科联盟建设与实践探索”，以项目负责人获批“临床输血不良事件监测与输血质量管理研究”院级课题。从自身工作出发，积极探索，不断进取，融入科室科研团队。
2．5科室文化建设及人才培养辅助工作。加强科室文化建设，专职秘书积极组织集体活动，增加团队凝聚力；制作科室文化墙，记录工作及生活的点滴，营造良好的氛围。科室建立了专业的人才管理模式，培养高层次输血医学人才，专职秘书根据科室亚专业人才培养计划，加强沟通与交流，贯彻落实培养计划，例如掌握职称聘任最新文件精神及要求，定期收集、整理科室人员晋升上一级职称需要具备的条件并温馨提醒，及时通知相关考试、申报日程安排等，指导申报材料的填写，提高申报成功率。促进人才结构优化，提升学科内涵建设，进一步提高服务水平以适应现代医院的发展［11］。
2．6担当志愿者，参与无偿献血宣传工作。自《中华人民共和国献血法》正式实施以来，本院积极响应无偿献血号召，在医院的带领下，每年在室外（40℃高温的夏季，血液最紧缺的时候）参与组织全院医务人员夏季无偿献血活动，招募无偿献血医务人员，献血过程中为他们全程服务，讲解注意事项，并做好宣传工作，现已坚持8年。每年6月14日世界献血者日，参与组织全院无偿献血宣传活动，制作无偿献血宣传资料，开展合理用血专题讲座，普及血液相关知识。不仅是完成无偿献血宣传工作，也用自己的点滴力量，为民众起到带头作用，挽救更多生命。
3秘书工作体会
输血科是一个飞速发展的科室，有较多创新性和突破性工作，要有不畏困难、勇于挑战的精神。成立输血医学专科联盟，从章程的制定、成员单位的召集、启动会议召开及学术活动组织，没有捷径和可借鉴的资料，只有探索与实践。作为专职秘书，不仅要做好事务性的烦琐工作，还应将自身融入科室中，发挥自身优势，体现自我价值。
3．1工作主动积极，被动中求主动。秘书工作的从属性决定了其被动性，但不能被动应对，努力掌握做好本职工作所需的知识和技能，增强协调、沟通、应变与创造性思维能力，主动适应工作需要，以强烈的事业心和高度的责任感、使命感，兢兢业业完成工作任务。如职能部门下发文件及通知，仔细阅读，掌握重要精神，结合科室情况精准传达，参与事务的执行，把握“宜早不宜迟”的工作原则，给自己和同事预留充裕的时间。增强服务的主动性，提高业务能力，站在全局的高度思考处理问题，找准文件精神与本科室工作的结合点和切入点，换位思考，充当好科室发展的“润滑剂”。
3．2注重沟通交流，有汇报、常反馈。专职秘书在科室起着桥梁与枢纽的作用，有效沟通是必备技能之一。上传下达过程中正确传递信息，实事求是，不夸大和隐瞒；工作进行中，把握节奏汇报进展情况；工作完成后及时反馈；加强与同事间及上级的沟通交流，既让他们了解工作动态，又确保信息传递的准确性，每件事有始有终。如科室目标管理考核指标，每月定期收集相关数据，了解相关指标完成情况，及时将存在的问题反馈给科室管理团队及当事人，促进各项事情得到落实，精准管理。
3．3做好定位，融入集体。严格要求自己，端正助手形象，服从工作安排。不断学习进取，提高自身综合素养，个人发展与科室规划一致，想科室发展之所想，做科室发展之所做，胸怀全局，提高“辅助”的能力与水平。
3．4分清轻重缓急，提高工作效率。专职秘书岗位事务性工作多而杂，且常有意外的不确定性事件。根据工作紧急性、重要程度，制订紧急又重要、重要不紧急、一般3个等级的工作计划［12］。运用时间管理理论，首先解决紧急又重要的工作，其次处理重要不紧急工作，最后做一般工作，考虑需要职能部门或是同事协作工作提前沟通联系，头脑里有一张清晰事务运行图，做完后进行勾选，防止疏漏，从而养成良好的时间管理习惯，优化工作流程，更高效地开展工作。
4结语
专职秘书在输血科学科建设中扮演着重要的角色，既在医院管理中起着重要的沟通、协调作用，又能协助科室日常管理、临床用血新技术开展与推广、输血医学继续教育、科研工作、文化建设与人才培养、无偿献血宣传等工作，通过配合、协助、参与，融入学科建设工作中。从多个角度出发，将个人与科室发展相结合，发挥自身优势，工作中变被动为主动，提高执行力及效率，促进输血科学科建设工作标准化、规范化、科学化。
作者:罗金莲 余泽波 单位:重庆医科大学附属第一医院输血科