流程梳理与优化范例6篇

流程梳理与优化

流程梳理与优化范文1

党的十以来,特别是中央网络安全和信息化领导小组成立后,党中央、国务院对网络安全和信息化工作的重视程度前所未有,国家推进“互联网+”行动计划、促进大数据发展行动纲要等有关政策密集出台,网络强国战略已经列入国家“十三五”计划重要战略,信息化已升级为国家战略,教育信息化迎来重大历史发展机遇。全世界、全社会都相继进入信息化社会,信息技术的发展势必促使教育发生革命性变化,信息化建设势在必行,事关全局。

全球化和信息化正驱动高等教育的变革发展。当前国内重点高校相继掀起了信息化建设的热潮,高等教育事业的快速发展也给教育信息化发展提供了强烈的需求。一批985等重点高校提出全面深化综合改革方案中,信息化带动教育现代化,以信息化提供全面改革的重要支撑。当前信息化在高校蓬勃开展,对高校教育教学、科学研究和管理服务起到了较大的促进作用。其主要体现在以下两个方面:即信息化促进教育教学和科学研究、信息化促进学校管理和服务。

二、科学谋划“十三五”信息化发展战略规划

学校在制定“十三五”发展规划时,明确提出将学校建设为“国内一流、国际知名、具有鲜明建筑特色的高水平、开放式、创新型大学”作为发展战略目标。为了支撑学校实现发展战略目标,学校制定了确定了六大发展战略(质量立校、人才强校、创新领校、特色兴校、信息助校、开放办校)和六大工程(两高校园建设、一流学科建设、高端平台建设、创新人才培养、卓越管理服务、全面从严治党)。其中提出实施“信息助校”战略,探索创建面向互联网的信息化大学。以推进“卓越管理服务”工程,以加强信息化平台建设为载体,进一步提升学校管理服务水平。

北京建筑大学专门制定“十三五”信息化发展规划,并将信息化发展规划作为重要子规划纳入到学校“十三五”发展规划中。明确提出打造“智慧北建大”,创造“易用、便捷、智能”的信息化环境,实现在线学习资源丰富、网络文化丰富多彩、大数据分析决策支持、校务管理卓越高效、服务便捷周到的信息化发展目标。卓越管理服务是“智慧北建大”中管理服务信息化的重要内容。主要包括以下几个方面:

1.提升教育教学、科研信息化服务水平

完善教学管理综合服务平台;建设智慧学习环境,全面普及信息化教学;开发课程资源,大力推进以“绿色建筑+智慧城市”为特色的在线开放课程平台。全面升级科研管理信息系统,建成建筑类科研信息共享服务平台,继续加强专题特色资源库建设。建设以本科生、研究生为主的全流程综合服务平台。

2.加强校级信息平台建设

深入开展业务流程优化与再造,统筹推进“一张表”工程,大力推进人事综合管理服务平台、财务资产综合管理服务平台的建设;建设智慧移动门户,建成数据共享中心、资源共享中心和大数据决策支持平台等应用系统,实现数据共建共享、线上线下协同办公,校务管理卓越高效、服务便捷周到。

3.加强信息化基础设施与公共服务体系建设

建设完善智慧图书馆、智慧安防系统、智慧后勤、校园一卡通系统、智慧弱电系统等公共服务体系,建成一流的校园网络高速公路和云数据中心。优化统一存储系统、灾备体系和网络信息安全保障体系,建立信息系统安全监测常态化机制。

三、实施卓越管理行动计划

为全面实施学校内部管理体制机制改革,切实提升学校管理品质,构建科学高效、师生满意的管理服务体系,为全面实现学校“提质、转型、升级”的发展任务提供坚实的管理服务保障。2015年7月,北京建筑大学结合学校综合管理的改革,提出实施卓越管理行动计划。

卓越管理行动计划作为学校体制机制改革的牵引线,是贯彻落实中央“四个全面”战略布局,推进管理服务体制机制改革的现实要求,是学校贯彻落实市委教育工委、市教委对学校更名大学后各项事业上层次、上水平,打造市属高校管理典范的重要举措,是学校综合改革在管理服务领域的具体体现,是学校“提质、转型、升级”发展策略在管理服务领域的具体实施方案,是带动学校其他各项改革向前有序推进的火车头,旨在通过科学构架学校管理机构,系统梳理学校管理体制机制,全面理顺各方面关系,大力提升管理服务水平,推动学校治理体系和治理能力现代化,实现管理卓越和师生满意。

实施卓越管理行动计划中,信息化是一个重要的载体和抓手。其中关于信息化工作的内容主要为以下几点:

(1)搭建专业化、信息化服务平台,打造统一门户、统一平台、统一数据、统一安控、统一管理的一流信息化工作体系;

(2)推进管理工作业务流程优化与再造,以BPMN2.0规范梳理学校各职能部处业务流程;

(3)促进管理规范化与信息化建设的结合,以管理信息化作为支撑手段,将管理服务业务流程纳入信息化平台建设,实现各项业务流程的便捷高效运行;

(4)构建IT治理体系,加强IT治理,构建信息化协同推进机制,加强信息化顶层设计,建设智慧校园,提升学校信息化建设上层次、上水平;

(5)建设系列服务师生的便捷式信息平台。充分运用信息技术实现无纸化办公、信息化管理,转变学校传统工作方式,便于服务师生需求,提高工作效率、降低办公成本、提升管理与服务水平;

(6)建立学校网络信息安全保障体系加快建立完备的网络信息安全保障体系,不断增强网络安全保障能力。

四、高校业务流程优化与再造的基本方法

围绕着卓越管理行动计划提出的任务,学校深入开展业务流程优化与再造工程,通过信息化手段提高学校管理的服务和水平。通过落实卓越管理行动计划中提出的任务,梳理流程、优化与再造流程、管理流程和效果评估,通过对各单位进行BPMN方法集中培训与专题培训,梳理业务事项目录、绘制业务流程图,规划建设基于业务流程的信息平台,提升办事效率和服务水平。

“业务流程优化与再造工程”是充分借鉴先进管理思想和互联网、大数据思维,坚持“目标导向、绩效导向、服务为本、优化管理、便捷高效”的基本理念,通过对全校各单位、各部门的业务流程进行梳理、优化和再造,进一步梳理出各单位、各部门业务事项与流程清单,对现有不合理、不够规范甚至冗余繁杂的业务流程进行优化和重新设计,实现各单位、各部门业务事项及对应的业务流程更加清晰、规范,更加高效。在业务流程优化与再造工作成果的基础上,以管理信息化作为支撑手段,加强管理信息系统等信息平台的建设,实现各项业务流程的便捷高效,促进管理的规范化与信息化建设相结合,达到促进和提升管理服务水平、提升师生满意度的目标。

业务流程优化与再造工程以师生需求为导向,以业务流程优化为核心,通过对我校各单位、各部门的业务流程进行系统性梳理、根本性的再思考和彻底的再设计,促进我校整体管理服务水平和办学效益的显著提高。所有经过梳理和优化、再造的流程必须以最有利于服务师生、满足师生需求为根本出发点,各单位、各部门要从思想上改变管理理念,强调“服务即管理”,将以往“管事”的工作理念转变为“服务师生”的工作理念、以“服务驱动”的管理模式;以信息化技术为手段,构建面向服务的管理信息系统和便捷式信息平台。

业务流程优化与再造工程,一般遵循梳理流程、优化和再造流程、管理流程和评估流程四位一体的基本方法与步骤。

1.梳理流程

各单位首先要建立包括单位负责人、副职干部、科长、职员共同组成的业务流程梳理工作团队,确定工作目标,对主要涉及的业务事项清单、业务流程进行系统性梳理,进一步明确、清晰各岗位业务事项、业务流程的运行规律。通过梳理流程,将各单位主要涉及的关键业务事项、业务流程进行登记、分析,为流程优化与再造做好准备。

2.优化与再造流程

在梳理出原有业务流程的基础上,分析思考如何改进、简化、合并或重新设计、构造新的业务流程,以业务流程从面向管理到面向服务的转变为原则、以最有利于师生用户办事便利快捷为目的、以业务流程如何与管理信息系统相结合为手段,优化与再造流程。

优化与再造是在业务流程梳理基础上的变革与升级,是对当前管理工作的根本性思考、彻底性变革,目标是要达到对本部门管理与服务工作水平、效果的显著性改变。在优化过程中,要注重讨论、分析、思考和研究最合理、最优化的流程,站在全局的角度,以业务流程优化推动管理的改革,进一步理顺各部门之间的协作关系。

业务流程优化与再造阶段要求要针对每一个业务事项,绘制出完整的业务流程图,并清楚描述各流程所设计的部门、人员、表单等,定义各个业务流程的工作步骤、工作规范,明确各流程的控制点,清晰规范、便捷高效。

3.管理流程

对于优化与再造后的业务流程,能借助信息平台能实现的业务流程,要充分考虑采用信息平台进行实现。各单位要加强流程的管理,对所有业务事项,做到每一个事项都有规范的业务流程,并考虑岗位设置和人员保障,进一步明确权责,全程跟踪业务流程的运行情况,实现管理与服务的一体化,并且极大提升管理服务水平,提高办事效率。

4.效果评估,持续改进

流程梳理改进完成后应该进行持续的监控评估,评价其是否达到当初各单位所设定的目标,并且在运行过程中会出现不同的变化情况,需要对流程持续的迭代优化、调整完善。

五、基于流程优化的管理服务信息平台建设

1.建成了业务功能齐全的OA系统,实现党政办公室业务流程优化,极大地提升了办公效率

2015年开始,学校已实现除保密文件以外,所有的办公文件或者老师提交申请文件都在网上进行,公文流转、重要活动安排、校内请示、印信管理、党委常委会、校长办公会、会议室预定等,领导还可以用手机实时批示,真正实现了办公智能化。

2.互联网+迎新,让新生报到流程简化、便捷高效

新学生拿到录取通知书后,可在网上进行选宿舍、分班级,进行网上缴汇。学校辅导员也可根据学生信息,提前介入学生的教育和管理,更好地学生了解学生。

3.报销系统实现网上报销+无现金系统,流程简化、师生点赞

老师报账在网上提交申请,最后把相关的单据递交给财务留存就行了,无现金报销,真正实现线上、线下结合,能在线上做一定不在线下做,能在线下做我们实现一站式服务,不让老师和学生再为办事而到处跑。

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一个从2007年初才开始专业生产高档精梳成套设备的民营企业,仅用了3年多的时间就在高档精梳市场上占据了一席之地,这与公司坚持不懈做精品的追求密不可分。上海昊昌机电设备有限公司、郑州昊昌纺织成套设备有限公司董事、副总经理武红伶说,“技术创新如果不走在别人的前面,作为民营企业将无路可走。这几年一直努力打造国内的精品,抱着这样的信念一直在踏实做事。”正是这样扎实的态度,才让昊昌公司做出今天的成绩。

武红伶骄傲地告诉记者,今年中国纺织工程学会组织众多专家对中原工学院、上海昊昌机电设备有限公司的科研能力和水平进行了充分考察,并且考察了他们众多具有国际领先水平的科研成果,以及这些成果在上海昊昌机电设备有限公司生产的成套精梳设备上应用后的取得的优异效果、产生的巨大经济效益和社会效益。专家组一致同意授权中原工学院、上海昊昌机电设备有限公司组建成立“全国纺织成套精梳设备技术研发中心”。

“为我国纺织机械设备的改造和产业升级提供了一个好的设备”,中原工学院纺织学院院长任家智这样评价昊昌精梳机,据他介绍,由上海昊昌机电设备有限公司研发生产的HC500精梳机及条并卷联合机运转正常,且运转速度高达499钳次/分钟,此钳次目前是国内精梳机运转速度的最高纪录。目前,昊昌公司已拥有具自主知识产权的分离罗拉运动优化、钳板传动机构优化、钳板开口机构优化、给棉罗拉位置优化、非圆齿轮传动机构可配置任意型号锡林等五大精梳机核心技术。与国内主流机型相比,HC500、HC600型精梳机分离罗拉的最大加速度降低50%以上,钳板摆动最大加速度减小35%,达到国际先进水平,在速度、震动、噪音、可靠性、节能降耗等方面优势明显。精梳机运动配合以及分离牵伸过程更加合理,精梳落棉减少。棉纺质量和速度都具有明显的优势,精梳机做得最好的立达公司的两位专家也专程到昊昌的展位上参观和探讨,效果非常显著。展会第一天来到展位咨询的客户络绎不绝。

据介绍,昊昌公司研发的使用非圆齿轮传动机构的HC600精梳机既能配置90°锡林,又能配置111°锡林,具有适应性更强、工艺范围更广等优势。经用户企业试验测试,HC500型精梳机较国内主流机型节电6%,每套精梳设备年节电2万余元,振幅减小70%;故障率和配件消耗大幅降低,实际生产速度达到450钳次/分。为了满足精梳机高速高产的需要,昊昌公司还对HC181条并卷联合机进行了优化设计,使得满卷换卷停车时间缩短为18秒,生产效率较其他机型提高10%以上。昊昌公司还试制成功了不停车换卷的HC181A型条并卷联合机,生产效率提高30%,实现了客户用一套精梳设备的价钱完成一套半设备产能的愿望。

武红伶特别强调,“昊昌公司全流程、全方位的服务得到了用户的肯定,赢得了许多回头客。” 昊昌公司“和用户一起成长”的理念具有多层含义,而密切关注客户需求、与客户实现双赢无疑是最为直观和最为关键的一层。针对客户需求,昊昌公司倾力打造出具有速度快、技术领先、振动小、质量优、适纺性广、消耗少、能耗低、可靠性高等品质的精梳设备。无形中给设备增加了一份附加值。

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企业架构梳理与优化――IT建设必经之路

在中国农业银行的企业架构梳理及优化项目中,我们看到了一个近乎完美的业务与IT融合的解决方案――企业架构梳理与优化。

企业架构是连接企业战略目标和具体项目解决方案的核心纽带,同时只有基于企业架构,我们才能够确保IT建设与业务战略保持一致。一个企业架构需要涵盖从业务到技术的各个领域,包括业务架构、应用架构、数据架构,以及技术架构等等。

业务架构描述了业务的发展要求;应用、数据和技术架构则描述了如何将业务的发展要求转化为IT元素,并依靠IT技术来实现。在未来的应用、数据和技术架构规划中,业务战略与业务架构将是主要的驱动因素。

应用架构与数据架构在规划时也应当充分考虑技术架构的现状,尽量利用现有技术架构,以较低的成本来构建应用架构和数据架构。

中国农业银行企业架构梳理与优化解决方案,就是运用企业架构理念,梳理企业架构现状,并基于现状对企业架构进行优化,进一步规划和实施下一代的企业架构。

四大实施阶段

该解决方案的实施分为企业架构规范化阶段、企业架构现状梳理阶段、目标架构设计阶段、实施规划阶段四个阶段。

第一,企业架构规范化阶段。参照业界的方法论,结合具体企业实施企业架构的目标、需求,以及现有的IT环境,针对具体企业的特点和战略定制适合的实施方法。选择试点项目进行梳理,在梳理过程中进一步完善实施方法,同时开始考虑企业架构管理规范。

第二,企业架构现状梳理阶段 。 理解企业业务战略和需求,进行业务组件分析,并进一步梳理现有项目,形成完整的企业业务架构、应用架构、数据架构和技术架构视图,明确架构管理流程。根据前一步的梳理成果,完成对企业架构现状分析和总体评估。

第三,目标架构设计阶段。围绕企业的业务目标和战略需求,结合业内先进经验,完成目标业务能力设计、应用架构、数据架构和技术架构设计。

第四,实施规划阶段。分析企业所面临的问题,审视企业现状和目标架构之间的差异。根据分析结果划分企业IT建设的项目群,确定IT建设阶段,制定项目实施路线图。

实现效果

该解决方案能够实现以下四大效果:

第一,以系统化的方式,梳理和定义现有系统,明确各自边界和内涵,提取共性和可重用的IT资产,从而加快积累,实现IT资产的可重复利用。

第二,对IT架构进行优化,制订各类技术标准与规范,保持技术先进性,以确保IT架构能够更好地支持未来业务发展需要。

第三,能够明确业务、应用、数据、技术之间的关系,以及它们与企业战略之间的关系,帮助企业形成明确的IT建设方向以及实施路线图,避免系统的重复建设,充分挖掘现有IT架构潜力,实现IT对于业务发展和运营的支撑。

第四,能够加强IT技术实力,有效管理技术资源,提升企业内部IT团队的架构设计实力和整体实施能力,实现对内外部资源的统一评估与管理。

因此,企业架构梳理及优化方案能够从构架层面增强企业IT建设能力,不仅是为了满足现实需求,也是顺应企业未来发展需要,在加速架构整合、统一技术标准规范、增强技术实力、有效管理内外部资源等诸多方面,都能产生极大的决定性的作用。

实践项目的目标与成果

中国农业银行的企业架构梳理及优化项目的目标就是从业务战略出发,在充分挖掘现有IT架构潜力的基础上,有效地进行IT建设规划,从而以较低的成本构建满足企业未来业务发展需要的IT架构,使科技真正成为推动企业前进的强大推动力。

目前,该项目的工作成果包括:

第一,建立了中国农业银行业务架构、应用架构、数据架构和技术架构的总体视图;

第二,完成了企业级技术架构的梳理,形成了60个基础服务组件和29个基础服务运用规范,以及企业级的部署架构;

第三,完成了支付结算、客户管理、财务管理、金融市场等项目群的梳理,总结和验证了企业架构梳理方法,形成了相关的业务流程、应用积木块和数据定义;

第四,成功地拟定了企业架构管理办法,明确了企业架构的管理流程,建立了企业架构的管理组织。

链接

项目背景介绍

中国农业银行是我国四大国有商业银行之一,是中国金融体系的重要组成部分,总行设在北京。中国农业银行网点遍布城乡,资金实力雄厚,服务功能齐全,为广大客户所信赖,已成为中国最大的银行之一,被《财富》评为世界500强企业之一。

2006年,农业银行成功入选中国企业信息化500强并位居第7位。中国农业银行是国内网点最多、业务辐射范围最广的大型国有商业银行。依托遍布各地的网点,采用世界尖端科技,中国农业银行建成了国内最大的金融电子化网络,实现了结算业务的全国联网处理。联机网点、联网自动柜员机(ATM)、联网POS终端覆盖全国,让用户随时随地都能体会到现代化科技带来的便利。

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服务与流程关系的困惑

太平共享是中国太平保险集团公司为发挥整体优势,降低运营成本,增强持续发展和竞争能力而整合集团内出单、两核作业、IT、客户服务、财务作业等各类资源而成立的共享服务中心。

“目前我们主要是为太平人寿、太平保险、太平养老、太平资产、民安保险等提供运营服务和技术服务,协助流程持续优化,后期可能会扩展到财务、人事等。” 太平共享公司流程规划部朱红丽介绍。

“随着公司规模的扩大,业务流程方面的问题不断出现。我们做流程管理的困惑主要是:第一,我们有业务流程的制作和规则,但是如何划分流程没有明确的标准;第二,流程和流程之间的关系很难表现,流程的主人不明确。”

当有人问起太平共享一共有多少流程,部门有多少流程,流程和流程之间的关系是什么时,流程规划部给不出一个具体的答案。“这件事情一直困惑我们很久,我们是从2007年开始做业务流程的,希望把它改善,做全流程的分析、梳理,但是始终没有一个系统性的工具和方法来支撑我们现在的整个业务流程,把它具体承载起来。”

由服务目录始 梳理端到端流程

朱红丽指出,对于太平共享这样一个服务型企业来说,服务目录是企业为市场提供服务的显性化载体。服务目录中不同的服务对应着不同的报价。在实际操作中,太平共享在服务报价、成本与实际开展的业务活动之间并没有清晰的关联。

2012年初,太平共享启动了基于Software AG ARIS 软件的制度与流程梳理项目,由Software AG中国合作伙伴上海博阳咨询提供相关的咨询服务。目前,项目已接近尾声。此项目的实施,除了搭建流程架构、梳理流程清单、整合流程与制度体系等成果之外,博阳咨询与太平共享组建的项目团队还基于ARIS平台梳理了完整的端到端流程。所谓“端到端流程”就是从一项服务需求的提出到需求关闭的全过程。

这个项目完整引入了博阳咨询 eBPM的方法论,实现了流程的标准化和组件化管理,即先确定标准的流程清单即流程,然后将流程作为标准化的组件来构筑端到端流程,端到端流程的最终输出就是服务目录中所列的服务。

这种创新的方法,打破了原来在一个流程架构中既试图说明流程的分类又试图说清流程与流程之间关系的混乱思维,先分别将流程架构和端到端流程梳理清楚,再通过服务将两者关系起来。太平共享的实践是Software AG中国合作伙伴博阳咨询提出的先“理清楚”,再“管起来”,然后进行“持续优化”的eBPM方法论的很好案例。

贯通流程的全生命周期

会上,除了太平共享的案例分享,深圳华为公司流程内控建设部总监黎光祥也分享了华为如何利用ARIS工具开展BPM和EA的实践,实现对企业业务战略的流程管理和企业架构的梳理;比亚迪集团信息中心总经理助理张佐华分享了如何用B2B平台打通上下游产业链的经验;北方集团振华石油总会计师王悦分享了如何通过流程管理全方位整合资源,塑造具有应变能力的学习型企业的体会。

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一、梳理公司价值链、建立流程框架

梳理公司价值链、建立流程框架是内部控制体系建设工作的一项核心工作,价值链展示了公司的战略、运营、工程项目管理、服务、辅助管理等创造价值的一系列活动、功能以及业务流程之间的连接关系。内部控制体系建设现场实施工作组应认真调查研究,做好铺垫工作,清晰了解企业核心价值链,熟悉公司的价值创造过程和业务管理特点,在此基础上建立了公司流程框架和流程清单。企业核心价值链的梳理建立实现了内部控制体系建设的有的放矢,为流程梳理工作提供基础。

二、绘制内部控制体系流程图

这是体系建设工作的主体部分之一,实施主要内容就是在前阶段流程框架梳理和内控诊断的基础上,按照流程目录清单,参照相关管理制度,制定业务流程和管理流程。流程文档是内部控制流程的文字说明,针对流程内容进行直观指引。通过内部控制体系建设工作管理办公室的组织与协调,企业可以组织各部门业务主管人员开展全层级、全范围的内部控制体系流程梳理理念与实际操作培训。通过与国内知名的风险管理咨询机构进一步合作,培训中要求中介机构派遣专业顾问结合企业自身特点将内部控制体系流程梳理理念进行宣贯。各级业务主管人员通过案例分析、实际操作练习为流程梳理储备专业的知识与技能。按照具体管理和业务流程清单目录,参考企业各项管理制度,内部控制体系建设现场实施工作组依托流程管理平台对业务流程进行绘制。通过不同绘制实际阶段与管理及业务人员多次交流,对流程业务实质和风险点有了进一步认识,并对流程进行适度优化固化。按照前期风险梳理结果,内部控制体系流程图在绘制中更有针对性,特点也更加鲜明,带有明显的航空制造企业风险偏好和管理性质。例如在销售业务管理流程中,由于航空工业企业在市场开发中面临较为明显的国际国内竞争,在客户维护中投入较多人力物力,面临的市场风险也较其他航空工业企业偏大,因此,制定较为详细的客户开发、维护、提升工作流程和客户满意度评估、客户抱怨管理流程是十分必要的。

三、编制内部控制体系流程文档

内部控制体系建设工作管理办公室应组织相关部门主管人员参与访谈、交流或者研讨,对于任何一个内部控制流程都要求做到职责明确,内容准确,操作优化。经过反复研讨后,内部控制体系建设现场实施工作组组织编写了流程说明文档,明确了流程控制责任,同时明确了流程信息传递载机制。

四、风险识别,固化控制措施

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【关键词】知识管理 隐形知识 显性知识

隐性知识对于企业来讲是非常关键的知识,它们往往比显性知识更完善,更具有创造价值,专业技术人员的工作和创新更有赖于他们固有的隐性知识。通常一个企业内部的隐性知识是显性知识的三到五倍之多。如何挖掘企业内部的隐性知识并促进其显性化是知识管理中非常关键的一环,也是企业知识管理亟需解决的瓶颈。

一、隐性知识的定义和分类

隐性知识是迈克尔?波兰尼(Michael Polanyi)在1958年从哲学领域提出的概念。隐性知识是和显性知识相对的,是指那种我们知道但难以言述的知识,它代表了以个人经验为基础并涉及各种无形因素的知识,存在于个人头脑中,存在于特定场景中,难以系统化和难以交流,因而具有一定的独占性和排他性。

按照隐性知识是否可显性化,可将隐性知识分为两大类:第一类是能够文档化的隐性知识,一旦某个经验被员工整理成文字,其他同事就能够阅读学习并快速掌握经验;第二类是较难文档化的隐性知识,或者即使整理成文,其他人员也难以理解和学习,主要是通过人-人的模式实现。

二、隐性知识显性化的意义与策略

对于企业而言,真正有价值的知识是员工通过经验累积起来的隐性知识,通过隐性知识显性化,可以保护企业知识资产,避免因为员工流失带来的知识流失风险;同时,通过隐性知识显性化可以加快培养新员工。

对于个人而言,隐性知识显性化能够促进个人成长。虽然个人将隐性知识分享给其他组织成员可能会使自己的工作优势受到威胁,降低个人的专家权,但是整体而言也给个人带来许多优点,例如:可以增加互相学习的机会;可以分享企业的共同利益;可以获得与企业激励系统的回报。

隐性知识要实现由个体到组织、由组织到个人的不断循环与深化,应重点参考采取以下几种策略:

——塑造具有企业自身特色的知识共享文化;

——紧密结合业务流程;

——充分利用各种信息技术;

——建立利于隐性知识显性化的高效激励机制。

三、隐性知识显性化方法

(1)组织统一梳理的方式。企业组织对隐性知识进行统一梳理,首先要梳理出隐性知识点,把隐性知识点对应内部可求助的专家,再进一步,就需要组织知识贡献者(知识专家)把隐性知识点显性化。企业可以定期(例如每年)组织隐性知识梳理工作。可以按照职能和项目两种类型梳理隐性知识点。

职能型隐性知识指与企业部门的职能或具体工作直接相关,由承担这些职能的员工掌握的知识。职能型隐性知识梳理的内容一般包括:职能分类分级、隐性知识点内容、现在的知识管理方式、建议的隐性知识管理工具、是否可以文档化、文档化的优先级别、是已经积累的知识还是需求的知识、贡献知识的人员等。

项目型知识梳理方法是以工作任务为基础切入,按照任务的阶段、类别、隐性知识点类型,系统地清点出工作中所有需要的隐性知识。项目型隐性知识梳理内容包括:该工作任务阶段的划分、隐性知识点具体内容、已采用的隐性知识管理工具、还可以采用的管理工具、是否可以文档化、文档化的优先级别、是需求的知识还是已经积累的知识、贡献知识的人员等。

以上两种方式梳理完成后,就要针对优先级比较高,可以文档化的隐性知识点,组织相关贡献者做整理工作,作为内部的最佳实践。

(2)在业务流程中获取的方式。作为第一种形式的补充,企业有必要结合业务流程,制定常态化的规定和机制,促使隐性知识能够不断地从流程中获取、积累和沉淀。主要有以下三种方式。

一是通过工作总结实现隐性知识显性化。部门或者项目组定期做的总结、暴露出现的问题、分析原因和提出解决方案,这些就是隐性知识显性化的过程。

二是通过问题事件将隐性知识显性化。在企业中,经常重复发生类似的问题。如果当该问题事件出现时,把该问题事件和解决方案能及时储存并传播给相关人员,将有效的减少重复发生的机率。