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提高高校行政管理效率探索

2019-06-12 16:02 来源:行政管理论文 人参与在线咨询

摘要:随着我国高等教育发展规模不断扩大、高校教育体制不断改革和发展,高校对行政管理工作提出了更高的要求,而行政管理工作的效率将直接影响教学工作质量以及校内其它工作的正常秩序,因此行政管理工作效率对高校教育事业的整体发展至关重要。本文主要讨论了提高高校行政管理效率的意义以及高校行政管理效率目前存在的问题,并针对其提出了具体的有效策略,以期为高校的行政管理提供一定的参考。

关键词:高校;行政管理效率;意义;问题;策略

目前,我国教育体制不断改革深入,高校行政管理作为高校发展过程中必不可少的重要环节,直接反映了学校的管理能力与服务水准,关乎教学质量和科研水平,因此,学校需要充分重视行政管理工作,尤其是提高管理工作水平与效率。但大部分高校行政管理工作效率低,势必影响高校的发展与建设,因此在充分了解造成高校行政管理工作效率低的原因后,提出了提高高校行政管理工作效率具体有效的策略。

1提高高校行政管理工作效率的意义

一是高校提高竞争力的重要途径[1]。高校竞争力主要体现在科研教学水平、教师队伍、人文素养和行政管理水平等综合竞争实力。因此,提高行政管理水平是提高高校竞争力的有效措施之一;二是高校管理体制改革的需要。新时期各项事业高速发展,社会的快速发展对高校管理体制提出了更高的要求;三是决定高校社会形象的重要因素。高校行政管理部门,不仅从事高校日常行政管理,还要充当高校与社会各界交流的纽带,直接影响学校在社会各界的形象。

2高校行政管理效率目前存在的问题

2.1管理制度落后
 
反馈和监督机制。具体体现在,绩效考核内容未制定标准,不具针对性,考核难以真实反映工作情况;考核人员组成不全面,主要是领导和同事,容易造成管理人员“溜须拍马”的作风,不干实事;对考核结果不够重视,考核后,未反馈工作中出现的问题,无法在后期工作中纠正和提高工作质量。第二,大部分高校管理工作缺乏合理的晋升机制,出现大家工作水平相当、职位晋升和薪酬调整主要与时间有关等现象,严重阻碍了管理工作人员的积极性、主动性和创造性。因此,制定科学的绩效考核办法和合理的晋升机制,能大大激发管理人员的工作热情,提高其工作效率和服务水平等。第三,校院两级管理体制改革推进缓慢,阻碍了高校内部结构治理的变革和发展效率。而造成以上问题的主要原因是,校院两级权力划分不清晰、权责关系不统一,学院内部治理水平参差不齐,学校对学院运行制约和监督机制不完善以及服务支撑体系不健全等。

2.2机构设置和人员职责安排不科学

部分部门和人员职责主要存在权责不清和职责重叠等问题。一是权责不清,部分部门和职员岗位职责不明确,部分工作无人认责或越权处理,导致无法正常完成。二是职责重叠,部分部门和人员职责重叠,同一件工作,涉及部门和人员过多,办事效率无法提高,一旦出现问题,相互推诿和扯皮现象频繁出现。

2.3管理方法和理念跟不上时代要求

高校行政管理信息化建设存在一定的问题,办事程序复杂、“上传下达”方法落后等。比如,重视硬件投入,而忽略软件开发与应用;各部门各自为政,统计的数据未能共享,加大工作量,阻碍办事效率;信息化程度不高,仍然停留在半信息化半纸质程度,造成双倍工作量;大部分高校因扩招而存在多校区的办公区域,跨校区办公面临工作时间变成校区间通勤时间的问题等。

2.4人员综合素质有待提高

高校行政管理队伍的引进和建设未能得到足够的重视,远不足教学科研条件改善和师资队伍加强的投入,不少高校将高校管理等同于普通管理,认为只需承担学校的教学科研服务工作,并无专业性要求。在选拔招聘管理人员时,选聘标准简单,不重视专业性与实践经验;聘用后开展的学习培训机会较少,导致管理人员较难进入工作状态,降低了工作效率。其次,在当今快速发展的时代,各种新兴办公硬件和软件的引入,使得办公效率大幅提升,但部分管理人员故步自封、抵制新知识、新方法,不积极参与学习和使用,制约了管理效率的提高。

3提高高校行政管理工作效率的有效策略

3.1完善行政管理体制

第一,确保各岗位职责清晰,职责内容、职责权限和职位要求明确,避免职权交叉[2],并充分考虑具体工作任务量,分工均衡。根据各人特点和岗位特点,合理安排人员,严格根据岗位职责予以考核评价,特殊情况协同合作,杜绝部门或管理人员之间的推诿与扯皮现象的发生,提高工作效率。第二,具体化绩效考核标准、完善绩效考核办法和晋升机制。具体化绩效考核标准,考核标准可分为多角度的绩效指标,如工作态度、工作量、质量和效率等,以保证考核结果能精确反应被考核者的全面工作情况[3],坚持按照多劳多得的激励措施考核。制定科学的绩效考核办法,除了领导和管理人员之间的评价以外,是否应该纳入被服务者的评价、意见及建议,不仅可以对管理人员进行评价,而且可以反馈和监督管理人员的工作,反馈可建立两者之间的沟通渠道,监督则可避免出现管理考核“大锅饭”现象,以督促管理工作的质量和效率。再者,制定合理的晋升机制,职位晋升不仅与工作年限有关,也与工作质量和效率等有关,杜绝懒惰思想的滋生,提高管理人员的主观能动性,达到提高工作效率的目的。第三,学校建立相应的奖惩制度,对考评机制和晋升机制起到辅助作用[4]。例如,对管理人员的考核结果予以重视,考核结果直接与薪酬和职务晋升有关,才能真正调动管理者的积极性。

3.2加快校院两级改革的实施

学校办学规模的扩大,导致行政事务逐渐繁琐,无法保证行政效率。加快校院两级改革,基层管理组织将获得更多的权利和自主性,可进一步精简办事程序,加快工作效率。高校校院两级改革的重点主要体现在:权利下放、分权治理、以学院为办事实体,完善校内及社会的民主和监督机制,做到真正的“放管服”,促使学院能够根据社会和时代进步的需求,做出快速而精确的反应和决策,提升学校在本学科领域的核心竞争力。

3.3引入先进的管理理念和方法

管理理念需要不断更新,从传统办公理念向信息化协同办公理念转变,才能真正提高高校行政管理服务效率和水平。学校行政管理信息化建设中硬件投入和软件开发,可长期引入专业公司为战略伙伴,交由其针对学校行政管理及办公室制度而定制开发软件,定期对系统进行严格的维护与更新,并给与管理人员更加专业的技术培训[5]。建立完善与信息化管理相关的行政办公制度,在制度层面上为信息化协同办公提供强有力的支撑[6]。

3.4提高管理人员的综合素质

3.4.1选拔招聘

从源头上,根据不同岗位类型建立多元化管理人员选聘制度,成立专业管理人员评审小组,面向社会招聘所需管理人员。选拔聘用管理人员时,需考核其综合素质,不仅是学历的要求,还应考虑其是否具有相关工作的专业技术、实践经历和工作能力等,尤其是从事专业性较强的管理工作人员选聘时,还应考虑其是否有职业资格证书和从业经历。

3.4.2组织培训学习

首先是入职培训,需对新进管理人员进行校史、机构设置、学校主要负责人、规章制度和办事程序等内容的培训,使其对学校和办事流程有初步的认识和职业归属感。其次是在职培训,不仅需要对管理人员进行学校改革、新政策、新教育理论、新技能知识等培训[7],还需提高管理人员的道德修养、心理素质和法律法规意识等,并可根据不同岗位类型和工作内容,提供具有针对性的培训、讲座和交流等。最后,学校可建立管理人员进修体制,依托学校自身的综合性优势,鼓励管理人员对相关领域的学习,加大对管理人员专业性考核力度。

3.4.3建立校内轮岗、校外挂职(交流)机制

鼓励管理人员到不同单位、不同岗位轮岗锻炼,形成不同岗位的互动交流、共促发展的良性机制,并晋升轮岗工作中表现优秀的管理人员,使其起到带头作用,不断提高管理人员业务知识和技能、发现和解决问题的能力等[8]。

3.4.4促进协会建设

加强高校管理协会的建设,为协会提供必要的资金、场地和专业指导人员。高校可依托协会,举办管理相关的专题讲座、专题讨论、经验交流和学术探讨等,不断提高管理人员专业化建设。

4结束语

综上所述,随着新时期我国教育体制不断改革深入,高校行政管理工作需积极跟上时代发展的脚步,与时俱进。行政管理人员应在充分意识到管理工作不足的同时,积极采取有效的策略对行政管理工作进行全面的完善与提高,才能更好地体现行政管理的价值,为高校的长远发展打下坚实的基础。

参考文献:

[1]黄伟.当前高校行政管理工作中存在的问题及对策[J].中国证券期货,2013(1X):88-89.

[2]钱琛.高校行政管理人员专业化建设途径探析[J].新西部,2017(3):101.

[3]张建兵,李明凤.中外视角下的高校管理队伍专业化建设[J].吕梁学院学报,2018(1):88-92.

[4]席宏晔.探究高校行政管理人员素质的提升路径[J].吉林广播电视大学学报,2017(11):142-143.

[5]钟科.高校行政管理协同办公思路思考[J].人力资源管理,2017(5):197-198.

[6]胡星.高校行政类电子文件管理问题及对策研究[J].科技情报开发与经济,2014(10):129-131.

[7]钱玉琼.关于信息化时代背景下多校区办学高校加强行政管理工作的思考[J].中国市场,2017(24):149-151.

[8]张宏.“双一流”建设背景下高校教学管理人员能力提升策略[J].高等建筑教育,2017(5):16-19.

作者:刘婷 单位:四川大学艺术学院

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