【摘要】电网企业的众多工程项目中，配电网项目虽然投资金额不及大型输变电项目，但项目数量大、分布范围广、材料小而杂、人员素质低等客观特点，加剧了配电网工程项目档案管理的难度。笔者从多年的档案管理工作实践中，通过分析存在的主要问题，提出解决对策。
【关键词】配电网；项目；档案管理
配电网工程多数存在于县级电网企业中，也有少数在大型厂矿企业内部。随着配电网安全运行、资产管理规范等标准日益提升，对记录配网项目工程历史进程、反映工程建设基础内容的配电网项目档案的重要性也不断凸显。同时，在日常工作中，经常遇到档案缺失如“电杆埋深未标注、设备型号有误”等等，给运行管理埋下隐患。追根溯源，我们从档案管理人的视角，梳理配电网工程的各个环节，找出问题，关口前移，主动作为，为上游环节出谋划策，改变过去档案管理只在最后环节被动收集资料，改“收集资料者、保管员”为真正“管理人”。
一、现存问题分析
1建设单位片面追求工程进度，工程档案管理滞后 。 近些年，城农网新建改造项目众多，时间紧任务重，许多电网企业忙于将工作重点放在进度上，虽然企业各部门设立了工程档案兼职人员，但主观意识上认为档案管理是次要工作，再加上资料的形成移交有相对的时间宽度，档案收集工作不存在紧迫性而难以责任到人。甚至常常出现在工程竣工、审计、审查时，才抽调人力、物力，突击编制和补充项目文件，以应付验收的情况，导致归档的工程项目档案真实性、准确性、完整性不足，更严重的是造成部分重要文件丢失，影响工程档案整体利用价值。
2参建单位资料员业务素质低，归档工作难以规范。按照建设项目档案管理办法相关规定：参建单位在工程项目竣工后1个月内移交到建设单位，实行纸质与线上“双轨制”移交，通过对施工单位现行及历年资料移交情况调查分析得知，各参建单位管理方式不一、水平参差不齐，普遍存在配网工程项目资料以纸质移交为主，目录编制不够规范，无法形成规范的案卷，档案管理的规范化、电子化更难以实现，影响了企业档案的验收归档。具体来说，由于建设单位对参建单位档案的接收内容要求高，格式规范严明，现实是配网工程数量多工程量小，“麻雀虽小，五脏俱全”，为了达成资料齐全的要求，就会有批量复制粘贴的状况产生，资料的电子化移交不够严谨。而参建单位不固定，管理人员又不具备足够的档案责任意识和管理能力，施工单位普遍没有专职的档案管理人员，且兼职人员文化程度不高，流动性较大，对档案工作往往兼而不顾，难以达到项目档案管理规范标准。3服务平台功能单一，档案信息分布碎片化目前企业配网工程项目管理在项目可行性研究、项目审批、项目规划、合同、工程建设管理、决算、审计、物资应用和生产管理运行等均有相对独立的服务平台，由于各平台之间信息受制于系统权限，未能实现信息共享，各环节形成单一走向，造成信息孤岛，不利于档案信息收集和档案管理人员及时跟进掌控。
二、解决措施
1健全考核机制，实行档案全过程管理。按照档案管理“统一指挥、各负其职、协同推进”的思路，根据配电网项目特点，构建有效的配电网项目工程档案管理体系，形成界面清晰、运作顺畅、管控有力的工作格局。通过合同的法律效力，将工程项目参建各方的档案管理责任加以约束。建设单位在签订项目设计、施工、监理等合同时，设立专门条款，明确相关各方对项目文件的收集、整理、归档及违约责任；明确档案工作要求，增强相关各方的档案管理合作意识，促使参建单位各司其职，在加强工程项目档案管理、工程竣工验收的同时形成一套规范系统的项目档案。同时，切实加大绩效考核，细化档案考核目标，改变只惩不奖的惯例，推树典型，提高领导、技术管理人员档案工作自觉性。应重视工程项目档案管理人才的培养和激励机制的完善，实行“谁主管、谁负责、谁形成、谁整理”确保归档责任到位。档案人员应从项目立项开始时主动介入，对项目文件的收集范围和归档要求予以明确，制定项目档案检查考核制度，跟踪检查项目文件的形成和积累情况。增强技术人员对项目档案收集和整理的意识，使之对项目文件的形成、积累、整理成为技术管理工作的一部分。
2加强培训，提高参建单位人员档。案管理能力加强专、兼结合，培养复合型人才，对于参建单位资料员或兼职档案员，在做好保密工作的前提下可适当到电网企业档案室跟班工作，以点带面，严格按照档案管理规定办法有针对性地开展培训指导，并分阶段开展业务检查，督促参建单位改变传统的纸质材料收集整理方法，帮助资料员做好配网工程文件的电子存档和管理，为企业工程项目资料的高质量移交提供必要的前提和保证，同时在电子档案存储载体上，针对参建单位随意使用U盘等拷贝、传输档案的混乱现象，甚至有些档案长期保存在U盘中，开展安全风险教育，通过签订保密协议来提高相关人员的档案保密风险防范意识，有效保障企业工程档案安全。
3整合平台信息，优化档案管理。借助网络科技，及时高效挖掘整合分散在工程项目的可研、设计、物供、招投标、预算、施工、决算等各环节所在信息系统数据资料，形成源头介入、过程控制的档案工作管理和监控体系，保证工程项目档案的及时、完整。将项目档案的形成和积累纳入工作计划中，企业服务平台设置的功能要有利于档案人员的访问和利用，根据工程项目流程服务平台的相关信息，及时跟进收集时间，保证工程档案的及时归档，拓展档案利用的空间度和收集方式。最后在工程项目档案全部完整收集完成后反馈服务平台形成闭环管理。通过对每一个平台环节的有效管控，信息资源的共享，最大限度地提高工程项目文件的利用率。在实际工作中拓展档案管理工作的内涵，延伸档案利用的范围，加强项目档案的监督和检查力度，有效防止工程档案遗失或漏交，将配网档案管理的现状中仅对已接收的工程项目档案负责改变为对必须接收的档案负责。
三、改进档案管理取得的成效1提升配电网档案的完整性、准确性
通过转变工作方式方法，从整体。上创新工作思路，逐步形成档案工作由事后的收集材料变为事前介入、事中参与、事后跟踪的工作理念，特别是在管理工作中增加主动性。在每一个单位、每一位主管领导、每一位技术管理人员的共同努力和配合下，借助高科技平台，有效提升了配电网档案的完整性、准确性，特别是电杆埋深等隐蔽工程信息的完整准确提供为配电网的安全可靠运行、故障抢修配备了“护身符”。
2提升配电网档案管理的效率。通过改进配电网工程项目档案管理流程，不仅有效提升了工程项目档案资料的收集进度，同时，由于事前对档案进行了分类规范，也大大提升了日常查阅工程项目档案的速度和效率。近两年，国家电网公司系统对工程项目的审计和巡察过程中查阅了许多项目档案。我们配电网档案的完整准确规范，有效主助力了审计巡察工作的开展，得到了上级的表扬及肯定。
参考文献
[1]诸葛绪,陈雪琴.应加强电电网建设工程项目档案的管理[J].浙江档案,2010,12.
[2]周涛.浅谈网络环境下如何做好档案管理工作与创新服务[J].劳动保障世界,2013,336(10).
作者:陈雪琴 单位:国网衢州供电公司