应付账款管理范例6篇

应付账款管理

应付账款管理范文1

关键词:企业;应付账款;管理;风险防范

由于供应商有着对提高销售增长率、扩大市场份额的竞争意识和偏好,所以其与金融机构相比,在于企业商业交易上面,有着更为慷慨和灵活的商业信用,这便形成了企业应付账款的自然融资性。不过,如果企业不能够按规定日期偿还应付账款,则其将会面临企业信用危机,甚至可能会引起企业财务危机的产生,最终还有导致企业破产的可能性。因此,企业应付账款的管理以及应付账款的风险防范在企业管理中是占有十分重要的位置的。

一、企业应付账款的成因

企业应付账款的形成,主要是受到企业自身的资金管理和国家政策等因素的影响。具体来说,企业应付账款的成因有以下几个方面。

1.市场竞争形成的应付账款

应付账款主要表现是企业占用了其他企业资金,在企业的持续生产和经营过程中,其资金是有限的,往往不能以全部资金去支付购入款项。只有在受到产品销售货款之后,才能补偿在生产经营过程中的应付账款。在目前的买方市场经营条件下,由于企业资金支付能力有限,所以供应方一般采取的都是赊销的手段。

2.企业个人行为造成的应付账款

企业在经济交往中,往往鼓励采购人员采用挂帐采购的方法,相应形成应付账款,减轻企业资金的紧张度。这样一来,就有的人在采购的时候,在没有产品升级、换代以及实际生产的需求的情况下,毫无采购计划的过滥采购使得企业库存出现严重积压的现象。甚至有的采购工作人员不以企业利益为主,为了个人私利,在收取了他人的好处费之后,加大企业采购量,给企业带来了过高的应付账款。另外,有些企业还有一些不正确的应付账款处理方式,例如赖账、恶意拖欠等行为,这种行为带来的结果就是应付账款日益增加。

3.银行信贷和应收账款也会促使企业产生应付账款

随着企业生产规模的扩大,而企业的自有资金是有限的,周转资金短缺的趋势也会日益明显,银行信贷成了企业流动资金的一个重要来源。但是,目前很多银行都在进行一些商业化的改革,改革后的银行为了确保企业的贷款质量,在对企业放贷时,一般要通过大量的考察和多重环节的审批。因此,企业从银行借款的难度增大了,为了持续生产经营,企业必须采用挂账采购。企业在其生产经营过程中,也会经常遇到在产品售出后,迟迟收不到货款的情况。由于资金收不回来,企业的有限资金过多的积压在应收账款上面,这给采购环节的资金投入带来了很多的影响,为了不影响生产,企业必须进行赊账采购,则相应形成了应付账款。

二、企业应付账款的管理

在生产经营的过程中,企业产生正常的应付账款能够使得企业拥有更多的主动权,这对企业来说是有利无害的。但是,不正常应付账款的产生,将会给企业和社会带来很大的负面影响。因此企业应该加强对应付账款的管理,加强企业应付账款管理的对策主要有以下几个方面。

1.完善企业内部控制制度

应付账款是一项需要直接责任人、领导和工作人员共同协作的企业行为。这项工作需要主要领导对应付账款工作的指导管理,分管领导对各有关部门的内部控制管理。为了完善企业的内部控制制度,企业需要建立有制约、多层次的采购审批手续,例如制定库存管理办法、采购投标管理办法、物资采购合同管理办法、物资采购价格管理办法、物资采购审计管理办法、物资采购人员管理办法等等审批手续。并且,通过对采购计划、数量、架构、金额等的审批,使得企业的应付账款控制在最佳水平上。

2.严格规范应付账款的挂帐和库存管理

企业应该严格的规范应付账款的挂账全过程的管理,不符合物资采购规定的坚决不挂帐。例如,无入库或入库检验合格标志、运费发票与物资采购发票不配比、增值税发票不合格、价格、运输方式或包装物与合同不符、质量不合格等等不合规范的情况,都不允许挂账,同时还要对其采取相应的解决措施。企业采购的物资,经过质检部门的质量检查合格后,进入库房存放。采购人员是需要凭借入库点验单、物资检验合格证和发票到企业的财务部门报销,形成应付账款的,因此,库存管理对应付账款来说非常重要。由于市场上产品的更新换代速度加快,库存积压过甚必然会引起被市场淘汰的风险;而库存物资过少,在生产急需时又会给企业的正常生产造成不利影响。因此,企业必须确定合理的存货资金金额和库存水平,加强对库存的管理,才能使得应付账款有一个合理的稳定水平。

3.定期进行严格的审计

为了防止企业管理不严带来的各种应付账款问题,企业要对其应付账款的发生和支付的全过程进行详细的审查。例如在对物资采购价格进行审计的时候,对于增值税专用发票上面物资价格、包装费、保险费和运杂费,如有任何一项与合同上的价格不一致,则应该对其费用进行拒付。通过严格审计,可以查出企业在经营过程中所存在的应付账款管理问题,并得出妥善的解决问题的方法。定期的严格的审计能够使得企业的资金周转有一个良性的循环,这为企业在参与国内外的市场竞争中创造了一个良好的条件。

三、企业应付账款的风险防范

应付账款的风险管理是与采购、生产、运输、市场等部门的控制与运作息息相关的。企业在针对应付账款的风险时,可以采取降低、回避和分担风险等管理策略。

1.确定应付账款控制库存目标

应付账款控制目标库存的明确是应付账款水平的一个直接影响因素。企业只有在确定了其库存目标之后,合理的分配企业资金周转,使现金的流出和流入相匹配,这样一来才能企业在满足生产和经营的情况下降低企业应付账款的风险。企业在确定应付账款控制目标,需要考虑到企业经营环境、市场物价走势、企业的经营状况等等因素。

2.提高信息化管理水平

信息化管理是企业防范库存波动风险的一个重要手段,是对企业各个部门能力进行整合的一个关键。企业的信息管理系统是一个为企业存货的控制和周转提供准确的信息,为企业各个部门的实时动态提供了信息交流的平台。在企业管理中引入信息管理系统,应用仓库管理信息系统、局域网、条形码等信息管理技术可以降低库存的波动性,提高存货的周转率。在企业应付账款管理中,引入ERP 系统,可以把企业的财务管理、产品分销、存货周转、生产和采购等各项业务集合在一起,将生产和流通中的库存控制在最佳水平,为库存管理节省了不少费用,降低了应付账款的波动性风险。

3.让供应商分担风险

企业占用供应商资金只有在企业应收账款周转周期与存货周转周期之和小于应付账款的周转周期的情况下,才会对企业提高资金使用率有利。如果企业在其价值链中处于一个主导地位,则企业可以依赖其产品、技术和品牌的优势让供应商自愿接受企业制定的供货、质量标准以及付款条件。让供应商将存货放在企业的仓库,但不确认为应付账款,在存货进入流水环节的时候才正式确认应付账款。这实质上就实现企业的“零库存”管理,有效的将企业应付账款风险转移给了供应商,实现了让供应商分担风险的管理决策。

总而言之,通过完善企业的内部控制制度、加强库存管理、提高信息化管理水平、合理转移企业风险等管理策略可以有力的控制企业经营的稳定性和资金的安全性,并对企业的应付账款风险有了一个很好的防范。这些管理策略的实施不仅能够使得企业有效的降低、规避和分担应付账款风险,还能使得企业享受到应付账款的低成本性和便利性。(作者单位:本钢板材股份有限公司财务处 117000)

参考文献:

[1]朱开悉.财务管理目标与企业财务核心能力[J].财经论丛;2001(05).

[2]智耕,王永华.从“应付账款”中挖出问题[N].中国税务报,2009年.

应付账款管理范文2

关键词:应付账款管理问题对策

市场的竞争将不再是单个企业之间的竞争,而是供应链与供应链之间的竞争。企业只有从战略高度出发,有目的、有系统地管理好与供应商的关系,加强对应付账款的管理,才能使自己在市场竞争中处于有利的地位。

1 应付账款管理概述

1.1 定义

应付账款是指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务。这种负债通常是由于交易双方在商品购销和提供劳务等活动中由于取得物资或接受劳务与支付价款在时间上不一致而产生的。

1.2 应付账款入账时间和设置账户

应付账款入账时间以所购买物资的所有权转移或接受劳务已发生为标志。企业应设置“应付账款”账户。

1.3 应付账款入账方法

应付账款入账方法有总价法和净价法两种。

1.4 应付账款管理

应付账款管理是财务管理制度得重要组成部分。应付账款管理的制定应从目的、范围、职责部门、程序、维护、执行着手。对应付账款进行核对;根据被审单位实际情况,对应付账款进行分析性复核;查找未入账的应付款;检查应付账款是否存在借方余额

1.5 应付账款管理实务流程图:

签订采购合同――收货通知――台账――入库单――会计审核制单――付款结算――对账。应付账款分为发票管理、供应商管理、支票管理、账龄分析四大内容进行管理。

2 应付账款管理中存在的问题

2.1 与供应商关系问题

企业的应付账款管理人员认为责任就是简单地支付账单,所以认为不需要通过确保所有的交货、付款和合同条款的履行,来帮助构建良好的供应商关系。不注重管理发票处理流程,来保证及时性和准确性。更重要的是不能通过有针对性地使用发票折扣和战术性地选择现金流支出时间来增加盈利。不能满足供应商使用电子资金转账、汇款,还是支票支付的多种方式的需求。

2.2 发票中存在的问题

很多企业的发票不能支持各种不同的支付方式,包括电子资金转账、汇款和支票供机构选择。不能满足其多种货币和多种语言的需要。

由于在现有的应付账款管理系统中存在重复开发票问题,很难找到很好的处理方式,也没有初步预警或者升级报警。没有检查具有相同号码的发票的措施,造成发票管理上的混乱。

2.3 对账问题,耗时耗力

3 解决存在问题的措施

3.1 建立完善的供应商档案体系

为了建立与供应商良好的关系,需收集供应商基础信息,增强数据库之间的有效链接、实现数据的自动归集和汇总分析,与财务软件中的供应商资料完全匹配。在实际工作中,运用结合财务软件、利用EXCEL自动快速地编制应付账款账龄分析表的方法:在按月收集供应商采购额、付款额的基础上,将近几年每个供应商每个月采购额、付款额的数据反映在同一张工作表中,然后运用EXCEL函数,自动、快速地编制出各种账龄时间段金额分布的应付账款账龄分析表。结合供应商基础信息档案,“应付账款账龄分析表”能为我们提供与供应商管理相关的极为有用的数据信息,如企业欠各供应商货款的时间长短分布、超过信用期的供应商名称和欠款金额、一定时期内各供应商与产品品种的采购与付款金额等。供应商按重要度进行分类法,对于不同类别的供应商实施不同的发展策略和控制措施将结算工作划分为对账期资金计划提交期付款申请提交期发票提交期四个时间段。结合供应商的信用等级和“应付账款账龄分析表”反映的业务交往记录,确定被授信额度大小和期限长短。当然,能否取得相应的授信结果,取决于企业采购部门与供应商之间商谈的效果。

3.2 利用应付账款管理系统,建立敏捷、高效的发票处理

利用应付账款管理系统,机构会具有很大的灵活性来满足其独特的业务要求――无论是处理多种经常性发票,还是高额的预付款。该系统会根据预先设定自动计算税款、折扣和汇率。这一功能使机构能够充分利用折扣优惠并根据合同条款向供应商付款,而不会中断应付账款处理过程。

JD Edwards EnterpriseOne支持各种不同的支付方式,包括电子资金转账、汇款和支票供机构选择。机构甚至可以建立多个银行账号以实现特定货币结算或利用银行提供的特殊折扣。而且,对于全球性的组织,EnterpriseOne还可满足其多种货币和多种语言的需要。由于在整个应付账款管理系统中存在许多控制点,使用者可以选择有可能重复开发票时获得通知的方式――初步预警或者升级报警。前瞻性地检查具有相同号码的发票可以减少混乱、加强控制和帮助防止重复支付。

3.3 采取有效的ERP对账系统,提高工作效率

若采用了ERP系统后,每月底不用再拿供应商的表格进行核对,而是从系统里导出一份当月的进货记录,然后把这份记录发给供应商,让其进行核对。只需要对于供应商有异议的条目进行复核即可。对于企业来说对账时,要注意两个问题。一是月结的时间问题。一般都是按自然月结账,不采取自然月,在系统里导出进货明细表的时候,要注意选择具体的日期。二是发票的问题。在大部分生产企业中,都有增值税发票的管理要求,因为其可以用来抵扣销项税额。由于增值税发票,在一定程度上也是企业的资产,所以,在供应商材料入库单上,ERP也作了限制。当采购员收到发票时,采购员需要在入库单上注明发票的号码,以表示供应商开了发票。若没有发票信息,则系统可以控制,该入库单不能生成应付账款信息。采购员对账完成后,就会把相关的单据递交给财务人员,让其再次对相关内容进行核对。按照ERP一般系统提供了“采购单、供应商送货单、原材料入库单与发票申请单四四单报表”。这张报表以入库单为依据,查找对应的供应商入库单单号(如果在系统中有输入的话)、采购单号及发票号码。通过这张报表财务人员就可以一目了然的知道,单据是否齐全。若单据不齐全,财务人员就可以把付款申请单退回给采购,让其重新整理,直到单据齐全为止。值得注意的是:一般情况下,入货的数量、价格等基本信息经过采购员对账后,很少会有错误。不过有时候,发票的金额可能会产生误差。如当月供应商当月发生退货时,本来应该开红字发票对冲的,但是,这么处理起来比较麻烦。所以,可能退货的金额直接在当月发票上扣掉。所以,当月的开票金额跟当月的应付金额可能不一致。系统会提示相关的报警信息,若用户觉得这没有错,则可以忽略这个报警信息。财务人员核对无误后,就可以进行自动生成应付单据作业。

一般情况下,应付凭单是不会产生什么错误的。其若真的出现什么错误的话,也是入库单或者其他基本信息的错误而造成的。如供应商的付款条件错误或者进货单上的进货日期错误,可能导致应付账款上的预计付款日期错误;进货单上的价格或者数量错误,也会影响到应付账款上的金额。如果出现错误的话,按照系统和企业管理实务的要求,最好把应付凭单删除或者作废掉。然后修改入库单等原始单据,修改完成后,再重新结账。这么做,虽然比较麻烦一点,但可以保证应付账款凭证跟原始单据一致,方便以后的管理。

参考文献:

应付账款管理范文3

往来账;应收账款;应付账款;审计;会计帐目

往来账指二个有资金往来关系单位之间的会计账目,一般包括应收账款、预收账款、应付账款、预付账款、其它应收款和其它应付款等。企业往来账款管理决定着企业费用和收入能否被正确记录,对现金流量能否进行有效的管理,也关系到企业采购和销售业务能否顺利开展,所以,强化往来账管理是企业内部控制制度的一个重要环节。

1.国内外研究现状

理论界对强化往来账款的内部控制进行了广泛的研究,总结了往来账款内部控制存在的问题,并提出了大量的改进建议。

美国职业会计师协会审计标准委员会在1988年颁布的,并十1900年生效的《审计标准文告》第55号,从财务报表审计考虑,认为内部控制结构由控制环境、控制程序和会计制度组成。1996年审计准则委员会又了《审计准则说明书》第78号,对第55号说明书进行了修订,认为内部控制整体框架由控制环境、风险评价、内部控制活动、信息交流、监督五要素组成。

李晋芳在《企业应收应付账款管理的对策》总结了企业往来账款管理存在的问题。管理存在的问题:①企业产品竞争力不足,缺乏足够的周转资金;②忽视对客户信用的调查和管理;③企业缺乏有效又完善的内部管理制度。

核算过程中规避几个问题:①长期挂账的应收账款无从清理,企业应收账款普遍存在数额大、时间长、清理难;②应收账款记录虚假,假账真做、真账假做。

靳志伟在《强化往来账款管理健全企业内控制度》中研究了往来账款存在的弊端。往来账款存在着增加企业资金占用,降低资金使用效率,虚增企业当期利润,造成企业资产不实,加速企业现金流出,影响企业营业周期等弊端。

2.往来账管理中存在的问题

核对不迅速。往来账要管理好,就得迅速进行核对,每个单位按照业务量的大小,应按月份、季度、半年度、年度定期进行对账,如发现问题应迅速沟通,查找原因,保证双方账目余额一致。但是在实际工作中,经常发现有些单位平时不对账,或很少对账,有的到年底才对一次账,更有甚者到年底因为单据不齐、急于结账而草草了事,往来账的余额为逐年滚动而成,越滚越对不清,结果等查账的时候因对不上账而不能取得函证,延迟了查账的进度,给单位造成了不良影响。

标准不一致。往来账要核对清楚,双方记账时间口径和记账业务口径必须保持一致。但是在实际对账工作中发现,有些单位的财务人员不顾会计制度的规定,工作上情绪化现象比较严重,应付款方因财大气粗,或上级单位因权高一等而不配合对应的往来账的另一方,造成在对账时表现出单方面作账、不提供单据、不给对账时间、有意提前或者推后结账时间,甚至以权压人、拒不配合的现象,造成双方记账的时间口径和业务口径不一致,再高明的会计也难以对清账目,给对账工作造成了很大的困难。

方法不太合理。往来账在核对时,要将涉及到一个往来客户的所有科目放在一起,经过相互抵销和对冲以后的余额,确定为最终应付或者应收对应客户的金额。但是在实际对账时,因受会计工作水平和工作习惯的影响,有的会计对同一个往来客户,既设有应收、预收账户,还设有应付、预付账户,甚至还有借款等多个账户,可在对账时,常常只给对方提供应收类账户的数据,对应付和借款类账户的数据很少甚至从不提及,从而造成双方在对账时经常“捉迷藏”,加大了对账的难度。而且,经过若干年后,这些账户还未对冲,使每个账户都有余额,结果到查账的时候每个账户都要求提供函证,这才感觉不便,可是为时已晚。

3.改进往来账管理问题的对策

完善应付账款环节管理制度。内部控制制度产生的重要动因之一就是企业管理者强化对采购和支出环节控制的需要。内部控制的原型就是为了防止和现金、支付相关的舞弊行为而建立起来的架构。能说应付账款的内部控制是最早产生、历史最悠久的内部控制制度,同时也是最重要的会计内部控制之一。

在当前中国社会经济发展的新形势下,完善应付账款环节的控制制度应注意做好以下方面的工作。

首先,为了降低不法分子内外勾结获取回扣的不正当采购行为的风险,应将公司采购申请部门和采购部门相分离。将下达采购订单的权限集中于采购部,需要物资和服务的各部门填写采购申请书交由本部门经理批准后,再提交公司采购部门,由采购部门研究采购的价格是否合理,经审核后再下订单。为了提高应付账款的效率,也为了遵守应付账款的内部控制流程,公司采购部应全程监督采购流程,严格执行采购内部控制制度。

其次,应将付款申请和付款操作的岗位分离。付款申请由各部门提交申请,付款操作由会计部门执行。在付款操作和审批环节,设置一个付款业务经办人,即应付账款会计,再由另外一个会计负责开支票,还应设置一个付款业务复核人,即会计主任。所以,一共有三个付款批准人:会计主任,会计部门经理和财务部门经理,若超过一定金额的付款,还应经过公司财务总监的批准。完成一项付款业务,在财务部门至少要经过六个人的经办、复核和批准,符合付款的审核人员不得执行付款业务的规定,从而能避免舞弊行为和付款差错,也能有效地杜绝将款项付给错误的收款人或者错误的付款金额等差错。

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一、预收账款的核算与应收账款、预收账款项目填报的深层分析

根据账户的用途结构,应收账款明细账余额应在借方,但预收账款的特定核算方法会使应收账款明细账产生贷方余额,该余额实际上是预收账款。预收账款的核算在实际工作中有两种方法:第一种方法是单独设置预收账款账户核算,第二种方法是不单独设置预收账款账户,而将预收账款的内容合并在应收账款账户内核算。按第二种方法核算,应收账款账户在核算内容上包含了预收账款,可能会因此出现应收账款明细账的贷方余额。贷方余额是已预收但尚未提供商品或劳务的预收账款,在编制资产负债表时应包括在预收账款项目内。由于应收账款明细账贷方余额的存在,应收账款总账账户内真实的应收账款数额应是应收账款明细账借方余额之和,此数额在编制资产负债表时应包括在应收账款项目内。应收账款总账余额实际上是上述应收账款与预收账款的差额,而不是真正的应收账款。

现举例说明以应收账款账户核算预收账款的情况。

例:某工业企业采用预收贷款方式向B公司开展销售业务,有关资料如下:

(1)3月30日预收B公司货款100000元,存入银行。

(2)4月25日向B公司交付商品,开出增值税专用发票,内列价款300000元,税额51000元。差额尚未补收。

(3)5月31日收到B公司补付的差额并存入银行。

根据以上经济业务编制会计分录如下:

(1)3月30日收到预收货款时:

借:银行存款100000

贷:应收账款-B公司100000

(2)4月25日向B公司交付商品时,登记应收金额:

借:应收账款-B公司351000

贷:主营业务收入300000

应交税金-应交增值税(销项税额)51000

(3)5月31日收到B公司补付的差额时:

借:银行存款251000

贷:应收账款-B公司251000

将上述分录的相关内容过入“应收账款-B公司”明细账。

4月25日向B公司交付商品时,“应收账款-B公司”明细账借方登记应收金额351000元,而不是借方冲销预收金额100000元,体现了会计管理的要求。即要求该明细账反映预收账款销售业务款项的预收、应收和差额补收的情况,以便通过该明细账实现对预收账款销售业务全过程的管理和监督。

仅就“应收账款-B公司”明细账而言,资产负债表中应收账款和预收账款项目于3月、4月和5月期末应镇列的数据如下(单位:元):

3月31日:预收账款100000

4月30日:应收账款251000

5月31日:应收账款0

按上述第一种方法核算预收账款需要设置预收账款账户,从账户用途结构分析,预收账款明细账应该是贷方余额,它反映期末预收账款数额。但是,按照会计管理的要求,预收账款明细账应反映预收账款销售业务款项的预收、应收及补收的整个过程,以便通过预收账款明细账对该业务实施全过程的管理和监督。据此,预收账款销售业务应按每一销售对象设置预收账款明细账,收到预收账款时按预收金额记入该明细账户的贷方,交付商品或提供劳务时按应收数额登记在该账户的借方,补收应收数与预收数之差额时登记该账户贷方。若登记应收数额在前一个月,登记补收差额在后一个月,就会产生预收账款明细账的借方余额;该余额实际上是应收数与预收数之差,即应补收的货款或劳务款,也就是应收账款;在编制资产负债表时,该余额应包括在应收账款项目内。由于预收账款明细账借方余额的存在,预收账款明细账的贷方余额才是真正的预收账款,它应包括在资产负债表中的预收账款项目内。预收账款总账余额是上述预收账款与应收账款之差额,而不是真正的预收账款。

现举例说明以预收账款账户核算预收账款的情况。仍以上例资料为例,编制会计分录如下:

(1)3月30日收到预收货款:

借:银行存款100000

贷:预收账款-B公司100000

(2)4月25日向B公司交付商品,登记应收金额:

借:预收账款-B公司351000

贷:主营业务收入300000

应交税金一应交增值税(销项税额)51000

(3)5月31日收到B公司补付的差额:

借:银行存款251000

贷:预收账款-B公司251000

将上述分录的有关内容过人“预收账款-B公司”明细账。

仅就“预收账款-B公司”明细账而言,资产负债表中应收账款和预收账款项目于3月、4月和5月底应填列的数据如下(单元:元):

3月31日:预收账款100000

4月30日:应收账款251000

5月31日:预收账款0

根据上面分析,可以将应收账款和预收账款明细账余额的经济内容概括如下:应收账款明细账的借方余额为应收账款,贷方余额为预收账款;预收账款明细账的借方余额为应收账款,贷方余额为预收账款。编制资产负债表,确定表中应收账款和预收账款项目应填列金额时,务必记住这一点。

二、预付账款的核算与预付账款、应付账款项目填报的深层分析

从账户的用途结构分析,应付账款明细账应是贷方余额,它反映期末应付账款数额。但是,预付账款的特定核算方法会使应付账款明细账出现借方余额,该余额实际上是预付账款。预付账款的核算有两种方法,第一种方法是单独设置预付账款账户核算,第二种方法是不单独设置预付账款账户而将预付账款的内容合并在应付账款账户内核算。按照第二种核算方法,如果预付账款发生在前一个月,收到商品或接受劳务在后一个月,就会产生应付账款明细账借方余额,该余额实际上是预付账款,在编制资产负债表时应包括在预付账款项目内。由于应付账款明细账借方余额的存在,所以应付账款明细账的贷方余额才是真实的应付账款,在编制资产负债表时该余额应包括在应付账款项目内。应付账款总账余额实际上是上述应付账款与预付账款的差额,而不是真实的应付账款。

现举例说明以应付账款账户核算预付账款的情况。

例:某工业企业采用预付账款方式向A公司采购甲材料,有关经济业务如下:

(1)3月10日向A公司预付货款100000元,以银行存款支付。

(2)4月25日收到A公司交来的甲材料。随货附来的增值税专用发票上列明,价款300000元,税额为51000元。材料已入库,差额未付。

(3)5月31日以银行存款向A公司支付差额。

根据议上经济业务作会计分录如下(材料按实际成本核算):

(1)3月10日预付货款:

借:应付账款-A公司100000

贷:银行存款100000

(2)4月25日收到甲材料,登记应付金额:

借:原材料-甲材料300000

应交税金一应交增值税(进项税额)51000

贷:应付账款一A公司351000

(3)5月31日补付的差额:

借:应付账款-A公司251000

贷:银行存款251000

将以上分录的相关内容过入“应付账款-A公司”明细账。

4月25日收到材料时,“应付账款-A公司”明细账贷方登记应付金额351000元,而不是贷方冲销预付金额100000元。体现的是会计管理的要求,即要求该明细账反映预付账款采购业务款项的预付、应付和差额补付的情况,以便通过该明细账实现对预付账款采购业务全过程的监督和管理。

如果仅以“应付账款-A公司”明细账的资料为依据,那么,3月、4月和5月底资产负债表中预付账款和应付账款项目应填列的数据如下(单位:元):

3月31日:预付账款100000

4月30日:应付账款251000

5月31日:应付账款0

预付账款采用上述第一种方法核算需要设置预付账款账户,从账户的用途结构分析该账户明细账应是借方余额,反映期末预付账款。但是,按照会计管理的要求,预付账款明细账要反映预付账款采购业务款项的预付、应付和补付的全过程,以便通过预付账款账户对该项采购业务进行全过程的监督和管理。按照这一要求预付账款采购业务要按每一供货或劳务供应单位设置预付账款明细账户,预付账款时按预付金额登记该账户的借方,收到商品或接受劳务时按应付金额登记该账户的贷方,补付应付金额与预付金额之差额时登记该账户借方。若登记应付金额在前一个月,而登记补付金额在后一个月,就会产生预付账款明细账的贷方余额。它是应付数与预付数之差额即应补付金额,实际上是一项应付账款,在编制资产负债表时该余额应包括在应付账款项目内。由于预付账款明细账户贷方余额的存在,真正的预付账款应该是预付账款明细账的借方余额,该数额在编制资产负债表时应包括在预付账款项目内。预付账款总账余额是上述预付账款与应付账款之差,而不是真实的预付账款。

现举例说明以预付账款账产核算预付账款的情况。仍以上例资料为例,编制分录如下(材料按实际成本核算):

(1)3月10日预付货款:

借:预付账款-A公司100000

贷:银行存款100000

(2)4月25日收到甲材料,登记应付金额:

借:原材料-甲材料300000

应交税金一应交增值税(进项税额)51000

贷:预付账款-A公司351000

(3)5月31日补付差额:

借:预付账款-A公司251000

贷:银行存款251000

将以上分录的相关内容过入“预付账款-A公司”明细账。

仅以“预付账款-A公司”明细账为依据,资产负债表中应付账款和预付账款项目于3月、4月和5月末应填列的金额(单位:元)为:

3月31日:预付账款100000

4月30日:应付账款251000

应付账款管理范文5

【关键词】预付账款;资金成本;风险;监督

胜利油田物资采购预付账款业务主要涉及从物资装备部(国际事业公司)集中采购、长城油组织采购、集团公司其它内部供应商自行采购。每年预付账款达4.8亿元,资金量非常大, 如何有效地对预付账款进行管理,防范和化解资金风险,成为物资采购部门应予以密切关注的一个课题。

1.预付账款风险的形成

预付账款是指企业在正常的经营过程中,因购买商品、货物等向供货单位预付的账款。它是购货企业向供货企业提供的一种商业信用。预付账款在保证商品购入的同时也形成了预付账款风险,主要体现在:

1.1预付账款占用企业流动资金,影响了资金周转

预付账款是为购商品、货物而事先付款产生的短期债权,在我国多数企业流动资金偏紧的情况下,预付款占用企业流动资金影响了企业资金的周转,一旦收不到所购的货物又不能及时收回预付款的话,将加剧企业资金周转的困难,造成货币资金短缺,增加了企业经营的风险,影响了企业效益。

1.2预付账款形成坏账,增加了企业的资金成本

预付账款被占用,资金长期沉淀,最后导致坏账,使得借款时间延长或不得不通过增加贷款以弥补资金的不足,增加货款需要支付利息,这部分利息费用只有自己来消化。另外,因预付账款的逾期、坏账,使得企业不得不投入大量的人力、物力和财力进行追讨,车马费用、律师费用、诉讼费用,企业多出了利息费用的同时还多出了催收成本。因此预付账款坏账造成的风险,增加了企业的资金成本。

2.预付账款存在风险的原因分析

预付账款由于是买卖成交前的付款,在市场瞬息万变情况下,意想不到的风险随时会发生,后果严重的话,会把企业拖入绝境,这种风险产生的原因为以下几种:

2.1预付账款内控制度不完善

企业采购商品订立合同,但对供应商供货能力和合同条款不能进行认真审核,特别对预付账款的风险没有进行评估,在对客户信用不明的情况下,又不经过集体决策,仅根据订货合同就授权财务科付款,缺少严密的内控制度。因此,制度不完善,草率付款是造成预付账款风险的直接原因。

2.2风险意识欠缺

在原材料供应紧张,特别是价格上涨的情况下,企业为了取得紧缺的原材料或避免价格不断的上涨,往往降低信用条件,以预付账款的手段签订合同,目的是规避价格不断上涨地风险和希望优先获取急需的原材料。

2.3缺乏信用决策系统

供应商信用状况的好坏,直接决定预付账款风险的多少。由于我国商业信用不发达,社会信用体系不完备,全民信用意识薄弱,企业缺乏可靠的信用了解渠道,加上有些供应商受利益的驱使,失信的收益大于守信的成本,致商业信用不顾。更有少数不法商,利用预付款进行诈骗,使企业上当受骗。因此缺乏信用决策系统,是导致预付款风险产生的主要原因之一。

2.4商品质量因素的影响

商品质量的好坏是关系到买卖能否成交的关键因素,有些情况下由于供货商提供的商品质量或规格出现偏差,导致买方不能接受,即使降低质量要求或是经过延期,供应商仍然提供不出合格的商品,而收进的预付账款又退不出,使得预付款坏账。因此,商品质量问题有时也是预付账款产生的原因之一。

3.加强预付账款管理的几点建议

预付账款是物资采购部门风险较高的业务环节,笔者认为应从以下几个方面加强预付账款的管理:

3.1建立完善预付账款内控流程

从严控制预付账款的发生,确保资金安全,有预付款要求的合同应建立分级审批权限,对小额预付款合同必须由财务部门负责人审批后才能签订,对金额较大的预付款应经过部门主要负责人、科室负责人共同审批后才能签订,办理预付账款支付手续,未签订购货合同的,不得付款。金额的大小根据企业规模、资金等情况进行综合判断确定。

3.2建立供应商信用档案

在市场经济条件下,供应商的情况比较复杂,因此企业必须建立对方的信用档案,制定完整的历史信用记录,对新的供应商进行信用调查评估。如果企业不注重信用调查研究便进行盲目付款,会增加企业的财务风险。社会上确有一些企业和人员以经营为幌子实行诈骗,屡屡得逞的原因正是由于企业不注重信用调查,轻信对方所致。因此在向供货商预付账款之前,必须严格调查其信用状况,经集体风险评估、按章授权批准后方可实施,防止预付款后上当受骗。

3.3建立跟踪监督制度

预付账款一旦付出,应当落实责任人并全程跟踪,责任人应及时了解掌握对方的信息,一旦发现有欺诈行为,应当及时采取措施或通过法律途径进行追索。特别是对预付款金额较大的,以及新的合作方,必须经过严密的内控流程和集体决策确认,同时严格制定、审查合同条款,或者由收款方提供担保后才可付款。

3.4加强从业人员教育

企业大量逾期预付账款的产生,就是从业人员缺乏高度的责任感,在发生预付款的初期不重视,追讨不力直至发生坏账。因此要加强从业人员责任心教育,培养责任感,思想上引起重视;从业人员每月要做好对账、结账工作,当月发生的预付账款要在当月的总账和明细账中反映,及时分析,促进预付账款的管理。

3.5强化对逾期预付账款的催讨手段

预付账款逾期后,企业应采取各种措施,尽量争取在第一时间内追回账款,发现拖欠苗头,及时采取措施,对有一定困难的供应商采取限制措施,规定其在约定的时间内供货或者退款;同时还需密切注意逾期预付账款企业的财务状况,避免因风险的积累而产生坏账。

因此,预付账款的风险直接关系到企业的资金周转 经济效益,应引起足够的重视,为有效规避风险,应对预付账款加强管理,建立健全源头控制、过程监督、后续保全的全方位风险防范体系,把预付账款风险降低到最低程度,保证企业资金安全。 [科]

【参考文献】

[1]谢建平.企业预付账款的风险及防范[J].现代企业,2006(05).

应付账款管理范文6

企业往来账款主要包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款、预收账款等,按其基本性质可分为两大类,应收款类和应付款类。本文就以这两大类为基础来分析目前企业往来账款中存在的问题:

一、往来账款中存在的共性问题

(一)不定期对账。有些企业由于疏于对往来账款的管理,不能做到定期与相关单位核对账目,特别是欠款企业,往往对债权人的对账要求持抵触态度,长此以往必然造成往来账款账目不清,为今后的催款、清理带来困难。

(二)往来账款不定期清理。有些名存实亡的往来账款长期挂账,如坏账不及时报损、处理,不需付债务不及时报批做营业外收入等,均造成往来账款账目混乱。

(三)对已销账的往来款管理不善。如已作坏账的应收款,收回时作为账外小金库,甚至公饱私囊;不需付的款项,付出作为账外资金,或被个人贪污。

(四)利用往来账款调节利润。

(五)出租出借账户或为他人套取现金。企业往来账中有些一进一出的款项,无明确经济内容,实际出借账户为他人转款,违反财务管理规定;再如有些业务员,利用职务之便,多次以备用金名义领取现金,然后通过银行转账还款,实际是为他人套取现金,违反了现金管理规定。

(六)往来款账务处理不规范,往来账账户之间不按业务内容记账。如有些与正常经营业务无关的款项计入应收账款或应付账款;再如不屑一户但无法查清的应收、应付款余额相对冲。这样不便于企业根据不同往来账款的性质进行有针对性的管理。

往来账款涉及到企业日常经营及管理活动的各个方面,往来账中的问题可以反映出企业经营管理中存在的弱点和缺陷。要解决以上问题,除了加强整个社会的制约机制外。加强企业自身的内部控制显得尤为重要。下面从建立和完善内部控制制度的角度来讨论如何加强往来账款的管理、加速资金周转、提高经济效益、防止资产流失。

本文拟从五个内部控制构成要素来分析造成往来账款中诸多问题的原因及其解决方法。

一、控制环境

从目前企业现状来看,首先,有些企业从领导到员工都没有充分重视往来账款的管理。有些领导财务知识有限,他们无法将应收款项与公司实实在在的资产联系起来,因此也就无法将应收款的管理作为重要工作来抓。其次,有些企业往来账款的形成与领导个人行为有关;还有些领导只管任期内业绩、不重视现金流量;甚至有些企业的领导为在任期内出“成绩”,反而指使财会人员弄虚作假。这样的企业难免出现往来账款混乱;再者,企业中普遍存在新官不理旧账的现象,也会造成往来账款管理的混乱。

要扭转这种局面,必须使内部控制成为管理者真正的需求,这就要进行产权制度改革,建立现代企业制度。在这个基础上选用业务素质好,能力强且有责任心的员工,在有效的激励机制下,调动他们的积极性,便可创造一个良好的控制环境。

二、风险评估

目前企业中普遍存在对往来账款的风险认识不足的现象,因此也没有对往来账款的风险进行评估,以便采取有效措施对往来账款进行管理。事实上,往来账款账目不清,内容混乱,不仅影响会计信息的准确性,而且由于管理上存在漏洞,会使少数人有可乘之机,因而造成企业资产的流失。

企业从业务人员到管理人员,都应认识到往来账款中存在的问题会给企业带来不良后果。要按不同性质的问题进行风险评估,建立、分析与管理相关风险的机制。

三、控制活动

往来账款中出现上述问题最主要的原因还在于企业缺乏相应的控制政策及控制程序,或有了这些政策和程序却没有执行。这些政策与程序主要指岗位分离、授权批准、文件记录、预算控制、实物保全等。下面针对往来账款中存在的问题,说明应建立哪些相应的控制政策和程序:

(一)涉及销售与收款的内部控制

1、企业应制定信用政策,确定信用标准、信用条件(含信用期限,信用额度,折扣率)及收款政策,对客户的赊销均应被授权批准,客户信用期限、额度的调整必须经过相应权限审批人员审核批准。

2、销售部门应对赊销客户信用进行调查,对其尚可使用的信用额度等进行审查并按客户设置应收款台账,及时登记每一客户应收账款增减变动情况和信用额度使用情况;企业会计人员应及时清理应收账款,定期编制应收账款账龄分析表提供给财务负责人和企业负责人、销售部门,对于逾期的应收账款应督促销售人员催收。

3、企业应分部门、分人员下达销售货款回笼率,按月考核,并将考核结果与奖惩挂钩。对于逾期未还款应组织人员催收,并要求客户提供担保、抵押等条件。如果可能,采取法律途径解决。

(二)涉及其他应收款的内部控制

1、建立明确的职责分工制度。货币资金的收支与记账分离,货币资金的经办人员与资金收支的审核人员分离,这样可以防止恶意串通。

2、建立备用金领用和报销制度。为加强管理应尽量实行定额备用金制。备用金应实行专人保管,并在规定期限内报销;备用金的领用和报销,应根据金额不同建立授权和批准制度,报销时应按领取时用途报销;年终应全部收回,次年再借。对无正当理由不按期报销的职工应予以一定处罚。

3、存出保证金应有很关的凭证,并应有授权审批手续。

4、所有其他应收款应定期清理,制定催款制度,防止出现坏账。

(三)涉及预付账款的内部控制

1、进行适当的岗位分离:付款审批人员不能办理寻求供应商和索价业务;审核付款人员、付款人员、记录应付账款人员应进行岗位分离,以防止舞弊发生。

2、对预付货款的商品及客户进行市场及信用调查,预付货款应经过严格的审批程序,并应严格按照合同的规定执行;防止企业多付或有不必要的预付款发生。

3、建立催收货款制度,建立坏账审批制度。

4、采购人员应在可能的范围内定期轮换,以防止采购人员与供货商联手舞弊。

(四)涉及应付账款的内部控制

1、采购审批人员、采购人员、验收人员、储存人员、财会记录应实行岗位分离,以防止串通舞弊。

2、定期分析应付账款,规定付款顺序,财务人员与业务人员配合,在企业资金许可的情况下,尽可能先付有折扣的货款。

3、制定应付账款清理计划,对长期无人追索的款项应进行调查,确属不需付的账款,应报有关领导批示,及时转入收入账内。

4、建立双方定期对账制度,以防止双方业务人员串通舞弊。

(五)涉及其他应付款的内部控制

1、实行岗位分离,房屋、设备、场地等的租赁人员、审批人员、记账人员实行岗位分离;废旧物资、材料、包装物的管理人员、销售人员、审批人员、记账人员等实行岗位分离。

2、定期对其他应付款进行清理,有不需付的款项应及时做账务处理。

四、信息与沟通

往来账款中问题较多的企业往往在信息沟通方面做得不够。首先,财务人员没有定期向相关业务人员报送与其业务有关的应收、应付余额、账龄、风险分析等资料,并且由于企业没有相关的收款、报销等时间的规定,财务人员也不便于与相关人员进行往来账款清理进度及计划方面的交流;其次,财务人员也不能做到定期向主管领导汇报往来账款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案,因此主管领导也心中没数;再者,企业间由于缺乏定期进行账目核对工作也会造成企业往来账的不准确。所有这些都影响往来账款管理。

为加强信息交流与沟通,企业管理当局、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行交流,相互配合,上传下达,共同做好往来账款的管理工作。

五、监督