摘要：随互联网信息技术的发展，大数据也在快速发展。想要推动数字化档案管理快速发展，就需要提高对其重视程度，深入进行分析和研究，确保大数据信息技术能够充分发挥其自身的作用和价值，为档案管理工作的提升奠定坚实的基础。本文主要针对大数据信息技术在档案管理工作中的运用进行分析和研究，提出建议，供参考。
关键词：大数据；档案管理；数字化
在档案管理中应用大数据技术，能够基于数据挖掘技术针对人们的需求进行详细的分类处理。基于此，档案管理就必须打造特色智能化档案服务。在档案管理过程中，仅进行收集管理是远远不够的，还需要将数据分析纳入进来，通过档案管理服务的精确化处理，提高服务效率与质量，更好地为大众服务。
1方志馆档案管理的现状
1.1文件数据量大。吉林省方志馆馆内存放着大量的省志、年鉴、省情类图书的同时，还存放着大量的数字化文件、音频、视频和图像档案，存储数据量非常大。并且大数据时代的档案信息资源呈指数型增长，而档案信息资源收集手段、工具的滞后，根本无法对海量的档案信息进行收集，致使许多重要档案信息资源“漏收”。
1.2专业数据处理人才不足。在方志馆档案管理中，缺少拥有扎实的数据处理能力的专业人才。未来专业数据处理人员责任重大，甚至影响国家、企业的竞争力。需要加大力度，不断加强对专门人才的培养力度，来更好地适应大数据时代档案管理数据处理的人才需求。
1.3档案数字化水平较低。很多单位档案管理工作还停留在纸质文件资料的管理和保存层面，没有建立起完善的文件档案和电子档案共存互用的现代化管理体系，对于一些关键档案信息查询还依靠原始的人工查找，不能实现系统的智能检索和查询。有些档案室虽然配置了计算机设备，但在软件系统应用上水平不高，多数仍以单机保存为主，仅实现简单的目录检索和资料查阅。
1.4档案管理硬件落后。大部分单位的档案管理设施设备老化，长期得不到改善，缺乏专业档案保护设备。档案管理技术落后，仍停留在过去原始的手工操作阶段，经费投入不足，信息化管理进展慢；管理档案耗费人力、精力和时间，档案的完整性、准确性、安全性、保密性很难得到保证。
2大数据时代给档案管理带来的机遇
2.1有利于形成社会档案观。大数据时代的到来，让人们重新意识到了档案管理的重要性，这也在一定程度上推动了档案管理工作的进一步发展。在大数据时代，有效记录档案数据显得尤为重要。随着档案资源类型的增多，档案管理人员的工作量不断加大。如果依旧采用传统的档案管理模式，是无法满足当今时代的发展需求的。所以，档案管理部门应当认真考量档案管理的未来发展方向，并采取行之有效的方法，使得人们所需要的重要信息能够从档案管理的大量数据中成功提取出来，这是档案管理的核心内容，也是大数据时代给档案管理带来的重大机遇。2.2为电子文件的有效管理开辟新途径在大数据时代，档案管理人员可以借助大数据技术，对原本棘手的电子文件处理进行有效管理，这不仅能够提高档案管理的效率，还能够丰富档案管理的相关内容。同时，通过制定特定的系统，可以使档案管理人员直接对档案资料进行分析管理，这不仅有利于促进档案管理部门的进一步发展，还有利于减少由于无故丢失而造成的不必要损失。
3档案管理数字化建设的措施
3.1完善档案管理数字化建设的配套设施。要实现档案管理数字化，就必须软硬件一起抓，完善数字化建设的配套措施。硬件方面，建立相关的数字化设备体系，其中包括计算机、交换机、视频音频信息采集设备、扫描仪、服务器等，并适时进行升级。软件方面，建立一套相应的数字化管理系统，首要的是接收和采集系统，能够保障档案的真实、可靠性，其中就包括接收各部门移交的电子档案、电子目录、档案资料征集、工作管理等，在接收后再对其进行适当的编排、整理。其次是管理储存系统，这个系统主要的目的就是保存电子数据资源、保障档案的安全、完整性，包括档案资料的动态管理、数据安全和维护、办公自动化管理等。再次是开发利用系统，这个系统的目的就是为了实现档案开发利用的信息化，包括档案利用的登记、检索、调卷、编研、网站等。
3.2不断地促进管理技术发展。技术水平越高，处理大数据的档案管理效率才会越高。当前应用的档案管理技术，应该满足高效、快捷的特点。目前常用的模式主要指采用新型的技术，来更有效地获取、存储、挖掘、查询档案信息，从而提供更有效的档案决策分析服务。
3.3提升档案管理技能。对数据进行有效管理可以获取有效的数据信息资源。对企事业等单位而言，由于内部的数据有时需要保密，因此横向之间无法做到共享，这就导致了目前无法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不断完善目前的档案管理，使信息的安全性能得以保障，充分利用档案。
3.4加强数字化文件管理模式的发展。在当前大数据发展的时代背景下，档案管理的方式不断更新，主要涉及电子文件、电子档案、数字化文件。相比较传统的纸质材料，电子文件本身具有众多的优势，例如：具有储存便捷、占据空间小、传播方便等特点。因此它可以快速储存多种信息，更加适应大数据时代对于档案管理的相关需求。
4档案管理运用大数据应注意的事项
尽管大数据能给档案管理工作带来诸多好处，在大数据时代背景下，档案的安全管理十分重要，但是人们普遍的缺乏信息风险意识，导致目前的信息存在很大的安全隐患。大数据时代背景下，档案更加透明化，一些黑客很容易侵入档案系统，这就导致信息出现泄露，被不法分子利用。
4.1保障档案信息资源安全。越来越多的档案信息被以电子形式存储于电脑中，若管理不当，档案信息资源极易遭到非法窃取，发生失密、泄密现象，将给国家和本单位造成损失。大数据时代，数据量大、种类多、处理速度快、信息化程度高，都在对传统的档案安全体系形成压迫和挑战。档案数据随时面临着因保存条件、管理方式、关键技术、安全保密变化而带来的种种威胁。信息技术的发展带来了多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，从纸质、音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案，信息载体有几种形式，档案就有几种形态，这些档案对保存的条件和场所有了更高的要求，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，档案馆在新建、改扩建时既要考虑档案数据保管基础条件设施安全可靠，另外还要购置专用设备来保护类型各异档案的安全。数据时代，档案应急管理不仅要从突发事件类型入手，更要针对不同类型的档案制定精细化的应急预案，将应急管理制度标准化，行为常态化，减轻或避免档案因遭遇紧急事件带来的不可预知的严重后果。
4.2防止变成滥用职权的工具。如果我们把事故案件的防范交到数据管理人员手中，这实际上是一种滥用。应用得当，大数据会是我们合理决策过程中的有力武器；倘若运用不当，它就可能会变成部分人员滥用职权的工具。大数据时代的来临，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，档案工作者需要努力抓住这个机遇，同时也要严肃对待风险与挑战，确保大数据系统的安全，防止职权滥用。我们应明确大数据时代给档案管理带来的挑战及传统档案管理模式受到的冲击，形成新时代的档案观，提出大数据时代档案管理的应对举措，强化大数据思维宣传教育，建立大数据档案信息资源平台，全面引入云存储与云服务，打造特色智能化档案服务，为新时代电子文件档案的有效管理开辟新的途径。
作者:王晶 单位:吉林省方志馆
