通过精细化管理提升办公室工作创新

2022-09-21 16:23:15 来源:写作指导

通过精细化管理提升办公室工作创新

【摘要】本文从提升办公室工作的精细化管理角度出发,分析现状,明确办公室精细化管理的意义与作用,并由此提出办公室精细化管理工作的创新与发展,为当前办公室工作精细化设置提供可参考的意见。

【关键词】精细化管理;办公室;创新

一、办公室工作现状分析

(一)人员设置专业化不足,还存在“临时抓壮丁”的现象。虽然当前的办学条件及各项教育工作中的发展都在向更加精细化、科学化、专业化的大趋势延伸,但是办公室管理及相关工作还是直接嵌套在其他相关专业中的,因此,当前很多办公室工作在人员选择上,随意性较大,认为办公室工作只要是本单位员工就可以胜任,还是以“抓壮丁”的形式展开,办公室人员的专业培养工作机制缺乏,有些单位甚至以“轮流值班”的形式开展日常办公室工作,其工作现状可想而知。

(二)工作精细化要求不严格,存在凭经验办事的现象。办公室工作本质上是上传下达、下情上报的中间枢纽站,可以说是一个单位一个企业的“管家”,但是在很多上下通达的工作中,很多办公室工作人员还存在凭经验办事的老习惯,对规范化、科学化要求较低,对AB岗职位的划分还不够明确,存在有些工作交叉执行、多头办理的现象,导致办公室工作人员分工不清晰、职责不明确、业务不精湛,服务单位的根本职能发挥不到位。

(三)工作内容更加多头化,杂乱无章。在当前全面从严治党的大环境中,要求党对各项工作的统领,而在办公室工作中,存在业务与党建两层皮、结合不紧密,业务工作井井有条、党建工作杂乱无章的现象,工作内容在党建与业务之间的结合不够紧密,造成办公室工作多头绪、少规律,制度建设不完备,缺乏科学规划。

(四)工作人员思想认识不到位。在工作人员配备上,很单位存在临时抓壮丁的现象,这就直接导致很多办公室工作人员不仅对工作认识不到位,在思想态度上存在误区,认为办公室工作太过于繁琐,学习研究意识较差,再加上办公室工作与具体业务工作相比,没有特别明显的专业性,有些人甚至认为办公室只是负责接待、“打杂”的被边缘化的工作群体,因此对被分配到办公室工作的热情不高、干劲不足,工作态度消极怠慢,导致办公室工作效果不好。

二、办公室精细化管理的意义

(一)明确各工作人员职责,防止推诿扯皮。对办公室工作进行精细化管理,在人员管理的横向上,有利于通过合理的分工,明确专人负责与AB岗之间的轮班制度,坚持办公室事务有人管,坚持在A岗工作人员在岗时,B岗有权利就此工作“不管不顾”,通过职责分工的细化,避免了工作人员之间的相互推脱、推诿扯皮现象;在人员管理的纵向上,既坚持办公室工作的专业化发展,又为工作人员的办公能力提升、接待水平提高、会务安排专业化等方面的能力提升,为工作人员的全面发展提供了契机。

(二)通过精细化管理细化工作职责,避免因靠经验办事出现疏忽大意的情况。精细化管理的目的在于以精细的制度、规则、条例、规矩等一系列明确的制度建设来指导实际工作,在遇到制度规定之外的事时,坚持及时请示汇报,每一件事的处理解决都有明确的制度要求与规则约束,避免出现有些工作人员以经验办事情,“深一脚浅一脚”等问题,甚至在某些时候容易出现以经验总结为主,对制度、规则置之不理的现象,导致工作出现问题。

(三)提升办事效率,解决程序繁琐问题。通过精细化人员分工、精细化制度建设,为各项工作的开展提供了制度支撑、人员支持。各事项都以制度指示来做,减少了人员之间的重复工作,提升了工作效率,专人专事专办的精细化分工,避免了群众多跑腿、一事多人办的推诿扯皮现象,提升了办事效率,也在某种程度上通过专人专责保证了单位的作风建设问题。

三、办公室精细化管理工作创新

(一)强化细节意识,提高思想认识。办公室工作不是简单的接待与邀请,不是单位边缘化的工作,与其他工作岗位相比,虽然专业工作的要求性不是很高,但是在工作中的地位是其他专业性工作无法替代的。如果说专业性工作是单位发展支撑的话,那么办公室工作就是这些支撑中的外部装修与内部陈设,直接代表了本单位的办事方式、处事原则与单位整体形象,因此,工作人员要充分认识办公室工作的重要性与必要性,坚持在整体单位工作中做好承上启下、连通内外的关键作用,为单位的科学高效发展提供“软实力”保障。办公室工作人员要对精细化管理的理念宗旨进行了解,明确细节的重要性,通过对细节的把握,使每一项工作都能做到一丝不苟和细致合理。对于领导吩咐的工作,不拖延,不延迟,让一层层传递的文件不在自己的手中积压,避免产生差错。同时,对于办公室服务人员来说,不能对要求办事的人嗤之以鼻或者持冷漠的态度,而是应该尽心竭力地提供咨询和帮助,树立好企业的形象。最后是对办公室的工作进行梳理,合理安排工作,对工作进行全面的思考和合理的安排,遇事冷静,增强责任意识和创新意识,开展工作做到有条不紊。

(二)明确专人负责。办公室工作精细化管理的重点在于通过专人负责,理顺各项工作之间的关系。不管是哪个单位的办公室工作,给人的印象历来是杂乱无章、多头处理这些负面影响,坚持通过专人负责制,保证专人专岗,保证各项工作执行有制度、发展有前景、人员要固定,坚决杜绝在某一工作岗位上“三天打鱼两天晒网”,减少不必要的推诿扯皮与相互踢皮球,保证办事群众的利益。坚持专人负责,还要坚持实施岗位职责制度,让办公室工作人员有权利、有责任,这样办公室工作人员才能在制度与责任的双压力下提升办公室工作整体成效。

(三)用制度管权管事管人,防止经验主义。经验是在日常工作生活中积累的对某些特定事例的解决方法与固定看法,在某种程度上,有利于方便工作、提升效率,减少了许多请示上报的麻烦,但是从另一方面来说,经验是某一个人或某一群体在工作生活中总结出来的,但是在工作中,制度的约束是既保证工作人员利益,又保证办事人员利益的双负责制,而经验更多的是对自我的保护,单凭经验办事往往会因为对规则的漠视导致工作出现一定的偏差。坚持在办公室工作管理中凭制度办事,坚持用制度管理办公室事务、办公室人员,约束办公室人员的经验为王的工作习惯,通过制度的硬性约束,保证工作人员与办事人员双方的利益。

(四)通过日志与考核查验工作结果。办公室工作往往被排除在年度考核、半年考核之外,这也是很多人认为办公室工作边缘化的原因之一。对办公室工作的考核确有必要,通过办公日志、办事效率、年底工作总结等方式对办公室专岗办事办结率、转办工作落实力、发文收文档案化管理以及其他日常工作进行细致考核,将考核结果与奖惩激励挂钩,不断激励办公室工作向更加高效、更加科学的方向发展。要根据岗位职责的要求,改变过去重过程轻监督、重结果监督轻过程监督的做法,制定考核办法,奖优罚劣,积极进行绩效考核,建立全过程的监督体系。实施责任分解,按照科学性、激励性和可操作性原则,将每项工作目标细化、量化,从时间、标准、效果等方面具体化,建立责任明确、权责统一的责任体系。坚持定量考核与定性考核相结合,综合考核与分类考核相结合,办公室内部考核与外部服务对象评议相结合,不断增强考核的可信度。要把考核结果与行政问责、奖优评先等有机结合起来,推动办公室各项工作取得实效。要加强执行制度的监督检查,将制度规范的约束力、凝聚力转化为工作的高效率。要建立办公室各项工作的活动台账,详细记录每个人的工作业绩,定期通报工作情况,总结推广先进典型。

四、结语

办公室工作要坚持上联下通,上情下达,坚持对办公室工作的精细化管理确有必要。只有通过精细化管理明确专岗专责、依制度办事、杜绝推诿扯皮等,才能保证办公室发挥积极作用,提升单位整体发展的外部形象。

【参考文献】

[1]张爽.推进精细化管理提升办公室工作质效[J]管理科学,2017(07):121.

作者:李蕊伶 张建 单位:中国水利水电第十四工程局有限公司