探求电子文档在档案管理中的优劣势

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探求电子文档在档案管理中的优劣势

一、电子文档的存档与使用

电子文档在归档前可以进行随意的修改、复制、删除等操作,可以进行多次复制,没有次数的限制,在操作上比纸介文档简单、容易——只需要在计算机上通过相应的软件来对文件内容进行修改、增加,不留任何修改痕迹,其真实性和原始性不会发生改变。电子文档还可以对档案上的小瑕疵进行修复,例如档案因为时间的久远,上面的字迹或者图像不清晰,可以通过软件进行修复,使字迹或图像变得清晰而方便归档、保存,档案经过修复后,保存就不再受到时间的限制了。

而纸介文档的生成需要通过人手书写记录内容,比较耗时,不利于操作,当在抄写时出现错误需要修改或者需要增加内容时,只能重新抄写或者直接在文档上修改,纸介上就会出现修改痕迹,对有价值的文档转化成档案后会影响文档的整洁。同时,纸介文档保管时间长,会出现纸张发黄、破损、字迹模糊等问题,需要对档案进行修复或修补,既费时也不利于档案保存和利用。

二、电子文档的储存

电子文档形成后可以存放在多种存储介质,例如磁盘、光盘、移动设备等,而且必须在计算机上读取、处理。电子文档存储在特定的存储介质上,就可以在不同的时间、地点通过特定的方式去阅读、处理、保存,可以不受时间、空间的限制,但却离不开计算机的软硬件环境,只能在计算机上通过相应的软件来进行读写。

但是电子文档在储存方面也存在一个比较大的劣势,即在操作过程中,一旦管理员操作不当或违规进行操作,文件可能会因此出现损坏,甚至会丢失,影响文件归档。而纸介文档只能存放在专门的库房里保管,需要采取各种专门的技术措施去保护档案,如复制、修裱、消毒、灭虫、灭菌等措施去长期保存档案,比较繁琐;在查阅方面,也只能在特定的时间到档案馆去查阅,比较耗时,不利于档案的利用。

三、电子文档的安全与保密

在电子文档案管理的过程中,单位和档案员要加强对存储介质的严格管理。由于电子文档可以存储于多种存储介质,如光盘和移动硬盘等可以存储大容量的电子文件;这些存储介质都不受时间和空间的限制,可以在不同的计算机上读取,因此,令到电子文件的安全性大大降低。同时,由于这些介质携带方便,因此亦更容易造成丢失或泄密,造成不可挽回的损失。

所以,我们需要不定时对信息系统进行检查,确保档案信息系统的安全;此外,从档案资料的录入到读取信息利用都需要由专人负责,实行专人专机使用,确保电子文档的安全与保密;对于保存在电脑里的文档,也要不定时进行备份或者拷贝到特定的存储介质,如移动硬盘、光盘,防止文档的丢失。纸介文档虽然在查阅、利用比较麻烦,但由于它处于专门的密闭空间,安全性相对比电子文档好。

虽然电子文档在存储和安全管理中还存在漏洞,容易出现泄密或者丢失,但它可以不受时间、空间的限制,为查阅档案提供了方便,大大地提高档案的利用率,这也将是档案管理的必然趋势。

作者:麦玫瑰 单位:肇庆职业学校