一、电子文档的存档与使用
电子文档在归档前可以进行随意的修改、复制、删除等操作，可以进行多次复制，没有次数的限制，在操作上比纸介文档简单、容易——只需要在计算机上通过相应的软件来对文件内容进行修改、增加，不留任何修改痕迹，其真实性和原始性不会发生改变。电子文档还可以对档案上的小瑕疵进行修复，例如档案因为时间的久远，上面的字迹或者图像不清晰，可以通过软件进行修复，使字迹或图像变得清晰而方便归档、保存，档案经过修复后，保存就不再受到时间的限制了。
而纸介文档的生成需要通过人手书写记录内容，比较耗时，不利于操作，当在抄写时出现错误需要修改或者需要增加内容时，只能重新抄写或者直接在文档上修改，纸介上就会出现修改痕迹，对有价值的文档转化成档案后会影响文档的整洁。同时，纸介文档保管时间长，会出现纸张发黄、破损、字迹模糊等问题，需要对档案进行修复或修补，既费时也不利于档案保存和利用。
二、电子文档的储存
电子文档形成后可以存放在多种存储介质，例如磁盘、光盘、移动设备等，而且必须在计算机上读取、处理。电子文档存储在特定的存储介质上，就可以在不同的时间、地点通过特定的方式去阅读、处理、保存，可以不受时间、空间的限制，但却离不开计算机的软硬件环境，只能在计算机上通过相应的软件来进行读写。
但是电子文档在储存方面也存在一个比较大的劣势，即在操作过程中，一旦管理员操作不当或违规进行操作，文件可能会因此出现损坏，甚至会丢失，影响文件归档。而纸介文档只能存放在专门的库房里保管，需要采取各种专门的技术措施去保护档案，如复制、修裱、消毒、灭虫、灭菌等措施去长期保存档案，比较繁琐；在查阅方面，也只能在特定的时间到档案馆去查阅，比较耗时，不利于档案的利用。
三、电子文档的安全与保密
在电子文档案管理的过程中，单位和档案员要加强对存储介质的严格管理。由于电子文档可以存储于多种存储介质，如光盘和移动硬盘等可以存储大容量的电子文件；这些存储介质都不受时间和空间的限制，可以在不同的计算机上读取，因此，令到电子文件的安全性大大降低。同时，由于这些介质携带方便，因此亦更容易造成丢失或泄密，造成不可挽回的损失。
所以，我们需要不定时对信息系统进行检查，确保档案信息系统的安全；此外，从档案资料的录入到读取信息利用都需要由专人负责，实行专人专机使用，确保电子文档的安全与保密；对于保存在电脑里的文档，也要不定时进行备份或者拷贝到特定的存储介质，如移动硬盘、光盘，防止文档的丢失。纸介文档虽然在查阅、利用比较麻烦，但由于它处于专门的密闭空间，安全性相对比电子文档好。
虽然电子文档在存储和安全管理中还存在漏洞，容易出现泄密或者丢失，但它可以不受时间、空间的限制，为查阅档案提供了方便，大大地提高档案的利用率，这也将是档案管理的必然趋势。
作者：麦玫瑰 单位：肇庆职业学校
