摘要：在当前水利工程建设过程中，往往会出现建设单位招标招多个施工标，只招一个监理标，施工标有时会多达五个以上，甚至达10个以上。施工标战线长且分散，这就给监理标的档案资料收集和管理带来难度，这种情况现场监理机构往往采用矩阵结构管理模式，即以总监为中心的职能部门和派向各标段的现场责任人员组成的施工现场管理机构，这就形成了职能部门产生的资料、现场责任人员形成的施工现场资料、双方交叉产生的资料、收到参建单位的资料、签发报送给参建单位的资料、各种资料互传沟通产生的资料，这六大类资料的有序管理对监理工作尤为重要。
关键词：档案管理；信息沟通；责任
1项目档案管理机构建立
管理多个施工标时必须建立专门的档案管理机构。管理多标段施工周期长时产生资料量大而繁杂，必须有专门机构专职人员管理档案。管理机构必须有专门的办公场所和存放档案的房间。档案管理机构存放档案的房间必须达到国家档案管理机关规定的硬件建设，档案管理人员必须参加过档案管理培训，具备档案管理的基本知识和技能，能认识到档案管理的重要性。现场监理机构必须有专门的档案管理经费。其中现场监理机构档案存放管理房间必须达到的最低标准是防火、防鼠、防虫蛀、防日照、通风防潮，有难燃烧材料制作的文件存放柜，有入档和领出登记薄，房门能落锁，窗从外不能轻易打开，门窗必须自身防火，这些基本的硬性规定必须达到。
2档案管理人员的人事隶属关系
因为此类建设工程现场监理机构多采用职能式管理结构，档案管理可能接收两部门的指令，因此档案管理机构成立之初必须明文规定档案管理人员从属的主管部门和主管领导，以免造成管理人员接收指令时分不清主次，无所适从，形成指令混乱，最终造成档案管理不善，影响工程后期运营和维护。
3档案管理人员的选定
档案管理工作不但要求档案管理人员严格遵守档案管理制度，还要求管理人员有责任心，有工作热情，更要求管理人员对档案管理工作有认识高度，能认识到档案管理对工程建设的重要性。因为在工程建设过程中，大部分参建人员只重视工程建设，不重视建设过程中工程档案的产生和保存，导致对档案管理人员的选择把关不严，最终导致在工程运营过程中工程建设信息缺失，运营维护困难，长期增加运营维护成本，增加运营管理单位负担。因此选择热爱档案管理工作、有工作责任心的人员作为档案管理人员是档案管理工作的必要条件。
4档案资料生成信息的分类、编码、和处理
档案资料分类若按生成机构分类，有建设单位签发的，有施工单位报送的，有监理机构自己生成的、有和其他参建单位互动生成的。若按时间分类，一般分为招投标阶段、进场开工阶段、施工阶段、完工验收阶段、决算档案验收及竣工验收阶段五个阶段。从工作性质分类可分为：招投标及合同资料、监理机构签发资料、监理机构报业主批复资料、施工单位向监理机构报申报批资料、监理机构日常例行工作活动记录资料、会议纪要、业主签发资料、监理机构自身人员和设备管理资料、影像资料、验收资料、变更资料、支付及决算资料、监理机构参与活动的其他资料等。如果施工周期长、工程项目投资大、技术复杂的项目，施工单位向监理机构报批的资料、监理单位日常例行工作活动记录资料、影像资料的持续周期也长，量也大，在工作中还要细分。其中施工单位向监理机构报申的资料可分为技案报申、机构报申、材料报申、质量报申、支付报申、验收报申、变更报申、日报、周报、旬月、月报、季报、年报报报申等。监理机构自己产生的资料可分为日记、日志、旁站、检测、日报、周报、旬报、月报、季报、年报、安检、巡检、批复、报批、会议纪要、考勤等。影像资料可分为开工前、施工中、施工后、会议、检查验收、隐患整改、缺陷整改、完工形象、调查取证等。特别是影像资料，一定要把每一次录制的影申在存放处用文字表明影申的名称和日期，并按文件夹分开存放，在文件夹内存放顺序最好按存放时间先后排列。因为若不分类不表名称不标日期的存放，在查找时就像在草原上找一颗棵特定的草，费时费力还不一定能找到。监理机构在此类项目档案管理中采用第三种分类方法有利于日常工作，便于资料查找和使用，对日常工作极为方便。
5档案的日常收集和整理
档案的收集时段划分最好按月或旬划分，因为此类管理受空间限制，若时段太短加大一线工作人员的劳动强度，时段太长，一些重要的工程信息会因时间的流逝而丢失。档案管理人员在收集到资料后必须立即一一登记入册，做好目录，字迹清晰，信息完整，以备查找和使用及档案验收时整理卷宗。各施工标段必须分开存放，各标段共用的资料必须登记好该资料存放处，以免使用时误以为文件丢失。收集文件时必须看清文件的六要素是否齐全，注明文件来源和入档日期，以免随时间的流逝，文件的出处和作用等重要信息缺失。
6档案资料的日常使用
档案资料在工程施工和运营维护期间经常被工作人员查阅和使用，若不带出档案室，可现场查阅后随即再放回原处，若要带出档案室必须由资料使用或带出人签署带出文件名称、时间、使用资料原因、使用和归还时间、文件内容扩散范围。到归还时间没归还时档案管理人员必须问清原因，督促归还。档案资料出库归还时管理人员必须查看文件的完整性，登记好归还时间。工作人员查阅重要文件，必须由相关领导同意后再查阅，得不到允许档案管理人员拒绝其查阅。
7档案资料的检查和保存
档案管理机构成立时必须有检查和管理体系及制度。检查人员、监督检查人员、检查方法和标准、检查时间、检查结果的处理方法，在机构成立之初都必须制定。这一方法在施工周期长，投资大的建设工程中尤为实用。因为随着时间的推移，管理人员在程式制度下工作免不了思想麻痹或懈怠，会出现工作漏洞，通过定期检查能做到查漏补缺，弥补工作漏洞，避免带来大的损失。另外，此方法也能查看到不常使用的资料是否被鼠咬、虫蛀、霉变、丢失等情况，还能让档案管理人员熟悉记忆资料存放状态和位置，以免使用时找不到或找到了用不了的情况发生，正所为兵要常练，枕戈待旦。
8结语
总之，要重视档案管理工作，特别是现场一个监理管理机构管理多个施工标时，必须加强档案管理，重视档案的重要性，才能做到内业管理有条不紊，才能服务好外业工作，为工程的顺利进展，为监理工作赢得参建单位好评保驾护航。
作者:张旭 单位:河南方正水利工程咨询有限公司