问诊客车企业存货管理顽疾探析

2022-09-21 15:54:31 来源:写作指导

在我国客车企业报表中,存货是资产负债表中数量较大的一项。对于以生产制造为主营业务的客车企业来说,存货的重要性毋庸置疑。储备一定量的存货能使生产得到正常有序的进行,能为企业的生产和销售提供较大的机动灵活性。但是过量的存货又会在流动资金中占比较大,增加了企业的生产成本和管理费用,降低了利润率,制约企业进一步发展。本文以H公司为例,谈谈客车企业存货管理的“顽疾”问题,并给出相应的“治愈”方案,希望给业内人士带来启示。

一、存货管理的顽疾问题

1.存货采购环节

H客车有限公司成立于2011年,专注于客车整车、底盘的研发制造,虽然成立时间并不长,但是在业内已经小有名气。H公司与供应商的采购多以短期合作为主,在国内还没有形成稳定的供应商,也没有建立一个完善的资料库对供应商的企业规模、产业结构、客户群、业绩评价、生产能力、业务水平、质量系统等信息进行分类统计,缺乏对同类型的供应商进行优劣对比,所以难以选出最适合维持长期合作的供应商。另外,H公司在挑选合作供应商时,更注重供应商上报的最终价格,如果供应商愿意接受较低的订购价或者许诺提供相应的价格折扣,那么H公司与之签订单供货合同的可能性将大大提高。其公司管理层往往忽视对供应商的业绩评价,忽视其业务结构是否完善、其生产能力是否与之销售目标相协调,忽视供应商的质量、售后服务系统是否齐全。而正是因为这些因素通通欠考虑,H公司经常会碰到供应商交付的产品质量不合格,或交付时间存在滞后性,这会大大制约企业的正常生产经营,造成重复采购,增加存货成本。

2.存货入库环节

⑴存货的复核工作不到位

在H公司的材料采购、验收入库的工作过程中,有极大可能出现订单上和购货发票上的存货单价数不一致的情况。在此环节中,仓储员理应核对存货采购的在我国客车企业报表中,存货是资产负债表中数量较大的一项。对于以生产制造为主营业务的客车企业来说,存货的重要性毋庸置疑。储备一定量的存货能使生产得到正常有序的进行,能为企业的生产和销售提供较大的机动灵活性。但是过量的存货又会在流动资金中占比较大,增加了企业的生产成本和管理费用,降低了利润率,制约企业进一步发展。本文以H公司为例,谈谈客车企业存货管理的“顽疾”问题,并给出相应的“治愈”方案,希望给业内人士带来启示。

二、存货管理的顽疾问题

1.存货采购环节

H客车有限公司成立于2011年,专注于客车整车、底盘的研发制造,虽然成立时间并不长,但是在业内已经小有名气。H公司与供应商的采购多以短期合作为主,在国内还没有形成稳定的供应商,也没有建立一个完善的资料库对供应商的企业规模、产业结构、客户群、业绩评价、生产能力、业务水平、质量系统等信息进行分类统计,缺乏对同类型的供应商进行优劣对比,所以难以选出最适合维持长期合作的供应商。另外,H公司在挑选合作供应商时,更注重供应商上报的最终价格,如果供应商愿意接受较低的订购价或者许诺提供相应的价格折扣,那么H公司与之签订单供货合同的可能性将大大提高。其公司管理层往往忽视对供应商的业绩评价,忽视其业务结构是否完善、其生产能力是否与之销售目标相协调,忽视供应商的质量、售后服务系统是否齐全。而正是因为这些因素通通欠考虑,H公司经常会碰到供应商交付的产品质量不合格,或交付时间存在滞后性,这会大大制约企业的正常生产经营,造成重复采购,增加存货成本。

2.存货入库环节

⑴存货的复核工作不到位

在H公司的材料采购、验收入库的工作过程中,有极大可能出现订单上和购货发票上的存货单价数不一致的情况。在此环节中,仓储员理应核对存货采购的单价、数量、金额与发票上记载是否一致,但实际操作中,仓储员往往忘记核对存货单价是否与发票上的一致。若订单单价的输入有误并未能及时发现,导致发票结算不及时,则会形成暂估价,暂估价占比越大就会导致后期的变更数量越多、金额越大。这种复核工作的不到位,极大地增加了相关部门的工作量。另一方面,H公司的产品投诉率偏高,2017上半年就高达17起,较高的产品投诉率反映了存货质检复核工作的不到位。质量纠纷案的不断发生,让H公司的管理层伤透脑筋,比如客户投诉新购买的客车产品在使用不到2个月就频频发生异响,咨询多次后质量问题却未能得到解决。最严重的事件是发生于2016年,客户控诉某款客车产品的制动片以旧当新,造成追尾事故、人员受伤,后被法院判决高达近50万元的赔偿金,给企业造成经济损失的同时带来了严重的信誉危机。随着大批潜在客户的损失,将不利于企业存货的销售、降低企业存货的周转率。所以,是否注重产品的质检复核工作,关系着企业的信誉和长治久安。

⑵存货入库不及时

仓储部在例行存货盘点时,存在当天有废弃的原材料在作业区却未按期交付的情况,进行询问,工作人员解释为等待第2天再收库,这就加大了盘点的工作量,增加了人工成本。可见H公司在入库管理方面存在很大的漏洞,入库管理的不及时毫无疑问会加大存货的保管安全风险,加大存货盘查的难度。

⑶存货验收分工不明

在H公司内部审计过程中,存在采购员与验收员包揽对方工作的情形,职责分工不明。在实际访问中发现,因为验收员家庭住址距工厂较远,相当一部分货物是晚上到达,基于平时建立起的友好亲密关系,验收员就会“拜托”采购员代为验收,采购物资经采购员自己验收即可入库。采购人员既参与采购又负责验收,未做到权责分离,极容易出现采购员以权谋私、质量作假的风险。

3.存货仓储环节

H公司是一家制造型企业,其储货仓库多为普通通风式仓库,存货摆放方式多为就地堆垛式。对库存原材料进行分类时,可以发现钢板占存货成本最大,是需要重点管控的物资。而高纯度的钢铁制品的特性就是极易生锈,尤其是在雨水丰富、湿度较高的春季、夏季,靠墙放置的原材料和工量刃具都有一定的生锈迹象,特别是一楼的存货,其中有35%以上都已经生锈。所以在空气湿度较大的季节特别需要注意存货的防潮。笔者实地考察还发现,有部分货物的包装纸盒易受潮、软化,不能承力导致货物倒塌的情况时有发生。与此同时,在公司生产的高峰阶段,管理员基本要隔很久才会去进行盘点清查,这样存货自然不能得到很好的监管,存在着产品性能和质量方面的隐患。

4.存货出库环节

⑴忽略市场风险

H公司常常由于忽略市场风险导致销售预测偏差,做出错误地投资决策,致使企业运营受损,存货量高居不下。客车行业属于比较成熟的行业,各大规模的制造企业不计其数,客户的选择对象很多,因而他们会对同类型产品比质比价,以期花最少的钱得到最大的收益。因此,H公司必须敏锐地把控市场需求,做出精准的需求预测,设计生产出符合客户要求的产品,否则容易出现存货囤积。

⑵缺乏对客户资源的整合利用

随着H公司规模的扩大,客户和供应商也随之增多。有来自国内的,也有来自国外的。同一客户还有可能是原材料的供应商,这些情况都会导致客户和供应商的关系管理混乱。H公司并未对客户资料,比如客户的消费习惯、销售市场、资本能力等进行分类归纳,缺乏整合利用的意识。若不能对这些资源进行有效管理,就很难设计出满足客户需求的产品,由于产品卖不动而导致呆滞存货的大量累积,势必占用企业资源。

三、存货管理的改进建议

1.存货采购环节

合格供应商的选择是企业存货管理的基础,笔者建议H公司对收集的供应商信息进行全面整合,具体包括供货的验收合格率、价格、生产能力和产品加工技术、信誉、服务质量、准时交货率等因素,以确定候选合格供应商,并且运用科学的指标体系,评选出最优供应商。H公司应与评级优选出来的供应商建立长期稳定的合作关系,签订长期合作协议。这样做不仅有利于采购的及时性,避免缺货成本的产生,保证生产的正常有序进行,而且便于协商议价,获取更低的采购价格,降低存货成本。

2.存货入库环节

⑴加强存货入库复核工作

对于订单存货单价与结算发票不一致的问题,多是由于仓储员的人为因素造成的,建议H公司加强对仓储员的培训力度,并且加大监督力度,强化仓储员对订单单价的关注度,并监督其执行,减少结算价格与暂估价相背离事件的发生概率。

⑵监督废物料的及时入库

对于废物料滞留生产车间的问题,H公司应加强对废料的管理,要求废料每日需按时上交,坚决杜绝当日废料留待次日处理的情况发生,把责任落实到人,并加入其月底绩效考核中。管理部门也要采取加强巡视车间的办法,随时掌握生产车间滞留物料的情况。

3.存货仓储环节

H公司的存货摆放实行的是就地堆垛式。就地堆垛式的存储方式有以下几方面缺陷:第一,堆放在下层的存货易受到上层存货的挤压,导致外观或质量受损;第二,不利于存货先进先出法的实施,越先入库的存货往往被摆放在越里层,随着存货越储越多,如果想把最里层的存货移出,将面临着很大的工作量。笔者建议采用重型货架,能有效解决这种情况。面对原材料易生锈的现状,建议H公司对原材料进行涂防水漆处理,保持仓库通风性,在仓库摆放吸水防潮的干燥剂,尽量降低仓库的潮湿度。对于小件的存货,比如小型配件,通过涂油密封包装的方式将有效地起到防锈的作用。企业的仓储管理员应该提高职业素养,对存货进行定期抽检查验,杜绝不良品投入生产环节。存货管理制度的执行依靠高层管理者的监督力度和管理态度,H公司若能执行严格的权责分离,将会大大减少员工之间串通舞弊的机会。企业还应建立奖惩制度,以期减少人为因素造成的存货毁损,鼓励大家按章办事。

4.存货出库环节

⑴加强市场分析

针对每年淡季和旺季的时间表,H公司应及时调整物料采购计划,在旺季里应大批量订货以满足生产需求,在其余的月份则安排小批量订货以免造成存货过剩的风险。H公司还需要建立与最终用户的沟通渠道,定期收集和整理用户的需求信息,对最终市场的需求状况进行分析和评价,还要及时了解同类型企业的市场状况,以便进一步修正客户所提供的需求预测信息。

⑵重视定制销售,开拓国际市场

在客车行业产能过剩的大背景下,能最快最有效地降低企业存货的手段就是积极响应客户需求。如果企业还是停留在旧时的统一标准化生产阶段,不实行客户定制,则注定会被市场淘汰。客车企业若想提高市场占有率,其有效途径在于采取区域销售与分级分销相结合的销售模式。实际中,为了避免分销商间的冲突,企业可以把分销商的区域划分、客户来源、产品种类进行明确化,采取区域经理责任制,为客户定制销售打下基础。客户定制销售不但能提升销售额,为存货提供有效的销售渠道,还能迅速反馈产品的使用情况及意见,有利于帮助企业紧随客户需求,花最短的时间,开发出更加适销对路的产品,减少因产品设计不合理、过时落后而造成的存货囤积量。目前,客车企业不应只把眼光局限在国内,毕竟销售潜力有限,H公司应把销售目光扩展到海外,在海外投资建厂、兼并并购,走国际化之路。企业应加深与国际厂商的交流合作,促进国际上实力商的加盟,在重点市场寻找新的销售热点。在销售模式方面,对于非洲等不发达国家,它们的销售模式还不够成熟,市场还没能满足形成制的条件,可以采取自销模式。而对于发达国家来说,制已成为主流的销售渠道,应充分利用。总之,客车企业若能全面有效地利用国际资源,把握国际销售市场,将为减少存货囤积带来福音。

作者:赵艳丰