摘要：随着高校信息化的发展，人事管理工作不断面临着工作效率和精细化的挑战。本着减少人工处理中的数据差错和查询过程中低效等问题，以浙江水利水电学院为例，设计了一种方便、快捷的、便于管理的信息系统与方案，包括人事管理八个功能模块，力求满足高校人员管理的需求和个性化的服务需要，提高人事管理的工作效率。
关键词：数字化；人事管理信息系统；功能模块
0引言
随着我国IT的快速发展，有不少传统行业已实现信息化、数字化转型，但作为国内高校的人员组织档案信息化管理的研究和实践还远远不够，与实现信息化还有较大差距；其次，大部分高校人事管理还只停留在传统的档案管理状态。大部分院校的管理方案缺乏实际的可操作性，没有推陈出新，缺乏创新。高校中采取合理且高效的人事档案管理，能对教师人事信息进行专门的分类管理，保证教职工的个人信息安全[1]。高校人员组织管理信息系统的建立能有效地为高校、社会提供很好的帮助。从纸质化转变为网络化、数字化方便管理人员的管理，提高人力资源管理者的工作效率。高校人力资源管理主要研究高校人力管理的内在联系和客观规律。高校人力资源主要是指以教师为核心的教职工，人力资源信息不仅是人员数据信息，高校在职人员的人事基础信息、科技研究信息、教学档案信息等各种教学与日常工作的相关信息也包含在内。随着信息技术的发展，信息化、数字化时代的到来，在国家和相关部门的大力支持下，各大高校得到快速的发展，生源不断扩大，师资力量不断增强，各个部门在不同程度上进行了转型，对各种人事变动与资源整合等问题，无疑给高校人事管理带来巨大的挑战。高校人员组织数字化成为更好的本科院校的必然要求，也是对未来高校管理发展的新要求。采取数字化人事管理平台的必要性体现在以下两个方面：第一，能改变传统纸质介质记录档案的方式，以电子数字化的方式把师生信息完整的保存，避免纸质文件的损坏对信息准确度的影响；第二，数字化的实现能极大地提高管理人员的工作效率，在搜索调查和添加修改等工作方面，只需从服务器中快速地搜索和轻松的键盘输入操作就可完成，减轻人事处的工作压力并优化了流程。以浙江水利水电学院为例，在院校管理部门，人力资源管理工作具有一定的复杂性，且工作量极大，伴随着院校发展与规模扩大、各类人员数量在不断地增加，如仍采用传统的人工管理方式，将会为数据流动、使用等带来极大的不便，影响工作效率。而采用数字化管理，能较好地保证数据的即时更新和动态调整，保持数据在部门间的一致性，确保组织人力信息的完整性和准确性，从而提高高校在人才培养、科研、通知、公告等方面的办事效率和管理水平，形成具有高效率、高质量、高标准的人力资源管理信息系统。
1研究特点和内容
1.1研究特点
基于人力资源管理理论框架，结合浙江水利水电学院人力资源管理部门业务需要，解析管理系统所涉及的关键模块和技术，并进行功能分析和技术方案设计。这一设计的主要特点如下：
1.1.1基于JavaWeb开发，具有安全性、广泛性、稳定性的优点[2]；
1.1.2采用B/S架构，维护、升级皆较简单。通过连接高校内部的网络，输入并验证后即可进入系统查看自己所有权限的版块中，完成相应工作；
1.1.3采用JavaEE技术和MySQL的框架开发，可扩展性高，能在各类客户端进行移植处理，且使用运行效率高的Java语言[3]。
1.2主要研究内容
研究的主要内容体现在两方面，即信息管理层和技术支持层。
1.2.1信息管理层
该系统搭载高校人力资源管理的指定需求，在实现高校人事数字化的管理的基础上，能够为各二级学院的人事调度处理与科研成果提供信息指导，为各部门的人事档案管理与量化考核等提供信息服务，为校领导的行政管理提供决策支撑[4];
1.2.2技术支持层
该系统采用适用的软件开发模式和软件开发过程，使用符合学校的技术加以实现。人事管理信息系统主要分为八个模块：人才招聘系统、入职报到系统、职称评审审核系统、任期考核系统、个人休假系统、离校管理系统、人事调动系统、进修培训系统，每个模块下包含相应的人事管理功能如图1所示：应聘者可通过浙江水利水电学院人事管理系统进行应聘申请，在面试、笔试后可在系统上查看应聘结果，通过应聘后可在系统上填写详细资料进行入职报道。教职工可通过浙江水利水电学院人事管理信息系统进行休假申请，职称评审申报，部门调动申请，离校申请，考核申请，培训进修申请以及获得申请结果的返回。相关部门可通过系统获得应聘者信息，在面试、笔试后，将应聘结果录入系统；此外，对已录用的人员还需进行人员资料审核；还可通过系统得到教职工的申请信息，对不同类型的申请，分别派分到不同部门进行处理。本项目依据校方人事管理信息系统数据流进行管理系统设计如图2所示：
2设计思路
2.1使用界面的交互性
高校人事管理信息系统是以用户为中心，把用户放在第一位，风格特点与版式构图等一致，易被使用者接受。整体上采用简练、明确的导航让使用者方便地找到相应的功能。
2.2用户数据库的安全性
数据库保护主要包括数据的完整性和安全性。安全性指保护数据库避免不合法使用造成的数据大量泄漏、恶意篡改、数据流失、破坏。人事管理信息系统中数据库存放着所有教职工信息，要保障数据库的安全就需对数据库进行用户标识识别、自主存取控制、数据加密存储操作、操作数据备份操作。
2.3登录用户的权限设计
针对整个管理信息系统进行权限的控制，而对象是教职工，避免因权限控制缺失或操作不当引发的风险问题，如操作错误，数据泄露等问题。分三种权限：页面权限、操作权限、数据权限。根据不同的用户，分配相对应的权限。
2.4数据库的管理操作
数据库的主要功能应该有各类数据的定义、数据库信息的增删改查、数据库的维护，对数据库的数据载入、转换、重组等操作进行监控。这些功能能较为直接地展现到数据库和用户操作界面中[4]。
3高校人事管理信息系统主要功能模块
人事管理信息系统以人事管理部门和教职工为主要用户，实现数字化的人事管理信息系统，高校人事管理信息系统各类具体工作内容如下：
3.1人才招聘系统描述
招聘的模块主要实现招聘程序的管理。每个二级学院每年有一定的人事招聘计划，人事招聘部门审核需招聘的二级单位上报的《招聘计划书》，经过审核、汇总后返回给二级单位在学院官网上，同时到和高校有合作的人才招聘网站等扩宽流量，增加阅读量和知名度。应聘者填写《高校人才技术岗位应聘信息表》，高校根据各岗位报名情况和工作具体安排，研究确定是否针对具体岗位组织考试选拔，或针对特定应聘者按规定进行直接考核，并及时在网上公布应聘人员考试、考核工作具体办法和安排。考核后的体检参照高校文件执行。应聘人员若不按规定的时间、地点参加体检，视作放弃体检与应聘资格。人才招聘系统还要对招聘信息进行统计，保存招聘信息。人才招聘系统具有内推业务功能。在人事部门招聘计划后，学院内的教职工可填写推荐人信息[5]。
3.2入职报到系统用例描述
入职报到模块是为已通过面试将要进入高校的教职工人员进行信息的整理与审核。将要入职的教职工按照高校发放的通知公告，进入界面进行填写入职报到的信息登记。人事处人员对新进人员的资料填写进行审核后即进入入职流程，可在系统后台中查看填写信息的完整性以及入职人员的入职流程进行状况。当各级部门审核结束后，入职流程最后由新进教职工进行入职确认。报到结束后，系统根据报到的时间、部门等生成相应的人事编号，在系统中创建教职工的账号，生成默认的初始密码。
3.3职称评审系统用例描述
职称评审系统是为进一步反映高校教职工的技术水平、工作能力的系统。教职工根据高校的申报公告通知，在符合自身条件的前提下进行申报。进入系统后选择申报的职称，填写电子申报单，上传考核证明。人事部门和二级学院进行审核材料符合条件再进行五个工作日公示，材料与公示无异议后，高校组委会根据教职工的申报材料进行审核，最后由委员会主任签字并加院校盖章。全部流程中可在系统进行跟踪和查询进度。每期的申报和评审结果可进行打印和导出查看。结果可根据不同类型进行分类导出，便于分析管理。
3.4任期考核系统用例描述
任期考核是对高校管理层人员的工作成绩最为直观的反应。根据原有的考核内容和考核标准，对高校管理人员进行任期内的评审。院系、校领导进行评价打分，个人进行总结汇报，最后得出考核分数。对考核结果进行汇总，能查看过往的考核结果，更直观地展示任期表现。
3.5个人休假系统用例描述
由教职工提出申请，填写教职工请假审批表，分别为事假、病假，探亲假、婚假，丧假、产假。由二级部门到人事处，再到学院领导逐级审核通过。婚假、丧假由文件规定天数内，由所在二级部门负责人审批；产假由所在部门负责人审批后转到相关部门进行审批，所有审批和请假的文件最后归档到人事处。
3.6离校管理系统用例描述
离校管理是员工根据自身条件或突发情况需进行离校处理。需离校的教职工进行填写离校信息表，二级部门和相应部门给出相应的离校建议。离校人员能查询离校流程，了解具体审核意见。高校人事部门确认最终离校信息后开退工单、工资转移单等，并将书面资料合同等进行存档记录。离校确认后，自动解除或终止合同。最终移交离校文件到档案室进行存档，在系统数据库中也进行记录添加。
3.7人事调动系统用例描述校内调动人员管理需各个部门和二级学院的调动审核。教职工提出院内调动申请并提交至院系审核；院内调动申请由调入部门、调出部门共同审核，审核通过后再提交至人事部门进行复审；待人事部门审核通过，随后再上报至院领导处进行审批通过后，即可办理薪酬处
理。其主要流程为：申请人填写调动单、调入部门和调出部门填写审核意见、人事部门填写审批意见及调整人员工作、院内涉及的部门主要填写院内岗位表，最后由系统生成人事调动通知公告[6]。
3.8进修培训系统用例描述
院校为更好地发展师资队伍，结合各二级学院的具体需求制定一系列的访学进修计划。根据教育事业的发展需求，在校内选拔出各学科、专业的优秀教师代表，到国内、外高校研究院所进行访学进修。教师代表首先需根据人事部的有关访学进修项目的通知向系统提交相关的申请表，学院会进行初级审核，审核通过后将提交人事部进行复审，复审通过的名单将在项目网站上进行公示，院校将对通过名单进行相关的备案。
4结语
随着信息化网络时代的到来，各行、各业都在信息技术上遇到了机遇和挑战。高校人力资源管理也应顺着时代的大潮流，建立由纸质化、数字化向智能标准化的人力资源管理信息系统应对未来更大的信息挑战，以助推高校人力资源管理的体制管理，甚至在未来能让高校的综合实力大幅度提升[7]。在实现高校人事管理信息系统的基础上，能为高校提供相关的人力资源信息服务，发挥最大的价值，为人才培养、科学研究、人才招聘等提供更好的服务和支持。
作者：杨荣杰 郑书莉 胡欣月 单位：浙江水利水电学院
