信息系统在车辆轮胎管理中的应用

信息系统在车辆轮胎管理中的应用

摘要:据统计,轮胎费用占运输成本的比例较低,一般为6%~10%;高速公路事故统计结果显示,因轮胎爆胎直接造成的交通事故占8%~10%。因此,轮胎管理关系到汽车行驶安全、节约能源及降低运输成本等方面。随着运输公司业务的不断发展,由管理人员根据行车路单人工统计、计算、分配、誊写胎公里到轮胎纸质卡片上的管理方式,目前,已很难满足精细化管理的需要。本文结合运输公司管理实际,深入地描述了ERP系统在车辆轮胎管理中的应用和作用。

关键词:ERP;信息化;轮胎管理;应用

1ERP系统介绍

ERP(EnterpriseResourceplanning)即企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统是现代企业中比较先进的运行模式,它是先进的管理理念与现代信息技术相结合的产物,它能够优先合理地调配企业的各种资源,最大化地为企业创造财富,成为企业在新时代生存、发展、创新的基础。ERP系统代表着先进生产力,使人们的工作方式突破了时间和空间的限制,提高了工作效率。

2车辆轮胎管理工作

轮胎是在各种车辆或机械上装配的接地滚动的圆环形弹性橡胶制品。通常安装在金属轮辋上,能支承车身,缓冲外界冲击,实现与路面的接触并保证车辆的行驶性能。千里之行始于足下,轮胎作为汽车的“足”,是直接关系到汽车行驶安全的重要因素之一。做好轮胎的统计工作,是管理好轮胎的基础。运输公司车辆保有量大、车型复杂,使用的轮胎数量多,规格、尺寸和类型复杂多样,月平均更换量约八九千条,要使轮胎得以合理使用,必须加强管理,并切实做好轮胎使用情况的统计。通过对统计报表的分析,为各二级单位轮胎管理、使用等工作提供决策依据,确定月(季、年)度用胎计划和选购优质轮胎,制定各种定额,分析轮胎管理、使用等工作水平,找出原因,及时采取措施,达到降低成本的目的。

3纸质轮胎卡片管理模式及不足

在运输公司ERP系统轮胎管理模块没上线启用之前,各二级单位全部使用运输公司统一制定的纸质轮胎卡片,按照一定的管理模式进行管理。首先,建立纸质轮胎管理卡片。按照运输公司关于车辆轮胎管理的要求,二级单位所辖属基层单位负责轮胎管理的人员为每台车的每条轮胎(包括备胎)建立纸质“车辆轮胎管理卡片”,实行“一胎一卡”,做到“四定”,即定车、定挂(车)、定人、定胎,卡片上如实填写车牌号、轮胎胎号、品牌、规格、装车日期、轮胎单价等基础信息。其次,每月填写月度行驶公里数。为保证轮胎卡片数据的完整性、持续性,轮胎管理人员按月在每张“车辆轮胎管理卡片”上填写对应轮胎的实际行驶里程数据,数据以调度员和核算员核定的单车当月路单行驶公里数为准。实际中,此项工作一般是在次月初进行,轮胎管理人员根据所属基层单位上一月份《单车核算报表》中的车辆全行程数据进行计算、填写。当车辆发生调拨时,轮胎管理人员和核算员对车辆交接前的“车辆轮胎管理卡片”中数据进行更新,经驾驶员签字确认后,将“车辆轮胎管理卡片”一并随车辆转入接车单位。最后,轮胎报废时,对照轮胎卡片核发轮胎。合理核发轮胎是用好轮胎的前提。运输公司车辆轮胎实行交旧领新制度,交回的旧轮胎先由轮胎管理部门对轮胎使用情况做出鉴定,确定轮胎是否报废;由轮胎管理人员根据鉴定结果,核实报废轮胎胎号与轮胎卡片登记胎号是否一致,核实确认报废轮胎的实际累计行驶胎公里后发放轮胎,并根据里程节超情况进行考核。报废轮胎的轮胎卡片继续存档保管,以备查验,同时,为新装车轮胎建立对应的轮胎卡片。纸质轮胎卡片管理模式存在着诸多不足之处。在轮胎卡片建立以及每月的填写、计算上耗费时间,比如,一个有40辆车的配送中心,轮胎卡片约500张,每月大概需要2~3天来填写,依次类推,车辆越多,填写时间越长。纸质轮胎卡片不易长期保管,容易丢失或破损,不便查找、检查。纸质轮胎卡片是以单条轮胎为点的进行的管理,无法实现更高层面上的管理,不易做到轮胎在配送中心、二级单位、运输公司等层面的对比分析和对标管理。

4现行的电子轮胎卡片管理模式

2013年8月,运输公司启动运输管理系统轮胎管理模块建设工作,并于2015年1月正式上线运行。电子轮胎卡片管理模式基本遵循过去的纸质轮胎卡片管理模式,改变的记录方式、记录节点等,其基本流程为轮胎领用(新增)时,在“轮胎信息维护”功能中录入轮胎基本信息,由系统自动生成相应的电子轮胎卡片。使用时,车辆执行任务运单的全行程数据经过计算后自动分配到轮胎电子卡片上。轮胎报废时,在“轮胎信息维护”功能中录入报废原因等信息,根据需要打印轮胎卡片,并录入新领用轮胎信息。车辆调拨时,电子轮胎卡片上的信息也都是实时的,无须进行确认,当ERP系统内的车辆调拨操作完成,电子轮胎卡片也同步完成随动。运输公司轮胎管理模块依附于运输管理系统开发建设,主要包括轮胎信息维护、轮胎数量对照表、轮胎卡片查询、超定额里程轮胎和轮胎胎公里查询等五个业务功能。轮胎管理模块的上线运行,使运输公司轮胎管理方式有了质的提升,由过去的手工管理转化为信息化管理,极大地提高了轮胎管理的准确性、时效性和便捷性,彻底省去了每月填写轮胎卡片的环节,解除了此项工作对轮胎管理人员时间的占用,同时,也实现了基层单位、二级单位和运输公司3个层面的垂直化管理。

5运输管理系统运单的使用

轮胎行驶里程数据全部来源于运输管理系统内的运单,运单是运输公司车辆执行任务的电子凭证,记载了车辆信息、任务信息、行驶里程或工作小时信息等。目前,运输公司运单包括货物运输类、工程机械类和客运类3种类型,其中,货物运输类和客运类运单上记载的是车辆执行任务的行驶里程,工程机械类运单上记载的是车辆执行任务的工作小时(工程机械的调遣单记载的是调遣里程)。运单的状态包括初始创建、执行完毕和审核完毕3种,为递进关系。当车辆分配好任务准备出车时,生产调度在系统创建运单,状态为“初始创建”;当车辆完成任务或者计划将任务统计到生产日报中时,生产调度将运单状态由“初始创建”改为“执行完毕”,在修改保存成功后,运单上的全行程里程或实际工作小时会实时自动按约定规则计算后累计到车辆每条轮胎的胎公里上;最后,审核人员将运单状态修改为“审核完毕”,运单操作基本流程结束。由上可知,每张“执行完毕”的运单全行程将以下规则:单胎胎公里=[运单全行程×着地轮胎数]/(着地轮胎数+备胎数)累计入对应车辆每条处于在用的轮胎上,由系统自动计算完成。分配规则中的着地轮胎指车辆停止或运行时和地面直接接触的轮胎,也就是安装在轮毂上的轮胎。事例:某台8X4成品油单车罐车有着地胎12条、备胎1条,于3月20日执行了一趟油品配送任务,全行程是280km,生产调度按要求在ERP系统录入了运单,并执行完毕。那么,当天累计到每条胎上的里程就是[280×12]/(12+1)=258.46km,即累计到每条轮胎电子轮胎卡片上的里程是258.46km。

6轮胎管理模块的其他应用功能

数据共享是信息系统的突出特点之一,运输公司ERP系统轮胎管理模块可满足基层单位、二级单位和公司各级管理人员对轮胎信息的各类查询需求,如按车牌号、轮胎号、轮胎品牌等进行单一或组合查询。

(1)“轮胎数量对照表”功能。轮胎数量对照表从车辆、科级单位和二级单位等3个层面对轮胎信息应维护数量、已维护数量进行对比分析,可帮助管理人员快速找到问题所在,以便及时核实、整改。

(2)“超定额里程轮胎”功能。在实际管理中,根据轮胎的品牌、规格和使用环境的不同,系统内轮胎都有属于自己的定额里程。超定额里程轮胎功能作用是检测“在用”轮胎的总行驶里程与其定额里程的关系,当总行驶里程大于定额里程时,系统根据超定额里程的比例分档进行展示。在实际管理中,因受条件限制,实时就车查看每条轮胎的使用情况不易实现,那么,可通过此功能的展示信息进行有针对性的检查,能很大程度上提高轮胎管理效率和有效性。一般情况下,对于超定额里程比例达到30%以上的轮胎,使用单位应重点关注。但此功能属于辅助提醒,并非实际更换轮胎的依据,轮胎的更换唯一判断依据是:轮胎的实际使用情况。

(3)“轮胎胎公里查询”功能。轮胎电子卡片只展示了单条轮胎的胎公里情况,而轮胎胎公里查询功能满足了对多条轮胎胎公里的查询需求,可实现按日期、按月份、按年份三个层级的统计、展示。综上所述,现行的电子轮胎卡片管理模式将轮胎管理过程中烦琐且重复性强的工作全部交由系统来完成,轮胎管理人员只需要负责开头和结尾即可,较好地提高了轮胎管理的准确性、时效性和便捷性,实现了基层单位、二级单位和运输公司3个层面的垂直化管理。

参考文献:

[1]桂海进.ERP原理与应用,2005.

[2]周玉清.ERP与企业管理:理论、方法、系统,2005.

[3]林礼贵.轮胎的管理、使用和保养,2003.

作者:游远 孙延鹏 杨柏 单位:国石油运输有限公司