摘要：新媒体对档案工作的信息化建设起到了重要的推动作用，使档案信息逐渐步入全数字化。本文分析当下新媒体环境对档案工作的影响，从档案工作存在的不足、给档案宣传工作带来的契机、档案的保密性以及档案的收集保存等四个方面进行了阐述，探究了新媒体时代下档案工作的发展策略。
关键词：新媒体；档案工作；影响；发展策略
新媒体时代的到来对社会各个领域产生了巨大的影响。什么是新媒体？就是与传统媒体比较，在本质上有了突变：一是变被动为主动；二是与受众拉近了距离；三是形式多变；四是内容丰富，贴近生活；五是日新月异，不断更新。新媒体体现的就是一个“新”字，它随着时代的变迁而不断变化，每当一个新形式的传播手段产生，“新媒体”也随之产生。新媒体改变了信息的传播方式，除了传统的传播方式以外，更多地开始以互联网作为新的媒介来进行信息的传播。新媒体的到来给档案工作带来了极大的冲击，使档案工作面临着严峻的挑战，同时也带来了新的发展契机，档案资源的传播方式也开始从传统的纸质、文字向数字化信息转变。在新媒体的影响下，档案工作开始迅速向信息化、数字化、高效化方向发展。
一、新媒体对档案工作的影响
1.新媒体背景下档案工作存在的不足。在信息化趋势下，档案管理的相关机构都开始加强档案的信息化建设，并且出现了一些数字档案馆等，为档案的信息化发展提供了技术基础，让用户的信息查询变得方便快捷。但是在实际发展当中还存在着很多问题，一些档案管理机构的网站在页面设计上不合理、内容更新不及时等，不能发挥出数字化档案的优势；对于档案信息集成管理来说，缺乏比较成熟的检索功能，检索不能更具人性化，对电子档案的利用造成影响；缺乏宣传利用率，不能满足新时期人们对信息多样化的需求。虽然档案管理人员综合素质有所提高，但是伴随着新媒体技术和信息化技术的发展，在对这些新技术的应用能力上，档案工作人员的能力还比较薄弱，还不能更好地适应新媒体时代档案工作的要求，对新媒体和信息化技术的相关知识还比较缺乏，对档案数字化建设存在着一定的畏惧心理和消极情绪。档案管理人员新知识新技能的缺乏影响了档案管理的信息化发展[1]。
2.新媒体给档案宣传带来的契机。档案工作长期以来一直得不到长足的进步和创新发展，档案的宣传工作一直都不是很到位，在宣传媒介上，一直都缺乏良好的平台。伴随着新媒体时代的到来，传统的广播、报纸等传播方式已经不能满足大众的需求，这些传统的传播方式也存在着比较大的局限性。档案宣传工作利用新媒体的交互性，开拓了档案宣传工作的途径，新媒体使信息的传播打破了时间、空间、信息容量的限制，使信息能够在者和接收者之间产生互动和交流，能够改变档案宣传工作一直被动的局面，变成更加积极主动地进行档案的宣传。新媒体使档案工作更具开放性，能够有更多的途径和机会让大众来了解档案工作，加大档案工作的宣传力度。新媒体还弥补了广播、电视等传统媒体的传播方式，运用新媒体的多种新形式，提高档案宣传的传播力，使传播渠道更加畅通，使档案工作与时俱进，形成合力，特别是能及时收集反馈意见和建议，使档案与公众之间有互动，从而纠正错误，弥补不足，不断更新观念、更新功能，提高档案的信息化和智能化水平，让档案工作高质量运作，发挥更大的作用。新媒体有着显著的广泛性和共享性传播特点，能够使档案工作的宣传范围得到有效的扩大，并且能够使档案宣传的形式不断丰富，从而促进档案资源的普及，能够让更多的人们利用档案信息[2]。
3.新媒体背景下档案工作的保密性。新媒体技术与档案管理工作的结合，是新形势下档案发展过程中的必然阶段，新媒体背景下形成的档案信息量大、信息面广、涉及层次多，在借鉴、参考、研究以及使用上都大大提高了档案的本身价值，提高了利用率。信息时代为社会提供便捷的同时，也显现出一个重大的问题，就是信息的透明化，给档案信息管理带来了很大的风险，所以要提高档案工作的保密性，就必须在管理制度、管理机制、防范措施以及在管理人员中加大风险评估；加强档案保密性，就必须增强风险防控意识，强化管理人员安全意识，制定安全合理的管理制度，建立严密有效的安全管理屏障，形成良好的管理规范操作体系，建立有针对性的病毒防火墙，等等。多措并举才能确保档案信息不随意泄露，才能确保档案的真实性、准确性和严密性。
4.新媒体背景下档案的收集和保存。计算机、智能手机等电子产品的出现，为人们的生活提供了便捷，如手机微信、支付宝、各种掌上 App 等等，许多社会行为“一机在手”全部解决；无纸化办公、无纸化贸易、无纸化阅读、无纸化考试等等，无纸化行为使档案的生成发生了变化，怎样收集、保存这些有价值的档案，也是目前一个重要问题。计算机技术不断更新、储存设备设施的不断更新、电子老化等等也都对一些数字档案的保存产生了影响，或者无法打开，或者设施损坏，导致一些珍贵的档案丢失、无法查询等等。
二、新媒体时代档案工作的发展策略
1.更新档案管理理念。为了促进档案管理的发展，需要提高对档案管理工作的重视程度，重视档案岗位设置，加大对档案管理基础设施的投入，改变传统的档案管理理念，要对档案工作的重要性有充分的了解，发挥档案岗位的重要作用。首先，新媒体技术赋予档案更多的活力与生命力，为了适应快速发展的新时代新媒体需要，要加强新媒体的文化建设，让档案管理人员能够对新媒体知识有更全面的了解，定期开展技术培训，加强档案专项业务学习，提高技术操作水平。其次，档案工作不仅仅局限于档案管理人员，而是每一个人都应具备对档案的敏感性，加强这方面的日常教育，平时注重收集和及时将有价值的材料交给档案管理人员存档，号召每个人都参与档案的管理，为后人、为子孙积累经验，建立完整的资料链接。另外，要以人为本，注重人才的引进和培养，要遴选政治强、业务精的档案管理人员，对于档案工作不仅要有较强的事业心，还应具备一定的文字水平，熟悉上级档案部门的工作要求，掌握本单位档案工作的基本情况，熟练自身所从事的档案工作的具体业务，能实时对档案进行鉴别、分类、定性，在确保档案安全保密的前提下，本着档案资源的共享理念，让一些档案资料能够面向大众，发挥档案应有的作用。
2.提升档案管理工作的品质。新媒体不仅是一种传播手段，更是一种数字转型期的社会环境。档案管理工作的进一步发展，需要注重自身的建设。在新媒体的环境下，提升档案管理工作的品质，需要加强档案资源的丰富性和多样性建设，需要促进档案管理工作效率的提高。这就需要档案管理人员充分利用新媒体的优势，加强对档案资源的收集，收集更多有价值的资料，使档案的馆藏更加的丰富，促进档案数字化的实现，加强检索信息库的完善，尤其是对于珍贵的史料，需要进行有步骤的开放，并且充分利用新媒体技术来加强资料的编辑和研究[3]，使档案的“社会化”“互动化”等优势特点更加显著。
3.加强档案管理系统的建设。在新媒体背景下，档案数字化管理系统需在未来一定时期内满足档案管理业务工作需要和社会公众档案利用需求，在此过程中建立更加完善、更加先进的管理系统，把实体档案馆和数字档案馆的业务结合起来，促进档案业务的拓展，不断扩大用户的覆盖面。以先进的信息技术为手段，实现对数字档案信息资源的“收、管、存、用”一体化管理，有效促进和推动档案信息资源的科学化、网络化管理，分层次、多渠道提供数字档案信息资源利用和社会共享服务，建成以数字档案资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案管理体系。档案管理系统简单分为收集保存和调阅查询，要使档案数字化管理在人们工作、现实生活中变得更加简单、易操作，也便于管理，使数字化档案这种管理方式真正为人们带来较为乐观的积极作用，就需要有一定的资金投入，来提升档案管理系统效能，建设符合社会信息化发展要求的数字档案室。
4.提升档案工作人员的媒介素质。为了适应新媒体时代的发展，需要提升档案工作人员的媒介素质，需要档案机构加强对档案工作人员新媒体知识的培训教育工作。首先，需要增强新媒体平台的操作能力。新媒体平台操作包括对档案网站进行版面设计、进行内容更新，利用微博来信息，利用微信公众号的运营等。这些工作需要档案部门来完成。其次，要让档案工作人员和档案的使用者能够进行互动交流。与传统媒体最为显著的区别就是，新媒体有着很强的互动性，通过档案部门的微博、网站以及微信，档案的使用者能够和档案管理人员进行在线的互动。基于此，需要有专门的档案人员来对相关咨询给予线上服务。最后，还需要档案工作人员增强信息收集和筛选的能力。在新媒体环境下，除了查询服务之外，还需要对档案信息进行公布，公布的信息需要能和大众生活相贴近，能够为人们的日常所利用，还需要对用户反馈的信息进行收集，对这些信息进行分析，从而促进档案服务质量的提高[4]。新媒体的快速发展对档案工作产生了巨大的影响，使档案的管理工作、宣传工作、利用方式都有了进一步的改变，对档案工作人员的素质和从业能力也有了更高的要求。档案管理是一项耗时间、耗精力、耗费用的工作，要想把档案工作做大做强，档案管理部门要有应对巨大挑战的能力，要有牢牢抓住良好机遇的勇气，充分利用新媒体的存在优势和发展趋势，不断更新档案管理理念，不断加强数字档案馆的建设，不断提升档案工作人员的综合素质，不断通过多方沟通与协作来获取更多的资金等等，来建设和优化档案工作，促进档案工作的进一步发展，不断满足人们日益增长的物质文化和精神文化需求。
作者：辛坤 单位：东港市融媒体中心
