地质勘查单位内部控制业务层面

地质勘查单位内部控制业务层面

摘要:本文运用内部控制管理理论,结合地勘单位内部控制管理工作现状,通过文献研究和实地调查,综合各项因素对地勘单位内控控制业务层面进行分析研究,探讨进一步完善地勘单位内部控制业务层面的思路和对策。

关键词:地勘单位;内部控制;业务层面

地勘单位内部控制业务层面工作从组织架构设计、岗位分工、目标制定、分解落实、数据汇总等方面入手,通过梳理各类经济活动的业务流程、评估风险、风险应对,实现全程制约和监督,建立“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化、业务归口化”的内部控制体系。

一、地勘单位内部控制业务层面的现状

(一)预算业务管理控制情况

近年来,由于地勘单位预算基础工作逐渐被弱化,对基础数据的统计管理工作不够重视,许多地勘单位在执行项目预算时不能按定额标准合理安排人、财、物,预算编制方法过于简单随意,致使在预算管理过程中人为估计因素过多,未能落实全面预算管理,造成地勘单位各种资源未能发挥更大的作用。

(二)收支业务管理控制情况

地勘单位设置会计机构履行收支业务管理职责,规模较大的地勘单位配备总会计师或在领导班子成员中指定主管财务会计工作的副职。虽然会计核算工作实现了信息化,但还未实现财务资源共享。随着经济规模的增大及管理工作的需要,各种管理会计工具将逐步被应用到实际工作中。

(三)政府采购业务管理控制情况

目前地勘单位虽能严格执行政府采购相关文件,但政府采购业务中存在的主要问题是当年编制的次年采购预算不够完整、准确,次年执行时各种预算外采购业务较多、偏差较大。虽然采购业务超预算业务办理了个案审批手续,但对执行全面预算和统筹安排影响较大。

(四)资产管理控制情况

地勘单位能严格执行资产管理相关文件,对采购、使用、处置等环节程序进行了明确规定和细化,不但规范资产验收入库、账卡登记、资产调配、保管维护和损失赔偿等日常使用管理工作程序,而且对实物资产通过二维码实现动态管理,建立资产信息管理系统。但在实际工作中仍存在重采购轻管理的现象,资产调配清查等工作相对较弱。

(五)建设项目管理控制情况

地勘单位能严格执行建设项目管理相关文件,并制定了基本建设项目管理办法,设置管理机构,配备专业人员。建设项目经过可行性论证、概(预)算、招投标、施工、验收与结算等阶段,各流程环节均能按相关要求执行。但规模较小的地勘单位缺乏专业技术人员,对工程造价、项目监理、工程验收、造价审核等工作不能实施有效的监督评价。

(六)合同管理控制情况

地勘单位合同动态化管理程度不够,聘请法律顾问尚未形成制度,合同管理人员法律知识欠缺。在合同的管理过程中授权不够明确,保密工作有待加强。部分合同未能得到有效执行,风险估计不足,造成前期垫付资金量较大,尤其是应收账款回收责任落实不到位导致回收率低,容易引发坏账损失。

二、地勘单位内部控制业务层面设计

(一)预算控制设计

预算控制是地勘单位的核心业务,“以预算管理为主线、以资金管控为核心”,主要包括预算编制、预算审查、预算批准、预算执行和预算评价。

1.预算管理流程主要风险点

地勘单位应建立“预算编制有目标、预算执行有监控、项目完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果要运用”的预算绩效管理模式。预算管理主要风险点包括:是否设立预算管理机构、配备人员;是否制定预算管理办法;是否建立预算标准并不断修订完善;预算编制是否切实合理科学;是否存在为获取资金提高预算标准;对于专业性较强的重大项目,是否进行事前立项评审;对于预算细化分解是否落实到位,是否与当事人签订责任书;预算调整根据是否充分,审批程序是否合规;预算执行是否严格根据批复文件落实,资金支付、会计核算是否与生产经营工作完成情况相匹配;执行结果是否进行绩效评价,考核及奖惩是否公平客观等。

2.预算管理流程风险控制措施

首先,制定生产、材料、设备、资金等预算标准管理文件;其次,由业务主管部门下达生产经营、收入利润等指标,细化工作目标明确具体工作量;再次,根据工作量及预算标准下达预算;最后,年终进行绩效评价及考核奖惩。

(二)收支控制设计

地勘单位收支业务的审批实行授权审批分层执行:经办人对业务活动的真实性负责;民主管理小组履行监督职能;部门负责人对业务活动的必要性负责;财务部门负责对业务活动形成的单据合法性进行审核,同时履行管理监督职能;业务主管部门负责对业务工作推进全过程履行管理职能;主管领导审核业务活动的合理性;总会计师审核业务活动的合规性及统筹资金安排;单位负责人对业务活动收支行使最终审批权。

1.收支控制流程主要风险点

收支控制主要风险点包括:工作岗位及职责设置、不相容岗位分离,是否违反“收支两条线”管理规定,是否存在乱收费设立“小金库”,银行账户管理是否规范,各类票据与银行印鉴保管使用是否有效控制,是否存在人为调节收支;支出申请、审批、执行、监督等不相容岗位是否分离,是否提高支出标准和扩大范围,是否符合预算管理要求,大额资金支出是否经集体会议研究决定;基本支出与项目支出是否相互挤占挪用等。

2.资金收支管理流程风险控制措施

首先,制定财务管理办法等制度文件,明确收支范围、审批流程、各环节责任人职责等。其次,配备专职工作人员,对不相容岗位进行分离,定期轮岗及执行休假制度。再次,严格实行收支两条线,确保专款专用、不挪用、不挤占,不扩大开支范围;对合同约定的收支执行,安排专人进行审核跟踪;对支出票据进行防伪查询,经财务、业务主管部门审核,按审批流程履行相关手续。最后,加强内部审计监督,对已形成的收支定期或不定期进行审计。

(三)采购控制设计

地勘单位采购控制是对物资设备、地质工程和技术服务的采购过程中业务执行、资金使用等相关工作进行的控制,主要包括采购申请、采购审批、采购执行、采购验收。

1.采购管理流程主要风险点

采购控制主要风险点包括:各需求部门是否提交采购申请,采购申请是否得到主管领导审批,采购申请是否提交会议审批,采购执行是否由采购小组集体研究执行,采购内容是否属政府采购范围,采购验收是否由需求部门和采购部门派专人验收并交付使用等;采购内容属政府采购范围的其采购方式是否采取公开招标、邀标、竞争性谈判、单一来源和询价等国家法定方式,或实行定点和协议采购。

2.地质工程与技术服务采购主要风险控制措施

由于地质勘查工作手段的多样性与特殊性,一般地勘单位不具备承担地质勘查工作的所有资质,而每个地质调查项目一般都涉及多种工作手段。因此,各地勘单位之间就部分地质工程与技术服务工作进行协作委托必不可少,所以对委托业务的控制就成为地勘单位管理工作的重点。委托业务主要风险控制措施包括:委托方对委托业务负全面责任;委托单位应建立内部管理责任体系,将合同管理纳入单位内部风险控制的中心工作,规范工作程序严格执行;对符合政府采购法、招投标法规定的委托业务,采用法定方式采购;委托业务年度预算不得随意调整,确因工作需要必须调整的,应按制度规定进行审批,并与承担单位签订相关补充协议;严格经费分期拨付审批管控,工作成果未验收前不得结清合同余款。

(四)资产控制设计

地勘单位资产控制主要内容包括配置、使用、清查、处置、评估、纠纷及产权界定、登记、统计等。

1.资产管理流程主要风险点

资产控制主要风险点包括:资金支付申请时是否注明款项的用途、金额、支付方式、经办人等内容,支付申请是否获批,资金支付是否经过复核,经济业务是否真实,支付申请票据或证明材料等是否合法,大额资金支付是否经过集体决策和审批;对外投资可行性研究论证是否可行、风险是否可控、是否获得审批、执行是否可控、处置是否真实,风险评估及监督是否到位等。实物资产预算管理、采购、入库、领用、维护、调配、更新、清点、报废及处置等是否符合规定。

2.资产管理流程风险控制措施

目前地勘单位“重资金分配,轻资产管理”的现象依然存在,货币资金管理应合理设置岗位和职责,实现不相容岗位相互分离;银行印鉴、网银盾等由专人分开保管,个人名章应当由本人或授权人员保管;货币资金收付的申请、审批、支付、复核等环节实行授权控制和岗位分工控制等。对外投资除编制项目可行性研究报告外,还需上报主管部门审批,涉及矿业权等投资还需报政府主管部门审批。实物资产采购与授权、取得和验收、使用和维护、处置和转移等管理岗位职责分工不交叉。

(五)建设项目控制设计

建设项目流程包括申请立项、项目设计及概(预)算、项目招投标、项目建设实施、项目竣工验收与结(决)算等环节。

1.建设项目管理流程主要风险点

建设项目管理流程主要风险点包括:立项申请是否合法合规,审批程序是否齐全,设计概(预)算是否科学合理,招投标和施工过程是否合法合规,工程监理是否到位,工程质量是否符合相关规范要求,竣工验收是否规范,工程结(决)算是否真实准确等。

2.建设项目管理流程风险控制措施

建设项目管理严格执行项目法人负责、招标投标、工程监理、合同管理、财务和审计监督等制度。严格执行项目投资方案,因特殊情况需调整,由建设单位提出调整建议,按管理程序上报主管部门审批,调整方案未经批准前,不得擅自调整。建设项目竣工财务决算未经批复之前,原机构不得撤销,项目负责人及财务主管人员不得调离。在项目管理中实施工程监理与建设单位现场管理,高度重视建设过程重点环节管控。项目资金须专款专用、单独核算,按财经法规分年度据实列支。因特殊情况,建设单位不能按合同约定时间如期支付结算工程款项的,应与施工单位及时签订延期支付协议,以免造成违约处罚。建设项目竣工验收资产交付手续办理完毕后,应依规及时办理资产入账手续,纳入单位资产统一管理。基本建设项目的档案按规范标准实行集中管理。

(六)会计控制设计

地勘单位会计控制主要包括会计人员配备、岗位设置、会计凭证与账簿、财务报告等工作,规范会计行为、提高会计信息质量、保护财产安全完整和确保财经法规的贯彻执行。

1.会计控制流程主要风险点

原始凭证所反映的经济业务是否真实、合法,各种单据的内容、金额、日期等填写是否齐全,经办人及审批人签字是否齐全;记账凭证摘要是否简明扼要、会计科目使用是否正确、金额是否准确、是否连续编号、附件数是否标明,单独保管的重要资料或原始凭证是否在记账凭证摘要栏中加以说明,并注明保管地点及编号;账簿记账与核对是否及时、正确、清晰、连续,启用表填写是否齐全、是否粘贴印花税票等;会计报表编制范围是否全面,是否存在漏报和重复编报现象;编制方法是否符合会计制度和决算文件要求;编制内容是否真实、完整、准确,账簿与会计报表是否相符,会计报表中的相关数据勾稽关系是否符合要求;年度会计报表对外方式是否正确,“三公”经费公开是否能满足相关部门及人员需求;会计报表封面签章及其他相关信息是否齐全。

2.会计控制流程风险控制措施

建立健全财务管理及会计核算制度,严格执行会计基础规范、政府会计制度、企业会计准则、会计报告制度、会计信息化办法、会计档案管理办法等财经法规。

(七)合同控制设计

地勘单位合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同控制的内容,审查、监督、控制是合同控制的主要手段。

1.合同控制流程主要风险点

合同控制流程主要风险点包括:合同目标与单位战略或业务目标是否一致;合同订立之前是否对合作方主体资格、信用状况等进行调查;谈判代表是否具有谈判经验,合同内容和条款是否符合国家产业政策和法规要求、文字是否规范;合同文本须报经政府部门审查或备案的,是否履行相应程序;各方意思表达是否真实完全,合同签订人是否获得授权,正副本合同是否盖章;在履行过程中是否存在损害当事人利益情况而未能及时采取有效措施;结算是否按规定期限、金额或方式办理收付款;对于合同执行过程中合同条款未明确约定的事项是否签订补充合同,合同变更是否履行了相关管理程序;合同执行结束后是否办理合同终止相关管理手续;合同执行过程中发生纠纷是否及时上报,并提出解决方案;合同登记和归档保管是否分类管理,是否建立动态管理台账,是否实施定期或不定期的检查,合同借阅是否履行相关审批程序;合同管理是否建立相关责任追究制度等。

2.合同控制流程风险控制措施

地勘单位应当建立健全合同内部管理制度,合理设置岗位,明确合同签署和审批权限,妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。地勘单位应对合同实施归口管理,实现生产经营、资金收支、合同履行等管理协同,形成业务、法务和财务的沟通联动机制,相互配合和监督。

三、结论

地勘单位内部控制应当从业务层面不断完善,系统分析业务活动风险点,选择风险应对策略措施,始终贯穿业务活动决策、执行和监督全过程,从而提高内部风险防控能力与廉政机制建设水平。

参考文献:

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[4]张庆龙.行政事业单位内部控制建设原理与操作实务(第1版)[M].北京:电子工业出版社,2017.

[5]财政部.行政事业单位内部控制报告管理制度(试行)(财会〔2017〕1号)[Z].2017.

作者:李宪琛 单位:甘肃省地质调查院