摘要:目前许多中小企业内控体系不够系统、全面和规范,只是片面考虑内控成本对企业效益的短期影响,普遍存在治理结构残缺的问题,有些小微企业甚至没有设置治理结构。因此,针对中小企业与大中企业之间的不对等及其差异,应对中小企业内控建设现状存在的问题进行具体分析,应允许中小企业有多种选择,应考虑其发展过程中存在的不确定性,防范企业风险,合理地保证企业的持续健康发展,制订与自身规模和特点相适应的内部控制制度。
关键词:中小企业;防范风险;内部控制
一、中小企业建立内部控制制度的重要性
确定内部控制目标,首先是企业经营要合法合规,资产的安全和财务信息要真实完整,高效符合发展战略目标,这些都是合理保证。中小企业管理层应针对自身的特点、经济业务和经营规模,科学地设计一套能相互制衡、全面客观、兼顾成本效益、合理规范的企业内控制度,这是防范企业主要风险、增产提效的必然要求,也是现代企业管理制度的重要环节,具有十分重要的意义。
(一)提高企业管理水平。中小企业内控制度的建立,首先要优化企业内部管理环境,充分考虑它的可操作性和系统性,建立实施、监督及改进内部控制的管理闭环,并使其持续有效运行。在企业不同的发展阶段,内控制度要随着经营规模变化、管理水平高低等情况及时加以调整。良好的企业管理能够有效地对企业内部的相关生产经营环境,如管理理念、经营模式、组织结构、工作机制、员工素质等方面,进行有效的优化和重组。
(二)促进企业供应链之间的融合。内部控制管理可以及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,将各个部门、供应商、客户等财务信息有机地联系起来,实现有效的沟通,形成一张全面、完整的融合各部门及上下游企业业务活动数据信息网,达到信息通畅、数据互通。
(三)保护资产安全。通过内部控制制度的实施,能够加强对各项资产的管理,针对管理中的薄弱环节及时加以改进,如存货价值贬值,固定资产改造和维护不当,存货的积压和损坏短缺,产能过剩,核心技术泄密,生产中断与生产安全事故,定期盘点和账实核对完善资产清查制度等。
(四)保证会计信息质量。依法设置会计机构,合理配备会计人员,科学分工,落实责任,真实完整的会计信息是企业管理者了解过去、预算管理、科学决策的必要条件。内部控制系统通过与财务管理系统的对接,使会计资料在相互牵制的条件下产生,能有效地防止企业财务风险,确保财务报告合法合规地得到有效利用。
(五)提高企业经营效率。科学规范的内部控制制度,能够合理地对中小企业内部各部门及相关人员进行科学分工协作,制订完善的绩效考核制度,促使各业务部门及人员明确目标,尽职尽责,保证企业生产经营活动能够高效健康的运行。
(六)降低企业风险。当今经济全球化进程加快,我国市场经济快速发展,企业所面临的压力与风险也在逐渐加大。中小企业需要及时识别、评估与企业控制目标相关的内外部风险,合理确定风险管理策略,最大程度地降低风险并将风险控制在可接受范围之内。同时,企业通过实时监督检查,能够识别内部控制存在的问题,并督促及时加以改进。
二、中小企业内部控制制度存在的问题及原因分析
目前我国中小企业的管理者受文化程度、眼界及工作经历所限,内控意识薄弱,在管理中往往是情大于法、理,制度形同虚设,组织结构设置不合理,缺少有效的沟通渠道,出了问题各部门相互扯皮推卸责任,没有全局观念,缺乏有效的激励、监控机制,风险意识不强等。在内控制度及实施方面主要存在以下几方面问题。
(一)内部控制意识薄弱。部分中小企业管理者凭个人经验管理企业,缺乏内部控制管理的观念和意识,认为财务部门加强预算和资金控制,加强流程和单据的审核即可。多数中小企业是家族企业或亲友投资成立的公司,没有建立相应的内控制度,有设置的也往往流于形式,在落实时大打折扣。同时,中小企业领导人经营管理权过大,任人唯亲,有问题不深究,内控制度未覆盖所有的部门和人员,未渗透到整个业务领域和各操作环节。此外,在管理中为图方便、灵活,如存在会计、出纳、审核等不相容职务事项均由一人包办现象,认为这是提高效率、信任员工的表现;库存材料的出入库不走相应的程序,或事后再补,内部控制缺乏严肃性和权威性,认知存在偏差,在内部控制的设计上也是片面和不完善的,没有全员参与的意识。
(二)组织架构不完善。中小企业因其规模较小人员少,多数治理结构不完善,没有正规的机构,或者成立了相应的机构却流于形式,重要岗位安插企业主的亲友,管理中达不到监督制衡的作用,为了减员增效,多数员工身兼数职。这种家族式管理,在企业创立初期,还能加强内部凝聚力和提高沟通效率,但随着企业的发展规模扩大,内部机构设置不科学,机构重叠,职能缺失与交叉,相互扯皮等问题突出,会影响到企业的良性运转与健康发展。
(三)风险防范意识差。内部控制不能带来立竿见影的经济效益。中小企业领导层往往认为内部控制没有必要投入,这种观念不利于企业长期发展,也导致企业从上到下无经营风险意识,在处理问题时无制度可依、无制度可执行、或有制度也可不依。处理问题时主观性、随意性强,监控管理制度形同虚设,同时在重大风险的研判方面,缺乏科学的风险评估手段,偏重经验识别,很容易导致存在重大风险漏洞。比如,生产经营过程中存在安全隐患和环境污染等问题,造成企业赔偿和停产;没有建立良好的保密措施,重要文件商业机密泄露带来无法估量的损失;盲目扩张导致的资金链断裂等。
(四)监督体系不健全。从内部监督的角度来看,中小企业内部控制的监督体系并不健全,没有对控制措施的有效性进行验证,大部分中小企业也没有结合自身实际情况和管理需要建立适当的内部控制监督机制,无法保证内部控制监督的独立性和质量。(五)信息化程度不高中小企业内部上下层级之间往往缺乏正确的沟通方法,员工反映的信息失真或不及时,有可能导致领导制定策略的偏差,员工在执行过程中又由于知之甚少,也会增加企业的经营风险。缺乏互联网+的现代先进科学的管理理念,中小企业大部分管理层从成本效益考虑,不重视信息系统的建设,或购置单一的管理模块,达不到各部门信息数据的及时动态更新与共享。
三、完善中小企业内控制度的对策建议
由于内部控制管理对中小企业的生存和发展有着十分重要的意义和作用,因此在实际的生产经营管理活动中,中小企业可以采取以下几个方面的内部控制措施。
(一)优化内控制度及其流程。中小企业管理层要深刻认识到内部控制对企业生产经营管理的作用。要根据企业自身情况,发挥企业骨干熟悉企业各个业务流程、关键环节的优势,采用外部专家带队方式,共同设计和制定内部控制制度。同时,要组织公司各部门积极参与评审,确保内控制度制定的流程步骤清晰,风险点标注准确,控制点到位,并应根据发展需求及时修订使其更加完善,切忌急功近利。此外,要加强对员工认知内控制度的宣贯和培训力度,为企业的规范管理和长远发展保驾护航。
(二)梳理治理结构与组织架构。建立健全企业组织架构。中小企业一般规模小,要坚持成本效益原则和相互制衡原则,结合企业特点建立企业的组织架构,实行所有权与经营权相分离。有条件的企业也要设立企业董事会、审计委员会、监事会、经理层以及各职能部门,建立现代企业制度,实施科学管理。中小企业要由保守的家长式、人治式管理逐步转向科学管理,尤其要加强对人力资源、财务、质量和市场管理,建立一整套系统的企业管理体制,使中小企业真正走出家族式的路径依赖。
(三)加强财务管理与内控信息化平台整合。中小企业应加强财务内控管理,特别是整体生产经营成本的管理和控制,尽可能地实现利润最大化。中小企业内部控制管理部门可以逐步通过计算机网络信息技术,通过与业务部门平台的链接,将散存于各级部门的信息进行整合,及时动态更新,提炼出关键信息。比如,可依托大数据技术将财务监管制度得以前置,当数据出现异常时,财务部门可及时通知相应的业务部门提前做好应对措施。
(四)建立合理的内部控制监督机制。具备条件的中小企业,可以设立内部审计部门,配备相应的岗位,提高内部控制监督的独立性和有效性。要重视对内控制度的日常监督和定期评价,实现不相容岗位相分离。当中小企业业务流程发生重大变化,如签订重大合同、引进新技术、设立重要岗位时,要通过风险评估来识别企业内外部是否存在重大风险,发现问题,及时整改。
(五)加强对内控人员的业务素质培训。内部控制人员对中小企业内部控制管理的顺利开展至关重要。企业应有意识地对具备良好职业道德的专业人才进行职业培训,通过提高内控人员所掌握知识和理念,用独特的视角来制订企业发展战略方向、经营管理模式,提升中小企业的内部控制管理水平。企业应重视人才重要性,避免关键岗位人才的流失。中小企业规模较小、市场影响力小,这些都使得中小企业在与大中企业或上市公司市场竞争中处于劣势地位。因此,中小企业要不断完善内部控制,尤其是财务内控制度和管理模式,实行经营和监督权分离。内部控制应当是全员和全过程控制,同时也要避免内部控制制度重叠现象。要关注重要业务事项和高风险领域,形成一套体制完备、行之有效的内部控制制度,并设立与之相适应的管理机构,统筹考虑,科学合理地对企业进行管理,提高经济效益,促进中小企业的持续健康发展。
参考文献
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作者:夏灵芝 单位:南方医科大学