知识管理下企业档案管理信息化建设

2022-06-08 16:32:19 来源:写作指导

摘要:知识经济时代下,知识管理理论的应用使企业档案管理工作进入了加速发展的新阶段。档案是知识资源不可或缺的组成部分,而知识资源作为企业核心竞争力在企业生产与发展过程中发挥着巨大作用。档案信息化建设推行知识管理理念强调的是在最大限度内实现信息资源的共享,通过隐性知识向显性知识的转化使知识直接服务于企业而实现价值,基于此,将知识管理引入到企业发展中已成为必然趋势。面对企业档案管理的信息化建设中呈现的问题,知识管理为其提供了良好的解决途径。

关键词:知识管理;档案管理;信息化建设

1.知识管理与档案信息化建设的研究

1.1知识管理的概念

首位提出知识社会、知识企业和确立知识管理理论的是美国管理学之父PeterF.Drucker。正是知识经济的提出和形成推动了知识管理能够在当今社会被人们所接受并得到重视。学者Daniel.E.OLeary和EMaise都认为知识管理是组织通过对获取到的不同来源的信息进行整合、过滤与表述后将其转化为知识,再把知识与个人联系起来,使得个人与组织的知识不断积累的一个系统的过程。国内著名经济学家乌家培教授指出,知识管理是基于组织内信息与知识的共享,运用群体的智慧使知识达到不断创新,以具有更[1]强的竞争优势。王德禄、宋建敏、黄波提出知识管理的发展始终围绕着人、组织、信息技术三个要素。

1.2档案信息化建设的特点

档案管理信息化建设的整个过程具有系统性、复杂性、改革性和价值性。档案信息化建设是一项涉及多个学科及多个领域的系统性的工程,同时也是一个长期的工作,它需要不断与时俱进来提高档案工作的效率。信息技术已成为档案信息化建设的有力保障,实体档案与电子档案之间的鸿沟逐渐逾越,档案管理一体化的进程也在加速推进。积极开展档案管理信息化建设模式的改革,进一步推进档案管理的创新,最终要达到的目标是构建与社会联系的桥梁,实现档案信息的公开与透明。从整体上来说,档案信息化建设新局面的打开使得档案管理工作提升了更高的地位,体现了更大的价值。

1.3知识管理与档案管理的关系

知识管理和档案管理之间具有十分密切的联系,两者虽有差别,但也存在大量相似之处。为了更好满足当今社会需要,实现企业的可持续发展,将知识管理与档案管理相融合已成为必然,也是知识管理尝试新领域的有意之举。一方面,档案管理工作的管理目标在许多方面与知识管理目标契合度非常高,前者管理目标为组织内部的档案和文件,后者管理目标为显性与隐性知识。其中,隐性知识可以转化为多种形式的档案和文件,由此能够得出知识管理目标包含了档案管理目标。两者都是在人们所需时提供信息,在社会所需时提供服务,这也意味着两者相互交融,具有合作的基础。另一方面,档案管理与知识管理所采用的技术手段也呈现出诸多共性。通过新兴的信息技术获取信息后,有序且集中地进行资源整理,在此基础上建设数据库,维护信息安全,充分挖掘知识内容和档案信息[2]的应用价值。结合注重档案内容的知识管理,带领档案管理工作的转型升级,在知识传播中实现档案管理的科学化、智能化。

2.知识管理对档案管理信息化建设的影响

2.1促进企业档案信息资源开发

知识管理思想强调了知识作为组织核心竞争力具有极大的价值,能够对企业发展起到推动作用。在知识经济的背景下,知识资源的获取不再局限于档案馆和图书馆,更多的是从企业各种活动中获得。将活动中产生的信息进行收集和整理,转化为大量的知识信息,再根据企业的实际情况合理开发和利用。针对这些知识信息,需要企业知识型员工发挥他们的专业特长,加深层次并加大力度挖掘档案信息资源,以提升档案信息资源的开发利用效率和企业档案知识管理的工作效率。多数企业虽然已经开始实施了档案管理信息化建设,但信息资源深层次开发程度尚且不足。因此,及时扩展各项知识信息与企业档案管理之间的契合度,借助知识管理模式调整档案管理信息化建设过程中出现的问题极为重要。

2.2开展规范的档案管理工作

企业档案是企业生产和经营活动形成的一手材料,作为珍贵凭证客观地记录着企业的发展历程与轨迹。知识管理是对企业档案资源中的隐性知识与显性知识进行挖掘,更加注重采用先进的技术手段为企业提供知识性服务。在知识管理中,最为重要的构成部分是知识共享,通过积累、组织、创新后分享到整个企业,基于先进的技术手段,为有需要的用户提供全[3]面且高效的档案服务。开展知识管理需要具备两个要素,即知识型档案工作人员,拥有一定的知识管理理念。先进的技术与信息设备,确保档案信息化顺利实施。数据库技术等知识管理技术融入到档案管理领域,表现出网络化、信息化的特点,成为档案管理规范化、有序化发展的新方向。同时,要求相关人员完善处理并强化各项重要信息,继而为推进企业档案管理信息化提供合理知识支持。

2.3推进企业档案工作的进步

在知识管理的应用背景下,档案管理模式逐步从封闭式转化为开放式,极大地拓宽了档案资源的获取渠道,扩大了员工的视野,使档案管理工作变得多元化、层次化。档案工作人员在确保企业内部能够畅通传递与及时更新知识的同时,为员工提供浓厚的知识环境,从而促进人们实现隐性知识的交流。企业加大对知识管理的重视程度,使企业内部各个部门之间相互融合,实现档案资源共享与知识共享来提高企业的知识储备,为企业发展提供更加优质的服务,有力推动企业档案工作的进步。

3.企业档案管理信息化建设存在的问题

3.1档案管理信息化意识薄弱

知识管理理论应用到企业档案管理中,促使档案开发利用更加便捷与高效,档案管理在新理念、新技术中开启了新的阶段。企业档案管理工作逐渐趋于智能化的同时,也有部分企业因为始终受到过去档案管理思想的影响,导致档案工作人员身上依然存在手工收集、整理和保存实体档案的现象,没有采用任何信[4]息化手段来优化档案工作。这从更深的层次表明档案信息资源没有得到充分利用,显性知识与隐性知识的价值没有完全发挥。大量有价值的档案信息被埋藏在档案馆深处,无法转为真正的生产力。

3.2档案管理信息化技术落后

随着企业的发展产生了越来越多的档案资源,而传统的档案管理方式是复杂而繁琐的,需要档案管理人员花费大量时间整理,所以,信息化的档案管理方式应运而生。面对知识管理视角下的档案管理信息化,突破了传统档案的范畴,在传统的管理方式上融入信息化技术,不但能够简化档案管理的整个流程,还能节约人力又节省时间,为企业的档案管理提供更高保障。虽然信息化建设已成为我国档案管理的重要趋势,但仍存在不少技术问题,无法有效且准确地完成相应的档案流程操作。不仅如此,技术问题还容易造成文件信息泄露,一旦泄露就会对企业产生一定风险,信息无法得到很好的保存,增加了管理难度。

3.3档案管理制度不健全

企业档案管理中呈现出的问题可以通过档案信息化的落实得到解决,积极践行知识管理对于提升企业的发展水平有重要意义,企业的所有档案资料都是重要的知识资源。对于档案的分类需要依据国家及行业相关标准规范,遵循文件生命周期理论,树立整体化与科学化的意识,避免重叠与交叉。而在各企业具体实践中,却经常发生档案载体的缺失、破损等情况,这是由于档案管理人员未严格执行纸质档案存放环境的管理要求,且部分档案没有得到一体化、规范化的管理也会导致档案在结构和数量等方面出现不合理问题,从而降低了企业档案信息资源开发利用的效率。

3.4档案工作者业务素质较低

知识管理视角下的档案信息化在一定程度上将企业内部的档案管理转化为知识的管理。档案信息化建设依靠信息技术,对企业活动中产生的各类文件进行收集、管理、开发利用等过程,这对于档案工作者的业务能力有了更高要求。企业档案工作人员能否接受新事物、新设备及新技术对于档案管理信息化建设的进程有较大影响。当前,企业档案工作者老龄化严重且创新能力不足,没有意识到档案管理的重要性,还只是局限于对档案进行整理后录入电脑,这样都会导致档案管理很难实现信息化建设。

4.推进企业档案管理信息化建设的建议

4.1强化档案信息化建设意识

在数字化发展环境中,知识作为推动企业发展的重要战略资源,逐渐被人们所重视。与此同时,随着知识信息种类与数量的不断增加,也为档案工作带来了一定的困难,而正是档案信息化建设才能很好地解决以上问题。为了保证企业能够顺利推进档案管理信息化,应以知识管理为指导,对知识进行不断的收集。当前,收集知识的方式主要有两种,一种是来自企业内部的知识,其中包括一些隐性和显性的知识,而另外一种则是企业外部的知识,主要包括企业的交易或并购等相应的知识,只有对这些知识进行有效的收集和管理,才能促进企业得到更好的发展。结合现代化信息技术,将其融入到档案管理工作的整个流程中,加大宣传知识管理思想,将知识转化为自身竞争力,引起更多工作者关注,有利于提升企业档案管理工作的效率与质量。

4.2创新档案管理技术

在知识管理视域下,确保档案管理信息化稳定发展的前提是不断学习相关先进技术,更新信息化建设所需要的软硬件设施。通过应用信息技术可以确保档案信息资源的完整与有效,实现快速分类及归档等操作,引入知识管理来弥补缺陷,提高档案的利用率,使企业档案管理朝着数字化、自动化的方向前行。随着社会经济的发展和科技的进步,知识信息资源数量越来越多。企业需要从档案中提取创新的知识信息,对此,企业应搭建有目的且有规划的档案管理信息知识库,借助数据仓库技术、数据挖掘技术等先进技术的支持,将知识吸收消化,做到档案管理工作[5]同步提升科学性与便捷性。同时,要采用信息技术提高文件管理的安全性,防止数据泄露。

4.3转变档案管理理念与制度

知识管理具有开放性和共享性的特征,将知识管理引入档案信息化建设,要求档案工作人员树立知识管理新理念,充分认识到档案管理在知识经济时代的巨大价值。严格依据知识管理理论并依托先进的信息技术,不断进行优化与创新,做好档案管理的整体布局和规划工作,发挥档案服务积极性及推动知识管理工作的发展。深入挖掘、传播企业发展中存在的显性知识与隐性知识,将知识管理技术运用到日常工作实践中。档案管理工作已不再是简单的传递与存储档案信息,而是需要为企业的发展提供知识服务以实现各[6]部门之间的档案信息资源共享,使有形状态再现无形知识与经验,所以,理念的创新会进一步带动企业的创新。企业档案信息资源涉及内容广泛,部门和业务之间纵横交错。若想对其进行信息化建设,健全完善的档案管理制度必不可少。档案部门制定相应的制度政策,保证档案管理各环节落实到位。档案应做到专人管理、专柜管理,并及时对档案的调动、借阅、复印等变化情况进行明确记录。对不同档案进行统一管理、分别存放并合理规划短期、长期、永久等不同期限档案的空间区分。在此基础上,企业规章制度应当明确管理人员的任务,确保数据的存储和传输不出现严重错误。

4.4提高档案管理人员的专业水平

为了提高档案管理信息化建设的整体质量,企业必须要引入知识管理并对档案部门现有工作人员进行职业道德、专业技能等多方面的工作培训,使其具备详实的知识和精湛的技能。档案工作的有序开展与工作人员的业务水平和管理能力密不可分,会直接影响到企业档案管理信息化建设的效果。企业档案中涵盖显性知识与隐性知识,档案管理部门有必要通过定期专业培训来提高档案工作者的职业素养和业务能力。在学习交流中做到隐性知识的传播,确保业务能力与档案工作相匹配。另外,构建知识型档案管理队伍,引导档案人员深入并系统地学习新知识,熟练掌握各种计算机及办公软件的操作技能,紧密融合个人价值的升华与档案事业的前进,更好地为企业提供服务。

5.结语

综上所述,在知识经济时代,企业应积极适应时展的要求,将知识管理纳入到企业档案信息化建设中。档案管理和知识管理对于企业档案信息化建设的落实是两个重要的环节,两者相辅相成。以知识管理为导向,通过强化知识观念、创新管理技术、转变管理理念与制度,定期专业培训档案管理人员来推进企业档案管理信息化建设的进程。以挖掘档案信息中知识的深层价值,不断创新使知识管理的应用达到理想效果,从而促进企业的可持续发展。

作者:陈曦 单位:北京联合大学应用文理学院